什么是重要的项目管理 KPI 指标

在当今动态的商业环境中，有效的项目管理对于实现组织目标至关重要。 了解和利用关键绩效指标 (KPI) 是项目成功不可或缺的一部分。

从衡量进展到确定需要改进的领域，KPI 指标发挥着重要作用。 本文讨论了重要的项目管理 KPI 指标的重要性，提供了可以提高项目绩效并推动整体成功的见解。

简而言之，项目管理的关键绩效指标 (KPI) 是用于评估项目绩效和进度的多个方面的可量化指标。 它们有助于衡量成就，包括与进度遵守、预算管理、质量、利益相关者满意度、风险管理、资源利用率等相关的指标。

常见的项目管理 KPI 包括进度差异、成本绩效指数、客户满意度评分和资源利用率等。 项目中的 KPI 可帮助项目经理和利益相关者衡量项目的成功和效率，确定需要改进的领域，并在整个项目生命周期中做出数据驱动的决策。

什么是项目关键绩效指标 (KPI)？

KPI 代表项目管理中的关键绩效指标。 这是指用于衡量或衡量团队在实现既定目标方面的绩效有效性的特定指标。

这些 KPI 通常在项目的早期阶段定义，并与组织的整体项目愿景保持一致，从而促进跨部门的团队合作。

虽然每个团队都有自己的一套职责，但他们都对 KPI 做出单独贡献。 了解 KPI 在项目管理中的作用可以促进团队协同作用的发展，并提供一个框架来监控企业项目的整体成功。

KPI 一般分为四类：

• 及时性：评估项目是否在计划的时间内完成。 如果没有，那么跟踪偏离时间表的地方并努力确定新的预计完成日期就至关重要。
• 预算：此类别重点监控项目是否保持在分配的预算范围内、超出预算或根据预定义的预算限制进行匹配。
• 质量：在这里，评估的重点是项目是否按预期进展、保持高标准的质量以及满足所有利益相关者和相关团队的期望。
• 有效性：此类别涉及评估项目是否通过确保有效利用时间和财务资源而得到有效管理。

通过理解并有效利用这些 KPI，项目管理团队可以简化他们的方法并确保项目的成功交付。

如何高效地创建和使用项目 KPI？

高效地创建和使用项目管理 KPI 涉及一种系统方法，以确保它们与项目目标保持一致，并在整个项目生命周期中得到有效利用。 以下是高效创建和使用项目 KPI 的步骤：

• 明确定义您的 KPI：确保您的 KPI 是 SMART：具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。 例如，地方政府提供各种优质住房选择的战略目标可以通过增加经济适用房的数量来衡量，目标是每年修复 1,000 套现有建筑以满足公众需求。
• 有目的地选择衡量标准：许多组织跟踪多项衡量标准，但没有考虑它们与预定义目标的相关性。 重点关注与您的目标直接相关的一些关键措施至关重要。 如果某个特定的 KPI 不能被认为是重要的，则应重新考虑它，以避免不必要的报告工作和信息过载。
• 始终为 KPI 设定明确的目标：为每个 KPI 分配目标为衡量和评估提供了基础。 历史数据或行业研究可用于就设定目标做出明智的决策，甚至对于新举措也是如此。
• 识别何时放弃 KPI：如果 KPI 不影响决策或对组织战略做出贡献，则可能不值得花费精力进行跟踪。 定期评估每个 KPI 提供的价值并根据需要进行调整以确保其相关性和有效性非常重要。

通过遵循这些步骤，项目经理和利益相关者可以创建并有效地使用项目 KPI 来提高生产力、衡量成功并实现项目目标。

供经理考虑的 15 个重要项目管理 KPI 指标

• 计划价值
• 实际成本
• 所得价值
• 投资回报率（ROI）
• 成本差异
• 成本绩效指数（CPI）
• 管理流程的成本
• 计划工作时间与实际情况
• 逾期的项目任务/逾期
• 进度差异
• 错过的里程碑
• 进度绩效指数
• 任务完成百分比
• 资源利用率
• 按时完成的项目百分比

以下是一些最佳的项目管理 KPI 指标或项目绩效指标，可帮助项目经理进行 KPI 监控并从项目中获取关键知识。 这些包括：

1. 计划价值：计划价值 (PV) 项目 KPI或计划工作预算成本 (BCWS) 表示报告日期计划项目活动的估计成本。 通过将计划价值与其他项目 KPI 进行比较，您可以分析项目是否提前或是否超出预算。

PV 可以使用基于计划项目时间和预算完成百分比的公式得出。 例如，在一个计划预算为 10,000 美元的一年期项目中，如果按计划进行，9 个月后的计划价值将为 2500 美元（总预算的 25%）。 任何超过此金额的实际成本表明实际成本高于计划价值。

2.实际成本：实际成本（AC）项目KPI，也称为实际已完成工作成本（ACWP） ，表示截至目前项目的总支出。 没有具体的计算实际成本的公式； 相反，它涉及汇总所有发生的与项目相关的费用。 项目预算基于计划工时，因此利用任务上花费的时间来确定工资和资源上花费的实际成本。

3. 挣值：挣值 (EV) 项目 KPI 指标，也称为已执行工作的预算成本 (BCWP)，显示在指定日期之前为已完成的项目活动分配的预算，表明进度和相应的预算利用率。

事实证明，使用多个 KPI 仪表板和一个针对所有项目绩效的摘要仪表板有助于有效管理多个项目。 此外，将高级项目 KPI 纳入项目跟踪仪表板可提供项目和业务绩效的全面概述，这对于有效管理至关重要。

4. 投资回报率：投资回报率（ROI）衡量项目的盈利能力并将其收益与成本进行比较。 重要的是要认识到，并非所有项目都会立即产生正的投资回报率，因为有些项目可能需要更长的时间才能产生利润。 使用可衡量的组件（例如项目的实际成本和挣值）在项目 KPI 仪表板上得出 ROI 指标至关重要。

5. 成本差异：成本差异 (CV) 衡量项目的费用并确定估计的项目成本是否偏离计划基准。 通过比较特定时间的计划预算与实际预算，可以计算成本差异，以评估项目是否超出或低于批准的预算。

该分析对于监控预算遵守情况和识别与批准预算的任何偏差至关重要。

6. 成本绩效指数：成本绩效指数（CPI）通过指示项目是落后还是领先来帮助确定项目的进度状态。 计算方法为计划预算与完成任务实际发生费用的比率。 该指数用于衡量项目的成本效率，并提供对已完成工作的相对价值的见解。

7. 管理流程成本：在项目仪表板中包含“管理流程成本”指标，以监控分配给项目监督和管理的时间和资源。 管理成本过高表明项目管理效率低下，而成本过低则表明团队组织不佳。

团队花时间参加项目会议和协调工作是很常见的。 考虑实施自动发票和时间计费软件，以减轻项目经理的工作量并节省每周的时间。

8. 计划工作时间与实际情况：将计划工作时间与实际情况进行比较，可以深入了解项目流程中计划时间与实际时间之间的差异。 在不同的时间范围和项目阶段评估该指标很有价值。

如果实际时间大大超过计划时间，则需要重新估计项目进度。 使用工作安排和项目规划软件可以帮助有效地组织项目并按时完成任务。

9. 逾期项目任务/逾期：将“逾期项目任务”指标纳入项目跟踪仪表板，以监控逾期项目活动的数量。 此 KPI 计算逾期任务相对于所有已完成项目活动的百分比。

逾期任务比例较高表明需要重新评估项目进度并考虑让新的贡献者参与。

10. 进度差异：进度差异（SV）表明您的项目是提前还是落后于计划的预算和进度。 它是通过从项目的计划价值中减去项目的挣值而得出的。 本质上，SV 涉及从实际花费的时间和预算中扣除最初计划的时间和预算。

负结果意味着您已经完成了超过计划的任务，并且还有更多的预算用于剩余任务。

11. 错过的里程碑：里程碑延迟是一个常见的项目仪表板指标，可以揭示您是否由于高估或始终满足里程碑而落后于计划。 虽然在长期项目中偶尔的延迟是可以接受的，但频繁的模式表明需要对整个项目流程进行审查。

12. 进度绩效指数：进度绩效指数 (SPI)指示您的项目是提前还是落后于计划进度，通常接近 1。

它的计算方法是挣值 (EV)除以计划价值 (PV) ，结果低于 1 表明可能出现延误，高于 1 表明项目提前完成。 该 KPI 可以深入了解项目的进度效率以及对计划时间表的遵守情况。

13. 任务完成百分比：为了快速总结项目绩效，建立一个显示任务完成百分比的 KPI。 输入每个项目活动的计划时间以确保准确性，从而深入了解项目的当前阶段。

这种方法根据花费的时间而不是任务数量更准确地描述任务完成进度。

14. 资源利用率：资源利用率通过衡量计费和非计费活动的工作时间来提供团队生产力的快照。 对于与多个客户合作的组织来说尤其重要，因为它揭示了分配给计费项目任务与会议和日程安排等非计费活动的时间。 该 KPI 提供了有关团队成员时间的有效利用及其整体工作效率的见解。

15. 按时完成的项目百分比： “按计划或按时完成的项目百分比”KPI 对于管理多个项目至关重要。 它反映了按时完成的项目与逾期项目的比例。 将该百分比保持在 80% 以上至关重要，低于该百分比则需要雇用新的团队成员或减少承担的项目数量。

为什么使用 KPI 进行项目管理？

使用关键绩效指标 (KPI) 进行项目管理可带来多种好处，例如分配责任、制定决策、衡量绩效、识别问题等。 下面让我们详细阅读它们：

• 绩效衡量： KPI 提供可量化的指标来评估进度、绩效和成功，使利益相关者能够跟踪项目与战略目标的一致性。
• 决策：这些提供数据驱动的见解，实现明智的决策，确定项目经理需要改进的关键绩效领域，并有效地分配资源。
• 问责制：关键绩效指标通过建立可衡量的目标并在项目团队成员中培养责任感和透明度的文化来分配明确的问责制。
• 早期问题识别：通过监控 KPI，项目经理可以轻松识别所有潜在问题或风险，从而可以主动干预以减轻其影响。
• 利益相关者沟通： KPI 通过提供项目绩效和成功的客观衡量标准，促进与利益相关者之间透明、有效的沟通。
• 持续改进：定期 KPI 评估鼓励关注持续改进，推动流程、绩效和结果的改进。
• 目标一致：帮助使项目活动与组织目标保持一致，确保项目工作有助于实现更广泛的战略目标。

总之，在项目管理中使用 KPI 提供了一种结构化的方法来监控、评估和提高项目绩效，最终有助于项目的成功交付。

项目管理 KPI 的类型

以下是项目管理中的一些关键绩效指标示例，有助于简化项目的监控和执行。 不同的项目管理 KPI 示例包括：

• 运营/战略或流程 KPI：衡量业务流程的效率和生产力，例如交付产品所需的时间。
• 资源或投入 KPI：这些 KPI 监控用于产生业务成果的资产和资源，包括研发费用、员工培训资金和原材料质量。
• 结果或产出关键绩效指标：这些指标评估业务活动的财务和非财务后果，例如产生的收入。
• 领先的 KPI：跟踪可显着影响未来绩效的运营。
• 滞后 KPI：反映事件发生后的结果，通常在衡量过去活动结果的财务 KPI 中观察到。
• 影响力 KPI：反映从业务运营中获得的总体影响或收益，包括客户保留率和品牌认知度等指标。
• 定性 KPI：描述性特征、属性、意见或特征，通常通过员工满意度调查等方法进行评估。
• 定量 KPI：通过数值测量获得的可测量特征，是大多数 KPI 的基础。 示例包括每人每小时的单位。

如何跟踪项目管理中的关键绩效指标？

跟踪项目管理的关键绩效指标需要采用结构化方法来确保数据提供对项目绩效有意义的见解。 以下是有效跟踪 KPI 的方法：

• 定义清晰的 KPI：明确定义与项目目标相符的 KPI 矩阵，确保它们具体、可衡量、可实现、相关且有时限 (SMART)。
• 建立基线：为每个 KPI 设置基线或基准值，为比较和评估进度提供参考点。
• 选择合适的工具：选择合适的项目管理和报告工具，可以有效地捕获和分析 KPI 数据。
• 定期数据收集：实施系统化流程，定期收集 KPI 数据，确保一致性和准确性。
• 数据分析：分析收集的 KPI 数据，以确定趋势、模式和潜在的改进领域，促进数据驱动的决策。
• 报告和可视化：通过仪表板、报告或可视化以清晰易懂的格式呈现 KPI 数据，以便向利益相关者有效传达绩效。
• 可行的见解：使用 KPI 数据获得可行的见解，可以推动纠正措施或措施、流程改进和决策，从而提高项目绩效。
• 持续监控：在整个项目生命周期中持续监控 KPI，使项目团队能够主动响应变更和问题。

通过遵循这些步骤，项目经理可以有效地跟踪 KPI、获得有价值的见解并做出明智的决策以推动项目绩效和成功。

结论

总之，项目管理 KPI 指标对于评估项目成功、监控进度和做出明智的决策非常重要。 从 ROI 和成本差异等财务指标到 CPI 和挣值，这些 KPI 为推动有效的项目管理提供了宝贵的见解。

通过有效利用 KPI，项目团队可以衡量绩效、确定改进领域，并通过数据驱动的决策确保项目成功交付。

项目管理 KPI：常见问题