6 wesentliche CRM-Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

Der Markt für CRM-Software ist heutzutage einer der am schnellsten wachsenden und wettbewerbsstärksten Märkte. Daher ist es nur natürlich, dass CRM-Anbieter ihre Software verbessern, um ihre Konkurrenz zu übertreffen und die Bedürfnisse einer größeren Anzahl von Kunden zu erfüllen.

Moderne CRM-Systeme gehen über das Kontaktmanagement hinaus. Sie bieten eine breite Palette von Funktionen zur Unterstützung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten, Kundenbetreuung und effektiver Teamzusammenarbeit.

Die von der CRM-Software angebotenen kollaborativen Funktionen können Ihnen helfen, besser mit dem Team zu interagieren, um Ihren Verkaufsprozess zu beschleunigen, Ihre Kommunikation innerhalb des Unternehmens klarer und einfacher zu gestalten und Geschäfte schneller abzuschließen.

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die CRM-Funktionen zu erfahren, die Teamarbeit ermöglichen.

Je nachdem, welches Unternehmen Sie führen und welches Team Sie haben, haben Sie unterschiedliche Anforderungen und Vorstellungen von den Funktionen für die Zusammenarbeit, die Ihre CRM-Software bieten sollte. Daher ist es wichtig, Ihre spezifischen Geschäftsprozesse zu berücksichtigen, wenn Sie Ihre Liste mit unverzichtbaren Funktionen erstellen.

Sie können jedoch unsere Top 6 als Ausgangspunkt verwenden. Die folgende Liste von CRM-Funktionen erleichtert Ihnen den Einstieg und hilft Ihrem Team, effektiver zusammenzuarbeiten. Spoiler-Alarm: NetHunt CRM bietet alle folgenden Funktionen!

E-Mail-Vorlagen

Auch wenn es den Anschein haben mag, dass die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwenden, nur für das E-Mail-Marketing nützlich ist, ist dies nicht ganz richtig. Geteilte E-Mail-Vorlagen als CRM-Funktion haben eine Vielzahl von Anwendungen, einschließlich der Unterstützung einer effektiven Teamzusammenarbeit, der Steigerung der Produktivität Ihrer Teams und damit der Verbesserung Ihrer Verkaufsergebnisse.

Lassen Sie uns all die verschiedenen Möglichkeiten untersuchen, wie die Verwendung einer gemeinsamen Basis von E-Mail-Vorlagen Ihrem Unternehmen helfen kann.

Das Wichtigste zuerst: Es hilft, Ihre Kommunikation mit Leads zu standardisieren und somit die Customer Journey zu vereinheitlichen . Mit Hilfe von E-Mail-Vorlagen können Sie sicherstellen, dass alle Leads, die Ihre Vertriebsmitarbeiter kontaktieren, die gleiche Behandlung erhalten und die gleichen Schritte durchlaufen, wenn sie die Vertriebspipeline durchlaufen.

Sie müssen sich daran erinnern, dass Vertriebsmitarbeiter, egal wie qualifiziert und erfahren sie sind, immer noch Menschen sind. Und alle sind unterschiedlich. Wenn Sie also mehrere Vertriebsmitarbeiter in Ihrem Team haben, werden Sie schnell feststellen, dass alle einen eigenen Kommunikationsstil haben.

Je nach beruflichem und persönlichem Hintergrund verwenden Vertriebsmitarbeiter unterschiedliche Techniken und sprachliche Konstruktionen in ihren E-Mails. Dies kann häufig zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Einige Pitches werden zwangsläufig erfolgreicher sein als andere.

Als Manager ist es Ihre Aufgabe, die E- Mails mit den meisten Conversions zu erkennen und zu skalieren . Idealerweise sollten Sie alle E-Mails analysieren, die Ihre Vertriebsmitarbeiter senden, die leistungsstärksten auswählen und replizieren. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine Reihe von E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die Vertriebsmitarbeiter in zukünftigen Mitteilungen verwenden können.

Dies dient nicht nur als Inspirationsquelle für Vertriebsmitarbeiter, die mit ihren Worten nicht so gut umgehen können, sondern hilft Ihnen auch dabei, ein kohärenteres Erlebnis für Leads und Kunden zu schaffen .

In der schnelllebigen Geschäftswelt ist es normal, dass Vertriebsmitarbeiter kommen und gehen, anderen Leads und Kunden zugewiesen werden oder einfach in den Urlaub oder in den Krankenstand gehen. Dies sollte jedoch die Qualität der Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden nicht beeinträchtigen.

Sie müssen all diese Dinge berücksichtigen und sicherstellen, dass der Personalwechsel und der damit verbundene Sprachwechsel Ihre Kunden nicht verwirren und das Gespräch mit Ihrem Unternehmen weniger angenehm machen.

Dafür eignen sich unternehmensweite E-Mail-Vorlagen hervorragend. Indem Sie eine Reihe von Vorlagen erstellen, die alle Mitglieder des Teams verwenden können, wenn sie mit Leads und Kunden sprechen, minimieren Sie die Unterschiede in den Kommunikationsstilen verschiedener Personen und schaffen so ein Gefühl der kontinuierlichen Kommunikation mit Ihrer Marke, unabhängig davon, wer die E-Mail schreibt .

Und natürlich kann eine gemeinsame Basis von E-Mail-Vorlagen, die in Ihrem CRM gespeichert sind , Ihrem Team auch viel Zeit sparen . Wenn jedes Mitglied Ihres Teams eine Vorlage in den gemeinsam genutzten Bereich hochlädt, ist es nicht mehr allein, wenn es auf dem Weg zur Konvertierung eines Kunden auf ein potenzielles Hindernis stößt. Sie können die Basis durchsuchen, um eine relevante Vorlage von ihren Kollegen zu finden und das Problem schneller zu lösen.

NetHunt CRM bietet eine bequeme Möglichkeit, eine gemeinsame Basis von E-Mail-Vorlagen zu erstellen und zu organisieren, es dient als E-Mail-Marketing-CRM.

Sie können E-Mail-Vorlagen entweder direkt aus dem E-Mail-Entwurf oder direkt im CRM erstellen.

Um eine E-Mail-Vorlage aus dem E-Mail-Entwurf zu erstellen, klicken Sie auf das Seitensymbol und als neue Vorlage speichern. Dann lässt Sie das System die Vorlagenberechtigungen auswählen:

1. Persönlich (nur für Sie sichtbar) bzw
2. Freigegeben (verfügbar für andere Workspace-Benutzer)

Um eine neue E-Mail-Vorlage direkt in NetHunt CRM zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen, wählen Sie aus, ob Ihre neue Vorlage persönlich oder gemeinsam genutzt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Vorlage.

Sie können ganz einfach persönliche Vorlagen freigeben und gemeinsam nutzen. Kopieren Sie es dazu und wählen Sie die Berechtigungen Shared:

Sobald Sie eine Vorlage im freigegebenen Ordner haben, kann jeder Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich sie beim Verfassen einer neuen E-Mail verwenden.

Ausführlichere Anweisungen zum Erstellen, Speichern, Bearbeiten und Verwenden freigegebener Vorlagen finden Sie in unserem Hilfe-Center-Artikel.

Erwähnungen

Slack, Google Chat, Telegram, iMessage, E-Mail und sogar SMS der alten Schule … Die Anzahl der Möglichkeiten, Ihre Kollegen zu kontaktieren, ist heutzutage wirklich enorm. Aber wenn es darum geht, schnell die Details eines bestimmten Deals herauszufinden oder zu versuchen, dringend Hilfe von Ihren Teammitgliedern zu bekommen, erweisen sich alle auf die eine oder andere Weise als fehlerhaft und unzureichend.

In der modernen Geschäftswelt, in der jede Sekunde zählt, ist es das Überleben des Stärksten. Wenn Sie ein bisschen zu lange warten, riskieren Sie, einen Vorsprung zu verlieren, weil sie zu einem Konkurrenten wechseln, der schneller auf ihre Anfrage reagiert als Sie.

Erfahren Sie in unserem Artikel, wie Sie Ihre Rücklaufquote mit Hilfe von CRM beschleunigen.

Sie können es sich nicht leisten, in einer Nachricht zu erklären, auf welches Geschäft Sie sich beziehen, damit der Kollege, den Sie um Hilfe bitten, versteht, von wem Sie sprechen. Es ist einfach zu lang.

Stattdessen sollten Sie nach einem CRM suchen, das eine Kommunikation innerhalb des Systems anbietet. Es ist schnell, effizient und erspart Ihnen das redundante Umschalten von Registerkarten und das Kopieren von Links.

Dank der Erwähnungen von NetHunt CRM müssen Sie lediglich den Kollegen markieren, dessen Hilfe Sie benötigen, und ihn in dem Datensatz, mit dem Sie arbeiten, herbeirufen (Spoiler-Alarm: Dies funktioniert nur, wenn er Zugriff auf den Datensatz hat).

Sobald Sie Ihre Nachricht im Kommentarbereich des Datensatzes eingeben und den Kollegen markieren, wird sie auf der Chronik gespeichert und die erwähnte Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Inhalt Ihrer Nachricht und einem Link zu den Datensatz, der sie auffordert, ihn zu öffnen und Ihnen zu antworten:

Erwähnungen in NetHunt CRM sind ein perfektes Tool für den Vertriebsleiter, um das Team zu bitten, die fehlenden Details zum Kontakt/Geschäft auszufüllen oder Ratschläge zu den weiteren Schritten zum Abschluss des Geschäfts zu geben.

Anmerkungen

Eine weitere unersetzliche CRM-Funktion, die alle Teams benötigen, wenn sie gemeinsam am Abschluss eines Geschäfts arbeiten, ist Notizen.

Ein Großteil der Kommunikation mit Leads und Kunden erfolgt zwar über Textnachrichten und E-Mails, ein ebenso großer Teil davon jedoch nicht. Leider können Anrufe, persönliche Treffen und andere persönliche Interaktionen oft nicht erneut besucht werden, um nach bestimmten Informationen zu suchen. Und selbst wenn Sie Anrufaufzeichnungen speichern, dauert das Anhören immer noch viel Zeit.

Idealerweise sollten Sie sich Notizen über die Bedürfnisse und Wünsche Ihres Kunden, Sonderwünsche oder einfach nur seine allgemeinen Vorlieben machen, damit Sie bei Bedarf darauf zurückkommen können. Der naheliegendste Weg, dies zu tun, besteht darin, diese Informationen einfach auf eine Haftnotiz zu kritzeln. Aber diese sind veraltet und äußerst ineffizient, wenn Sie vorhaben, den Kunden jemals an Ihren Kollegen weiterzugeben. Außerdem gehen sie oft verloren. Hoppla!

Anstatt Details zu einem bestimmten Geschäft oder Kommentare zu einem Kunden auf ein Blatt Papier oder sogar in eine separate Textdatei oder eine Tabelle zu schreiben, speichern Sie sie direkt in dem CRM-Datensatz, der diesem Geschäft oder Kontakt zugeordnet ist. Wann immer Ihr Teammitglied oder andere am Verkaufsprozess Beteiligte diese Informationen benötigen, können sie dann einfach zum Datensatz gehen und alles sehen, ordentlich platziert am Ende der Seite.

Mit NetHunt CRM können Sie ein mehrzeiliges Feld hinzufügen, um Notizen zu machen, die für jeden sichtbar sind, der Zugriff auf diesen Datensatz hat.

Aufgaben

Wenn mehrere Teammitglieder am Abschluss desselben Geschäfts arbeiten, ist es nur fair, wenn sie ihre Arbeitslast aufteilen. Jedes Teammitglied sollte bestimmte Aufgaben haben, die es erledigen muss, um den Lead zu konvertieren.

Der beste Weg, all diese Aufgaben zu verwalten, ist innerhalb des CRM. Aus diesem Grund sollten Sie nach einem CRM suchen, das Ihnen die Möglichkeit bietet, Benutzern Aufgaben zuzuweisen und ihren Fortschritt zu verwalten, wie NetHunt CRM ;)

NetHunt CRM ermöglicht seinen Benutzern das Erstellen von Aufgaben aus:

1. Eine E-Mail. Wann immer Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang erhalten, auf die Sie (oder eines der Mitglieder Ihres Teams) reagieren müssen, klicken Sie einfach auf das Aufgabensymbol und das System erstellt automatisch eine neue Aufgabe für Sie. Die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, erhält eine Benachrichtigung und die neu erstellte Aufgabe wird mit allen Details auf ihrem Dashboard angezeigt.

2. Der Rekord. Sie können direkt zum Kontaktdatensatz in NetHunt CRM gehen und unter der Registerkarte „Aufgaben“ auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe oder Erinnerung hinzufügen“ klicken. Nach dem Speichern wird die Aufgabe dem Datensatz hinzugefügt und zeigt alle zugehörigen Aufgaben an.

3. Der dedizierte Aufgabenordner.

Sie können auch den Ersteller der Aufgabe, das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde, das Fälligkeitsdatum der Aufgabe und wie lange sie überfällig ist, sehen. Dies gibt Vertriebsmanagern zwangsläufig eine bessere Kontrolle über ihr Team und lässt sie immer den Überblick über ihre Arbeitsbelastung behalten.

Arbeitsabläufe

Im Zeitalter der vollständigen Automatisierung ist es fast zwingend erforderlich, dass Sie zumindest einige Schritte Ihrer kollaborativen Arbeit automatisieren, um die Prozesse zu beschleunigen und etwas Zeit für die Aufgaben zu gewinnen, die Ihre Kreativität und ungeteilte Aufmerksamkeit erfordern.

Heute sollten Sie nach einem CRM suchen, das Automatisierungsfunktionen bietet und es Ihnen ermöglicht, automatisch Aufgaben zuzuweisen und mit Ihren Kollegen zu interagieren, sobald Sie ihre Hilfe benötigen oder sie an der Reihe sind, in den Verkaufsprozess einzusteigen.

Mit NetHunt CRM-Workflows können Sie die Aufgabenerstellung mithilfe eines Auslösers automatisieren, z. B. das Ändern des Status eines Geschäfts.

Sie können einen Workflow einrichten, um automatisch eine bestimmte Aufgabe für Ihren Kollegen zu erstellen, wenn ein Geschäft eine bestimmte Phase erreicht. Zum Beispiel, um einen Vertrag vorzubereiten, sobald der Lead kaufbereit ist.

Berichterstattung

Schließlich ist Teamarbeit ohne Nachbesprechung nicht möglich. Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe erledigt haben, das Ende eines bestimmten Zeitraums erreicht haben oder gemeinsam mit Ihren Kollegen einen Deal abgeschlossen haben, müssen Sie die Ergebnisse und den Beitrag aller bewerten.

Aus diesem Grund müssen Sie nach einem CRM mit robuster Berichtsfunktion suchen. Teamaktivitätsberichte helfen Managern, genau zu wissen, was ihre Teammitglieder tun, wie erfolgreich sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben sind, und geben die Gründe für das Coaching an.

Erfahren Sie in unserem Artikel, wie Sie CRM-Daten nutzen, um Ihr Vertriebsteam zu coachen!

Außerdem kann die Einrichtung von Berichten andere Teammitglieder ermutigen, aktiver in ihren Verkaufsbemühungen zu sein.

Teamarbeit lässt Träume wirklich wahr werden, besonders wenn sie von einem zuverlässigen und leistungsstarken Werkzeug unterstützt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Team helfen, seine Arbeit besser zu machen, und stellen Sie ihm ein CRM vor, das umfangreiche Funktionen für die Zusammenarbeit bietet.

Probieren Sie NetHunt CRM aus – die ersten 14 Tage gehen auf unsere Kosten! ;)