如何在小型企业的 Excel 和 Tally 中维护现金簿和分类帐簿

维护账簿对于任何企业来说都很重要，无论是大企业还是小企业。 分类帐和现金簿是最重要的会计记录之一，因为它可以帮助企业主跟踪公司的费用、收入、现金流和其他财务信息。 但大多数企业主未能始终如一地维护这些书籍，就像新年的健身房决议一样。

人们无法维护现金簿和分类账的最常见原因是缺乏时间和复杂的流程。 然而，现在有了 Excel、Tally 和其他簿记应用程序，您可以轻松维护现金簿、分类帐和其他帐户。

本博客将为您提供有关在 Excel、Tally 甚至手动中维护现金簿和分类帐的分步指南。

什么是现金簿，为什么它很重要？

现金簿是企业现金收支的记录。 它也被称为现金交易登记。 现金簿分为两部分：

• 现金流入：这包括从银行提款、现金销售等的所有现金收入。
• 现金流出：这包括企业以现金支付的所有款项，如小费、现金购买等。

出于以下原因，您需要维护现金簿：

• 跟踪所有费用、付款和收据
• 将存折与现金簿核对
• 准确编制财务
• 了解企业的​​现金状况
• 轻松有效的财务管理
• 管理业务的现金流

什么是分类帐，为什么它很重要？

分类帐是记录与特定交易相关的所有企业财务交易的书。 主分类帐是销售、采购和总帐。 分类帐包含特定债务人、债权人、资产或负债的所有关闭和打开以及交易。

示例：您向 Gopal Dairy 赊销商品，然后您需要为 Gopal Dairy 维护账本，记录 Gopal Dairy 的所有销售、收据、折扣、退货、利息等交易。

您需要保留分类帐的原因如下：

• 查明任何一方应支付或应收的确切金额
• 跟踪付款、退货和收据的到期日期
• 提供财务报表编制的期初和期末余额
• 保留所有金融交易的历史记录
• 易于计算 GST、收入、支出和损益。

如何维护现金簿？

Cashbook 需要定期更新以确保准确性，您可以在笔记本、Excel 或 Tally 中手动维护它。 您可以随时参考现金簿来跟踪特定费用或交易日期。 让我们看看如何通过不同的方式维护现金簿。

如何手动维护现金簿？

这是维护现金簿的最简单方法。 您可以保留日记并在日志日记本身上记录每天的现金收支。

以下是手动维护 Cashbook 的步骤：

• 保留一个单独的笔记本/日记作为收银机
• 每天使用一个新页面并在顶部提及日期
• 现在您可以将所有现金交易记录成单列格式，如图
• 在左侧（借方）提及期初现金余额
• 在左侧（借方）发布所有现金提款、销售和收据，并附上日期和详细信息
• 在右侧张贴所有现金费用、购买和存款（信用）
• 在一天结束时，计算 le 期末余额，并将其发布在左侧（Credit）
• 期末余额 = 期初余额 + 所有收据/提款/收入 – 所有费用/付款/存款
• 在一天结束时用当前手头的现金计算现金簿的收盘金额。

如何在Excel中维护现金簿？

Excel 是为小型企业维护现金簿和分类帐的最受欢迎的软件之一。 您可以使用简单的 Excel 模板来维护您的现金簿。 检查有关如何在 Excel 中维护现金簿的步骤。

按照以下简单步骤在 Excel 中维护现金簿：

• 打开一个新的 Excel 文件并创建两侧（借方和贷方），每侧三列。
• 如图所示，将每侧的三列命名为日期、详细信息和金额。
• 现在您可以开始在各个列中记录所有现金流入和流出，并附上日期和详细信息。
• 在左侧（借方）提及期初现金余额
• 在左侧（借方）发布所有现金提款、销售和收据，并附上日期和详细信息
• 在右侧张贴所有现金费用、购买和存款（信用）
• 使用 Excel 公式通过合计流入和期初余额并减去现金流出来计算期末余额
• 您可以根据需要每天、每周或每月在 Excel 上维护现金簿
• 将期末余额与手头现金相匹配。

在 Excel 中维护 Cashbook 的提示

• 在同一工作簿上为不同时期使用不同的工作表：每天或每月
• 您可以制作格式或直接从任何网站下载 Excel 现金簿模板。

如何在理货中维护现金簿？

Tally 是印度最受欢迎的会计软件之一，被大小企业用于簿记和会计。

在 Tally 中维护 Cashbook 的步骤

在 Tally 中维护 Cashbook 很容易。 您需要通过主要条目，并且现金簿会自动更新。

以下是在 Tally 中传递这些条目的步骤：

• 前往“理货之门”
• 选择会计凭证

所有条目都通过会计凭证在 Tally 中传递。 您需要提供三种类型的访问权限才能在 Tally 中维护 Cashbook。

付款条目：记录现金支出和付款

• 在会计凭证中按 F5 进行付款输入
• 借记费用或聚会帐户
• 信用现金账户

收据分录：记录现金收入和流入

• 在会计凭证窗口按 F6 进行收款输入
• 借记现金账户
• 记入收入/收入或当事人账户

反录入：记录现金存款和取款

• 在会计凭证窗口按 F4 进行付款输入
• 在现金存款的情况下，借记银行账户并贷记现金账户
• 提取现金时，记入银行账户并记入现金账户

在 Tally 中查看 Cashbook：

• 前往理货之门
• 选择显示选项或点击“ D ”
• 选择账簿
• 选择现金簿分类帐
• 按Alt + F2选择日期范围

如何维护账本？

分类帐是企业实体的重要记录财务交易之一。 通常，使用复式簿记系统来维护分类帐。

如何手动维护分类帐？

要手动维护分类帐，您需要创建两个不同的寄存器：Daybook 和 Ledger Book。

• 记事簿：记事簿是用于记录企业日常所有交易的附属账簿。 这本书不包含科目抬头及其余额。
• 分类帐簿：分类帐簿包括科目头及其余额。 日志中的所有交易条目都必须转移到各自头上的分类帐中。

例如：如果您将货物赊销给 A 先生，您需要首先在您的工作簿中将其过帐为对 A 先生的销售额。然后，您需要将金额过帐到两个分类帐中，即销售分类帐和 A 先生分类帐。

手动维护分类帐的步骤

• 使用两个日记/笔记本/寄存器：一个用于 Daybook，一个用于 Ledger
• 根据您可能需要的交易数量，将分类账簿分成多个部分。
• 首先在日记本中过帐每笔交易，然后将其过帐到相应的分类帐中。

推荐阅读：如何在 Tally ERP 9 (Tally Prime) 中创建分类帐

如何在Excel中维护分类帐？

即使在 Excel 中，您也需要创建两种不同类型的工作表：为每一方或帐户创建工作簿工作表和分类帐工作表。 您可以在单个工作簿中为其他帐户和参与方创建多个工作表。

以下是在 Excel 中维护分类帐的步骤：

• 打开并创建两个 Excel 工作簿，并将它们命名为“Ledger”和“Day Book”。
• 在工作簿中创建多个工作表：每个负责人或帐户的每个工作表
• 在日记帐表中，创建以下列：Sr No，Date Debit Amount，Credit Amount 如图所示
• 为每个分类帐表定义帐户/参与方名称
• 如图所示，命名 3 列，如日期、详细信息、借方金额、贷方金额和余额。
• 在日记帐表中输入所有交易，然后将其转移到带有日期的相应分类帐表中
• 添加一个公式来计算每个分类帐帐户的余额。 将借方的所有金额相加并减去贷方的总额以找到期末余额。

注意：如果贷方的总额大于借方的总额，则将金额记入借方，否则记入贷方。

如何在 Tally 中维护 Ledger？

在 Tally 中维护分类帐的最佳部分是您只需传递一个条目作为凭证，Tally 将自动维护分类帐。

您必须创建所有分类帐都将位于其下的帐户标题。 例如：如果您想为客户生成一个分类帐，您可以创建一个名为“Sundry Debtors”或“Customers”的科目头。

以下是在 Tally 中维护 Ledger 的步骤：

• 打开 Tally 并前往 Tally 之门
• 单击显示菜单中的帐户信息
• 单击分类帐并按 Enter
• 单击创建按钮或 Alt + C
• 输入您要在其下创建新分类帐的负责人/组的名称
• 通过会计凭证传递条目，它将自动在相应的分类帐中过帐

以下是在 Tally 中查看 Ledger 的步骤：

• 前往理货之门
• 选择显示选项或点击“ D. ”
• 选择账簿或按“A”。
• 选择您要查看的分类帐
• 按Alt + F2选择日期范围

建议阅读：如何使用 GST 在 Tally 中记录销售和采购条目

维护现金簿和分类帐的最佳方法

• 手动
• Excel
• 相符
• 计费和会计应用程序

通常，有三种方法可以维护 Cashbook 和 Ledger：手动、在 Excel 中或 Tally。 但是，并非每种方法都适合每种业务。 让我们比较不同的技术，找出哪种方法是为小型企业维护 Cashbook 和 Ledger 的最佳方法。

• 手动

即使是已经实施了会计系统的企业仍然使用笔和纸以某种形式记录商业交易。 以下是手动簿记的一些优点和缺点。

优点

• 非常简单，不需要任何投资
• 您将更好地了解现金流入和流出
• 不需要任何专业知识、硬件或软件。

缺点

• 计算和发布错误的机会太多
• 不适合交易量大的企业
• 耗时的

最适合

• 店主
• 个体经营
• 服务供应商
• 每天交易少于 20 笔的企业

• Excel

Excel 无疑是​​最常用的记录保存软件。 即使拥有全面的会计系统，会计师也使用 Excel 来保存记录和余额。 以下是使用 Excel 维护账簿的一些优缺点。

优点

• 非常容易维护
• 你可以从网上下载现成的模板
• 不太可能出现计算错误
• 易于搜索或查找特定费用
• 经济实惠，可以在一定程度上实现自动化

缺点

• 需要安装电脑系统和excel
• 不适合交易很少或太多的企业
• 需要初级计算机和 Excel 技能
• 有点费时和麻烦

适合于

• 零售商
• 小本生意
• 服务供应商
• 每天交易少于 50 笔的企业

• 相符

Tally 用于生成账单、管理库存和保存整个业务的会计记录。 以下是使用 Tally 维护现金簿/分类帐的一些优点和缺点。

优点

• 非常易于使用和维护
• 适用于交易量大的企业
• 可用于簿记和会计
• 非常可靠和准确
• 易于搜索或查找特定费用

缺点

• 需要基本的计算机和理货技能
• 不适合企业，很少交易
• 对于个体经营者、自由职业者和小型企业来说既昂贵又不切实际。

最适合

• 零售商和批发商
• 百货商店
• 服务和业务

• 计费和会计应用程序

这是在没有任何专业知识或基础设施的情况下维护 Cashbook 和 Ledger 的最新和最有效的方法之一。 任何企业主都可以在手机上安装这些簿记应用程序，以免费保存账簿。

Vyapaar、myBillBook、Khatabook、OpenBook 等是一些流行的智能手机计费和会计应用程序，允许企业主以电子方式维护 Ledger 和 Cashbook。

使用智能手机应用程序的好处：

• 任何企业，无论其规模或类型如何，都可以使用它
• 无需任何会计或簿记知识
• 免费的
• 易于安装和操作
• 轻松的数据备份和远程数据访问
• 所有帐户更新的单点输入
• 无计算误差，易对账

使用智能手机应用程序的弊端：

• 不提供完整的会计解决方案
• 无法通过决算的日记帐分录
• 财务账户的可见性有限
• 不适合大中型企业

为新企业主维护现金簿和分类帐的技巧

• 定期更新您的账簿，包括 Cashbook 和 Ledger。 这将帮助您轻松跟踪业务绩效并识别任何差异或不正确的条目。
• 确保在将所有交易过帐到现金簿和分类帐之前进行交叉检查。
• 不要使用复杂的会计软件或工具，这可能既费时又死板。
• 将您的财务记录保存在安全的地方，并定期进行备份。
• 每月/每周核对您的现金簿和分类帐帐户。 这将帮助您识别任何差异并采取纠正措施。
• 立即在现金簿中记录或记下现金交易。 这将帮助您避免在后期出现任何混淆或错误。
• 定期审查您的财务记录并采取适当的措施来提高业务绩效。

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