6 características esenciales de CRM para la colaboración en equipo

El mercado de software CRM es uno de los mercados más competitivos y de más rápido crecimiento en la actualidad. Por lo tanto, es natural que los proveedores de CRM mejoren el nivel de su software para superar a la competencia y satisfacer las necesidades de una mayor cantidad de clientes.

Los sistemas CRM modernos van más allá de la gestión de contactos. Ofrecen una amplia gama de funciones para ayudar en las actividades de ventas y marketing, atención al cliente y colaboración eficaz en equipo.

La funcionalidad colaborativa que ofrece el software CRM puede ayudarlo a interactuar mejor con el equipo para acelerar su proceso de ventas, hacer que su comunicación dentro de la empresa sea más clara y simple, y cerrar tratos más rápido.

Lea este artículo para obtener más información sobre las funciones de CRM que hacen posible el trabajo en equipo.

Según el negocio que dirija y el equipo que tenga, tendrá diferentes necesidades e ideas sobre la funcionalidad colaborativa que debe ofrecer su software de CRM. Por lo tanto, es importante tener en cuenta sus procesos comerciales específicos al crear su lista de características imprescindibles.

Sin embargo, puede utilizar nuestro top 6 como punto de partida. La siguiente lista de características de CRM lo ayudará a comenzar y ayudará a su equipo a colaborar de manera más efectiva. Alerta de spoiler: ¡NetHunt CRM ofrece todas las siguientes características!

Plantillas de correo electrónico

Si bien puede parecer que la capacidad de crear, editar y usar plantillas de correo electrónico solo es útil para el marketing por correo electrónico, no es del todo cierto. Las plantillas de correo electrónico compartidas como función de CRM tienen una multitud de aplicaciones, que incluyen ayudar a la colaboración en equipo efectiva, aumentar la productividad de sus equipos y, por lo tanto, mejorar sus resultados de ventas.

Exploremos todas las diferentes formas en que el uso de una base compartida de plantillas de correo electrónico puede ayudar a su empresa.

Lo primero es lo primero, ayuda a estandarizar su comunicación con los clientes potenciales y, por lo tanto, unificar el viaje del cliente . Con la ayuda de las plantillas de correo electrónico, puede asegurarse de que todos los clientes potenciales con los que se comunican sus representantes de ventas reciban el mismo tratamiento y sigan los mismos pasos al avanzar por el proceso de ventas.

Debe recordar que no importa cuán hábiles y experimentados sean, los representantes de ventas siguen siendo humanos. Y todos ellos son diferentes. Por lo tanto, si tiene varios representantes de ventas en su equipo, notará rápidamente que todos ellos tienen un estilo de comunicación distinto.

Dependiendo de sus antecedentes profesionales y personales, los representantes de ventas utilizarán diferentes técnicas y construcciones lingüísticas en sus correos electrónicos. Esto a menudo puede resultar en una discrepancia en los resultados. Inevitablemente, algunos lanzamientos tendrán más éxito que otros.

Como administrador, es su trabajo detectar los correos electrónicos que obtienen la mayor cantidad de conversiones y escalarlos . Idealmente, debe analizar todos los correos electrónicos que envían sus representantes de ventas, seleccionar los de mejor rendimiento y replicarlos. La forma más sencilla de hacerlo es crear una serie de plantillas de correo electrónico para que los representantes de ventas las utilicen en futuras comunicaciones.

Esto no solo actuará como una fuente de inspiración para los representantes de ventas que no tienen un buen manejo de las palabras, sino que también lo ayudará a crear una experiencia más coherente para los clientes potenciales y los clientes .

En el entorno acelerado que es el mundo de los negocios, es normal que los representantes de ventas vayan y vengan, sean reasignados a diferentes prospectos y clientes, o simplemente se vayan de vacaciones o de baja por enfermedad. Sin embargo, no debería afectar la calidad de la comunicación entre su empresa y sus clientes.

Debe tener todas esas cosas en cuenta y asegurarse de que el cambio de personal y el cambio de idioma asociado no desconcierte a sus clientes y haga que la experiencia de conversar con su empresa sea menos cómoda.

Las plantillas de correo electrónico para toda la empresa son excelentes para eso. Al crear un conjunto de plantillas que todos los miembros del equipo pueden usar cuando hablan con clientes potenciales y clientes, minimiza la diferencia en los estilos de comunicación de diferentes personas y, por lo tanto, crea una sensación de comunicación continua con su marca, independientemente de quién escriba el correo electrónico. .

Y, por supuesto, una base compartida de plantillas de correo electrónico almacenadas en su CRM también puede ahorrarle mucho tiempo a su equipo . Cuando todos los miembros de su equipo cargan una plantilla en el espacio compartido, ya no están solos cuando enfrentan un obstáculo potencial en el camino para convertir a un cliente. Pueden buscar en la base para encontrar una plantilla relevante de sus colegas y resolver el problema más rápido.

NetHunt CRM ofrece una manera conveniente de crear y organizar una base compartida de plantillas de correo electrónico, sirve como un CRM de marketing por correo electrónico.

Puede crear plantillas de correo electrónico directamente desde el borrador del correo electrónico o directamente en el CRM.

Para crear una plantilla de correo electrónico a partir del borrador del correo electrónico, haga clic en el ícono de páginas y Guardar como nueva plantilla. Luego, el sistema te permitirá elegir los permisos de la plantilla:

1. Personal (visible solo para usted) o
2. Compartido (disponible para otros usuarios del espacio de trabajo)

Para crear una nueva plantilla de correo electrónico directamente en NetHunt CRM, vaya a Configuración > Plantillas de correo electrónico, elija si desea que su nueva plantilla sea personal o compartida y haga clic en el botón + Nueva plantilla.

Puede compartir fácilmente plantillas personales y compartirlas. Para hacer eso, cópielo y elija los permisos Compartido:

Una vez que tenga una plantilla en la carpeta compartida, todos los usuarios de su espacio de trabajo pueden usarla al redactar un nuevo correo electrónico.

Obtenga instrucciones más detalladas sobre cómo crear, guardar, editar y usar plantillas compartidas en nuestro artículo del Centro de ayuda.

Menciones

Slack, Google Chat, Telegram, iMessage, correo electrónico e incluso SMS de la vieja escuela... La cantidad de formas de contactar a sus colegas es realmente enorme hoy en día. Pero cuando se trata de averiguar rápidamente los detalles de un trato específico o tratar de obtener ayuda urgente de los miembros de su equipo, todos ellos resultan ser defectuosos e insuficientes de una forma u otra.

En el mundo empresarial moderno, donde cada segundo cuenta, es la supervivencia del más apto. Si se demora demasiado, corre el riesgo de perder una ventaja porque cambia a un competidor que reacciona a su solicitud más rápido que usted.

Aprenda cómo acelerar su tasa de respuesta con la ayuda de CRM en nuestro artículo.

No puede permitirse el lujo de explicar a qué trato se refiere en un mensaje para que el colega al que busca ayuda entienda de quién está hablando. Es demasiado largo.

En su lugar, debe buscar un CRM que ofrezca comunicación dentro del sistema. Es rápido, eficiente y le evita tener que cambiar de pestaña y copiar enlaces de forma redundante.

Gracias a las menciones de NetHunt CRM, todo lo que necesita hacer es etiquetar al colega cuya ayuda necesita y convocarlo en el registro con el que está trabajando (alerta de spoiler: esto solo funcionará si tiene acceso al registro).

Tan pronto como escriba su mensaje en la sección de comentarios del registro y etiquete al compañero de trabajo, se guardará en la línea de tiempo y la persona mencionada recibirá una notificación por correo electrónico con el contenido de su mensaje y un enlace a el registro que les pedirá que lo abran y le respondan:

Las menciones de NetHunt CRM son una herramienta perfecta para que el gerente de ventas le pida al equipo que complete los detalles faltantes sobre el contacto/acuerdo o brinde un consejo sobre los pasos a seguir para cerrar el trato.

notas

Otra característica insustituible de CRM que todos los equipos necesitan cuando trabajan en colaboración para cerrar un trato son las Notas.

Si bien gran parte de la comunicación con los clientes potenciales y los clientes se realiza a través de mensajes de texto y correos electrónicos, una parte igualmente grande no lo hace. Desafortunadamente, las llamadas, las reuniones personales y otras interacciones cara a cara a menudo no se pueden revisar para buscar información específica. E incluso si almacena grabaciones de llamadas, escucharlas aún lleva mucho tiempo.

Idealmente, debe tomar notas de las necesidades y deseos de su cliente, solicitudes especiales o simplemente sus preferencias generales a medida que avanza para que pueda volver a ellos cuando sea necesario. La forma más obvia de hacer esto es simplemente escribir esta información en una nota adhesiva. Pero esos están anticuados y son extremadamente ineficientes si alguna vez planea pasar el cliente a su colega. Además, a menudo se pierden. ¡Ups!

En lugar de escribir los detalles de un trato específico o comentarios sobre un cliente en una hoja de papel, o incluso en un archivo de texto separado o en una hoja de cálculo, guárdelos directamente en el registro de CRM asociado con este trato o contacto. Luego, cada vez que un miembro de su equipo o cualquier otra persona involucrada en el proceso de ventas necesite encontrar esta información, simplemente puede ir al registro y verlo todo, perfectamente ubicado en la parte inferior de la página.

NetHunt CRM le permite agregar un campo de varias líneas para hacer notas que serán visibles para todos los que tengan acceso a ese registro.

Tareas

Si hay varios miembros del equipo trabajando para cerrar el mismo trato, es justo que dividan su carga de trabajo. Cada miembro del equipo debe tener un conjunto específico de tareas que deben completar para convertir al cliente potencial.

La mejor manera de administrar todas estas tareas es desde el CRM. Es por eso que debe buscar un CRM que le ofrezca la oportunidad de asignar tareas a los usuarios y administrar su progreso, como NetHunt CRM;)

NetHunt CRM permite a sus usuarios crear tareas desde:

1. Un correo electrónico. Cada vez que reciba un correo electrónico en su bandeja de entrada en el que usted (o uno de los miembros de su equipo) necesite actuar, simplemente haga clic en el ícono Tareas y el sistema creará automáticamente una nueva tarea para usted. La persona a la que le asigne la tarea recibirá una notificación y la tarea recién creada aparecerá en su tablero con todos los detalles.

2. El registro. Puede ir directamente al registro de contacto en NetHunt CRM y hacer clic en el botón Agregar una nueva tarea o recordatorio en la pestaña Tareas. Una vez guardada, la Tarea se agregará al Registro y mostrará todas las tareas relacionadas.

3. La carpeta Tareas dedicada.

También puede ver el creador de la tarea, la fecha en que se creó la tarea, la fecha de vencimiento de la tarea y cuánto tiempo lleva atrasada. Esto seguramente les dará a los gerentes de ventas un mejor control de su equipo y les permitirá estar siempre al tanto de su carga de trabajo.

Flujos de trabajo

En la era de la automatización total, es casi obligatorio que automatices al menos algunos pasos de tu trabajo colaborativo para acelerar los procesos y liberar algo de tiempo para las tareas que requieren tu creatividad y toda tu atención.

Hoy en día, debe buscar un CRM que ofrezca funcionalidad de automatización y le permita asignar tareas automáticamente e interactuar con sus colegas una vez que necesite su ayuda o sea su turno de ingresar al proceso de ventas.

Los flujos de trabajo de NetHunt CRM le permiten automatizar la creación de tareas con el uso de un disparador, como cambiar el estado de un trato.

Puede configurar un flujo de trabajo para crear automáticamente una tarea específica para su colega cada vez que un trato pasa a una determinada etapa. Por ejemplo, para preparar un contrato una vez que el lead esté listo para comprar.

Informes

Finalmente, el trabajo en equipo es imposible sin debriefing. Una vez que complete una tarea específica, llegue al final de un cierto período de tiempo o cierre un trato con sus colegas, debe evaluar los resultados y la contribución de todos.

Es por eso que necesita buscar un CRM con una sólida funcionalidad de informes. Los informes de actividad del equipo ayudarán a los gerentes a saber exactamente qué están haciendo los miembros de su equipo, qué tan exitosos son al completar sus tareas y brindarán las bases para el entrenamiento.

¡Aprenda cómo usar los datos de CRM para entrenar a su equipo de ventas en nuestro artículo!

Además, contar con informes puede alentar a otros miembros del equipo a ser más activos en sus esfuerzos de venta.

El trabajo en equipo realmente hace que los sueños funcionen, especialmente cuando cuenta con la ayuda de una herramienta confiable y poderosa. Asegúrese de ayudar a su equipo a hacer mejor su trabajo y presénteles un CRM que ofrezca una amplia funcionalidad de colaboración.

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