如何在小型企業的 Excel 和 Tally 中維護現金簿和分類帳簿

維護賬簿對於任何企業來說都很重要，無論是大企業還是小企業。 分類帳和現金簿是最重要的會計記錄之一，因為它可以幫助企業主跟踪公司的費用、收入、現金流和其他財務信息。 但大多數企業主未能始終如一地維護這些書籍，就像新年的健身房決議一樣。

人們無法維護現金簿和分類賬的最常見原因是缺乏時間和復雜的流程。 然而，現在有了 Excel、Tally 和其他簿記應用程序，您可以輕鬆維護現金簿、分類帳和其他帳戶。

本博客將為您提供有關在 Excel、Tally 甚至手動中維護現金簿和分類帳的分步指南。

什麼是現金簿，為什麼它很重要？

現金簿是企業現金收支的記錄。 它也被稱為現金交易登記。 現金簿分為兩部分：

• 現金流入：這包括從銀行提款、現金銷售等的所有現金收入。
• 現金流出：這包括企業以現金支付的所有款項，如小費、現金購買等。

出於以下原因，您需要維護現金簿：

• 跟踪所有費用、付款和收據
• 將存摺與現金簿核對
• 準確編制財務
• 了解企業的現金狀況
• 輕鬆有效的財務管理
• 管理業務的現金流

什麼是分類帳，為什麼它很重要？

分類帳是記錄與特定交易相關的所有企業財務交易的書。 主分類帳是銷售、採購和總帳。 分類帳包含特定債務人、債權人、資產或負債的所有關閉和打開以及交易。

示例：您向 Gopal Dairy 賒銷商品，然後您需要維護 Gopal Dairy 的賬本，記錄 Gopal Dairy 的所有銷售、收據、折扣、退貨、利息等交易。

您需要保留分類帳的原因如下：

• 查明任何一方應支付或應收的確切金額
• 跟踪付款、退貨和收據的到期日期
• 提供財務報表編制的期初和期末餘額
• 保留所有金融交易的歷史記錄
• 易於計算 GST、收入、支出和損益。

如何維護現金簿？

Cashbook 需要定期更新以確保准確性，您可以在筆記本、Excel 或 Tally 中手動維護它。 您可以隨時參考現金簿來跟踪特定費用或交易日期。 讓我們看看如何通過不同的方式維護現金簿。

如何手動維護現金簿？

這是維護現金簿的最簡單方法。 您可以保留日記並在日誌日記本身上記錄每天的現金收支。

以下是手動維護 Cashbook 的步驟：

• 保留一個單獨的筆記本/日記作為收銀機
• 每天使用一個新頁面並在頂部提及日期
• 現在您可以將所有現金交易記錄成單列格式，如圖
• 在左側（借方）提及期初現金餘額
• 在左側（借方）發布所有現金提款、銷售和收據，並附上日期和詳細信息
• 在右側張貼所有現金費用、購買和存款（信用）
• 在一天結束時，計算 le 期末餘額，並將其發佈在左側（Credit）
• 期末餘額 = 期初餘額 + 所有收據/提款/收入 – 所有費用/付款/存款
• 在一天結束時用當前手頭的現金計算現金簿的收盤金額。

如何在Excel中維護現金簿？

Excel 是為小型企業維護現金簿和分類帳的最受歡迎的軟件之一。 您可以使用簡單的 Excel 模板來維護您的現金簿。 檢查有關如何在 Excel 中維護現金簿的步驟。

按照以下簡單步驟在 Excel 中維護現金簿：

• 打開一個新的 Excel 文件並創建兩側（借方和貸方），每側三列。
• 如圖所示，將每側的三列命名為日期、詳細信息和金額。
• 現在您可以開始在各個列中記錄所有現金流入和流出，並附上日期和詳細信息。
• 在左側（借方）提及期初現金餘額
• 在左側（借方）發布所有現金提款、銷售和收據，並附上日期和詳細信息
• 在右側張貼所有現金費用、購買和存款（信用）
• 使用 Excel 公式通過合計流入和期初餘額並減去現金流出來計算期末餘額
• 您可以根據需要每天、每週或每月在 Excel 上維護現金簿
• 將期末餘額與手頭現金相匹配。

在 Excel 中維護 Cashbook 的提示

• 在同一工作簿上為不同時期使用不同的工作表：每天或每月
• 您可以製作格式或直接從任何網站下載 Excel 現金簿模板。

如何在理貨中維護現金簿？

Tally 是印度最受歡迎的會計軟件之一，被大小企業用於簿記和會計。

在 Tally 中維護 Cashbook 的步驟

在 Tally 中維護 Cashbook 很容易。 您需要通過主要條目，並且現金簿會自動更新。

以下是在 Tally 中傳遞這些條目的步驟：

• 前往“理貨之門”
• 選擇會計憑證

所有條目都通過會計憑證在 Tally 中傳遞。 您需要提供三種類型的訪問權限才能在 Tally 中維護 Cashbook。

付款條目：記錄現金支出和付款

• 在會計憑證中按 F5 進行付款輸入
• 借記費用或聚會帳戶
• 信用現金賬戶

收據分錄：記錄現金收入和流入

• 在會計憑證窗口按 F6 進行收款輸入
• 借記現金賬戶
• 記入收入/收入或當事人賬戶

反錄入：記錄現金存款和取款

• 在會計憑證窗口按 F4 進行付款輸入
• 在現金存款的情況下，借記銀行賬戶並貸記現金賬戶
• 提取現金時，記入銀行賬戶並記入現金賬戶

在 Tally 中查看 Cashbook：

• 前往理貨之門
• 選擇顯示選項或點擊“ D ”
• 選擇賬簿
• 選擇現金簿分類帳
• 按Alt + F2選擇日期範圍

如何維護賬本？

分類帳是企業實體的重要記錄財務交易之一。 通常，使用複式簿記系統來維護分類帳。

如何手動維護分類帳？

要手動維護分類帳，您需要創建兩個不同的寄存器：Daybook 和 Ledger Book。

• 記事簿：記事簿是用於記錄企業日常所有交易的附屬賬簿。 這本書不包含科目抬頭及其餘額。
• 分類帳簿：分類帳簿包括科目頭及其餘額。 日誌中的所有交易條目都必須轉移到各自頭上的分類帳中。

例如：如果您將貨物賒銷給 A 先生，您需要首先在您的工作簿中將其過帳為對 A 先生的銷售額。然後，您需要將金額過帳到兩個分類帳中，即銷售分類帳和 A 先生分類帳。

手動維護分類帳的步驟

• 使用兩個日記/筆記本/寄存器：一個用於 Daybook，一個用於 Ledger
• 根據您可能需要的交易數量，將分類賬簿分成多個部分。
• 首先在日記本中過帳每筆交易，然後將其過帳到相應的分類帳中。

推薦閱讀：如何在 Tally ERP 9 (Tally Prime) 中創建分類帳

如何在Excel中維護分類帳？

即使在 Excel 中，您也需要創建兩種不同類型的工作表：為每一方或帳戶創建工作簿工作表和分類帳工作表。 您可以在單個工作簿中為其他帳戶和參與方創建多個工作表。

以下是在 Excel 中維護分類帳的步驟：

• 打開並創建兩個 Excel 工作簿，並將它們命名為“Ledger”和“Day Book”。
• 在工作簿中創建多個工作表：每個負責人或帳戶的每個工作表
• 在日記帳表中，創建以下列：Sr No，Date Debit Amount，Credit Amount 如圖所示
• 為每個分類帳表定義帳戶/參與方名稱
• 如圖所示，命名 3 列，如日期、詳細信息、借方金額、貸方金額和余額。
• 在日記帳表中輸入所有交易，然後將其轉移到帶有日期的相應分類帳表中
• 添加一個公式來計算每個分類帳帳戶的餘額。 將藉方的所有金額相加並減去貸方的總額以找到期末餘額。

注意：如果貸方的總額大於借方的總額，則將金額記入借方，否則記入貸方。

如何在 Tally 中維護 Ledger？

在 Tally 中維護分類帳的最佳部分是您只需傳遞一個條目作為憑證，Tally 將自動維護分類帳。

您必須創建所有分類帳都將位於其下的帳戶標題。 例如：如果您想為客戶生成一個分類帳，您可以創建一個名為“Sundry Debtors”或“Customers”的科目頭。

以下是在 Tally 中維護 Ledger 的步驟：

• 打開 Tally 並前往 Tally 之門
• 單擊顯示菜單中的帳戶信息
• 單擊分類帳並按 Enter
• 單擊創建按鈕或 Alt + C
• 輸入您要在其下創建新分類帳的負責人/組的名稱
• 通過會計憑證傳遞條目，它將自動在相應的分類帳中過帳

以下是在 Tally 中查看 Ledger 的步驟：

• 前往理貨之門
• 選擇顯示選項或點擊“ D. ”
• 選擇賬簿或按“A”。
• 選擇您要查看的分類帳
• 按Alt + F2選擇日期範圍

建議閱讀：如何使用 GST 在 Tally 中記錄銷售和採購條目

維護現金簿和分類帳的最佳方法

• 手動
• Excel
• 相符
• 計費和會計應用程序

通常，有三種方法可以維護 Cashbook 和 Ledger：手動、在 Excel 中或 Tally。 但是，並非每種方法都適合每種業務。 讓我們比較不同的技術，找出哪種方法是為小型企業維護 Cashbook 和 Ledger 的最佳方法。

• 手動

即使是已經實施了會計系統的企業仍然使用筆和紙以某種形式記錄商業交易。 以下是手動簿記的一些優點和缺點。

優點

• 非常簡單，不需要任何投資
• 您將更好地了解現金流入和流出
• 不需要任何專業知識、硬件或軟件。

缺點

• 計算和發布錯誤的機會太多
• 不適合交易量大的企業
• 耗時的

最適合

• 店主
• 個體經營
• 服務供應商
• 每天交易少於 20 筆的企業

• Excel

Excel 無疑是最常用的記錄保存軟件。 即使擁有全面的會計系統，會計師也使用 Excel 來保存記錄和余額。 以下是使用 Excel 維護賬簿的一些優缺點。

優點

• 非常容易維護
• 你可以從網上下載現成的模板
• 不太可能出現計算錯誤
• 易於搜索或查找特定費用
• 經濟實惠，可以在一定程度上實現自動化

缺點

• 需要安裝電腦系統和excel
• 不適合交易很少或太多的企業
• 需要初級計算機和 Excel 技能
• 有點費時和麻煩

適合於

• 零售商
• 小本生意
• 服務供應商
• 每天交易少於 50 筆的企業

• 相符

Tally 用於生成賬單、管理庫存和保存整個業務的會計記錄。 以下是使用 Tally 維護現金簿/分類帳的一些優點和缺點。

優點

• 非常易於使用和維護
• 適用於交易量大的企業
• 可用於簿記和會計
• 非常可靠和準確
• 易於搜索或查找特定費用

缺點

• 需要基本的計算機和理貨技能
• 不適合企業，很少交易
• 對於個體經營者、自由職業者和小型企業來說既昂貴又不切實際。

最適合

• 零售商和批發商
• 百貨商店
• 服務和業務

• 計費和會計應用程序

這是在沒有任何專業知識或基礎設施的情況下維護 Cashbook 和 Ledger 的最新和最有效的方法之一。 任何企業主都可以在手機上安裝這些簿記應用程序，以免費保存賬簿。

Vyapaar、myBillBook、Khatabook、OpenBook 等是一些流行的智能手機計費和會計應用程序，允許企業主以電子方式維護 Ledger 和 Cashbook。

使用智能手機應用程序的好處：

• 任何企業，無論其規模或類型如何，都可以使用它
• 無需任何會計或簿記知識
• 免費的
• 易於安裝和操作
• 輕鬆的數據備份和遠程數據訪問
• 所有帳戶更新的單點輸入
• 無計算誤差，易對賬

使用智能手機應用程序的弊端：

• 不提供完整的會計解決方案
• 無法通過決算的日記帳分錄
• 財務賬戶的可見性有限
• 不適合大中型企業

為新企業主維護現金簿和分類帳的技巧

• 定期更新您的賬簿，包括 Cashbook 和 Ledger。 這將幫助您輕鬆跟踪業務績效並識別任何差異或不正確的條目。
• 確保在將所有交易過帳到現金簿和分類帳之前進行交叉檢查。
• 不要使用複雜的會計軟件或工具，這可能既費時又死板。
• 將您的財務記錄保存在安全的地方，並定期進行備份。
• 每月/每週核對您的現金簿和分類帳帳戶。 這將幫助您識別任何差異並採取糾正措施。
• 立即在現金簿中記錄或記下現金交易。 這將幫助您避免在後期出現任何混淆或錯誤。
• 定期審查您的財務記錄並採取適當的措施來提高業務績效。

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