Funções e casos de uso do PMS para gerenciar projetos de maneira inteligente

Resumo : O que torna o software de gerenciamento de projetos tão popular entre os gerentes de projeto e outros profissionais? Descubra seus incríveis recursos que podem tornar tarefas como planejamento de projetos, orçamento, agendamento de tarefas e rastreamento de status de projetos muito mais fáceis.

O software de gerenciamento de projetos destina-se a ajudar as empresas no planejamento, programação, execução, rastreamento e alocação de recursos de um projeto. Ele gerencia e otimiza com eficiência todas as tarefas relacionadas a um projeto para sua conclusão bem-sucedida. Desde o planejamento da tarefa até sua conclusão bem-sucedida, o software rastreia e gerencia todo o ciclo de um projeto.

Vamos conhecer algumas funções do PMS que podem ajudá-lo no gerenciamento de projetos.

Principais conclusões

Funções do software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos deve oferecer recursos como gerenciamento de tarefas, colaboração em tempo real, gerenciamento de recursos, gerenciamento de função do usuário, planejamento de projetos e muito mais. Todas as funções PMS destinam-se a ajudar os usuários a gerenciar com sucesso todos os seus projetos em um só lugar.

• Gerenciamento de Tarefas

O gerenciamento de tarefas é uma das funções mais importantes do PMS. Ele ajuda as organizações a acompanhar cada projeto desde o momento em que entrou no pipeline até sua conclusão. A solução oferece várias formas de representar as tarefas e subtarefas relacionadas a um projeto na linha do tempo. Alguns dos formatos mais comuns, incluindo-

• Gráficos de gantt

O gráfico de Gantt ajudará você a apresentar suas tarefas concluídas em um período específico em comparação com o tempo planejado para essas tarefas. Pode incluir detalhes do projeto, como prazos da tarefa, dependências entre tarefas, membros da tarefa, etc.

• Quadros Scrum

Ele permite que os usuários dividam o projeto em três subseções: para fazer, em andamento e conclusão. Funciona dividindo o projeto em sprints com datas de vencimento específicas. Assim, tornando mais fácil para as organizações concluir o projeto com o framework scrum.

• Quadros Kanban

Nesse formato, as organizações podem mapear todos os detalhes do projeto em forma de cartões e colunas. As colunas representam o estágio do projeto e os cartões as tarefas individuais.

Exemplo: Se você estiver desenvolvendo um software, poderá separar os detalhes do projeto em várias colunas e cartões, como nome do projeto, em andamento, conclusão etc., por meio de um quadro Kanban. Todas as tarefas podem ser desenvolvidas em sprints, como design, desenvolvimento, conteúdo etc. Com a funcionalidade de arrastar e soltar, você pode facilmente mover essas tarefas para várias colunas que destacam diferentes estágios do projeto de desenvolvimento de software.

• Planejamento e Cronograma do Projeto

Planejar o projeto e atribuí-lo aos membros da equipe é importante para a execução pontual do projeto. O software de gerenciamento de projetos ajudará a equipe a dividir o projeto em várias subtarefas e atribuí-las a membros específicos da equipe. Além disso, os usuários também podem adicionar datas de vencimento e duração do projeto. Isso ajuda os gerentes de projeto a manter um roteiro claro do projeto junto com o tempo necessário para concluí-lo usando as funções do PMS.

Com o planejador, você tem uma visão de quantas horas são necessárias para concluir o projeto, prioriza tarefas e mapeia facilmente as próximas atividades relacionadas ao projeto.

Exemplo: Os engenheiros civis podem usar o software de gerenciamento de projetos para planejar o projeto e a construção de qualquer infraestrutura. Eles podem planejar tarefas para diferentes estágios de um projeto e agendar o mesmo com os membros da equipe.

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• Gerenciamento de orçamento

Criar e gerenciar o orçamento é importante para obter uma estimativa das despesas necessárias para a conclusão do projeto. Com um software de gerenciamento de projetos, o gerente de projeto pode criar um orçamento com base nos recursos e vários custos, incluindo mão de obra, maquinário, materiais, etc. Isso garantiria que o projeto fosse concluído dentro do custo e não houvesse desperdício de dinheiro.

O orçamento também ajuda a garantir que os fundos adequados estejam disponíveis para a conclusão pontual de qualquer projeto. Existem diferentes maneiras de criar o orçamento para um projeto, incluindo estimativa análoga, análise de valor agregado, estimativa paramétrica, método ascendente, método descendente e muito mais. As organizações podem usar qualquer um dos métodos de orçamento do projeto para a criação do orçamento.

Exemplo: Engenheiros de construção podem alocar o orçamento para um projeto estimando o custo de capital humano, matérias-primas, maquinário, etc., para conclusão no prazo. Isso ajudará a minimizar o desperdício de recursos.

• Rastreamento de tempo

O controle de tempo é uma das funções do PMS, especialmente quando você está trabalhando com as partes interessadas. Com o software PMS, as organizações podem acompanhar as horas gastas em cada projeto e adicionar taxas de projeto por hora. Isso os ajuda a registrar as despesas de cada projeto e criar a fatura para os clientes. A fatura criada com o software incluirá todos os detalhes do projeto, incluindo horas de trabalho, taxas cobradas por hora, impostos se houver, dados do cliente, etc.

Exemplo: Se você está projetando um site para seu cliente, você pode acompanhar as horas de trabalho para cada projeto de design e calcular o custo de trabalho. Depois que o projeto de design for concluído, você poderá cobrar facilmente as partes interessadas e gerar faturas de acordo.

• Colaboração

Um grande projeto pode incluir vários membros da equipe trabalhando em seus diferentes aspectos. Portanto, é importante que haja um canal de comunicação rápido para colaborar e compartilhar informações relevantes com outros membros da equipe.

O recurso de colaboração de projeto de uma solução de gerenciamento de projeto permite que as organizações colaborem em projetos em tempo real, permitindo que compartilhem arquivos, calendários e listas de contatos em tempo real. Cada membro da equipe pode adicionar informações ao sistema, tornando mais fácil para eles adicionar e acessar as informações do projeto em qualquer lugar, a qualquer hora.

Além disso, a disponibilidade de um painel de equipe também ajuda a verificar constantemente se a equipe está atendendo aos KPIs definidos ou não. Dependendo da solução, os usuários podem enviar mensagens diretamente ou conversar em grupo para uma melhor colaboração com os membros da equipe.

Exemplo: Em uma equipe de desenvolvimento de software, os membros podem colaborar em tempo real enquanto desenvolvem software com a ajuda desta ferramenta. Os membros da equipe que trabalham em diferentes aspectos, como design, prototipagem, conteúdo, etc., sempre podem se conectar uns com os outros em termos de alterações em diferentes processos de desenvolvimento de software.

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• Gestão de recursos

Uma organização precisa manter um registro de todos os recursos necessários para concluir um projeto específico, como espaços de reunião ou materiais para o projeto. Uma solução de gerenciamento de projetos ajuda os usuários a agendar todos os recursos do projeto e fornece uma estimativa aproximada de cada recurso necessário para concluir o projeto. Isso ajuda as organizações a gerenciar seus recursos de projeto criteriosamente e evitar gastos excessivos.

Além disso, o gerente de projeto pode verificar facilmente a disponibilidade de recursos, alocá-los a projetos específicos e garantir que todos os membros tenham os recursos necessários para a conclusão do projeto.

Exemplo: empresas de comércio eletrônico podem usar software de gerenciamento de projetos para alocar recursos para a entrega pontual de seus produtos. Por exemplo, eles podem atribuir parceiros de entrega de acordo com o fuso horário, localização e disponibilidade da força de trabalho.

• Gerenciamento de função do usuário

Os dados relacionados ao projeto nem sempre podem ser acessados ​​por todos os funcionários, como dados financeiros ou informações de clientes. Portanto, os recursos de gerenciamento de permissão de função de usuário e controle de acesso ajudam as empresas a criar e gerenciar permissões para uma subtarefa específica do projeto. Assim, restringindo o acesso a informações confidenciais do projeto.

Além disso, ajuda-os a atribuir tarefas ou projetos privados aos membros da equipe e definir funções personalizadas para projetos específicos.

Exemplo: Funcionários que trabalham no departamento de segurança cibernética podem criar e gerenciar permissões baseadas em funções enquanto trabalham com dados de funcionários e clientes. Eles podem restringir o acesso a esses dados para funcionários que trabalham fora desse departamento.

• Relatórios e análises em tempo real

Todos os membros da equipe precisam se manter atualizados sobre o projeto. Com relatórios em tempo real, todos os membros que trabalham no projeto serão notificados sobre seu progresso, prazos perdidos ou qualquer outra alteração em andamento no projeto. Algumas soluções de software de gerenciamento de projetos ainda oferecem recursos de personalização de relatórios para personalizar relatórios de acordo com os requisitos de negócios.

Por exemplo, você pode usar vários modelos como relatórios de KPI para medir o progresso de qualquer projeto. Portanto, comparando os relatórios, você pode encontrar problemas com o projeto atual e formular estratégias para superá-los.

Os usuários também podem criar um painel de KPI do projeto para medir o progresso do projeto em relação aos KPIs definidos, como valor planejado e real do projeto, a porcentagem de tarefas concluídas, etc. Isso ajudaria a melhorar a taxa de sucesso de um projeto.

Exemplo: os gerentes de mídia social não apenas criam estratégias eficazes de marketing de mídia social, mas também medem sua eficácia por meio de relatórios em tempo real. Eles podem encontrar gargalos nas estratégias de marketing, analisando-os em relação aos concorrentes.

• Compartilhamento de calendário

Um calendário de projeto ajuda os gerentes de produto a organizar sistematicamente o cronograma de um projeto. Ele define as horas de trabalho e de folga de um projeto e permite que os usuários criem tarefas junto com a data de vencimento, atribuam as tarefas aos membros da equipe e registrem todos os marcos de um projeto.

Ao compartilhar o calendário criado com a equipe, o gerente pode garantir que todos os membros recebam notificações de todas as tarefas agendadas, reuniões, eventos, etc., relacionados ao projeto no prazo. Isso garantiria que todos os membros trabalhando no projeto participassem de todas as reuniões do projeto.

Exemplo: a equipe de vendas pode criar um calendário para reuniões com vários clientes ou campanhas de vendas e compartilhar o mesmo com os membros. Eles também podem adicionar mais detalhes sobre essas reuniões ao calendário dos membros da equipe.

• Gerenciamento de documento

Ao trabalhar em um projeto, a organização precisa criar e gerenciar vários documentos, incluindo detalhes do projeto, detalhes das partes interessadas, cronograma do projeto, orçamento do projeto, etc. Uma solução de gerenciamento de projetos ajuda as organizações a criar e gerenciar todos esses documentos em tempo real. Assim, facilitando aos membros da equipe a criação de documentos, atualização em tempo real, compartilhamento com stakeholders, etc.

Com o software, os membros da equipe podem acessar todos os documentos relacionados ao projeto em um só lugar, em vez de procurá-los aleatoriamente. Além disso, oferece integração com soluções de armazenamento em nuvem de terceiros, como Dropbox , OneDrive , Google Drive , etc., para armazenamento adicional de documentos.

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• Fluxo de trabalho personalizado

O fluxo de trabalho personalizado é uma das principais funções do PMS para gerenciar projetos e tarefas. O software oferece modelos pré-construídos para personalizar o fluxo de trabalho para diferentes departamentos, como recursos humanos, vendas, marketing, setor de TI, etc. Portanto, tornando mais fácil para os usuários criarem o fluxo de trabalho rapidamente.

No entanto, a solução também oferece o módulo para personalizar esses fluxos de trabalho adicionando ou removendo seções específicas de acordo com os requisitos do projeto. Dessa forma, proporciona total controle sobre a estrutura do projeto.

Exemplo: O departamento de RH, ao criar tarefas para recrutamento, pode escolher um modelo pré-construído e personalizá-lo de acordo com suas necessidades. Eles podem remover ou adicionar determinados módulos, como integração e criação de um projeto separado para o mesmo.

• Integração

O software pode ser integrado com soluções de negócios principais para ajudar as empresas a gerenciar várias tarefas a partir de uma única plataforma. É uma função PMS integral.

Integração de software de e-mail: A integração de e-mail o ajudaria a responder diretamente aos membros de sua equipe por meio do software. Além disso, você também pode criar tarefas, agendar reuniões, compartilhar calendários com a equipe, etc.

Integração de CRM: A integração com o software de CRM ajudaria você a manter todas as informações relacionadas às partes interessadas do projeto em um só lugar. Isso elimina a necessidade de manter todas as informações do cliente em um portal separado.

Integração do sistema de gerenciamento de identidade: por meio dessa integração, o gerente de projeto pode atribuir e gerenciar permissões baseadas em funções para o projeto. Isso garante que apenas os membros certos tenham acesso aos dados específicos do projeto.

Conclusão

Não importa o tamanho da sua organização, o software de gerenciamento de projetos pode ajudar de várias maneiras, como colaboração em tempo real, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de permissões e assim por diante. Cada organização tem seus próprios requisitos para gerenciamento de projetos, então escolha um software que se alinhe com seus objetivos de negócios e requisitos de funções PMS.

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