PMS-Funktionen und Anwendungsfälle zur intelligenten Verwaltung von Projekten

Zusammenfassung : Was macht Projektmanagement-Software bei Projektmanagern und anderen Fachleuten so beliebt? Informieren Sie sich über die erstaunlichen Funktionen, die Aufgaben wie Projektplanung, Budgetierung, Aufgabenplanung und Projektstatusverfolgung viel einfacher machen können.

Projektmanagement-Software soll Unternehmen bei der Planung, Terminierung, Ausführung, Verfolgung und Ressourcenzuweisung eines Projekts unterstützen. Es verwaltet und optimiert effektiv alle Aufgaben im Zusammenhang mit einem Projekt für seinen erfolgreichen Abschluss. Von der Aufgabenplanung bis zum erfolgreichen Abschluss verfolgt und verwaltet die Software den gesamten Zyklus eines Projekts.

Lernen wir einige der PMS-Funktionen kennen, die Ihnen beim Projektmanagement helfen könnten.

Die zentralen Thesen

Funktionen von Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software sollte Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zusammenarbeit in Echtzeit, Ressourcenverwaltung, Benutzerrollenverwaltung, Projektplanung und mehr bieten. Alle PMS-Funktionen sollen Benutzern helfen, alle ihre Projekte erfolgreich an einem Ort zu verwalten.

• Aufgabenmanagement

Die Aufgabenverwaltung ist eine der wichtigsten PMS-Funktionen. Es hilft Unternehmen, jedes Projekt vom Zeitpunkt des Eintritts in die Pipeline bis zu seinem Abschluss im Auge zu behalten. Die Lösung bietet mehrere Möglichkeiten, die mit einem Projekt verbundenen Aufgaben und Unteraufgaben in der Zeitleiste darzustellen. Einige der gebräuchlichsten Formate, einschließlich

• Gantt-Diagramme

Das Gantt-Diagramm hilft Ihnen dabei, Ihre in einem bestimmten Zeitraum erledigten Aufgaben im Vergleich zur geplanten Zeit für diese Aufgaben darzustellen. Es kann Projektdetails wie die Fristen der Aufgabe, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Aufgabenmitglieder usw. enthalten.

• Scrum-Boards

Es ermöglicht Benutzern, das Projekt in drei Unterabschnitte zu unterteilen: To Do, In Progress und Completion. Es funktioniert, indem das Projekt in Sprints mit bestimmten Fälligkeitsdaten unterteilt wird. Auf diese Weise wird es für Organisationen einfacher, das Projekt mit dem Scrum-Framework abzuschließen.

• Kanban-Boards

Unter diesem Format können Organisationen alle Details über das Projekt in Form von Karten und Spalten abbilden. Die Spalten stellen den Projektstand dar und kardieren die einzelnen Aufgaben.

Beispiel: Wenn Sie eine Software entwickeln, können Sie Projektdetails in mehreren Spalten und Karten wie Projektname, in Bearbeitung, Abschluss usw. über ein Kanban-Board aufteilen. Alle Aufgaben können in Sprints wie Design, Entwicklung, Inhalt usw. entwickelt werden. Mit der Drag-and-Drop-Funktion können Sie diese Aufgaben einfach in mehrere Spalten verschieben, die verschiedene Phasen des Softwareentwicklungsprojekts hervorheben.

• Projektplanung und Terminierung

Die Planung des Projekts und die Zuweisung an die Teammitglieder ist wichtig für die termingerechte Durchführung des Projekts. Projektmanagement-Software hilft dem Team, das Projekt in mehrere Teilaufgaben aufzuteilen und diese bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen. Darüber hinaus können Benutzer Fälligkeitsdaten und Dauer für das Projekt hinzufügen. Dies hilft Projektmanagern, eine klare Roadmap des Projekts zusammen mit der Zeit zu pflegen, die benötigt wird, um es mit den PMS-Funktionen abzuschließen.

Mit dem Planer erhalten Sie einen Überblick darüber, wie viele Stunden für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden, priorisieren Sie Aufgaben und planen Sie Ihre bevorstehenden Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projekt einfach.

Beispiel: Bauingenieure können Projektmanagement-Software für die Planung des Entwurfs und Baus beliebiger Infrastrukturen verwenden. Sie können Aufgaben für verschiedene Phasen eines Projekts planen und mit Teammitgliedern planen.

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• Finanzmanagement

Das Erstellen und Verwalten des Budgets ist wichtig, um eine Schätzung der Ausgaben zu erhalten, die für den Projektabschluss anfallen müssen. Mit einer Projektmanagement-Software kann der Projektmanager ein Budget erstellen, das auf den Ressourcen und verschiedenen Kosten wie Arbeit, Maschinen, Materialien usw. basiert. Dies würde sicherstellen, dass das Projekt innerhalb der Kosten abgeschlossen wird und keine Geldverschwendung stattfindet.

Die Budgetierung trägt auch dazu bei, sicherzustellen, dass angemessene Mittel für den rechtzeitigen Abschluss eines Projekts verfügbar sind. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Budget für ein Projekt zu erstellen, einschließlich analoger Schätzung, Ertragswertanalyse, parametrischer Schätzung, Bottom-up-Methode, Top-down-Methode und mehr. Organisationen können jede der Projektbudgetierungsmethoden für die Budgeterstellung verwenden.

Beispiel: Bauingenieure können das Budget für ein Projekt zuweisen, indem sie die Kosten für Humankapital, Rohstoffe, Maschinen usw. für eine rechtzeitige Fertigstellung schätzen. Dies wird dazu beitragen, die Verschwendung von Ressourcen zu minimieren.

• Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist eine der PMS-Funktionen, insbesondere wenn Sie mit den Stakeholdern arbeiten. Mit PMS-Software können Organisationen die für jedes Projekt aufgewendeten Stunden verfolgen und Projektstundensätze hinzufügen. Dies hilft ihnen, die Ausgaben für jedes Projekt zu erfassen und die Rechnung für Kunden zu erstellen. Die mit der Software erstellte Rechnung enthält alle Details des Projekts, einschließlich Arbeitsstunden, berechnete Stundensätze, gegebenenfalls Steuern, Kundendaten usw.

Beispiel: Wenn Sie eine Website für Ihren Kunden gestalten, können Sie die Arbeitszeiten für jedes Designprojekt verfolgen und die Arbeitskosten berechnen. Sobald das Designprojekt abgeschlossen ist, können Sie Ihren Stakeholdern problemlos Rechnungen stellen und entsprechende Rechnungen erstellen.

• Zusammenarbeit

Ein großes Projekt kann aus mehreren Teammitgliedern bestehen, die an den verschiedenen Aspekten des Projekts arbeiten. Daher ist es wichtig, dass es einen schnellen Kommunikationskanal gibt, um zusammenzuarbeiten und relevante Informationen mit anderen Teammitgliedern auszutauschen.

Die Projektzusammenarbeitsfunktion einer Projektmanagementlösung ermöglicht es Unternehmen, in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten, indem sie Dateien, Kalender und Kontaktlisten in Echtzeit gemeinsam nutzen können. Jedes Teammitglied kann Informationen in das System einfügen, wodurch es für sie einfacher wird, Projektinformationen überall und jederzeit hinzuzufügen und darauf zuzugreifen.

Darüber hinaus hilft die Verfügbarkeit eines Team-Dashboards auch dabei, ständig zu überprüfen, ob das Team die festgelegten KPIs erfüllt oder nicht. Je nach Lösung können Benutzer direkt Nachrichten senden oder in einer Gruppe chatten, um besser mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.

Beispiel: In einem Softwareentwicklungsteam können Mitglieder mit Hilfe dieses Tools in Echtzeit zusammenarbeiten, während sie Software entwickeln. Teammitglieder, die an den verschiedenen Aspekten wie Design, Prototyping, Inhalt usw. arbeiten, können sich jederzeit über Änderungen in verschiedenen Softwareentwicklungsprozessen austauschen.

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• Resourcenmanagement

Eine Organisation muss Aufzeichnungen über alle Ressourcen führen, die zum Abschließen eines bestimmten Projekts erforderlich sind, z. B. Besprechungsräume oder Materialien für das Projekt. Eine Projektmanagementlösung hilft Benutzern bei der Planung aller Projektressourcen und bietet eine grobe Schätzung jeder Ressource, die zum Abschluss des Projekts benötigt wird. Dies hilft Unternehmen, ihre Projektressourcen vernünftig zu verwalten und Mehrausgaben zu vermeiden.

Darüber hinaus kann der Projektmanager die Verfügbarkeit von Ressourcen einfach überprüfen, sie bestimmten Projekten zuweisen und sicherstellen, dass alle Mitglieder über die erforderlichen Ressourcen verfügen, die für den Projektabschluss erforderlich sind.

Beispiel: E-Commerce-Unternehmen können Projektmanagement-Software verwenden, um Ressourcen für die rechtzeitige Lieferung ihrer Waren bereitzustellen. Beispielsweise können sie Lieferpartner nach Zeitzone, Standort und Verfügbarkeit der Arbeitskräfte zuweisen.

• Benutzerrollenverwaltung

Projektbezogene Daten wie Finanzdaten oder Kundeninformationen sind nicht immer für alle Mitarbeiter zugänglich. Daher helfen die Benutzerrollen-, Berechtigungsverwaltungs- und Zugriffskontrollfunktionen Unternehmen, Berechtigungen für eine bestimmte Teilaufgabe des Projekts zu erstellen und zu verwalten. Dadurch wird der Zugriff auf vertrauliche Projektinformationen eingeschränkt.

Darüber hinaus hilft es ihnen, den Teammitgliedern private Aufgaben oder Projekte zuzuweisen und benutzerdefinierte Rollen für bestimmte Projekte zu definieren.

Beispiel: Mitarbeiter der Cybersicherheitsabteilung können rollenbasierte Berechtigungen erstellen und verwalten, während sie mit den Mitarbeiter- und Kundendaten arbeiten. Sie können den Zugriff auf diese Daten für Mitarbeiter einschränken, die außerhalb dieser Abteilung arbeiten.

• Echtzeit-Berichte und -Analysen

Alle Teammitglieder müssen über das Projekt auf dem Laufenden bleiben. Mit Echtzeit-Berichten werden alle am Projekt arbeitenden Mitglieder über den Fortschritt, verpasste Fristen oder andere laufende Änderungen im Projekt benachrichtigt. Einige Projektmanagement-Softwarelösungen bieten sogar Berichtsanpassungsfunktionen, um Berichte gemäß den Geschäftsanforderungen anzupassen.

Sie können beispielsweise mehrere Vorlagen wie KPI-Berichte verwenden, um den Fortschritt eines Projekts zu messen. Daher können Sie durch Vergleichen der Berichte Probleme mit dem aktuellen Projekt finden und Strategien zu ihrer Überwindung formulieren.

Benutzer können auch ein Projekt-KPI-Dashboard erstellen, um den Fortschritt des Projekts anhand festgelegter KPIs wie dem geplanten und tatsächlichen Projektwert, dem Prozentsatz abgeschlossener Aufgaben usw. zu messen. Dies würde dazu beitragen, die Erfolgsrate eines Projekts zu verbessern.

Beispiel: Social-Media-Manager erstellen nicht nur effektive Social-Media-Marketingstrategien, sondern messen auch deren Effektivität durch Echtzeit-Berichte. Sie können Engpässe in Marketingstrategien finden, indem sie sie mit denen der Konkurrenz vergleichen.

• Kalenderfreigabe

Ein Projektkalender hilft Produktmanagern, den Zeitplan eines Projekts systematisch zu organisieren. Es definiert die Arbeitszeiten und arbeitsfreien Zeiten eines Projekts und ermöglicht es Benutzern, Aufgaben zusammen mit ihrem Fälligkeitsdatum zu erstellen, die Aufgaben Teammitgliedern zuzuweisen und alle Meilensteine ​​​​für ein Projekt aufzuzeichnen.

Indem der erstellte Kalender mit dem Team geteilt wird, kann der Manager sicherstellen, dass alle Mitglieder rechtzeitig Benachrichtigungen für alle geplanten Aufgaben, Besprechungen, Veranstaltungen usw. im Zusammenhang mit dem Projekt erhalten. Dadurch würde sichergestellt, dass alle am Projekt beteiligten Mitglieder an allen Projektsitzungen teilnehmen.

Beispiel: Das Verkaufsteam kann einen Kalender für mehrere Kundenmeetings oder Verkaufskampagnen erstellen und diesen mit den Mitgliedern teilen. Sie können auch weitere Details zu diesen Besprechungen zum Kalender für Teammitglieder hinzufügen.

• Dokumenten-Management

Während der Arbeit an einem Projekt muss die Organisation mehrere Dokumente erstellen und verwalten, einschließlich Projektdetails, Stakeholder-Details, Projektzeitplan, Projektbudget usw. Eine Projektmanagementlösung hilft Organisationen dabei, all diese Dokumente in Echtzeit zu erstellen und zu verwalten. Daher wird es Teammitgliedern erleichtert, Dokumente zu erstellen, sie in Echtzeit zu aktualisieren, sie mit Stakeholdern zu teilen usw.

Mit der Software können Teammitglieder an einem Ort auf alle projektbezogenen Dokumente zugreifen, anstatt sie wahllos zu suchen. Darüber hinaus bietet es die Integration mit Cloud-Speicherlösungen von Drittanbietern wie Dropbox , OneDrive , Google Drive usw. für die zusätzliche Speicherung von Dokumenten.

Empfohlene Lektüre: Einsatz von Projektmanagement-Software in der Bauindustrie

• Benutzerdefinierter Arbeitsablauf

Der benutzerdefinierte Workflow ist eine der wichtigsten PMS-Funktionen zum Verwalten von Projekten und Aufgaben. Die Software bietet vorgefertigte Vorlagen, um den Workflow für verschiedene Abteilungen wie Personalwesen, Vertrieb, Marketing, IT-Sektor usw. anzupassen. Dadurch wird es den Benutzern erleichtert, den Workflow schnell zu erstellen.

Die Lösung bietet jedoch auch das Modul zum Anpassen dieser Workflows, indem bestimmte Abschnitte entsprechend den Projektanforderungen hinzugefügt oder entfernt werden. Auf diese Weise bietet es die vollständige Kontrolle über die Projektstruktur.

Beispiel: Die Personalabteilung kann beim Erstellen von Aufgaben für die Personalbeschaffung eine vorgefertigte Vorlage auswählen und sie an ihre Anforderungen anpassen. Sie können bestimmte Module wie Onboarding entfernen oder hinzufügen und ein separates Projekt dafür erstellen.

• Integration

Die Software kann in Mutterunternehmenslösungen integriert werden, um Unternehmen bei der Verwaltung mehrerer Aufgaben von einer einzigen Plattform aus zu unterstützen. Es handelt sich um integrale PMS-Funktionen.

E- Mail-Software-Integration: Die E-Mail-Integration würde Ihnen helfen, Ihren Teammitgliedern direkt über die Software zu antworten. Darüber hinaus können Sie auch Aufgaben erstellen, Besprechungen planen, Kalender mit dem Team teilen usw.

CRM-Integration: Die Integration mit CRM-Software würde Ihnen helfen, alle Informationen zu den Projektbeteiligten an einem Ort zu halten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, alle Kundeninformationen in einem separaten Portal zu pflegen.

Integration des Identitätsmanagementsystems: Durch diese Integration kann der Projektmanager rollenbasierte Berechtigungen für das Projekt zuweisen und verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die richtigen Mitglieder Zugriff auf die spezifischen Projektdaten haben.

Fazit

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann Projektmanagement-Software auf vielfältige Weise helfen, z. B. Zusammenarbeit in Echtzeit, Aufgabenverwaltung, Berechtigungsverwaltung und so weiter. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an die Verwaltung von Projekten. Wählen Sie daher eine Software, die Ihren Geschäftszielen und den Anforderungen an PMS-Funktionen entspricht.

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