チームコラボレーションに不可欠な6つのCRM機能
公開: 2022-07-13CRMソフトウェア市場は、今日最も急速に成長し、最も競争の激しい市場の1つです。 したがって、CRMベンダーがソフトウェアをレベルアップして競合他社を凌駕し、より多くの顧客のニーズを満たすのは当然のことです。
最新のCRMシステムは、連絡先管理を超えています。 これらは、販売およびマーケティング活動、顧客サポート、および効果的なチームコラボレーションを支援するための幅広い機能を提供します。
CRMソフトウェアが提供するコラボレーション機能は、チームとのやり取りを改善して、販売プロセスをスピードアップし、社内のコミュニケーションをより明確かつシンプルにし、取引をより迅速に成立させるのに役立ちます。
チームワークを可能にするCRM機能の詳細については、この記事をお読みください。
実行するビジネスとチームに応じて、CRMソフトウェアが提供する必要のあるコラボレーション機能に関するさまざまなニーズとアイデアがあります。 したがって、機能の必須アイテムのリストを作成するときは、特定のビジネスプロセスを考慮することが重要です。
ただし、開始点として上位6つを使用できます。 次のCRM機能のリストは、開始し、チームがより効果的にコラボレーションするのに役立ちます。 ネタバレ注意：NetHunt CRMは、次のすべての機能を提供します。
メールテンプレート
電子メールテンプレートを作成、編集、および使用する機能は、電子メールマーケティングにのみ役立つように見えるかもしれませんが、それは完全に真実ではありません。 CRM機能としての共有メールテンプレートには、効果的なチームコラボレーションの支援、チームの生産性の向上、したがって販売実績の向上など、多数のアプリケーションがあります。
メールテンプレートの共有ベースを使用することがビジネスに役立つさまざまな方法をすべて調べてみましょう。
まず第一に、それはリードとのコミュニケーションを標準化するのに役立ち、したがって、カスタマージャーニーを統一するのに役立ちます。 メールテンプレートを使用すると、営業担当者が同じ待遇を受け、営業パイプラインを下るときに同じ手順を実行するために、すべてのリードに連絡していることを確認できます。
どんなに熟練していて経験豊富であっても、営業担当者は依然として人間であることを覚えておく必要があります。 そして、それらはすべて異なります。 したがって、チームに複数の営業担当者がいる場合は、全員が異なるコミュニケーションスタイルを持っていることにすぐに気付くでしょう。
営業担当者は、専門的および個人的な経歴に応じて、電子メールでさまざまな手法と言語構造を使用します。 これにより、結果に不一致が生じることがよくあります。 必然的に、いくつかのピッチは他よりも成功するでしょう。
マネージャーとして、最も多くのコンバージョンを獲得したメールを見つけてスケーリングするのはあなたの仕事です。 理想的には、営業担当者が送信するすべての電子メールを分析し、最もパフォーマンスの高い電子メールを選び出し、それらを複製する必要があります。 これを行う最も簡単な方法は、営業担当者が将来のコミュニケーションで使用するための一連の電子メールテンプレートを作成することです。
これは、言葉があまりよくない営業担当者にとってインスピレーションの源となるだけでなく、見込み客や顧客にとってより一貫性のあるエクスペリエンスを生み出すのにも役立ちます。
ビジネスの世界が急速に変化している環境では、営業担当者が出入りしたり、別のリードやクライアントに再割り当てされたり、単に休暇や病気休暇に出かけたりするのが普通です。 しかし、それはあなたのビジネスとあなたのクライアントの間のコミュニケーションの質に影響を与えるべきではありません。
これらすべてのことを考慮に入れ、スタッフの切り替えとそれに関連する言語の変更がクライアントを困惑させたり、ビジネスとの会話の経験を不快にしたりしないようにする必要があります。
全社的なメールテンプレートはそのために最適です。 チームのすべてのメンバーがリードや顧客と話すときに使用できる一連のテンプレートを作成することで、さまざまな人のコミュニケーションスタイルの違いを最小限に抑え、したがって、誰がメールを書いたかに関係なく、ブランドとの継続的なコミュニケーションの感覚を生み出すことができます。 。
そしてもちろん、CRMに保存されている電子メールテンプレートの共有ベースにより、チームの時間を大幅に節約することもできます。 チームのすべてのメンバーが共有スペースにテンプレートをアップロードすると、顧客を変換する途中で潜在的な障害に直面したときに、メンバーだけではなくなります。 彼らはベースを掘り下げて同僚から関連するテンプレートを見つけ、問題をより迅速に解決することができます。
NetHunt CRMは、電子メールテンプレートの共有ベースを作成および整理するための便利な方法を提供し、電子メールマーケティングCRMとして機能します。
メールドラフトから直接、またはCRMで直接メールテンプレートを作成できます。
メールの下書きからメールテンプレートを作成するには、ページアイコンをクリックして、新しいテンプレートとして保存します。 次に、システムはテンプレートの権限を選択できるようにします。
- 個人（あなただけに見える）または
- 共有（他のワークスペースユーザーが利用可能）
NetHunt CRMで直接新しい電子メールテンプレートを作成するには、[設定]> [電子メールテンプレート]に移動し、新しいテンプレートを個人用にするか共有するかを選択して、[+新しいテンプレート]ボタンをクリックします。
個人用テンプレートを簡単に共有して共有することができます。 これを行うには、それをコピーして、共有権限を選択します。
共有フォルダーにテンプレートを作成すると、ワークスペース内のすべてのユーザーが新しい電子メールを作成するときにそのテンプレートを使用できます。
ヘルプセンターの記事で、共有テンプレートの作成、保存、編集、および使用に関する詳細な手順を確認してください。
言及
Slack、Googleチャット、Telegram、iMessage、メール、さらには昔ながらのSMS…同僚に連絡する方法の数は、今日では本当に途方もないものです。 しかし、特定の取引の詳細をすばやく見つけたり、チームメンバーから緊急に助けを得ようとしたりすると、すべてのメンバーに欠陥があり、何らかの形で不十分であることがわかります。
毎秒が重要である現代のビジネスの世界では、それは適者生存です。 少し長くストールすると、あなたよりも早く彼らの要求に反応する競合他社に彼らが切り替わるため、リードを失うリスクがあります。
私たちの記事でCRMの助けを借りてあなたの応答率をスピードアップする方法を学びましょう。
あなたが助けを求めて手を差し伸べている同僚があなたが話している人を理解するように、あなたはあなたがどの取引を参照しているのかをメッセージで説明する贅沢をする余裕はありません。 長すぎます。
代わりに、システム内で通信を提供するCRMを探す必要があります。 これは迅速で効率的であり、冗長なタブ切り替えやリンクコピーを不要にします。
NetHunt CRMの言及のおかげで、あなたがする必要があるのは、あなたが助けを必要としている同僚にタグを付け、あなたが作業しているレコードで彼らを召喚することです（ネタバレ注意：これは彼らがレコードにアクセスできる場合にのみ機能します）。
レコードのコメントセクションにメッセージを入力して同僚にタグを付けるとすぐに、メッセージはタイムラインに保存され、言及された人にメッセージの内容とへのリンクが記載された電子メール通知が届きます。それらを開いてあなたに応答するように促すレコード：
NetHunt CRMの言及は、セールスマネージャーがチームに連絡先/取引に関する不足している詳細を記入するように依頼したり、取引を成立させるためのさらなるステップについてアドバイスを提供したりするのに最適なツールです。
ノート
すべてのチームが協力して取引を成立させるために必要なもう1つのかけがえのないCRM機能は、Notesです。
リードや顧客との多くのコミュニケーションはテキストメッセージや電子メールを介して行われますが、同様に大部分はそうではありません。 残念ながら、電話、個人的な会議、およびその他の対面のやり取りは、特定の情報を掘り下げるために再訪できないことがよくあります。 また、通話録音を保存している場合でも、録音を聞くには時間がかかります。
理想的には、必要なときにクライアントに戻ることができるように、クライアントのニーズと要望、特別な要求、またはクライアントの一般的な好みをメモしておく必要があります。 これを行う最も明白な方法は、この情報を付箋に書き留めることです。 しかし、クライアントを同僚に引き継ぐことを計画している場合、それらは古く、非常に非効率的です。 その上、彼らはしばしば迷子になります。 おっとっと！
特定の取引の詳細や顧客に関するコメントを紙に書き留めたり、別のテキストファイルやスプレッドシートに書き込んだりする代わりに、この取引または連絡先に関連付けられたCRMレコードに直接保存します。 そうすれば、チームメンバーや販売プロセスに関与する他の人がこの情報を見つける必要があるときはいつでも、レコードにアクセスして、ページの下部にきちんと配置されたすべてを見ることができます。
NetHunt CRMを使用すると、複数行のフィールドを追加して、そのレコードにアクセスできるすべての人に表示されるメモを作成できます。
タスク
同じ取引の成立に取り組んでいるチームメンバーが複数いる場合、彼らがワークロードを分割するのは公正なことです。 各チームメンバーは、リードを変換するために完了する必要のある特定の一連のタスクを持っている必要があります。
これらすべてのタスクを管理する最良の方法は、CRM内からです。 そのため、NetHunt CRMのように、ユーザーにタスクを割り当てて進行状況を管理する機会を提供するCRMを探す必要があります;）
NetHunt CRMを使用すると、ユーザーは次の場所からタスクを作成できます。
1.メール。 あなた（またはあなたのチームのメンバーの1人）が行動する必要がある電子メールを受信箱に受け取るときはいつでも、タスクアイコンをクリックするだけで、システムはあなたのために新しいタスクを自動作成します。 タスクを割り当てた人に通知が届き、新しく作成されたタスクがすべての詳細とともにダッシュボードに表示されます。
2.記録。 NetHunt CRMの連絡先レコードに直接移動し、[タスク]タブの下にある[新しいタスクまたはリマインダーの追加]ボタンをクリックできます。 保存すると、タスクがレコードに追加され、関連するすべてのタスクが表示されます。
3.専用のタスクフォルダ。
また、タスクの作成者、タスクが作成された日付、タスクの期日、およびタスクの延滞期間を確認することもできます。 これにより、営業マネージャーはチームをより適切に管理できるようになり、常にワークロードを常に把握できるようになります。
ワークフロー
完全自動化の時代では、共同作業の少なくともいくつかのステップを自動化して、プロセスをスピードアップし、創造性と細心の注意を必要とするタスクのために時間を解放することがほぼ必須です。
今日では、自動化機能を提供し、タスクを自動的に割り当てて、同僚の助けが必要になったとき、または販売プロセスに入る番になったときに同僚とやり取りできるCRMを探す必要があります。
NetHunt CRMワークフローを使用すると、取引のステータスを変更するなど、トリガーを使用してタスクの作成を自動化できます。
取引が特定の段階に移行するたびに、同僚のために特定のタスクを自動的に作成するワークフローを設定できます。 たとえば、リードを購入する準備ができたら契約を準備します。
報告
最後に、チームワークは報告なしでは不可能です。 特定のタスクを完了したり、特定の期間の終わりに到達したり、同僚と取引を成立させたりしたら、結果と全員の貢献を評価する必要があります。
そのため、堅牢なレポート機能を備えたCRMを探す必要があります。 チームアクティビティレポートは、マネージャーがチームメンバーが何をしているか、タスクの完了にどれだけ成功しているかを正確に把握し、コーチングの根拠を与えるのに役立ちます。
私たちの記事で、CRMデータを使用して営業チームを指導する方法を学びましょう！
さらに、レポートを作成しておくと、他のチームメンバーが販売活動に積極的に取り組むようになります。
チームワークは、特に信頼性が高く強力なツールによって支援されている場合、夢を実際に機能させます。 チームがより良い仕事をするのを助け、広範なコラボレーション機能を提供するCRMをチームに紹介するようにしてください。
NetHunt CRMを試してみてください—最初の14日間は私たちにあります！ ;）