Como manter o livro-caixa e o livro-razão no Excel & Tally para pequenas empresas

Manter livros de contabilidade é importante para qualquer negócio, seja grande ou pequeno. O livro-razão e o livro-caixa estão entre os registros contábeis mais importantes, pois ajudam os empresários a rastrear despesas, receitas, fluxo de caixa e outras informações financeiras da empresa. Mas a maioria dos empresários não consegue manter esses livros de forma consistente, assim como as resoluções de ano novo da academia.

As razões mais comuns pelas quais as pessoas não conseguem manter o livro-caixa e o livro-caixa são a falta de tempo e processos complexos. No entanto, agora com o Excel, Tally e outros aplicativos de contabilidade, você pode manter facilmente o livro-caixa, o livro-razão e outras contas.

Este blog fornecerá um guia passo a passo sobre como manter o livro caixa e o livro-razão em Excel, Tally ou mesmo manualmente.

O que é Cash Book e por que é importante?

Cash Book é um registro de recebimentos e pagamentos em dinheiro feitos por uma empresa. Também é conhecido como caixa registradora. O Livro Caixa está dividido em duas partes:

• Entrada de caixa: Isso inclui todos os recebimentos em dinheiro das retiradas do banco, vendas em dinheiro e muito mais.
• Saída de caixa: Isso inclui todos os pagamentos feitos pela empresa em dinheiro, como pequenas despesas, compras em dinheiro, etc.

Você precisa manter um livro caixa pelos seguintes motivos:

• Acompanhe todas as despesas, pagamentos e recebimentos
• Conciliar a caderneta com a caderneta
• Preparação precisa de informações financeiras
• Tenha uma ideia da posição de caixa do negócio
• Para uma gestão financeira fácil e eficaz
• Gerenciar o fluxo de caixa do negócio

O que é o Ledger e por que é importante?

O Ledger é um livro onde são registradas todas as transações financeiras do negócio relacionadas a uma determinada transação. Razões primárias são Vendas, Compras e Razão Geral. Um livro-razão tem todos os fechamentos e aberturas e negociações de um devedor, credor, ativo ou passivo específico.

Exemplo: Você vende mercadorias a crédito para uma Gopal Dairy, então você precisa manter um Ledger para Gopal Dairy, registrando todas as transações de vendas, recebimentos, descontos, devoluções, juros, etc. da Gopal Dairy.

Você precisa manter o livro-razão pelos seguintes motivos:

• Para descobrir o valor exato a pagar ou a receber de qualquer parte
• Para acompanhar as datas de vencimento para pagamentos, devoluções e recebimentos
• Fornecer os saldos de abertura e fechamento para a preparação das demonstrações financeiras
• Mantenha o registro histórico de todas as transações financeiras
• Fácil de calcular GST, receitas, despesas e Lucro/Perda.

Como manter o livro caixa?

O Cashbook precisa ser atualizado regularmente para precisão, e você pode mantê-lo manualmente em um notebook, Excel ou Tally. Você sempre pode consultar o livro caixa para rastrear uma despesa específica ou data de transação. Vamos verificar como manter o livro caixa de diferentes maneiras.

Como manter o livro caixa manualmente?

Esta é a maneira mais simples de manter o caixa. Você pode manter um diário e registrar recebimentos e pagamentos em dinheiro diariamente no próprio diário de registro.

Aqui estão as etapas para manter o Cashbook manualmente:

• Mantenha um caderno/diário separado como caixa registradora
• Use uma nova página todos os dias e mencione a data no topo
• Agora você pode registrar todas as transações em dinheiro no formato de coluna única, conforme mostrado na figura
• Mencione o saldo de caixa de abertura no lado esquerdo (lado do débito)
• Publique todos os saques, vendas e recebimentos de dinheiro no lado esquerdo (Débito) com a data e detalhes
• Publique todas as despesas em dinheiro, compras e depósitos no lado direito (Crédito)
• No final do dia, calcule o saldo final e poste no lado esquerdo (Crédito)
• Saldo final = Saldo inicial + Todos os recibos/saques/receitas – Todas as despesas/pagamentos/depósitos
• Calcule o valor final do livro de caixa com o dinheiro atual em mãos no final do dia.

Como manter o livro de caixa no Excel?

O Excel é um dos softwares mais populares para manutenção de livros de caixa e livros contábeis para pequenas empresas. Você pode usar modelos simples do Excel para manter seu livro de caixa. Confira as etapas de como manter o livro caixa no Excel.

Siga estes passos simples para manter o caixa no Excel:

• Abra um novo arquivo Excel e crie dois lados (Débito e Crédito) com três colunas cada.
• Nomeie três colunas como Data, Particularidades e Quantidade de cada lado, conforme mostrado na figura.
• Agora você pode começar a registrar todas as entradas e saídas de caixa nas respectivas colunas com datas e detalhes.
• Mencione o saldo de caixa de abertura no lado esquerdo (lado do débito)
• Publique todos os saques, vendas e recebimentos de dinheiro no lado esquerdo (Débito) com a data e detalhes
• Publique todas as despesas em dinheiro, compras e depósitos no lado direito (Crédito)
• Use uma fórmula do Excel para calcular o saldo final totalizando as entradas e o saldo inicial e subtraindo as saídas de caixa
• Você pode manter o livro de caixa no Excel diariamente, semanalmente ou mensalmente, dependendo de suas necessidades
• Combine o saldo final com o dinheiro em mãos.

Dicas para manter o livro de caixa no Excel

• Use planilhas separadas na mesma pasta de trabalho para os diferentes períodos: Diário ou Mensal
• Você pode criar um formato ou baixar um modelo de caixa do Excel diretamente de qualquer site.

Como manter o livro de caixa no Tally?

Tally é um dos softwares de contabilidade mais populares da Índia, usado por pequenas e grandes empresas para escrituração e contabilidade.

Passos para manter o Cashbook em Tally

Manter o Cashbook no Tally é fácil. Você precisa passar entradas primárias, e o livro de caixa é atualizado automaticamente.

Aqui estão as etapas para passar essas entradas no Tally:

• Vá para “Gateway of Tally”
• Selecionar comprovante de contabilidade

Todos os lançamentos são passados ​​no Tally através de um comprovante contábil. Você precisa dar três tipos de acesso para manter o Cashbook no Tally.

Entradas de Pagamento: Para registrar despesas e pagamentos em dinheiro

• Pressione F5 no comprovante contábil para entrada de pagamento
• Debitar a Conta de Despesas ou Parte
• Conta de crédito em dinheiro

Entradas de Recibo: Para registrar recebimentos e entradas de caixa

• Pressione F6 na janela Voucher contábil para entrada de recibo
• Debitar conta em dinheiro
• Creditar a Receita/receita ou Conta da Parte

Contra Entrada: Para registrar depósitos e saques em dinheiro

• Pressione F4 na janela Voucher contábil para entrada de pagamento
• Debitar a conta bancária e creditar a conta em dinheiro em caso de depósito em dinheiro
• Creditar a conta bancária e creditar a conta em dinheiro em caso de saque em dinheiro

Para visualizar o Cashbook em Tally:

• Vá para o Portal de Tally
• Selecione a opção de exibição ou pressione " D "
• Selecionar livros de contas
• Escolha o livro-caixa
• Pressione Alt + F2 para escolher o intervalo de datas

Como manter o Razão?

O Ledger é uma das transações financeiras de registro vitais de uma entidade comercial. Muitas vezes, um sistema de contabilidade de dupla entrada é usado para manter um livro-razão.

Como manter o ledger manualmente?

Para manter o livro-razão manualmente, você precisa criar dois registros diferentes: Diário e Livro-razão.

• Diário: Diário é um livro subsidiário usado para registrar todas as transações de um negócio diário. Este livro não contém os chefes de contas e seus saldos.
• Livro-razão: Um livro-razão inclui os chefes de conta e seus saldos. Todos os lançamentos de transações lançados no livro de dia devem ser transferidos para o livro-razão em suas respectivas cabeças.

Por exemplo: Se você vender mercadorias a crédito para o Sr. A, você precisa lançá-lo primeiro em seu Diário como Vendas feitas ao Sr. A. Em seguida, você precisa lançar o valor em dois livros razão, Razão de vendas e Razão Sr. A.

Etapas para manter o razão manualmente

• Use dois diários/cadernos/registros: Um para Daybook e outro para Ledger
• Divida o livro contábil em várias seções, dependendo do número de transações que você pode precisar.
• Lançar todas as transações no diário primeiro e depois lançá-las nos respectivos livros.

Leitura sugerida: Como criar o Ledger no Tally ERP 9 (Tally Prime)

Como manter o Razão no Excel?

Mesmo no Excel, você precisa criar dois tipos diferentes de planilhas: uma planilha do diário e uma planilha contábil para cada parte ou conta. Você pode criar várias planilhas para outras contas e partes em uma única pasta de trabalho.

Aqui estão as etapas para manter o livro-razão no Excel:

• Abra e crie duas pastas de trabalho do Excel e nomeie-as como “Ledger” e “Day Book”.
• Criar várias planilhas na pasta de trabalho: cada planilha para cada chefe ou conta
• Na planilha do diário, crie as seguintes colunas: Nº do Sr, Data Valor do Débito, Valor do Crédito conforme mostrado na figura
• Defina o nome da conta/parte para cada folha de razão
• Nomeie 3 colunas como Data, Dados, Valor do débito, Valor do crédito e Saldo, conforme mostrado na imagem.
• Insira todas as transações na folha do diário e depois transfira para a respectiva folha de razão com a data
• Adicione uma fórmula para calcular o Saldo de cada conta do Razão. Adicione todos os valores no lado do débito e subtraia o total do lado do crédito para encontrar o saldo final.

Nota: Se o total do lado do crédito for maior que o total do lado do débito, lance o valor do lado do débito, senão do crédito.

Como manter o Ledger no Tally?

A melhor parte de manter um registro no Tally é que você precisa passar apenas uma entrada como voucher e o Tally manterá automaticamente os registros.

Você deve criar cabeças de conta sob as quais todos os livros-razão virão. Por exemplo: se você deseja gerar um livro-razão para clientes, pode criar um chefe de conta chamado “Devedores diversos” ou “Clientes”.

Aqui estão as etapas para manter o Ledger no Tally:

• Abra Tally e vá para Gateway of Tally
• Clique em Informações de contas no menu Exibir
• Clique em Razões e pressione Enter
• Clique no botão Criar ou Alt + C
• Insira o nome do Chefe/Grupo sob o qual você deseja criar um novo Razão
• Passe os lançamentos através do Voucher Contábil, e será lançado automaticamente no Respectivo Razão

Aqui estão as etapas para visualizar o Ledger no Tally:

• Vá para o Portal de Tally
• Selecione a opção de exibição ou pressione “ D ”.
• Selecione Livros de contas ou pressione “A”.
• Escolha o Razão que deseja visualizar
• Pressione Alt + F2 para escolher um intervalo de datas

Leitura sugerida: Como registrar entradas de vendas e compras na contagem com GST

Melhores maneiras de manter o livro-caixa e os livros contábeis

• Manualmente
• Excel
• Contagem
• Aplicativos de cobrança e contabilidade

Normalmente, existem três maneiras de manter o Cashbook e o Ledger: Manualmente, No Excel ou Tally. No entanto, nem todo método é adequado para todos os negócios. Vamos comparar as diferentes técnicas e descobrir qual é a melhor maneira de manter o Cashbook e o Ledger para pequenas empresas.

• Manualmente

Mesmo as empresas que implementaram sistemas de contabilidade ainda usam caneta e papel para registrar transações comerciais de uma forma ou de outra. Aqui estão algumas das vantagens e desvantagens da contabilidade manual.

Prós

• Muito fácil e não requer nenhum investimento
• Você terá uma melhor compreensão das entradas e saídas de caixa
• Não requer nenhum conhecimento, hardware ou software.

Contras

• Muitas chances de erros de cálculo e postagem
• Não é adequado para empresas com muitas transações
• Demorado

Melhor ajuste para

• Lojistas
• Trabalhador autonomo
• Provedores de serviço
• Empresas com menos de 20 transações por dia

• Excel

O Excel é, sem dúvida, o software mais utilizado para manutenção de registros. Mesmo com um sistema contábil abrangente, os contadores usam o Excel para manter registros e saldos. Aqui estão alguns dos prós e contras de usar o Excel para manter livros de contas.

Prós

• Muito fácil de manter
• Você pode baixar um modelo pronto da internet
• Erros de cálculo são improváveis
• Fácil de pesquisar ou encontrar uma despesa específica
• Acessível e pode ser automatizado até certo ponto

Contras

• Precisa de um sistema de computador e excel instalado
• Não é adequado para empresas com poucas ou muitas transações
• Requer computador primário e habilidades em Excel
• Um pouco demorado e complicado

Bom para

• Revendedores
• Pequenos negócios
• Provedores de serviço
• Empresas com menos de 50 transações por dia

• Contagem

Tally é usado para gerar contas, gerenciar estoques e manter registros contábeis de todo o negócio. Aqui estão algumas das vantagens e desvantagens de manter um livro-caixa/conta com Tally.

Prós

• Muito fácil de usar e manter
• Adequado para negócios com muitas transações
• Pode ser usado para escrituração e contabilidade
• Muito confiável e preciso
• Fácil de pesquisar ou encontrar uma despesa específica

Contras

• Requer conhecimentos básicos de informática e Tally
• Não é adequado para empresas, muito poucas transações
• Caro e impraticável para autônomos, freelancers e pequenas empresas.

Melhor ajuste para

• Varejistas e atacadistas
• Lojas de departamento
• Serviços e Negócios

• Aplicativos de cobrança e contabilidade

Esta é a mais recente e uma das maneiras mais eficientes de manter o Cashbook e o Ledger sem nenhum conhecimento ou infraestrutura. Qualquer proprietário de empresa pode instalar esses aplicativos de contabilidade em seu telefone para manter os livros contábeis gratuitamente.

Vyapaar, myBillBook, Khatabook, OpenBook, etc., são alguns aplicativos populares de cobrança e contabilidade de smartphones que permitem que os proprietários de empresas mantenham o Ledger e o Cashbook eletronicamente.

Benefícios do uso de aplicativos para smartphones:

• Qualquer empresa, independentemente de seu tamanho ou tipo, pode usá-lo
• Não há necessidade de qualquer conhecimento de contabilidade ou escrituração
• Livre de custos
• Fácil de instalar e operar
• Backup de dados fácil e acesso remoto a dados
• Entrada de ponto único para todas as atualizações de contas
• Sem erro de cálculo e fácil reconciliação

Desvantagens do uso de aplicativos para smartphones:

• Não fornece solução contábil completa
• Não é possível passar lançamentos contábeis para contas finais
• Visibilidade limitada em contas financeiras
• Não é compatível para empresas de médio e grande porte

Dicas para manter o livro-caixa e o livro-razão para novos empresários

• Mantenha seus livros de contas, tanto Cashbook quanto Ledger, atualizados regularmente. Isso ajudará você a acompanhar facilmente o desempenho do seu negócio e identificar quaisquer discrepâncias ou entradas incorretas.
• Certifique-se de verificar todas as transações antes de lançá-las no Livro Caixa e no Livro Razão.
• Não use software ou ferramentas de contabilidade complicadas, que podem ser demoradas e rígidas.
• Mantenha seus registros financeiros em um local seguro e faça backups regularmente.
• Reconcilie suas contas do livro-caixa e do livro-razão mensalmente / semanalmente. Isso irá ajudá-lo a identificar quaisquer discrepâncias e tomar medidas corretivas.
• Registre ou anote as transações em dinheiro imediatamente no Cashbook. Isso irá ajudá-lo a evitar qualquer confusão ou erros em um estágio posterior.
• Revise periodicamente seus registros financeiros e tome as medidas apropriadas para melhorar o desempenho dos negócios.

Seção de perguntas frequentes

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