Funzioni PMS e casi d'uso per gestire i progetti in modo intelligente

Riepilogo : cosa rende il software di gestione dei progetti così popolare tra i project manager e altri professionisti? Scopri le sue straordinarie funzionalità che possono semplificare molto attività come la pianificazione del progetto, il budget, la pianificazione delle attività e il monitoraggio dello stato del progetto.

Il software di gestione dei progetti ha lo scopo di aiutare le aziende con la pianificazione, la programmazione, l'esecuzione, il monitoraggio e l'allocazione delle risorse di un progetto. Gestisce e ottimizza efficacemente tutte le attività relative a un progetto per il suo completamento con successo. Dalla pianificazione dell'attività fino al suo completamento con successo, il software tiene traccia e gestisce l'intero ciclo di un progetto.

Impariamo alcune delle funzioni PMS che potrebbero aiutarti nella gestione dei progetti.

Punti chiave

Funzioni del software di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti dovrebbe offrire funzionalità come la gestione delle attività, la collaborazione in tempo reale, la gestione delle risorse, la gestione dei ruoli degli utenti, la pianificazione dei progetti e altro ancora. Tutte le funzioni PMS hanno lo scopo di aiutare gli utenti a gestire con successo tutti i loro progetti in un unico posto.

• Gestione dei compiti

La gestione delle attività è una delle funzioni PMS più importanti. Aiuta le organizzazioni a tenere sotto controllo ogni progetto dal momento in cui è entrato nella pipeline fino al suo completamento. La soluzione offre diversi modi per rappresentare le attività e le attività secondarie relative a un progetto nella sequenza temporale. Alcuni dei formati più comuni tra cui-

• Diagrammi di Gantt

Il diagramma di Gantt ti aiuterà a presentare le tue attività completate in un periodo specifico rispetto al tempo pianificato per queste attività. Potrebbe includere dettagli del progetto come le scadenze dell'attività, le dipendenze tra le attività, i membri dell'attività, ecc.

• Schede di mischia

Consente agli utenti di dividere il progetto in tre sottosezioni: da fare, in corso e completato. Funziona suddividendo il progetto in sprint con date di scadenza specifiche. Pertanto, è più facile per le organizzazioni completare il progetto con il framework Scrum.

• Schede Kanban

In questo formato, le organizzazioni possono mappare tutti i dettagli sul progetto sotto forma di schede e colonne. Le colonne rappresentano la fase del progetto e le schede le singole attività.

Esempio: se stai sviluppando un software, puoi separare i dettagli del progetto in più colonne e schede come nome del progetto, in corso, completamento, ecc., tramite una bacheca Kanban. Tutte le attività possono essere sviluppate in sprint come progettazione, sviluppo, contenuto, ecc. Con la funzionalità di trascinamento della selezione, puoi facilmente spostare queste attività su più colonne che evidenziano le diverse fasi del progetto di sviluppo del software.

• Pianificazione e programmazione del progetto

Pianificare il progetto e assegnarlo ai membri del team è importante per l'esecuzione tempestiva del progetto. Il software di gestione del progetto aiuterà il team a dividere il progetto in più attività secondarie e ad assegnarle a specifici membri del team. Inoltre, gli utenti possono anche aggiungere date di scadenza e durata del progetto. Ciò aiuta i project manager a mantenere una chiara tabella di marcia del progetto insieme al tempo necessario per completarlo utilizzando le funzioni PMS.

Con il pianificatore, puoi avere una visione di quante ore sono necessarie per completare il progetto, assegnare priorità alle attività e mappare facilmente le tue attività imminenti relative al progetto.

Esempio: gli ingegneri civili possono utilizzare il software di gestione dei progetti per pianificare la progettazione e la costruzione di qualsiasi infrastruttura. Possono pianificare attività per diverse fasi di un progetto e programmare lo stesso con i membri del team.

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• Gestione del Bilancio

La creazione e la gestione del budget è importante per ottenere una stima delle spese necessarie per il completamento del progetto. Con un software di gestione del progetto, il project manager può creare un budget basato sulle risorse e sui vari costi tra cui manodopera, macchinari, materiali, ecc. Ciò garantirebbe che il progetto venga completato entro i costi e non si verifichi uno spreco di denaro.

Il budget aiuta anche a garantire che siano disponibili fondi adeguati per il completamento tempestivo di qualsiasi progetto. Esistono diversi modi per creare il budget per un progetto, tra cui la stima analoga, l'analisi del valore realizzato, la stima parametrica, il metodo bottom-up, il metodo top-down e altro ancora. Le organizzazioni possono utilizzare qualsiasi metodo di definizione del budget del progetto per la creazione del budget.

Esempio: gli ingegneri edili possono allocare il budget per un progetto stimando il costo del capitale umano, delle materie prime, dei macchinari, ecc., per il completamento tempestivo. Ciò contribuirà a ridurre al minimo lo spreco di risorse.

• Monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo è una delle funzioni PMS, specialmente quando si lavora con le parti interessate. Con il software PMS, le organizzazioni possono tenere traccia delle ore trascorse su ciascun progetto e aggiungere tariffe orarie di progetto. Questo li aiuta a registrare la spesa su ogni progetto e creare la fattura per i clienti. La fattura creata con il software includerà tutti i dettagli del progetto, inclusi orari di lavoro, tariffe orarie, eventuali tasse, dettagli del cliente, ecc.

Esempio: se stai progettando un sito Web per il tuo cliente, puoi tenere traccia delle ore di lavoro per ogni progetto di design e calcolare il costo di lavoro. Una volta completato il progetto di design, puoi facilmente fatturare ai tuoi stakeholder e generare fatture di conseguenza.

• Collaborazione

Un progetto di grandi dimensioni potrebbe comprendere più membri del team che lavorano sui diversi aspetti di esso. Pertanto, è importante che ci sia un canale di comunicazione rapido per collaborare e condividere informazioni rilevanti con altri membri del team.

La funzionalità di collaborazione ai progetti di una soluzione di gestione dei progetti consente alle organizzazioni di collaborare ai progetti in tempo reale consentendo loro di condividere file, calendari ed elenchi di contatti in tempo reale. Ogni membro del team può aggiungere informazioni nel sistema, rendendo così più facile per loro aggiungere e accedere alle informazioni del progetto ovunque e in qualsiasi momento.

Inoltre, la disponibilità di una dashboard del team aiuta anche a verificare costantemente se il team sta rispettando o meno i KPI impostati. A seconda della soluzione, gli utenti possono inviare messaggi direttamente o chattare in un gruppo per una migliore collaborazione con i membri del team.

Esempio: in un team di sviluppo software, i membri possono collaborare in tempo reale durante lo sviluppo del software con l'aiuto di questo strumento. I membri del team che lavorano su diversi aspetti come progettazione, prototipazione, contenuto, ecc., possono sempre connettersi tra loro in termini di eventuali modifiche nei diversi processi di sviluppo software.

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• Gestione delle risorse

Un'organizzazione deve mantenere un registro di tutte le risorse necessarie per completare un particolare progetto come spazi per riunioni o materiali per il progetto. Una soluzione di gestione del progetto aiuta gli utenti a programmare tutte le risorse del progetto e fornisce una stima approssimativa di ciascuna risorsa necessaria per completare il progetto. Questo aiuta le organizzazioni a gestire le proprie risorse di progetto con giudizio ed evitare spese eccessive.

Inoltre, il project manager può facilmente verificare la disponibilità delle risorse, assegnarle a progetti specifici e garantire che tutti i membri dispongano delle risorse necessarie per il completamento del progetto.

Esempio: le aziende di e-commerce possono utilizzare il software di gestione dei progetti per allocare le risorse per la consegna tempestiva delle loro merci. Ad esempio, possono assegnare partner di consegna in base al fuso orario, all'ubicazione e alla disponibilità della forza lavoro.

• Gestione dei ruoli utente

I dati relativi al progetto non sono sempre accessibili a tutti i dipendenti, come i dati finanziari o le informazioni sui clienti. Pertanto, le funzionalità di gestione delle autorizzazioni del ruolo utente e di controllo degli accessi aiutano le aziende a creare e gestire le autorizzazioni per una specifica attività secondaria del progetto. Pertanto, limitando l'accesso alle informazioni riservate del progetto.

Inoltre, li aiuta ad assegnare compiti o progetti privati ​​ai membri del team e definire ruoli personalizzati per progetti specifici.

Esempio: i dipendenti che lavorano nel dipartimento di sicurezza informatica potrebbero creare e gestire autorizzazioni basate sui ruoli mentre lavorano con i dati di dipendenti e clienti. Possono limitare l'accesso a questi dati per i dipendenti che lavorano al di fuori di quel dipartimento.

• Rapporti e analisi in tempo reale

Tutti i membri del team devono rimanere aggiornati sul progetto. Con i rapporti in tempo reale, tutti i membri che lavorano al progetto riceveranno una notifica sui suoi progressi, scadenze mancate o qualsiasi altro cambiamento in corso nel progetto. Alcune soluzioni software per la gestione dei progetti offrono anche funzionalità di personalizzazione dei report per personalizzare i report in base ai requisiti aziendali.

Ad esempio, puoi utilizzare più modelli come i rapporti KPI per misurare l'avanzamento di qualsiasi progetto. Pertanto, confrontando i rapporti, è possibile trovare problemi con il progetto attuale e formulare strategie per superarli.

Gli utenti possono anche creare una dashboard KPI del progetto per misurare l'avanzamento del progetto rispetto a KPI impostati come il valore del progetto pianificato ed effettivo, la percentuale di attività completate, ecc. Ciò contribuirebbe a migliorare il tasso di successo di un progetto.

Esempio: i gestori dei social media non solo creano efficaci strategie di social media marketing, ma ne misurano anche l'efficacia attraverso report in tempo reale. Possono trovare colli di bottiglia nelle strategie di marketing analizzandole rispetto ai concorrenti.

• Condivisione del calendario

Un calendario di progetto aiuta i product manager a organizzare sistematicamente la sequenza temporale di un progetto. Definisce le ore lavorative e non lavorative di un progetto e consente agli utenti di creare attività insieme alla loro data di scadenza, assegnare le attività ai membri del team e registrare tutte le pietre miliari per un progetto.

Condividendo il calendario creato con il team, il manager può garantire che tutti i membri ricevano in tempo notifiche per tutte le attività programmate, riunioni, eventi, ecc., relativi al progetto. Ciò assicurerebbe che tutti i membri che lavorano al progetto partecipino a tutte le riunioni del progetto.

Esempio: il team di vendita può creare un calendario per più riunioni con i clienti o campagne di vendita e condividerlo con i membri. Possono anche aggiungere ulteriori dettagli su queste riunioni al calendario per i membri del team.

• Gestione documenti

Mentre si lavora su un progetto, l'organizzazione deve creare e gestire più documenti inclusi i dettagli del progetto, i dettagli delle parti interessate, la pianificazione del progetto, il budget del progetto, ecc. Una soluzione di gestione del progetto aiuta le organizzazioni a creare e gestire tutti questi documenti in tempo reale. Pertanto, rendere più facile per i membri del team creare documenti, aggiornarli in tempo reale, condividerli con le parti interessate, ecc.

Con il software, i membri del team possono accedere a tutti i documenti relativi al progetto in un unico posto anziché cercarli in modo casuale. Inoltre, offre l'integrazione con soluzioni di archiviazione cloud di terze parti come Dropbox , OneDrive , Google Drive , ecc., per l'archiviazione aggiuntiva dei documenti.

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• Flusso di lavoro personalizzato

Il flusso di lavoro personalizzato è una delle funzioni chiave del PMS per la gestione di progetti e attività. Il software offre modelli predefiniti per personalizzare il flusso di lavoro per diversi reparti come risorse umane, vendite, marketing, settore IT, ecc. Pertanto, semplificando la creazione rapida del flusso di lavoro da parte degli utenti.

Tuttavia, la soluzione offre anche il modulo per personalizzare questi flussi di lavoro aggiungendo o rimuovendo sezioni specifiche in base alle esigenze del progetto. In questo modo, fornisce il controllo completo sulla struttura del progetto.

Esempio: il reparto risorse umane, durante la creazione di attività per il reclutamento, può scegliere un modello predefinito e personalizzarlo in base alle proprie esigenze. Possono rimuovere o aggiungere determinati moduli come l'onboarding e la creazione di un progetto separato per lo stesso.

• Integrazione

Il software può essere integrato con soluzioni aziendali madri per aiutare le aziende a gestire più attività da un'unica piattaforma, è una funzione PMS integrale.

Integrazione del software di posta elettronica: l'integrazione della posta elettronica ti aiuterebbe a rispondere direttamente ai membri del tuo team tramite il software. Inoltre, puoi anche creare attività, programmare riunioni, condividere calendari con il team, ecc.

Integrazione CRM: l'integrazione con il software CRM ti aiuterebbe a mantenere tutte le informazioni relative alle parti interessate del progetto in un unico posto. Ciò elimina la necessità di mantenere tutte le informazioni del cliente in un portale separato.

Integrazione del sistema di gestione delle identità: attraverso questa integrazione, il project manager può assegnare e gestire le autorizzazioni basate sui ruoli per il progetto. Ciò garantisce che solo i membri giusti abbiano accesso ai dati specifici del progetto.

Conclusione

Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione, il software di gestione dei progetti può aiutarti in diversi modi, come la collaborazione in tempo reale, la gestione delle attività, la gestione delle autorizzazioni e così via. Ogni organizzazione ha i propri requisiti per la gestione dei progetti, quindi scegli un software che sia in linea con i tuoi obiettivi aziendali e i requisiti delle funzioni PMS.

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