Was sind wichtige KPI-Kennzahlen für das Projektmanagement?

In der heutigen dynamischen Geschäftslandschaft ist effektives Projektmanagement für das Erreichen organisatorischer Ziele unerlässlich. Das Verstehen und Nutzen von Key Performance Indicators (KPIs) ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung.

Von der Messung des Fortschritts bis zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen spielen KPI-Indikatoren eine wichtige Rolle. In diesem Artikel geht es um die Bedeutung wichtiger KPI-Kennzahlen für das Projektmanagement und liefert Erkenntnisse, die die Projektleistung verbessern und den Gesamterfolg vorantreiben können.

Vereinfacht ausgedrückt sind Key Performance Indicators (KPIs) für das Projektmanagement quantifizierbare Kennzahlen, mit denen mehrere Aspekte der Leistung und des Fortschritts eines Projekts bewertet werden. Sie helfen bei der Erfolgsmessung und umfassen Kennzahlen zur Termintreue, Budgetverwaltung, Qualität, Stakeholder-Zufriedenheit, Risikomanagement, Ressourcennutzung und mehr.

Zu den gängigen KPIs für das Projektmanagement gehören unter anderem die Terminabweichung , der Kosten-Leistungs-Index , der Kundenzufriedenheitswert und die Ressourcenauslastung . KPIs in einem Projekt helfen Projektmanagern und Stakeholdern, den Erfolg und die Effizienz des Projekts zu messen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und während des gesamten Projektlebenszyklus datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Was sind Projekt-Key-Performance-Indikatoren (KPIs)?

KPI steht für Key Performance Indicators im Projektmanagement. Dies bezieht sich auf spezifische Kennzahlen, mit denen die Effektivität der Leistung eines Teams bei der Erreichung festgelegter Ziele gemessen oder gemessen wird.

Diese KPIs werden typischerweise in den frühen Phasen eines Projekts definiert und stimmen mit der Gesamtprojektvision der Organisation überein, wodurch die abteilungsübergreifende Teamarbeit gefördert wird.

Während jedes Team seine eigenen Verantwortlichkeiten hat, tragen alle individuell zu den KPIs bei. Das Verständnis der Rolle von KPIs im Projektmanagement kann die Entwicklung von Teamsynergien erleichtern und einen Rahmen für die Überwachung des Gesamterfolgs von Unternehmensprojekten bieten.

KPIs lassen sich im Allgemeinen in vier Kategorien einteilen:

• Aktualität: Hierbei wird beurteilt, ob das Projekt innerhalb des geplanten Zeitrahmens abgeschlossen wird. Wenn nicht, ist es wichtig, die Abweichungen vom Zeitplan zu verfolgen und auf die Festlegung eines neuen voraussichtlichen Fertigstellungstermins hinzuarbeiten.
• Budget: Diese Kategorie konzentriert sich auf die Überwachung, ob das Projekt innerhalb des zugewiesenen Budgets bleibt, es überschreitet oder es gemäß den vordefinierten Budgetbeschränkungen einhält.
• Qualität: Hier konzentriert sich die Bewertung darauf, ob das Projekt wie erwartet voranschreitet, hohe Qualitätsstandards einhält und die Erwartungen aller beteiligten Stakeholder und Teams erfüllt.
• Wirksamkeit: In dieser Kategorie geht es um die Beurteilung, ob das Projekt effizient verwaltet wird, indem sichergestellt wird, dass sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen effektiv genutzt werden.

Durch das Verständnis und die effektive Nutzung dieser KPIs können Projektmanagementteams ihren Ansatz optimieren und eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherstellen.

Wie kann man Projekt-KPIs produktiv erstellen und nutzen?

Die produktive Erstellung und Nutzung von Projektmanagement-KPIs erfordert einen systematischen Ansatz, um sicherzustellen, dass sie mit den Projektzielen übereinstimmen und während des gesamten Projektlebenszyklus effektiv genutzt werden. Hier sind die Schritte, um Projekt-KPIs produktiv zu erstellen und zu nutzen:

• Definieren Sie Ihre KPIs klar: Stellen Sie sicher, dass Ihre KPIs SMART sind: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert . Beispielsweise könnte das strategische Ziel einer Kommunalverwaltung, eine Vielzahl hochwertiger Wohnmöglichkeiten bereitzustellen, an der Erhöhung der Zahl bezahlbarer Wohneinheiten gemessen werden, mit dem Ziel, jährlich 1.000 bestehende Gebäude zu sanieren, um den öffentlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.
• Wählen Sie Ihre Maßnahmen gezielt aus: Viele Organisationen verfolgen mehrere Maßnahmen, ohne deren Relevanz für vordefinierte Ziele zu berücksichtigen. Es ist wichtig, sich auf einige Schlüsselmaßnahmen zu konzentrieren, die direkt mit Ihren Zielen übereinstimmen. Wenn ein bestimmter KPI nicht als wichtig begründet werden kann, sollte er noch einmal überdacht werden, um unnötigen Berichtsaufwand und Informationsüberflutung zu vermeiden.
• Legen Sie stets ein klares Ziel für Ihre KPIs fest: Die Zuordnung eines Ziels zu jedem KPI bietet eine Grundlage für die Messung und Bewertung. Historische Daten oder Branchenforschung können genutzt werden, um fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Festlegung von Zielen zu treffen, auch für neue Initiativen.
• Erkennen Sie, wann Sie einen KPI verwerfen sollten: Wenn ein KPI keinen Einfluss auf die Entscheidungsfindung hat oder nicht zur Unternehmensstrategie beiträgt, lohnt sich die Nachverfolgung möglicherweise nicht. Es ist wichtig, den Wert der einzelnen KPIs regelmäßig zu bewerten und bei Bedarf anzupassen, um ihre Relevanz und Wirksamkeit sicherzustellen.

Durch Befolgen dieser Schritte können Projektmanager und Stakeholder Projekt-KPIs erstellen und effektiv nutzen, um die Produktivität zu steigern, den Erfolg zu messen und Projektziele zu erreichen.

15 wichtige Projektmanagement-KPI-Kennzahlen, die Manager berücksichtigen sollten

• Geplanter Wert
• Tatsächliche Kosten
• Verdienter Wert
• Return on Investment (ROI)
• Kostenunterschied
• Kosten-Leistungs-Index (CPI)
• Kosten für die Verwaltung von Prozessen
• Geplante Arbeitsstunden im Vergleich zur tatsächlichen Situation
• Überfällige Projektaufgaben/überzogene Fristen
• Planabweichung
• Verpasste Meilensteine
• Zeitplan-Leistungsindex
• Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben
• Ressourcennutzung
• Prozentsatz der termingerecht abgeschlossenen Projekte

Hier sind einige der besten Projektmanagement-KPI-Metriken oder Projektleistungsindikatoren, die Projektmanagern bei der KPI-Überwachung und der Erfassung wichtiger Erkenntnisse aus Projekten helfen. Diese beinhalten:

1. Geplanter Wert: Der Projekt-KPI „Planned Value“ (PV) oder die „Budgeted Cost of Work Scheduled“ (BCWS) stellt die geschätzten Kosten der geplanten Projektaktivitäten zum Berichtsdatum dar. Durch den Vergleich des Planwerts mit anderen Projekt-KPIs können Sie analysieren, ob das Projekt dem Zeitplan voraus ist oder ob das Budget überschritten wurde.

PV kann mithilfe von Formeln abgeleitet werden, die auf den geplanten Projektstunden und dem Fertigstellungsgrad des Budgets basieren. Beispielsweise würde bei einem einjährigen Projekt mit einem geplanten Budget von 10.000 USD der geplante Wert nach 9 Monaten bei Einhaltung des Zeitplans 2500 USD (25 % des Gesamtbudgets) betragen. Alle tatsächlichen Kosten, die diesen Betrag übersteigen, deuten darauf hin, dass die tatsächlichen Kosten höher sind als der geplante Wert.

2. Tatsächliche Kosten: Der Projekt-KPI „Actual Cost“ (AC), auch bekannt als „Actual Cost of Work Performed“ (ACWP) , bezeichnet die Gesamtausgaben für das Projekt bis zum aktuellen Datum. Es gibt keine spezifische Formel zur Berechnung der tatsächlichen Kosten; Vielmehr geht es darum, alle anfallenden projektbezogenen Ausgaben zusammenzufassen. Das Projektbudget basiert auf geplanten Stunden, sodass die für Aufgaben aufgewendete Zeit zur Ermittlung der tatsächlich für Gehälter und Ressourcen aufgewendeten Kosten herangezogen wird.

3. Earned Value: Die Projekt-KPI-Metrik Earned Value (EV), auch bekannt als Budgeted Cost of Work Performed (BCWP), zeigt das Budget an, das für abgeschlossene Projektaktivitäten bis zu einem bestimmten Datum zugewiesen wurde, und gibt den Fortschritt und die entsprechende Budgetverwendung an.

Die Verwendung mehrerer KPI-Dashboards und eines zusammenfassenden Dashboards für die gesamte Projektleistung erweist sich als vorteilhaft für die effiziente Verwaltung mehrerer Projekte. Darüber hinaus bietet die Integration erweiterter Projekt-KPIs in das Projektverfolgungs-Dashboard einen umfassenden Überblick über die Projekt- und Geschäftsleistung, der für ein effektives Management unerlässlich ist.

4. Return on Investment: Der Return on Investment (ROI) misst die Rentabilität eines Projekts und vergleicht seinen Nutzen mit seinen Kosten. Es ist wichtig zu erkennen, dass nicht alle Projekte sofort einen positiven ROI erzielen, da es bei einigen länger dauern kann, bis Gewinne erzielt werden. Die Verwendung messbarer Komponenten wie der tatsächlichen Kosten und des Ertragswerts des Projekts zur Ableitung von ROI-Kennzahlen im KPI-Dashboard des Projekts ist unerlässlich.

5. Kostenabweichung: Die Kostenabweichung (CV) misst die Ausgaben eines Projekts und bestimmt, ob die geschätzten Projektkosten von der geplanten Basislinie abweichen. Durch den Vergleich des geplanten Budgets mit dem tatsächlichen Budget zu einem bestimmten Zeitpunkt kann die Kostenabweichung berechnet werden, um zu beurteilen, ob das Projekt über oder unter dem genehmigten Budget liegt.

Diese Analyse ist von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung des Budgets zu überwachen und etwaige Abweichungen vom genehmigten Budget zu erkennen.

6. Kosten-Leistungs-Index: Der Kosten-Leistungs-Index (CPI) hilft bei der Bestimmung des Zeitplanstatus des Projekts, indem er angibt, ob es im Rückstand oder im Voraus liegt. Er errechnet sich aus dem Verhältnis des geplanten Budgets zu den tatsächlich angefallenen Ausgaben für die Aufgabenerledigung. Dieser Index dient als Maß für die Kosteneffizienz des Projekts und bietet Einblicke in den relativen Wert der abgeschlossenen Arbeit.

7. Kosten für die Verwaltung von Prozessen: Fügen Sie die Metrik „Kosten für die Verwaltung von Prozessen“ in Ihr Projekt-Dashboard ein, um die für die Projektüberwachung und -verwaltung zugewiesene Zeit und Ressourcen zu überwachen. Hohe Verwaltungskosten deuten auf Ineffizienz im Projektmanagement hin, während übermäßig niedrige Kosten auf eine schlechte Teamorganisation hinweisen.

Es ist üblich, dass das Team Zeit für Projektbesprechungen und Koordinationsbemühungen aufwendet. Erwägen Sie die Implementierung einer automatisierten Rechnungs- und Zeitabrechnungssoftware, um die Arbeitsbelastung des Projektmanagers zu verringern und wöchentlich Zeit zu sparen.

8. Geplante Arbeitsstunden im Vergleich zur tatsächlichen Situation: Der Vergleich der geplanten Arbeitsstunden mit der tatsächlichen Situation liefert Einblick in die Abweichung zwischen geplanter und tatsächlicher Zeit, die in Projektprozessen aufgewendet wird. Es ist wertvoll, diese Kennzahl über verschiedene Zeitrahmen und Projektphasen hinweg zu bewerten.

Wenn die tatsächlichen Stunden die geplante Zeit erheblich überschreiten, ist eine Neuschätzung des Projektzeitplans erforderlich. Der Einsatz von Arbeitsplanungs- und Projektplanungssoftware kann dabei helfen, Projekte effektiv zu organisieren und Fristen einzuhalten.

9. Überfällige Projektaufgaben/Überschreitung von Fristen: Integrieren Sie die Metrik „ Überfällige Projektaufgaben “ in Ihr Projektverfolgungs-Dashboard, um die Anzahl überfälliger Projektaktivitäten zu überwachen. Dieser KPI berechnet den Prozentsatz der Aufgaben mit überschrittenen Fristen im Verhältnis zu allen abgeschlossenen Projektaktivitäten.

Ein hoher Prozentsatz überfälliger Aufgaben weist darauf hin, dass der Projektzeitplan neu bewertet und die Einbeziehung neuer Mitwirkender in Betracht gezogen werden muss.

10. Zeitplanabweichung: Die Zeitplanabweichung (SV) zeigt an, ob Ihr Projekt dem geplanten Budget und Zeitplan voraus oder hinterherhinkt. Er wird ermittelt, indem der Earned Value des Projekts vom geplanten Wert abgezogen wird. Beim SV geht es im Wesentlichen darum, den ursprünglich geplanten Zeit- und Budgetaufwand vom tatsächlich aufgewendeten Zeit- und Budgetaufwand abzuziehen.

Ein negatives Ergebnis bedeutet, dass Sie mehr als geplant erreicht haben und über ein größeres Budget für die verbleibenden Aufgaben verfügen.

11. Verpasste Meilensteine: Meilensteinverzögerungen, eine gängige Projekt-Dashboard-Metrik, zeigen an, ob Sie aufgrund einer Überschätzung oder der konsequenten Einhaltung von Meilensteinen hinter dem Zeitplan zurückliegen. Während gelegentliche Verzögerungen bei langfristigen Projekten akzeptabel sind, deuten häufige Muster darauf hin, dass eine Überprüfung des gesamten Projektprozesses erforderlich ist.

12. Zeitplanleistungsindex: Der Zeitplanleistungsindex (SPI) zeigt an, ob Ihr Projekt vor oder hinter dem geplanten Zeitplan liegt, normalerweise nahe bei eins.

Er wird berechnet, indem der Earned Value (EV) durch den Planned Value (PV) dividiert wird, wobei ein Ergebnis unter eins auf mögliche Verzögerungen hindeutet und über eins darauf hinweist, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist. Dieser KPI bietet Einblick in die Termineffizienz des Projekts und die Einhaltung geplanter Zeitpläne.

13. Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben: Für eine schnelle Zusammenfassung der Projektleistung erstellen Sie einen KPI, der den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben anzeigt. Geben Sie die geplante Zeit für jede Projektaktivität ein, um Genauigkeit zu gewährleisten und einen Einblick in die aktuelle Phase des Projekts zu erhalten.

Dieser Ansatz bietet eine genauere Darstellung des Fortschritts bei der Aufgabenerledigung, basierend auf der aufgewendeten Zeit und nicht auf der Anzahl der Aufgaben.

14. Ressourcennutzung: Die Ressourcennutzung bietet einen Überblick über die Produktivität Ihres Teams, indem die Arbeitszeit für abrechenbare und nicht abrechenbare Aktivitäten gemessen wird. Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die mit mehreren Kunden zusammenarbeiten, da es zeigt, wie viel Zeit für abrechenbare Projektaufgaben im Vergleich zu nicht abrechenbaren Aktivitäten wie Besprechungen und Terminplanung aufgewendet wird. Dieser KPI bietet Einblicke in die effektive Nutzung der Zeit der Teammitglieder und ihre allgemeine Arbeitseffizienz.

15. Prozentsatz der termingerecht abgeschlossenen Projekte: Der KPI „Prozentsatz der termingerecht oder pünktlich abgeschlossenen Projekte“ ist für die Verwaltung mehrerer Projekte von entscheidender Bedeutung. Es spiegelt den Anteil der termingerecht abgeschlossenen Projekte im Vergleich zu denen mit überschrittenen Fristen wider. Es ist von entscheidender Bedeutung, diesen Prozentsatz über 80 % zu halten. Wenn er unterschritten wird, ist es erforderlich, neue Teammitglieder einzustellen oder die Anzahl der übernommenen Projekte zu reduzieren.

Warum KPIs für das Projektmanagement verwenden?

Die Verwendung von Key Performance Indicators (KPIs) für das Projektmanagement bietet mehrere Vorteile, wie z. B. die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, das Treffen von Entscheidungen, die Messung der Leistung, die Identifizierung von Problemen und mehr. Lesen wir sie unten im Detail:

• Leistungsmessung: KPIs bieten quantifizierbare Kennzahlen zur Bewertung von Fortschritt, Leistung und Erfolg und ermöglichen es den Beteiligten, die Ausrichtung des Projekts auf die strategischen Ziele zu verfolgen.
• Entscheidungsfindung: Diese bieten datengesteuerte Erkenntnisse, die eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen, wichtige Leistungsbereiche identifizieren, die Projektmanager verbessern können, und Ressourcen effektiv zuweisen.
• Verantwortlichkeit: KPIs weisen klare Verantwortlichkeiten zu, indem sie messbare Ziele festlegen und eine Kultur der Verantwortung und Transparenz unter den Projektteammitgliedern fördern.
• Frühzeitige Problemerkennung: Durch die Überwachung von KPIs können Projektmanager alle potenziellen Probleme oder Risiken leicht erkennen und so proaktiv eingreifen, um deren Auswirkungen abzuschwächen.
• Stakeholder-Kommunikation: KPIs erleichtern eine transparente und effektive Kommunikation mit Stakeholdern, indem sie objektive Messgrößen für Projektleistung und -erfolg liefern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige KPI-Bewertungen fördern den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung und treiben Verbesserungen bei Prozessen, Leistung und Ergebnissen voran.
• Zielausrichtung: Helfen Sie dabei, Projektaktivitäten an den Zielen der Organisation auszurichten und stellen Sie sicher, dass die Projektbemühungen zu den umfassenderen strategischen Zielen beitragen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von KPIs im Projektmanagement einen strukturierten Ansatz zur Überwachung, Bewertung und Verbesserung der Projektleistung bietet und letztendlich zu einer erfolgreichen Projektabwicklung beiträgt.

Arten von Projektmanagement-KPIs

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für wichtige Leistungsindikatoren im Projektmanagement, die die optimierte Überwachung und Ausführung von Projekten erleichtern. Zu den verschiedenen Beispielen für Projektmanagement-KPIs gehören:

• Operative/strategische oder Prozess-KPIs: Diese messen die Effizienz und Produktivität von Geschäftsprozessen, beispielsweise die Zeit, die für die Lieferung eines Produkts benötigt wird.
• Ressourcen- oder Input-KPIs: Diese überwachen die Vermögenswerte und Ressourcen, die zur Erzielung von Geschäftsergebnissen eingesetzt werden, einschließlich Forschungs- und Entwicklungskosten, Mittel für die Mitarbeiterschulung und Rohstoffqualität.
• Outcome- oder Output-KPIs: Diese bewerten die finanziellen und nichtfinanziellen Folgen von Geschäftsaktivitäten, wie beispielsweise generierte Umsätze.
• Führende KPIs: Verfolgung von Vorgängen, die die zukünftige Leistung erheblich beeinflussen können.
• Nachlaufende KPIs: Sie spiegeln das Ergebnis eines Ereignisses nach seinem Eintreten wider und werden häufig bei Finanz-KPIs beobachtet, die die Ergebnisse vergangener Aktivitäten messen.
• Wirkungs-KPIs: Spiegeln die Gesamtwirkung oder den Nutzen wider, der durch den Geschäftsbetrieb erzielt wird, und umfassen Kennzahlen wie Kundenbindung und Markenbekanntheit.
• Qualitative KPIs: Beschreibende Merkmale, Eigenschaften, Meinungen oder Merkmale, die häufig durch Methoden wie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit bewertet werden.
• Quantitative KPIs: Messbare Merkmale, die durch numerische Messungen ermittelt werden, dienen als Grundlage für die meisten KPIs. Beispiele hierfür sind Einheiten pro Personenstunde.

Wie kann man wichtige Leistungsindikatoren im Projektmanagement verfolgen?

Die Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren für das Projektmanagement erfordert einen strukturierten Ansatz, um sicherzustellen, dass die Daten aussagekräftige Einblicke in die Projektleistung liefern. So verfolgen Sie KPIs effektiv:

• Definieren Sie klare KPIs: Definieren Sie klar die KPI-Matrix, die mit den Projektzielen übereinstimmt, und stellen Sie sicher, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert (SMART) sind.
• Basislinien festlegen: Legen Sie Basis- oder Benchmarkwerte für jeden KPI fest, um einen Referenzpunkt für den Vergleich und die Bewertung des Fortschritts zu bieten.
• Geeignete Tools auswählen: Wählen Sie geeignete Projektmanagement- und Reporting-Tools aus, mit denen KPI-Daten effektiv erfasst und analysiert werden können.
• Regelmäßige Datenerfassung: Implementieren Sie einen systematischen Prozess zur Erfassung von KPI-Daten in festgelegten Abständen, um Konsistenz und Genauigkeit sicherzustellen.
• Datenanalyse: Analysieren Sie die gesammelten KPI-Daten, um Trends, Muster und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren und so eine datengesteuerte Entscheidungsfindung zu erleichtern.
• Berichterstattung und Visualisierung: Präsentieren Sie KPI-Daten in einem klaren und verständlichen Format durch Dashboards, Berichte oder Visualisierungen, um den Stakeholdern die Leistung effektiv zu kommunizieren.
• Umsetzbare Erkenntnisse: Nutzen Sie KPI-Daten, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, die Korrekturmaßnahmen oder -maßnahmen, Prozessverbesserungen und Entscheidungsfindung zur Verbesserung der Projektleistung vorantreiben können.
• Kontinuierliche Überwachung: Überwachen Sie die KPIs kontinuierlich während des gesamten Projektlebenszyklus, sodass das Projektteam proaktiv auf Änderungen und Probleme reagieren kann.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Projektmanager KPIs effektiv verfolgen, wertvolle Erkenntnisse gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen, um die Projektleistung und den Projekterfolg zu steigern.

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KPI-Kennzahlen für das Projektmanagement wichtig sind, um den Projekterfolg zu bewerten, den Fortschritt zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Von Finanzkennzahlen wie ROI und Kostenabweichung bis hin zu CPI und Earned Value bieten diese KPIs wertvolle Erkenntnisse für ein effektives Projektmanagement.

Durch die effektive Nutzung von KPIs können Projektteams die Leistung messen, Verbesserungsbereiche identifizieren und durch datengesteuerte Entscheidungsfindung eine erfolgreiche Projektabwicklung sicherstellen.

Projektmanagement-KPIs: Häufig gestellte Fragen