Zoho Sprints V / S Zoho Projects: ما الفرق؟

يعتمد نجاح أي مشروع على إيجاد شيء يؤدي إلى إنتاجية الفريق وإدارة فعالة للمشروع. يُطلب من مديري المشاريع في أي مؤسسة رؤية الصورة الأكبر لكل مشروع وقد يواجهون صعوبة في إدارة المهام التي يمكن أن تلبي احتياجات المشروع بشكل فعال.

في كثير من الأحيان ، يتعامل مديرو المشروع مع قدر كبير من الصعوبة لتتبع كل شيء يفترض بهم مراقبته مما يؤدي إلى تدهور الوضع. الآن ، من أجل التخلص من هذه الفوضى ، ينتهي الأمر ببرنامج إدارة المشاريع بجعل كل شيء أفضل وأكثر بساطة.

Zoho Sprints و Zoho Projects هما أداتان لإدارة المشاريع تمكِّن الشركات من إدارة المشاريع بكفاءة. في حال كانت الشركة تؤمن إيمانًا راسخًا باتباع نهج تقليدي لإدارة إكمال المشروع وتنظيم العديد من المهام ، فإن Zoho Projects يكون مناسبًا تمامًا.

ومع ذلك ، في حالة حرص الشركة على اتباع نهج من أعلى إلى أسفل لإدارة المشاريع مع ضمان سير عمل مبسط في كل خطوة ، يمكن تفضيل Zoho Sprints. Zoho Sprints هو في الأساس أداة رشيقة لإدارة المشاريع .

في هذه المدونة ، سنرى مقارنة مفصلة بين Zoho Sprints و Zoho Projects. في حال كنت تدير عملاً تجاريًا أو إذا كنت تهدف إلى أن تصبح مدير مشروع فعالًا ، فستمنحك هذه المدونة فهمًا وصفيًا لاثنين من أكثر تطبيقات برامج إدارة المشاريع فعالية.

ما هو Zoho Sprints؟

يمكن فهم Zoho Sprints على أنه حل تخطيط ومراقبة للمشاريع قائم على السحابة للشركات التي تفضل العمل على منهجية مرنة. إنه يوفر للفرق الذكية ميزة السحب والإفلات ، وميزة جدول الاجتماع ، ولوحة معلومات لإدارة كل شيء ، والجداول الزمنية ، والتقارير ، وموجز نشاط الفريق ، وما إلى ذلك. هذا هو البرنامج الذي تستخدمه فرق من مختلف الأحجام تعمل على العديد من المشاريع.

إنه غني بالميزات وسهل الاستخدام للغاية ويأتي بتكلفة معقولة. يمكن للمستخدمين بدء إصدار تجريبي مجاني من Zoho Sprints فقط عن طريق إنشاء حساب Zoho وفتح تطبيق Sprints. في النهاية ، يمكن للمستخدم الوصول إلى تطبيق نشط يتضمن مشروعًا نموذجيًا. يمكن لهذا التطبيق تمكين المستخدم من استخدام ميزات ووظائف غنية.

ميزات Zoho Sprints

كأداة رشيقة لإدارة المشاريع ، تلبي Zoho Sprints احتياجات الفريق الرشيق للحصول على نظام سريع وفعال قادر على مواكبة بيئة العمل سريعة الوتيرة. يأتي مع مجموعة واسعة من الميزات التي تساعد في تحقيق الأداء الأمثل. البعض منهم:

1. مراقبة تطوير المشروع

إن إدراك مدى قرب الفريق أو بعده من الوصول إلى اكتمال المشروع يمكّن من تتبع التطور وأيضًا تحقيق المعالم خلال فترة زمنية محددة. يحتوي Zoho Sprints على لوحة Scrum تُستخدم لتتبع تقدم كل عضو في الفريق بشفافية.

عندما يكمل أحد أعضاء الفريق مهمة ما ، سوف تنعكس في موجز الفريق المشترك. علاوة على ذلك ، يمكن لأعضاء الفريق أيضًا تخصيص حالة المشروع بناءً على متطلبات وخطوات معينة للمشروع. يمكن لأعضاء الفريق إعادة فتح المهام المختلفة ، وإزالة الأخطاء ، وكذلك نقل القصص بمساعدة طريقة السحب والإفلات.

بسبب هذه التفاصيل الصغيرة ، يظل مدير المشروع على المسار الصحيح بتفاصيل صغيرة أثناء فرز العناصر وفقًا لنقاط التقدير والأولويات والقصة. يتيح لنا الرسم البياني لنشاط Sprint رؤية جميع التغييرات التي تم إجراؤها بما في ذلك العناصر التي تمت إضافتها مؤخرًا ، وإغلاقها ، وفتحها مرة أخرى ، وتحويلها ، والعناصر التي تظل خامدة.

2. ترتيب أولويات المهام

بغض النظر عن حجم المهام المختلفة المطلوب إكمالها في اكتمال المشروع ، يمكن أن تتراكم على بعضها البعض بسهولة. في حالة عدم تتبعها ، يمكن التغاضي بسهولة عن تلك ذات الأولوية المتوسطة إلى المنخفضة. من خلال تنفيذ Zoho Sprints ، يمكن حل هذه المشكلة.

يأتي برنامج إدارة المشروع مزودًا بميزة السحب والإفلات التي تمكن من تحريك التسلسل الهرمي للمهام بناءً على الأهمية والإلحاح. علاوة على ذلك ، هناك تذكيرات ومدد ثابتة لإعلام أعضاء الفريق متى كان هناك سباق تم إصداره حديثًا.

3. صيانة الدوام

بمساعدة Zoho Sprints ، يصبح من الممكن لجميع أعضاء الفريق تسجيل الدخول إلى ساعات قابلة للفوترة وغير قابلة للفوترة. يتيح ذلك تتبع وتجميع سجلات الوقت لجميع أعضاء الفريق. وفقًا لتقديرهم ، يمكن لأعضاء الفريق اختيار المهمة التي يرغبون في العمل عليها أثناء تسجيل إجمالي الوقت الذي يقضيه في العمل في نفس المهمة.

يحتوي برنامج إدارة المشروع هذا على مؤقت عالمي يساعد في بدء عناصر معينة وإيقافها وإيقافها مؤقتًا بحيث يمكن تقسيم عمل اليوم. في نفس الوقت ، يمكن أيضًا لسيد سكرم ومالك المنتج الموافقة على الجداول الزمنية بنقرة واحدة فقط. يساعد هذا في فهم الوقت الإجمالي اللازم للسباق القادم واستكمال الفواتير بكفاءة.

4. تحسين تحليلات المشروع

يأتي Zoho Sprints مع مخطط سرعة يقدم معدل تسليم المشروع للفريق ويساعد أيضًا في تقدير سباقات السرعة المستقبلية. من ناحية أخرى ، تعرض مخططات Burnup و Burndown أيضًا سرعة الفريق أثناء الوصول إلى خط المشروع.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد مخطط التدفق التراكمي مهمًا أيضًا لتحديد أي تغييرات في تقدم العمل وإيجاد أي اختناقات محتملة. تساعد البيانات التي يتم تسجيلها في هذه الميزات أعضاء الفريق على تنفيذ بعض الخطوات العملية التي يمكن أن تعزز إنتاجية الفريق وكفاءته.

5. التفاعل المتسق مع الفريق

أثناء استخدام Zoho Sprints ، تصبح إدارة الاجتماعات أسهل بكثير لأن البرنامج يساعد أعضاء الفريق في البحث عن الاجتماعات القادمة والمكتملة بالفعل.

يتم إرسال رسائل تذكير لجميع أعضاء الفريق الذين من المفترض أن يحضروا اجتماعًا معينًا بحيث يتم التأكد من أن الاجتماع يسير كما هو مخطط له ويخرج منه شيء مثمر. الاجتماعات مهمة للغاية في فريق رشيق. مع وضع ذلك في الاعتبار ، يمكّن Zoho Sprints أعضاء الفريق من الاتصال والتعاون في الاجتماعات المنتظمة.

ما سبق ذكره هو بعض ميزات Zoho Sprints التي تجعله قادرًا على المساعدة في تطوير مشروع رشيق. دعونا نفهم الآن ما هو Zoho Projects وما الميزات التي يقدمها؟

ما هي Zoho Projects؟

Zoho Projects عبارة عن حل برمجي لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمكّن أي شخص من إدارة أعماله بسهولة وكفاءة التي تشتد الحاجة إليها. تم تصميمه لتقديم حل شامل إلى حد ما للمشاكل اليومية التي تحدث في إدارة المشاريع ويضيف قيمة كبيرة إلى الأعمال التجارية.

إنه برنامج يساعد في التخطيط والتتبع والتعاون وتحقيق أهداف العمل بسهولة. يمكنك البدء في استخدام هذا البرنامج بطريقة بسيطة مع عدد قليل من التكوينات والتخصيصات الأولية. يتوفر هذا البرنامج في خطط اشتراك مختلفة تلبي احتياجات المؤسسات ذات الأحجام المختلفة.

ميزات Zoho Projects

1. أتمتة المهام

يمكّنك Zoho Projects من أتمتة مهمة ما ، مما يعني أنه يمكنك ضبط الوقت لإضافة مهمة أو حتى تذكير. وهي معروفة بشكل أساسي بقدرتها على أتمتة المهام المختلفة من خلال إعداد سير عمل مركزي. هناك ميزة مخطط تتيح إنشاء مخطط مستقل مع التصميم المناسب وتكوين الإعدادات وتنفيذ العمليات بسهولة.

بمساعدة أتمتة المهام التي يوفرها Zoho Projects ، يمكن أن تصبح أتمتة المهام أسهل كثيرًا نظرًا لإزالة العمل المتكرر. يساعد هذا في التأكد من اتخاذ الخطوات الصحيحة فقط لإكمال تنفيذ المشروع. يمكن أتمتة المهام المختلفة بسهولة بمساعدة Zoho Projects وبالتواصل مع مستشار Zoho ذي الخبرة.

2. تشكيل قوائم المهام

بينما يقوم فريق من المنظمة بتنفيذ قواعد إدارة المهام والجداول الزمنية ، تزداد فرص العمل المستمر بشكل كبير. لا يوجد تأخير أو انقطاع. من الميزات المهمة في Zoho Projects أنها تتيح إنشاء قوائم مهام تساعد المستخدمين على إنشاء قائمة مبسطة بالأشياء التي يجب القيام بها في أي مشروع.

بالمهام ، نعني تلك الأنشطة التي يجب إنجازها في فترة زمنية محددة. لإضافة أي مهمة محددة من لوحة القيادة ، يمكنك النقر فوق الزر "إضافة مهمة" وإدخال اسم مناسب مرتبط بالمهمة. يمكنك أيضًا إجراء أي مهمة في قائمة المهام أثناء تضمين الملفات أو المرفقات المرتبطة ليراها الزملاء.

3. مشاركة المستند

Zoho Projects هو برنامج لإدارة المشاريع يتيح للمستخدمين الوصول إلى الأدوات التي تدير أنواعًا متعددة من المستندات والملفات ومشاركتها. يمكن تخزين هذه الملفات والمستندات في مكان واحد فقط أثناء إقرانها بمهام محددة. يمكن أيضًا استخدام التسلسل الهرمي للمجلدات لتخزين المستندات بطريقة تعكس بنية سير العمل الحالي.

لتحميل المستندات المهمة وتتبع إصدارات الملفات ، يمكنك النقر فوق الزر "المستندات" واختيار الملف الذي تريد تحميله. بعد ذلك ، أضف وصفًا مع العلامات المهمة وحدد المجلد للملف.

سيتم إرسال إشعار تلقائي إلى المستخدمين عند انتهاء تحميل الملف في حالة اختيار هذا الخيار. ستخرج هذه الإشعارات بغض النظر عن حقيقة ما إذا كان المستخدم قد قام بتمكين الإشعار أم لا.

4. تحديد المهام والمعالم

بمساعدة إدارة المهام ، وطرق عرض تبعية المهام ، ومعالم المشروع ، يصبح من الممكن تنفيذ تخصيص الموارد والإبلاغ عن أي وظيفة. يمكنك تعيين المهام وتعيينها للموظفين تمامًا كما تشعر أنه ضروري.

بخلاف ذلك ، من الممكن أيضًا تعيين تواريخ الاستحقاق للمهام بحيث يمكن تسليمها في الوقت المناسب. مع كل مهمة ، هناك جهاز توقيت مجهز لأي شخص مكلف بمهمة يمكنه تسجيل الدخول لساعاته أثناء القيام بهذه المهمة وإكمالها.

يمكن أن تحتوي المهمة على مرفقات وإرشادات ومن الممكن أيضًا تكوين تبعية حيث يعتمد بدء مهمة واحدة على إكمال مهمة أخرى. مباشرة بعد انتهاء المهمة ؛ يمكن ضبط التبعية للإغلاق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تكوين الحالات المخصصة للمهام. يجب تسجيل المعالم بشكل منفصل. إما أنه يمكن إقرانها بالمهام أو يمكنك تعيين حدث رئيسي لمجموعة من المهام.

5. مخططات جانت

تُعد مخططات جانت المعروضة في Zoho Projects طريقة أخرى لتصور تقدم المهام الجارية. إنها تسمح لك بمشاهدة كل تفاصيل المشروع بما في ذلك قوائم المهام والنسب المئوية للاكتمال والمهام المتأخرة والتبعيات والمعالم. يتم تخصيص لون مختلف لكل فئة مما يسهل التعرف على المهام وتمييزها.

إلى جانب ذلك ، أصبحت إعادة الجدولة وإعادة تنظيم المهام بسيطة أيضًا باستخدام مخططات جانت. يمكنك تغيير خططك عن طريق إضافة المهام ، وسحب مهمة وإفلاتها من منطقة في المخطط إلى منطقة أخرى ، ثم تحرير المعالم كما هو مطلوب.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تبديل طرق العرض على الرسم البياني اعتمادًا على نوع المعلومات المطلوبة. إذا كنت ترغب في معرفة المشاريع المستحقة في المرة القادمة ، فيمكنك تبديل طريقة عرض مخطط جانت لعرض تواريخ الاستحقاق القادمة أولاً. أخيرًا ، يمكن تخصيص مخطط جانت بناءً على تفضيلاتك بما في ذلك قياس المخطط وتصفية المعلومات وتصدير بيانات المهمة حسب الحاجة.

استنتاج

بشكل أساسي ، Zoho Projects عبارة عن برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت لإنشاء المشاريع وإدارتها ، و Zoho Sprints هو أداة تخطيط وتتبع لفرق أجايل على وجه الخصوص. حيث تساعد Zoho Projects في تخطيط أنشطة المشروع وتعيين العمل وإدارة الموارد ، فإن Zoho Sprints هي أداة تُعد الفرق للتعامل مع التغييرات وإكمال المشاريع في الوقت المناسب.

بغض النظر ، تساعد كلتا هاتين الأداتين في إدارة المشاريع. يعتمد ما إذا كانت المؤسسة تريد استخدام Zoho Projects أو Zoho Sprints كليًا على نهج إدارة المشاريع.

تواصل مع مستشاري Zoho ذوي الخبرة لترتيب أهداف إدارة مشروعك. سوف يساعدونك في تحقيق أقصى استفادة من تطبيقات برامج إدارة المشاريع هذه وفقًا لأهداف مؤسستك.