ฟังก์ชัน PMS และกรณีการใช้งานเพื่อจัดการโครงการอย่างชาญฉลาด

เผยแพร่แล้ว: 2023-01-25

สรุป : อะไรทำให้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นที่นิยมในหมู่ผู้จัดการโครงการและมืออาชีพอื่น ๆ ค้นหาคุณสมบัติอันน่าทึ่งที่สามารถทำให้งานต่างๆ เช่น การวางแผนโครงการ การจัดทำงบประมาณ การจัดตารางงาน และการติดตามสถานะโครงการง่ายขึ้นมาก

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีไว้เพื่อช่วยธุรกิจในการวางแผน กำหนดเวลา ดำเนินการ ติดตาม และจัดสรรทรัพยากรของโครงการ มันจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สำเร็จลุล่วง ตั้งแต่การวางแผนงานจนกระทั่งเสร็จสิ้น ซอฟต์แวร์จะติดตามและจัดการวงจรทั้งหมดของโครงการ

มาเรียนรู้เกี่ยวกับฟังก์ชัน PMS บางส่วนที่สามารถช่วยคุณในการจัดการโครงการได้

ประเด็นที่สำคัญ

1. 77% ของโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการตาม Hive, 2020
2. 58% ของบริษัทระบุว่าอัตราความสำเร็จของโครงการดีขึ้นในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา (KPMG, 2019)
3. ธุรกิจที่ใช้วิธีปฏิบัติด้านการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะสูญเสียทรัพยากรน้อยกว่าคู่แข่งที่ไม่ได้ใช้ถึง 28 เท่า (ซีไอโอ, 2562).
4. 67% ของโครงการขององค์กรที่ประเมินค่าการจัดการโครงการต่ำเกินไปจนเกิดความล้มเหลว (PMI, 2020)

หน้าที่ของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ฟังก์ชัน PMS และกรณีการใช้งานเพื่อจัดการโครงการภายในอย่างชาญฉลาด

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ควรมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การจัดการงาน การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การจัดการทรัพยากร การจัดการบทบาทของผู้ใช้ การวางแผนโครงการ และอื่นๆ ฟังก์ชั่น PMS ทั้งหมดมีไว้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการโครงการทั้งหมดได้สำเร็จในที่เดียว

การจัดการงาน

การจัดการงานเป็นหนึ่งในฟังก์ชั่น PMS ที่สำคัญที่สุด ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามแต่ละโครงการได้ตั้งแต่เริ่มดำเนินการจนเสร็จสิ้น โซลูชันนำเสนอหลายวิธีในการนำเสนองานและงานย่อยที่เกี่ยวข้องกับโครงการในไทม์ไลน์ รูปแบบที่พบมากที่สุด ได้แก่ -

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์จะช่วยคุณในการนำเสนองานของคุณที่เสร็จสิ้นในช่วงเวลาหนึ่งๆ เมื่อเทียบกับเวลาที่วางแผนไว้สำหรับงานเหล่านี้ ซึ่งอาจรวมถึงรายละเอียดโครงการ เช่น วันครบกำหนดของงาน การขึ้นต่อกันระหว่างงาน สมาชิกของงาน เป็นต้น

กระดานต่อสู้

ช่วยให้ผู้ใช้แบ่งโครงการออกเป็นสามส่วนย่อย ได้แก่ สิ่งที่ต้องทำ กำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้น มันทำงานโดยแบ่งโครงการออกเป็น sprints โดยมีวันครบกำหนดเฉพาะ ดังนั้นจึงทำให้องค์กรสามารถทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยกรอบการต่อสู้ได้ง่ายขึ้น

บอร์ด Kanban

ภายใต้รูปแบบนี้ องค์กรสามารถกำหนดรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการในรูปแบบของการ์ดและคอลัมน์ คอลัมน์แสดงถึงขั้นตอนของโครงการและการ์ดงานแต่ละรายการ

ตัวอย่าง: หากคุณกำลังพัฒนาซอฟต์แวร์ คุณสามารถแยกรายละเอียดโครงการออกเป็นหลายคอลัมน์และการ์ด เช่น ชื่อโครงการ กำลังดำเนินการ เสร็จสิ้น ฯลฯ ผ่านกระดาน Kanban งานทั้งหมดสามารถพัฒนาเป็น sprints ได้ เช่น การออกแบบ การพัฒนา เนื้อหา ฯลฯ ด้วยฟังก์ชันการลากและวาง คุณสามารถย้ายงานเหล่านี้ไปยังหลายคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเน้นขั้นตอนต่างๆ ของโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์

การวางแผนโครงการและการจัดตารางเวลา

การวางแผนโครงการและการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมมีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการอย่างทันท่วงที ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้ทีมแบ่งโครงการออกเป็นหลายงานย่อยและมอบหมายงานเหล่านั้นให้กับสมาชิกในทีมโดยเฉพาะ นอกจากนั้น ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มวันที่ครบกำหนดและระยะเวลาสำหรับโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการรักษาแผนงานที่ชัดเจนของโครงการพร้อมกับเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยใช้ฟังก์ชัน PMS

ด้วยการวางแผน คุณจะได้รับมุมมองของจำนวนชั่วโมงที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น จัดลำดับความสำคัญของงาน และวางแผนกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงของคุณที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่าง: วิศวกรโยธาสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อวางแผนการออกแบบและก่อสร้างโครงสร้างพื้นฐานใดๆ พวกเขาสามารถวางแผนงานสำหรับระยะต่างๆ ของโครงการ และจัดกำหนดการเดียวกันกับสมาชิกในทีม

แนะนำให้อ่าน: ความสำคัญของเครื่องมือการจัดการโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์

การบริหารงบประมาณ

การสร้างและจัดการงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญในการประมาณการค่าใช้จ่ายที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างงบประมาณตามทรัพยากรและต้นทุนต่างๆ รวมถึงแรงงาน เครื่องจักร วัสดุ ฯลฯ ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ภายในค่าใช้จ่ายและไม่เสียเงินเปล่า

การจัดทำงบประมาณยังช่วยให้แน่ใจว่ามีเงินทุนที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินโครงการใดๆ ให้เสร็จทันเวลา มีวิธีต่างๆ ในการสร้างงบประมาณสำหรับโครงการ ได้แก่ การประมาณค่าแบบอะนาล็อก การวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ การประมาณค่าพารามิเตอร์ วิธีจากล่างขึ้นบน วิธีจากบนลงล่าง และอื่นๆ องค์กรสามารถใช้วิธีการจัดทำงบประมาณโครงการใดก็ได้สำหรับการจัดทำงบประมาณ

ตัวอย่าง: วิศวกรก่อสร้างสามารถจัดสรรงบประมาณสำหรับโครงการโดยการประมาณต้นทุนของทุนมนุษย์ วัตถุดิบ เครื่องจักร ฯลฯ เพื่อให้เสร็จทันเวลา สิ่งนี้จะช่วยลดการสูญเสียทรัพยากรให้น้อยที่สุด

กรณีศึกษา: Taylor Development Strategists บริษัทด้านวิศวกรรมโยธาและการวางผังเมืองที่มีชื่อเสียงไม่มีระบบเพียงพอที่จะรองรับองค์กรที่กำลังเติบโต มีข้อจำกัดมากมาย การเปลี่ยนมาใช้ Mavenlink ทำให้บริษัทสามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ปรับปรุงอัตราการใช้งาน 15% และได้รับข้อมูลเชิงลึกสำหรับเป้าหมายโครงการ

การติดตามเวลา

การติดตามเวลาเป็นหนึ่งในฟังก์ชัน PMS โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้วยซอฟต์แวร์ PMS องค์กรต่างๆ สามารถติดตามชั่วโมงที่ใช้ไปในแต่ละโปรเจกต์ และเพิ่มอัตราโปรเจกต์รายชั่วโมงได้ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาบันทึกค่าใช้จ่ายในแต่ละโครงการและสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า ใบแจ้งหนี้ที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์จะมีรายละเอียดทั้งหมดของโครงการ รวมถึงชั่วโมงการทำงาน อัตราค่าบริการต่อชั่วโมง ภาษี (ถ้ามี) รายละเอียดลูกค้า เป็นต้น

ตัวอย่าง: หากคุณกำลังออกแบบเว็บไซต์ให้กับลูกค้า คุณสามารถติดตามชั่วโมงทำงานสำหรับแต่ละโครงการออกแบบและคำนวณต้นทุนการทำงานได้ เมื่อโครงการออกแบบเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถเรียกเก็บเงินจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสร้างใบแจ้งหนี้ตามนั้นได้อย่างง่ายดาย

การทำงานร่วมกัน

โครงการขนาดใหญ่อาจประกอบด้วยสมาชิกในทีมหลายคนที่ทำงานในด้านต่างๆ ของโครงการ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ควรมีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วเพื่อทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ

คุณลักษณะการทำงานร่วมกันในโครงการของโซลูชันการจัดการโครงการช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันในโครงการแบบเรียลไทม์โดยให้แบ่งปันไฟล์ ปฏิทิน และรายชื่อผู้ติดต่อแบบเรียลไทม์ สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถเพิ่มข้อมูลลงในระบบได้ ทำให้สามารถเพิ่มและเข้าถึงข้อมูลโครงการได้ง่ายขึ้นทุกที่ทุกเวลา

นอกจากนี้ ความพร้อมใช้งานของแดชบอร์ดของทีมยังช่วยตรวจสอบอย่างต่อเนื่องว่าทีมปฏิบัติตาม KPI ที่ตั้งไว้หรือไม่ ขึ้นอยู่กับวิธีแก้ปัญหา ผู้ใช้สามารถส่งข้อความโดยตรงหรือสนทนาในกลุ่มเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นกับสมาชิกในทีม

ตัวอย่าง: ในทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ สมาชิกสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ในขณะที่พัฒนาซอฟต์แวร์ด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือนี้ สมาชิกในทีมที่ทำงานด้านต่างๆ เช่น การออกแบบ การสร้างต้นแบบ เนื้อหา ฯลฯ สามารถเชื่อมต่อกันได้ตลอดเวลาในแง่ของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ต่างๆ

คำแนะนำในการอ่าน: 20 โอเพ่นซอร์สและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรี

การจัดการทรัพยากร

องค์กรจำเป็นต้องรักษาบันทึกทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการเฉพาะ เช่น พื้นที่การประชุมหรือวัสดุสำหรับโครงการ โซลูชันการจัดการโครงการช่วยให้ผู้ใช้จัดกำหนดการทรัพยากรโครงการทั้งหมดและจัดเตรียมทรัพยากรแต่ละอย่างคร่าวๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการทรัพยากรโครงการได้อย่างรอบคอบและหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายมากเกินไป

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบความพร้อมใช้งานของทรัพยากรได้อย่างง่ายดาย จัดสรรให้กับโครงการเฉพาะ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนมีทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น

ตัวอย่าง: ธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อจัดสรรทรัพยากรสำหรับการส่งมอบสินค้าได้ทันเวลา ตัวอย่างเช่น สามารถกำหนดพาร์ทเนอร์จัดส่งตามเขตเวลา สถานที่ และความพร้อมใช้งานของพนักงาน

การจัดการบทบาทของผู้ใช้

พนักงานทุกคนไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ เช่น ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลลูกค้า ดังนั้น คุณลักษณะการจัดการสิทธิ์ตามบทบาทของผู้ใช้และการควบคุมการเข้าถึงจึงช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและจัดการสิทธิ์สำหรับงานย่อยเฉพาะของโครงการได้ ดังนั้น การจำกัดการเข้าถึงข้อมูลโครงการที่เป็นความลับ

นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขามอบหมายงานหรือโครงการส่วนตัวให้กับสมาชิกในทีมและกำหนดบทบาทที่กำหนดเองสำหรับโครงการเฉพาะ

ตัวอย่าง: พนักงานที่ทำงานในแผนกความปลอดภัยในโลกไซเบอร์อาจสร้างและจัดการสิทธิ์ตามบทบาทในขณะที่ทำงานกับข้อมูลพนักงานและลูกค้า พวกเขาสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลนี้สำหรับพนักงานที่ทำงานนอกแผนกนั้น

การรายงานและการวิเคราะห์ตามเวลาจริง

สมาชิกในทีมทุกคนต้องติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับโครงการ ด้วยการรายงานตามเวลาจริง สมาชิกทุกคนที่ทำงานในโครงการจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับความคืบหน้า กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ หรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่กำลังดำเนินอยู่ในโครงการ โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบางตัวยังมีคุณลักษณะการปรับแต่งรายงานเพื่อปรับแต่งรายงานตามความต้องการทางธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทมเพลตหลายรายการ เช่น รายงาน KPI เพื่อวัดความคืบหน้าของโครงการใดก็ได้ ดังนั้น เมื่อเปรียบเทียบรายงาน คุณจะพบปัญหาเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันและกำหนดกลยุทธ์เพื่อเอาชนะปัญหาเหล่านั้น

ผู้ใช้ยังสามารถสร้างแดชบอร์ด KPI ของโครงการเพื่อวัดความคืบหน้าของโครงการเทียบกับ KPI ที่ตั้งไว้ เช่น มูลค่าโครงการที่วางแผนไว้และตามจริง เปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ เป็นต้น ซึ่งจะช่วยในการปรับปรุงอัตราความสำเร็จของโครงการ

ตัวอย่าง: ผู้จัดการโซเชียลมีเดียไม่เพียงแค่สร้างกลยุทธ์การตลาดโซเชียลมีเดียที่มีประสิทธิภาพ แต่ยังวัดประสิทธิภาพด้วยการรายงานตามเวลาจริง พวกเขาสามารถหาจุดคอขวดในกลยุทธ์ทางการตลาดได้โดยการวิเคราะห์เทียบกับคู่แข่ง

การแชร์ปฏิทิน

ปฏิทินโครงการช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จัดระเบียบลำดับเวลาของโครงการได้อย่างเป็นระบบ โดยจะกำหนดเวลาทำงานและไม่ทำงานของโครงการ และให้ผู้ใช้สร้างงานพร้อมกับวันครบกำหนด มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม และบันทึกเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดสำหรับโครงการ

ด้วยการแชร์ปฏิทินที่สร้างขึ้นกับทีม ผู้จัดการสามารถมั่นใจได้ว่าสมาชิกทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับงานที่กำหนดไว้ การประชุม กิจกรรม ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการตรงเวลา สิ่งนี้จะทำให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนที่ทำงานในโครงการเข้าร่วมการประชุมโครงการทั้งหมด

ตัวอย่าง: ทีมขายสามารถสร้างปฏิทินสำหรับการประชุมลูกค้าหรือแคมเปญการขายหลายรายการ และแบ่งปันสิ่งเดียวกันกับสมาชิก พวกเขายังสามารถเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมเหล่านี้ในปฏิทินสำหรับสมาชิกในทีม

การจัดการเอกสาร

ในขณะที่ทำงานในโครงการ องค์กรจำเป็นต้องสร้างและจัดการเอกสารหลายชุด รวมถึงรายละเอียดโครงการ รายละเอียดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กำหนดการโครงการ งบประมาณโครงการ ฯลฯ โซลูชันการจัดการโครงการช่วยให้องค์กรสร้างและจัดการเอกสารทั้งหมดเหล่านี้ได้แบบเรียลไทม์ ดังนั้น สมาชิกในทีมจึงสร้างเอกสารได้ง่ายขึ้น อัปเดตแบบเรียลไทม์ แชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฯลฯ

ด้วยซอฟต์แวร์นี้ สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ในที่เดียว แทนที่จะค้นหาแบบสุ่ม นอกจากนี้ยังมีการผสานรวมกับ โซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ของบุคคลที่สาม เช่น Dropbox , OneDrive , Google Drive และอื่น ๆ สำหรับการจัดเก็บเอกสารเพิ่มเติม

คำแนะนำในการอ่าน: การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการในอุตสาหกรรมก่อสร้าง

เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง

เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเป็นหนึ่งในฟังก์ชัน PMS ที่สำคัญสำหรับการจัดการโครงการและงาน ซอฟต์แวร์นำเสนอเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อปรับแต่งเวิร์กโฟลว์สำหรับแผนกต่างๆ เช่น ทรัพยากรบุคคล การขาย การตลาด ภาคไอที เป็นต้น ดังนั้น ทำให้ผู้ใช้สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม โซลูชันยังมีโมดูลสำหรับปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ด้วยการเพิ่มหรือลบส่วนเฉพาะตามความต้องการของโครงการ ด้วยวิธีนี้จะช่วยให้สามารถควบคุมโครงสร้างโครงการได้อย่างสมบูรณ์

ตัวอย่าง: แผนกทรัพยากรบุคคลในขณะที่สร้างงานสำหรับการสรรหาบุคลากร สามารถเลือกเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าและปรับแต่งตามความต้องการได้ พวกเขาสามารถลบหรือเพิ่มโมดูลบางอย่างได้ เช่น การเริ่มใช้งานและสร้างโครงการแยกต่างหากสำหรับโมดูลเดียวกัน

การบูรณาการ

ซอฟต์แวร์สามารถรวมเข้ากับโซลูชันธุรกิจหลักเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการงานหลายอย่างได้จากแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งเป็นฟังก์ชัน PMS ที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน

การรวมซอฟต์แวร์อีเมล: การรวมอีเมลจะช่วยให้คุณตอบกลับสมาชิกในทีมของคุณโดยตรงผ่านซอฟต์แวร์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างงาน กำหนดการประชุม แชร์ปฏิทินกับทีม ฯลฯ

การรวม CRM: การรวมเข้ากับ ซอฟต์แวร์ CRM จะช่วยให้คุณเก็บข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการไว้ในที่เดียว ทำให้ไม่ต้องดูแลรักษาข้อมูลทั้งหมดของลูกค้าในพอร์ทัลแยกต่างหาก

การรวมระบบการจัดการข้อมูลประจำตัว: ด้วยการผสานรวมนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดและจัดการสิทธิ์ตามบทบาทสำหรับโครงการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะสมาชิกที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการเฉพาะได้

บทสรุป

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเท่าใด ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยได้หลายวิธี เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การจัดการงาน การจัดการสิทธิ์ และอื่นๆ แต่ละองค์กรมีข้อกำหนดของตนเองสำหรับการจัดการโครงการ ดังนั้นควรเลือกซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจและข้อกำหนดของฟังก์ชัน PMS