Quelles sont les mesures KPI importantes de la gestion de projet

Dans le paysage commercial dynamique d'aujourd'hui, une gestion de projet efficace est essentielle pour atteindre les objectifs de l'organisation. Comprendre et utiliser les indicateurs de performance clés (KPI) fait partie intégrante de la réussite du projet.

De la mesure des progrès à l’identification des domaines à améliorer, les indicateurs KPI jouent un rôle important. Cet article parle de l'importance des indicateurs KPI importants de gestion de projet, fournissant des informations qui peuvent améliorer les performances du projet et favoriser le succès global.

En termes simples, les indicateurs clés de performance (KPI) pour la gestion de projet sont des mesures quantifiables utilisées pour évaluer plusieurs aspects de la performance et de l'avancement d'un projet. Ils aident à mesurer les résultats et incluent des mesures liées au respect du calendrier, à la gestion du budget, à la qualité, à la satisfaction des parties prenantes, à la gestion des risques, à l'utilisation des ressources, etc.

Les KPI courants de gestion de projet incluent l'écart de calendrier , l'indice de performance des coûts , le score de satisfaction client et l'utilisation des ressources , entre autres. Les KPI d'un projet aident les chefs de projet et les parties prenantes à mesurer le succès et l'efficacité du projet, à identifier les domaines à améliorer et à prendre des décisions basées sur les données tout au long du cycle de vie du projet.

Que sont les indicateurs clés de performance (KPI) du projet ?

KPI signifie Key Performance Indicators en gestion de projet. Il s'agit de mesures spécifiques utilisées pour évaluer ou mesurer l'efficacité de la performance d'une équipe dans la réalisation des objectifs fixés.

Ces KPI sont généralement définis dès les premières étapes d'un projet et s'alignent sur la vision globale du projet de l'organisation, favorisant ainsi le travail d'équipe interdépartemental.

Bien que chaque équipe ait son propre ensemble de responsabilités, elles contribuent toutes individuellement aux KPI. Comprendre le rôle des KPI dans la gestion de projet peut faciliter le développement d'une synergie d'équipe et fournir un cadre pour suivre le succès global des projets d'entreprise.

Les KPI se répartissent généralement en quatre catégories :

• Respect des délais : ceci évalue si le projet est achevé dans les délais prévus. Dans le cas contraire, il est crucial de déterminer les écarts par rapport au calendrier et de travailler à l’établissement d’une nouvelle date d’achèvement prévue.
• Budget : Cette catégorie se concentre sur le contrôle si le projet respecte le budget alloué, le dépasse ou le respecte conformément aux contraintes budgétaires prédéfinies.
• Qualité : ici, l'évaluation se concentre sur la question de savoir si le projet progresse comme prévu, maintient des normes de qualité élevées et répond aux attentes de toutes les parties prenantes et équipes impliquées.
• Efficacité : Cette catégorie consiste à évaluer si le projet est géré efficacement en garantissant que le temps et les ressources financières sont utilisés efficacement.

En comprenant et en utilisant efficacement ces KPI, les équipes de gestion de projet peuvent rationaliser leur approche et assurer la réussite du projet.

Comment créer et utiliser les KPI du projet de manière productive ?

La création et l'utilisation productive des KPI de gestion de projet impliquent une approche systématique pour garantir qu'ils s'alignent sur les objectifs du projet et sont utilisés efficacement tout au long du cycle de vie du projet. Voici les étapes pour créer et utiliser les KPI du projet de manière productive :

• Définissez clairement vos KPI : assurez-vous que vos KPI sont SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps . Par exemple, l'objectif stratégique d'un gouvernement local consistant à fournir une variété d'options de logement de qualité pourrait être mesuré par l'augmentation du nombre de logements abordables, dans le but de réhabiliter 1 000 structures existantes chaque année pour répondre aux besoins du public.
• Sélectionnez judicieusement vos mesures : de nombreuses organisations suivent plusieurs mesures sans tenir compte de leur pertinence par rapport aux objectifs prédéfinis. Il est essentiel de se concentrer sur quelques mesures clés qui correspondent directement à vos objectifs. Si un KPI particulier ne peut pas être justifié comme étant important, il doit être reconsidéré pour éviter des efforts de reporting inutiles et une surcharge d'informations.
• Fixez toujours un objectif clair pour vos KPI : l'attribution d'un objectif à chaque KPI fournit une base de mesure et d'évaluation. Les données historiques ou les recherches industrielles peuvent être utilisées pour prendre des décisions éclairées concernant la définition d’objectifs, même pour de nouvelles initiatives.
• Sachez quand rejeter un KPI : si un KPI n’influence pas la prise de décision ou ne contribue pas à la stratégie organisationnelle, son suivi ne vaut peut-être pas la peine. Il est essentiel d'évaluer périodiquement la valeur apportée par chaque KPI et de l'ajuster si nécessaire pour garantir leur pertinence et leur efficacité.

En suivant ces étapes, les chefs de projet et les parties prenantes peuvent créer et utiliser efficacement les KPI du projet pour stimuler la productivité, mesurer le succès et atteindre les objectifs du projet.

15 indicateurs KPI de gestion de projet importants que les gestionnaires doivent prendre en compte

• Valeur prévue
• Prix ​​actuel
• Valeur gagnée
• Retour sur investissement (ROI)
• Écart de coût
• Indice de performance des coûts (IPC)
• Coût de gestion des processus
• Heures de travail prévues par rapport à la situation réelle
• Tâches de projet en retard/délais dépassés
• Écart d'horaire
• Étapes manquées
• Indice de performance des horaires
• Pourcentage de tâches terminées
• Utilisation des ressources
• Pourcentage de projets terminés à temps

Voici quelques-unes des meilleures mesures KPI de gestion de projet ou indicateurs de performance de projet qui aident les chefs de projet à surveiller les KPI et à tirer les enseignements clés des projets. Ceux-ci inclus:

1. Valeur planifiée : le KPI du projet de valeur planifiée (PV) , ou le coût budgétisé des travaux planifiés (BCWS), représente le coût estimé des activités planifiées du projet à la date de reporting. En comparant la valeur prévue avec d'autres KPI du projet, vous pouvez analyser si le projet est en avance sur le calendrier ou si le budget a été dépassé.

Le PV peut être dérivé à l'aide de formules basées sur les heures planifiées du projet et le pourcentage d'achèvement du budget. Par exemple, dans un projet d'un an avec un budget prévu de 10 000 USD, la valeur prévue après 9 mois, si elle est respectée, serait de 2 500 USD (25 % du budget total). Tout coût réel dépassant ce montant indique un coût réel supérieur à la valeur planifiée.

2. Coût réel : Le KPI du projet Coût réel (AC), également connu sous le nom de Coût réel des travaux effectués (ACWP) , signifie la dépense totale du projet jusqu'à la date actuelle. Il n'existe pas de formule spécifique pour calculer les coûts réels ; il s’agit plutôt de résumer toutes les dépenses engagées liées au projet. Le budget du projet est basé sur les heures planifiées, de sorte que le temps consacré aux tâches est utilisé pour déterminer le coût réel dépensé en salaires et en ressources.

3. Valeur acquise : la mesure KPI du projet Valeur acquise (EV), également connue sous le nom de coût budgété du travail effectué (BCWP), affiche le budget alloué aux activités du projet terminées à une date spécifiée, indiquant l'avancement et l'utilisation du budget correspondant.

L'utilisation de plusieurs tableaux de bord KPI et d'un tableau de bord récapitulatif pour toutes les performances du projet s'avère bénéfique pour gérer efficacement plusieurs projets. De plus, l’intégration de KPI de projet avancés dans le tableau de bord de suivi de projet fournit un aperçu complet des performances du projet et de l’entreprise, essentiel pour une gestion efficace.

4. Retour sur investissement : le retour sur investissement (ROI) mesure la rentabilité d'un projet et compare ses avantages à ses coûts. Il est important de reconnaître que tous les projets ne génèrent pas immédiatement un retour sur investissement positif, car certains peuvent mettre plus de temps à générer des bénéfices. Il est essentiel d'utiliser des composants mesurables tels que le coût réel et la valeur acquise du projet pour dériver des mesures de retour sur investissement sur le tableau de bord KPI du projet.

5. Écart de coût : l'écart de coût (CV) mesure les dépenses d'un projet et détermine si le coût estimé du projet s'écarte de la référence planifiée. En comparant le budget prévu avec le budget réel à un moment précis, l'écart de coût peut être calculé pour évaluer si le projet est supérieur ou inférieur au budget approuvé.

Cette analyse est cruciale pour contrôler le respect du budget et identifier tout écart par rapport au budget approuvé.

6. Indice de performance des coûts : L'indice de performance des coûts (CPI) aide à déterminer l'état du calendrier du projet en indiquant s'il est en retard ou en avance. Il est calculé comme le rapport entre le budget prévu et les dépenses réelles engagées pour l'achèvement de la tâche. Cet indice sert à mesurer la rentabilité du projet et donne un aperçu de la valeur relative des travaux réalisés.

7. Coût de gestion des processus : incluez la mesure « Coût de gestion des processus » dans le tableau de bord de votre projet pour surveiller le temps et les ressources alloués à la supervision et à la gestion du projet. Des coûts de gestion élevés signalent des inefficacités dans la gestion de projet, tandis que des coûts excessivement bas indiquent une mauvaise organisation des équipes.

Il est courant que l’équipe consacre du temps aux réunions de projet et aux efforts de coordination. Envisagez de mettre en œuvre un logiciel de facturation automatisé et de facturation du temps pour alléger la charge de travail du chef de projet et gagner du temps chaque semaine.

8. Heures de travail planifiées par rapport à la situation réelle : la comparaison des heures de travail planifiées à la situation réelle donne un aperçu de l'écart entre le temps prévu et le temps réel passé dans les processus de projet. Il est utile d'évaluer cette mesure sur différentes périodes et phases de projet.

Si les heures réelles dépassent largement la durée prévue, cela nécessite une réestimation du calendrier du projet. L’utilisation d’un logiciel de planification du travail et de planification de projet peut aider à organiser les projets et à respecter efficacement les délais.

9. Tâches de projet en retard/délais dépassés : intégrez la métrique « Tâches de projet en retard » dans votre tableau de bord de suivi de projet pour surveiller le nombre d'activités de projet en retard. Ce KPI calcule le pourcentage de tâches avec des délais dépassés par rapport à toutes les activités du projet terminées.

Un pourcentage élevé de tâches en retard indique la nécessité de réévaluer le calendrier du projet et d'envisager d'impliquer de nouveaux contributeurs.

10. Écart de calendrier : l'écart de calendrier (SV) indique si votre projet est en avance ou en retard par rapport au budget et au calendrier prévus. Elle est obtenue en soustrayant la valeur acquise du projet de sa valeur planifiée. Essentiellement, SV consiste à déduire le temps et le budget initialement prévus du temps et du budget réels dépensés.

Un résultat négatif signifie que vous avez accompli plus que prévu et qu’il vous reste un budget plus important pour les tâches restantes.

11. Jalons manqués : les retards d'étape, une mesure courante du tableau de bord de projet, révèlent si vous êtes en retard sur le calendrier en raison d'une surestimation ou du respect constant des jalons. Même si des retards occasionnels sont acceptables dans les projets à long terme, des tendances fréquentes indiquent la nécessité de revoir l'ensemble du processus du projet.

12. Indice de performance du calendrier : L' indice de performance du calendrier (SPI) indique si votre projet est en avance ou en retard par rapport au calendrier prévu, généralement proche de celui-ci.

Il est calculé en divisant la valeur acquise (EV) par la valeur prévue (PV) , avec un résultat inférieur à un suggérant des retards potentiels et supérieur à un indiquant que le projet est en avance sur le calendrier. Ce KPI donne un aperçu de l’efficacité du calendrier du projet et du respect des délais prévus.

13. Pourcentage de tâches terminées : pour un résumé rapide des performances du projet, établissez un KPI indiquant le pourcentage de tâches terminées. Saisissez le temps prévu pour chaque activité du projet pour garantir l'exactitude et fournir un aperçu de la phase actuelle du projet.

Cette approche présente une représentation plus précise de la progression de l'achèvement des tâches en fonction du temps passé plutôt que du nombre de tâches.

14. Utilisation des ressources : l'utilisation des ressources fournit un aperçu de la productivité de votre équipe en mesurant son temps de travail sur les activités facturables et non facturables. C'est particulièrement crucial pour les organisations travaillant avec plusieurs clients, car cela révèle combien de temps est alloué aux tâches de projet facturables par rapport aux activités non facturables comme les réunions et la planification. Ce KPI offre un aperçu de l'utilisation efficace du temps des membres de l'équipe et de leur efficacité globale au travail.

15. Pourcentage de projets terminés dans les délais : le KPI « Pourcentage de projets terminés dans les délais ou dans les délais » est essentiel pour gérer plusieurs projets. Il reflète la proportion de projets achevés dans les délais par rapport à ceux dont les délais ont été dépassés. Maintenir ce pourcentage au-dessus de 80 % est crucial et tomber en dessous justifie l'embauche de nouveaux membres de l'équipe ou la réduction du nombre de projets entrepris.

Pourquoi utiliser les KPI pour la gestion de projet ?

L'utilisation d'indicateurs clés de performance (KPI) pour la gestion de projet offre plusieurs avantages tels que l'attribution des responsabilités, la prise de décisions, la mesure des performances, l'identification des problèmes, etc. Lisons-les en détail ci-dessous :

• Mesure des performances : les KPI fournissent des mesures quantifiables pour évaluer les progrès, les performances et le succès, permettant aux parties prenantes de suivre l'alignement du projet sur les objectifs stratégiques.
• Prise de décision : ceux-ci offrent des informations basées sur les données, permettant une prise de décision éclairée, identifiant les domaines de performance clés que les chefs de projet doivent améliorer et allouant efficacement les ressources.
• Responsabilité : les KPI attribuent une responsabilité claire en établissant des objectifs mesurables et en favorisant une culture de responsabilité et de transparence parmi les membres de l'équipe de projet.
• Identification précoce des problèmes : en surveillant les KPI, les chefs de projet peuvent facilement identifier tous les problèmes ou risques potentiels, permettant ainsi une intervention proactive pour atténuer leur impact.
• Communication avec les parties prenantes : les KPI facilitent une communication transparente et efficace avec les parties prenantes en fournissant des mesures objectives de la performance et du succès du projet.
• Amélioration continue : une évaluation régulière des KPI encourage à se concentrer sur l'amélioration continue, conduisant à des améliorations des processus, des performances et des résultats.
• Alignement des objectifs : aider à aligner les activités du projet sur les objectifs de l'organisation, en garantissant que les efforts du projet contribuent aux objectifs stratégiques plus larges.

En résumé, l'utilisation des KPI dans la gestion de projet offre une approche structurée pour surveiller, évaluer et améliorer les performances du projet, contribuant ainsi à la réussite du projet.

Types de KPI de gestion de projet

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’indicateurs de performance clés en gestion de projet qui facilitent le suivi et l’exécution rationalisés des projets. Différents exemples de KPI de gestion de projet incluent :

• KPI opérationnels/stratégiques ou de processus : ils évaluent l'efficacité et la productivité des processus métier, tels que le temps nécessaire pour livrer un produit.
• KPI de ressources ou d'entrées : ils surveillent les actifs et les ressources utilisés pour générer des résultats commerciaux, y compris les dépenses de recherche et développement, les fonds de formation des employés et la qualité des matières premières.
• KPI de résultat ou de sortie : ils évaluent les conséquences financières et non financières des activités commerciales, telles que les revenus générés.
• Principaux KPI : suivi des opérations qui peuvent influencer de manière significative les performances futures.
• KPI en retard : reflètent le résultat d'un événement après sa survenance, couramment observé dans les KPI financiers mesurant les résultats d'activités passées.
• KPI d'impact : reflètent l'impact global ou les avantages obtenus des opérations commerciales, englobant des mesures telles que la fidélisation de la clientèle et la reconnaissance de la marque.
• KPI qualitatifs : caractéristiques descriptives, propriétés, opinions ou traits, souvent évalués par des méthodes telles que les enquêtes de satisfaction des employés.
• KPI quantitatifs : les caractéristiques mesurables obtenues grâce à des mesures numériques servent de base à la plupart des KPI. Les exemples incluent les unités par heure-personne.

Comment suivre les indicateurs de performance clés en gestion de projet ?

Le suivi des indicateurs de performance clés pour la gestion de projet nécessite une approche structurée pour garantir que les données fournissent des informations significatives sur les performances du projet. Voici comment suivre efficacement les KPI :

• Définir des KPI clairs : définissez clairement la matrice de KPI qui s'aligne sur les objectifs du projet, en vous assurant qu'ils sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART).
• Établir des lignes de base : définissez des valeurs de référence ou de référence pour chaque KPI afin de fournir un point de référence pour comparer et évaluer les progrès.
• Sélectionnez les outils appropriés : choisissez des outils de gestion de projet et de reporting appropriés qui peuvent capturer et analyser efficacement les données KPI.
• Collecte régulière de données : mettre en œuvre un processus systématique de collecte de données KPI à des intervalles prédéterminés, garantissant la cohérence et l'exactitude.
• Analyse des données : analysez les données KPI collectées pour identifier les tendances, les modèles et les domaines potentiels d'amélioration, facilitant ainsi la prise de décision basée sur les données.
• Rapports et visualisation : présentez les données KPI dans un format clair et compréhensible via des tableaux de bord, des rapports ou des visualisations pour communiquer efficacement les performances aux parties prenantes.
• Informations exploitables : utilisez les données KPI pour obtenir des informations exploitables qui peuvent conduire à des actions ou mesures correctives, à des améliorations de processus et à la prise de décision pour améliorer les performances du projet.
• Surveillance continue : surveillez en permanence les KPI tout au long du cycle de vie du projet, permettant à l'équipe de projet de répondre de manière proactive aux changements et aux problèmes.

En suivant ces étapes, les chefs de projet peuvent suivre efficacement les KPI, obtenir des informations précieuses et prendre des décisions éclairées pour stimuler les performances et la réussite du projet.

Conclusion

En conclusion, les indicateurs KPI de gestion de projet sont importants pour évaluer le succès du projet, suivre les progrès et prendre des décisions éclairées. Des mesures financières telles que le retour sur investissement et la variation des coûts à l'IPC et à la valeur gagnée, ces KPI offrent des informations précieuses pour favoriser une gestion de projet efficace.

En utilisant efficacement les KPI, les équipes de projet peuvent mesurer les performances, identifier les domaines d'amélioration et garantir la réussite du projet grâce à une prise de décision basée sur les données.

KPI de gestion de projet : questions fréquemment posées