Quais são as métricas importantes de KPI de gerenciamento de projetos

No cenário empresarial dinâmico de hoje, o gerenciamento eficaz de projetos é essencial para atingir as metas organizacionais. Compreender e utilizar os principais indicadores de desempenho (KPIs) é essencial para o sucesso do projeto.

Desde medir o progresso até identificar áreas de melhoria, os indicadores KPI desempenham um papel importante. Este artigo fala sobre a importância de importantes métricas de KPI de gerenciamento de projetos, fornecendo insights que podem melhorar o desempenho do projeto e impulsionar o sucesso geral.

Em termos simples, os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) para gerenciamento de projetos são métricas quantificáveis ​​usadas para avaliar vários aspectos do desempenho e progresso de um projeto. Eles ajudam a medir as realizações e incluem métricas relacionadas ao cumprimento do cronograma, gestão orçamentária, qualidade, satisfação das partes interessadas, gestão de riscos, utilização de recursos e muito mais.

KPIs comuns de gerenciamento de projetos incluem variação de cronograma , índice de desempenho de custos , pontuação de satisfação do cliente e utilização de recursos , entre outros. Os KPIs em um projeto ajudam os gerentes de projeto e as partes interessadas a medir o sucesso e a eficiência do projeto, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados durante todo o ciclo de vida do projeto.

O que são indicadores-chave de desempenho do projeto (KPIs)?

KPI significa Indicadores Chave de Desempenho em gerenciamento de projetos. Refere-se a métricas específicas usadas para avaliar ou medir a eficácia do desempenho de uma equipe no alcance dos objetivos definidos.

Esses KPIs são normalmente definidos nos estágios iniciais de um projeto e se alinham com a visão geral do projeto da organização, promovendo o trabalho em equipe entre departamentos.

Embora cada equipe tenha seu próprio conjunto de responsabilidades, todas contribuem individualmente para os KPIs. Compreender o papel dos KPIs na gestão de projetos pode facilitar o desenvolvimento da sinergia da equipe e fornecer uma estrutura para monitorar o sucesso geral dos projetos corporativos.

Os KPIs geralmente se enquadram em quatro categorias:

• Pontualidade: avalia se o projeto está sendo concluído dentro do prazo planejado. Caso contrário, é crucial acompanhar onde se desviou do cronograma e trabalhar no sentido de estabelecer uma nova data prevista de conclusão.
• Orçamento: Esta categoria centra-se na monitorização se o projecto está dentro do orçamento atribuído, excedendo-o ou igualando-o de acordo com as restrições orçamentais pré-definidas.
• Qualidade: Aqui, a avaliação concentra-se em saber se o projeto está progredindo conforme previsto, mantendo altos padrões de qualidade e atendendo às expectativas de todas as partes interessadas e equipes envolvidas.
• Eficácia: Esta categoria envolve avaliar se o projeto está sendo gerenciado de forma eficiente, garantindo que o tempo e os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficaz.

Ao compreender e utilizar eficazmente esses KPIs, as equipes de gerenciamento de projetos podem simplificar sua abordagem e garantir a entrega bem-sucedida do projeto.

Como criar e usar KPIs de projeto de forma produtiva?

Criar e usar KPI de gerenciamento de projetos de forma produtiva envolve uma abordagem sistemática para garantir que eles estejam alinhados com os objetivos do projeto e sejam utilizados de forma eficaz durante todo o ciclo de vida do projeto. Aqui estão as etapas para criar e usar KPIs de projeto de forma produtiva:

• Defina claramente seus KPIs: certifique-se de que seus KPIs sejam SMART: específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado . Por exemplo, o objectivo estratégico de um governo local de fornecer uma variedade de opções de habitação de qualidade poderia ser medido através do aumento do número de unidades habitacionais a preços acessíveis, com o objectivo de reabilitar anualmente 1.000 estruturas existentes para satisfazer as necessidades públicas.
• Selecione as suas medidas propositalmente: Muitas organizações acompanham diversas medidas sem considerar a sua relevância para objetivos predefinidos. É crucial focar em algumas medidas-chave que se alinhem diretamente com seus objetivos. Se um determinado KPI não puder ser justificado como importante, deverá ser reconsiderado para evitar esforços desnecessários de elaboração de relatórios e sobrecarga de informações.
• Sempre defina uma meta clara para seus KPIs: Atribuir uma meta para cada KPI fornece uma base para medição e avaliação. Dados históricos ou pesquisas do setor podem ser usados ​​para tomar decisões informadas sobre o estabelecimento de metas, mesmo para novas iniciativas.
• Reconheça quando descartar um KPI: Se um KPI não estiver influenciando a tomada de decisões ou contribuindo para a estratégia organizacional, pode não valer a pena o esforço para rastreá-lo. É essencial avaliar periodicamente o valor proporcionado por cada KPI e ajustar conforme necessário para garantir a sua relevância e eficácia.

Seguindo essas etapas, os gerentes de projeto e as partes interessadas podem criar e usar KPIs de projeto de maneira eficaz para impulsionar a produtividade, medir o sucesso e atingir os objetivos do projeto.

15 métricas importantes de KPI de gerenciamento de projetos que os gerentes devem considerar

• Valor planejado
• Custo real
• Valor ganho
• Retorno do Investimento (ROI)
• Variação de custo
• Índice de desempenho de custos (IPC)
• Custo de gerenciamento de processos
• Horas planejadas de trabalho versus situação real
• Tarefas de projeto atrasadas/prazos ultrapassados
• Variação de cronograma
• Marcos perdidos
• Índice de desempenho do cronograma
• Porcentagem de tarefas concluídas
• Utilização de recursos
• Porcentagem de projetos concluídos dentro do prazo

Aqui estão algumas das melhores métricas de KPI de gerenciamento de projetos ou indicadores de desempenho de projeto que ajudam os gerentes de projeto no monitoramento de KPI e na obtenção de aprendizado importante dos projetos. Esses incluem:

1. Valor planejado: O KPI do projeto Valor planejado (VP) , ou Custo orçado do trabalho programado (BCWS), representa o custo estimado das atividades programadas do projeto na data do relatório. Ao comparar o Valor Planejado com outros KPIs do projeto, você pode analisar se o projeto está adiantado ou se o orçamento foi ultrapassado.

O VP pode ser derivado usando fórmulas baseadas nas horas programadas do projeto e na porcentagem de conclusão do orçamento. Por exemplo, num projeto de um ano com um orçamento planeado de 10.000 USD, o Valor Planeado após 9 meses, se dentro do prazo, seria de 2.500 USD (25% do orçamento total). Quaisquer custos reais que excedam esse valor indicam um Custo Real superior ao Valor Planejado.

2. Custo Real: O KPI do projeto Custo Real (AC), também conhecido como Custo Real do Trabalho Realizado (ACWP) , significa o gasto total do projeto até a data atual. Não existe uma fórmula específica para calcular os custos reais; em vez disso, envolve somar todas as despesas incorridas relacionadas ao projeto. O orçamento do projeto é baseado em horas planejadas, portanto o tempo gasto nas tarefas é utilizado para determinar o custo real gasto em salários e recursos.

3. Valor Agregado: A métrica KPI do projeto Valor Agregado (EV), também conhecida como Custo Orçado do Trabalho Realizado (BCWP), exibe o orçamento alocado para atividades concluídas do projeto até uma data especificada, indicando o progresso e a utilização do orçamento correspondente.

A utilização de vários painéis de KPI e um painel de resumo para todo o desempenho do projeto é benéfica no gerenciamento eficiente de vários projetos. Além disso, a incorporação de KPIs avançados do projeto no painel de acompanhamento do projeto fornece uma visão geral abrangente do desempenho do projeto e do negócio, essencial para um gerenciamento eficaz.

4. Retorno do Investimento: O Retorno do Investimento (ROI) mede a rentabilidade de um projeto e compara os seus benefícios com os seus custos. É importante reconhecer que nem todos os projetos geram um ROI positivo imediatamente, pois alguns podem levar mais tempo para gerar lucros. É essencial usar componentes mensuráveis, como o custo real e o valor agregado do projeto, para obter métricas de ROI no painel de KPI do projeto.

5. Variação de Custo: A Variação de Custo (CV) mede as despesas de um projeto e determina se o custo estimado do projeto se desvia da linha de base planejada. Ao comparar o orçamento planejado com o orçamento real em um momento específico, a variação de custo pode ser calculada para avaliar se o projeto está acima ou abaixo do orçamento aprovado.

Esta análise é crucial para monitorizar o cumprimento do orçamento e identificar quaisquer desvios em relação ao orçamento aprovado.

6. Índice de Desempenho de Custos: O Índice de Desempenho de Custos (IPC) ajuda a determinar o status do cronograma do projeto, indicando se ele está atrasado ou adiantado. É calculado como a proporção entre o orçamento planejado e as despesas reais incorridas para a conclusão da tarefa. Este índice serve como uma medida da eficiência de custos do projeto e fornece informações sobre o valor relativo do trabalho concluído.

7. Custo de gerenciamento de processos: inclua a métrica “Custo de gerenciamento de processos” no painel do seu projeto para monitorar o tempo e os recursos alocados para supervisão e gerenciamento do projeto. Altos custos de gerenciamento sinalizam ineficiências no gerenciamento de projetos, enquanto custos excessivamente baixos indicam má organização da equipe.

É comum que a equipe dedique tempo às reuniões do projeto e aos esforços de coordenação. Considere a implementação de software automatizado de faturamento e cobrança de tempo para aliviar a carga de trabalho do gerente de projeto e economizar tempo semanalmente.

8. Horas de trabalho planejadas versus situação real: A comparação das horas de trabalho planejadas com a situação real fornece informações sobre a variação entre o tempo programado e o tempo real gasto nos processos do projeto. É valioso avaliar essa métrica em diferentes prazos e fases do projeto.

Se as horas reais excederem significativamente o tempo planejado, será necessária uma nova estimativa do cronograma do projeto. Fazer uso de software de agendamento de trabalho e planejamento de projetos pode ajudar na organização de projetos e no cumprimento de prazos de forma eficaz.

9. Tarefas de projeto atrasadas/prazos ultrapassados: incorpore a métrica “ Tarefas de projeto atrasadas ” em seu painel de rastreamento de projeto para monitorar o número de atividades de projeto atrasadas. Este KPI calcula a porcentagem de tarefas com prazos ultrapassados ​​em relação a todas as atividades do projeto concluídas.

Uma elevada percentagem de tarefas atrasadas indica a necessidade de reavaliar o calendário do projeto e considerar o envolvimento de novos colaboradores.

10. Variação de cronograma: A variação de cronograma (SV) indica se o seu projeto está adiantado ou atrasado em relação ao orçamento e cronograma planejados. É obtido subtraindo o Valor Agregado do projeto de seu Valor Planejado. Essencialmente, o SV envolve a dedução do tempo e do orçamento inicialmente planejados do tempo e do orçamento reais gastos.

Um resultado negativo significa que você realizou mais do que o planejado e tem um orçamento maior restante para as tarefas restantes.

11. Marcos perdidos: Atrasos nos marcos, uma métrica comum do painel de projetos, revela se você está atrasado devido à superestimação ou ao cumprimento consistente dos marcos. Embora atrasos ocasionais sejam aceitáveis ​​em projectos de longo prazo, padrões frequentes indicam a necessidade de uma revisão de todo o processo do projecto.

12. Índice de Desempenho do Cronograma: O Índice de Desempenho do Cronograma (SPI) indica se o seu projeto está adiantado ou atrasado em relação ao cronograma planejado, normalmente próximo a um.

É calculado dividindo o Valor Agregado (EV) pelo Valor Planejado (VP) , com um resultado abaixo de um sugerindo possíveis atrasos e acima de um indicando que o projeto está adiantado no cronograma. Este KPI fornece informações sobre a eficiência do cronograma do projeto e o cumprimento dos cronogramas planejados.

13. Porcentagem de tarefas concluídas: para obter um resumo rápido do desempenho do projeto, estabeleça um KPI que mostre a porcentagem de tarefas concluídas. Insira o tempo planejado para cada atividade do projeto para garantir a precisão, fornecendo informações sobre a fase atual do projeto.

Esta abordagem apresenta uma descrição mais precisa do progresso da conclusão da tarefa com base no tempo gasto e não no número de tarefas.

14. Utilização de recursos: A utilização de recursos fornece um instantâneo da produtividade da sua equipe, medindo o tempo de trabalho em atividades faturáveis ​​e não faturáveis. É particularmente crucial para organizações que trabalham com vários clientes, pois revela quanto tempo é alocado para tarefas faturáveis ​​do projeto versus atividades não faturáveis, como reuniões e agendamento. Este KPI oferece insights sobre o uso eficaz do tempo dos membros da equipe e sua eficiência geral de trabalho.

15. Porcentagem de projetos concluídos no prazo: O KPI “Porcentagem de projetos concluídos no prazo ou no prazo” é essencial para gerenciar vários projetos. Reflete a proporção de projetos concluídos no prazo versus aqueles com prazos ultrapassados. Manter esse percentual acima de 80% é fundamental e ficar abaixo garante a contratação de novos integrantes para a equipe ou a redução do número de projetos assumidos.

Por que usar KPIs para gerenciamento de projetos?

O uso de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para gerenciamento de projetos oferece vários benefícios, como atribuição de responsabilidades, tomada de decisões, medição de desempenho, identificação de problemas e muito mais. Vamos lê-los em detalhes abaixo:

• Medição de desempenho: os KPIs fornecem métricas quantificáveis ​​para avaliar o progresso, o desempenho e o sucesso, permitindo que as partes interessadas acompanhem o alinhamento do projeto com os objetivos estratégicos.
• Tomada de decisões: oferecem insights baseados em dados, permitindo a tomada de decisões informadas, identificando as principais áreas de desempenho para os gerentes de projeto melhorarem e alocando recursos de forma eficaz.
• Responsabilidade: Os KPIs atribuem responsabilidades claras, estabelecendo metas mensuráveis ​​e promovendo uma cultura de responsabilidade e transparência entre os membros da equipe do projeto.
• Identificação antecipada de problemas: Ao monitorar os KPIs, os gerentes de projeto podem identificar facilmente todos os possíveis problemas ou riscos, permitindo uma intervenção proativa para mitigar seu impacto.
• Comunicação com as partes interessadas: Os KPIs facilitam a comunicação transparente e eficaz com as partes interessadas, fornecendo medidas objetivas do desempenho e sucesso do projeto.
• Melhoria Contínua: A avaliação regular de KPI incentiva o foco na melhoria contínua, gerando melhorias em processos, desempenho e resultados.
• Alinhamento de Metas: Ajude a alinhar as atividades do projeto com as metas organizacionais, garantindo que os esforços do projeto contribuam para os objetivos estratégicos mais amplos.

Em resumo, o uso de KPIs no gerenciamento de projetos oferece uma abordagem estruturada para monitorar, avaliar e melhorar o desempenho do projeto, contribuindo, em última análise, para a entrega bem-sucedida do projeto.

Tipos de KPIs de gerenciamento de projetos

Abaixo estão alguns dos principais exemplos de indicadores de desempenho em gerenciamento de projetos que facilitam o monitoramento e execução simplificados de projetos. Diferentes exemplos de KPI de gerenciamento de projetos incluem:

• KPIs operacionais/estratégicos ou de processo: medem a eficiência e a produtividade dos processos de negócios, como o tempo necessário para entregar um produto.
• KPIs de recursos ou insumos: monitoram os ativos e recursos utilizados na geração de resultados de negócios, incluindo despesas de pesquisa e desenvolvimento, fundos para treinamento de funcionários e qualidade da matéria-prima.
• KPIs de Resultado ou Produto: Avaliam as consequências financeiras e não financeiras das atividades de negócios, como as receitas geradas.
• Principais KPIs: Acompanhamento de operações que podem influenciar significativamente o desempenho futuro.
• KPIs atrasados: Refletindo o resultado de um evento após sua ocorrência, comumente observado em KPIs financeiros que medem resultados de atividades passadas.
• KPIs de impacto: refletem o impacto geral ou os benefícios obtidos nas operações de negócios, abrangendo métricas como retenção de clientes e reconhecimento da marca.
• KPIs qualitativos: características descritivas, propriedades, opiniões ou características, muitas vezes avaliadas por meio de métodos como pesquisas de satisfação de funcionários.
• KPIs quantitativos: características mensuráveis ​​obtidas por meio de medições numéricas servem de base para a maioria dos KPIs. Os exemplos incluem unidades por pessoa-hora.

Como rastrear os principais indicadores de desempenho em gerenciamento de projetos?

O acompanhamento dos principais indicadores de desempenho para gerenciamento de projetos requer uma abordagem estruturada para garantir que os dados forneçam insights significativos sobre o desempenho do projeto. Veja como rastrear KPIs de maneira eficaz:

• Defina KPIs claros: defina claramente a matriz de KPI que se alinha aos objetivos do projeto, garantindo que sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (SMART).
• Estabeleça linhas de base: defina valores de linha de base ou de referência para cada KPI para fornecer um ponto de referência para comparar e avaliar o progresso.
• Selecione ferramentas apropriadas: Escolha ferramentas adequadas de gerenciamento de projetos e relatórios que possam capturar e analisar dados de KPI de maneira eficaz.
• Coleta Regular de Dados: Implemente um processo sistemático para coleta de dados de KPI em intervalos predeterminados, garantindo consistência e precisão.
• Análise de dados: analise os dados de KPI coletados para identificar tendências, padrões e áreas potenciais de melhoria, facilitando a tomada de decisões baseada em dados.
• Relatórios e visualização: apresente dados de KPI em um formato claro e compreensível por meio de painéis, relatórios ou visualizações para comunicar o desempenho de maneira eficaz às partes interessadas.
• Insights acionáveis: use dados de KPI para obter insights acionáveis ​​que podem gerar ações ou medidas corretivas, melhorias de processos e tomada de decisões para melhorar o desempenho do projeto.
• Monitoramento Contínuo: Monitore continuamente os KPIs ao longo do ciclo de vida do projeto, permitindo que a equipe do projeto responda proativamente às mudanças e problemas.

Seguindo essas etapas, os gerentes de projeto podem rastrear KPIs com eficácia, obter insights valiosos e tomar decisões informadas para impulsionar o desempenho e o sucesso do projeto.

Conclusão

Concluindo, as métricas de KPI de gerenciamento de projetos são importantes para avaliar o sucesso do projeto, monitorar o progresso e tomar decisões informadas. Desde métricas financeiras como ROI e variação de custos até CPI e valor agregado, esses KPIs oferecem insights valiosos para impulsionar um gerenciamento de projetos eficaz.

Ao fazer uso eficaz dos KPIs, as equipes de projeto podem medir o desempenho, identificar áreas de melhoria e garantir a entrega bem-sucedida do projeto por meio de tomadas de decisão baseadas em dados.

KPIs de gerenciamento de projetos: perguntas frequentes