Digitalice y administre los datos de los empleados sin problemas con el software de recursos humanos

Los profesionales de recursos humanos manejan una gran cantidad de datos de los empleados relacionados con la contratación, la incorporación, el desempeño, el desarrollo profesional, los detalles del seguro, etc. Manejar todos estos tipos de datos correctamente no es una tarea fácil.

Además, estos tipos de datos son de naturaleza confidencial y el acceso no autorizado a ellos puede comprometer la integridad de sus empleados. Por lo tanto, es importante gestionar los datos de sus empleados de forma eficaz para mantenerlos seguros y garantizar que estén fácilmente disponibles cuando sea necesario.

En este artículo, aprenderá más sobre la gestión de bases de datos de empleados y las formas necesarias que pueden ayudarle a gestionar los datos de sus empleados.

¿Qué es la gestión de datos de los empleados?

La gestión de bases de datos de empleados implica la organización, el almacenamiento y el mantenimiento sistemático de información relacionada con los empleados dentro de una organización. Esto incluye varios aspectos, como datos personales, historial laboral, registros de desempeño, información de nómina, inscripción a beneficios y certificaciones de capacitación.

Beneficios de la gestión de bases de datos de empleados

Mantener una base de datos actualizada de sus empleados puede brindarle multitud de beneficios, como automatizar la entrada de datos, identificar posibles problemas con los datos de los empleados, cumplir con las regulaciones, etc.

Veamos algunos beneficios más de administrar la base de datos de los empleados.

• Mantenimiento de registros eficiente : permite el almacenamiento organizado de información de los empleados, como detalles de contacto, historial laboral y evaluaciones de desempeño.
• Procesos de recursos humanos optimizados : el acceso a datos centralizados simplifica tareas como el procesamiento de nóminas, la gestión de licencias y las revisiones de desempeño, lo que mejora la eficiencia de recursos humanos.
• Cumplimiento y requisitos legales : ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales al mantener registros precisos de los contratos, certificaciones y capacitación de los empleados.
• Comunicación mejorada : facilita la comunicación efectiva dentro de la organización al proporcionar información de contacto actualizada y permitir una comunicación dirigida para anuncios o actualizaciones de políticas.
• Seguridad mejorada : los controles de acceso y las medidas de cifrado protegen los datos confidenciales de los empleados, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado o violaciones de datos.
• Gestión del desempeño : permite el seguimiento de las métricas de desempeño de los empleados, facilitando revisiones de desempeño, establecimiento de objetivos y planificación del desarrollo profesional.

Diez formas de digitalizar y gestionar la base de datos de empleados de forma inteligente

Para administrar la base de datos de sus empleados de manera eficiente, puede categorizar los datos de sus empleados y cifrarlos por seguridad. Además, es posible que también necesite reformular sus estrategias de manejo de datos para gestionar el flujo de datos de los empleados en su organización.

Estas son las principales formas que puede considerar para digitalizar y administrar la base de datos de sus empleados:

1. Acceda y audite sus datos con regularidad

Accede atentamente a los datos almacenados en tu departamento de RRHH. Debe determinar qué tipo de datos tiene y qué tan relevantes son para su organización. Al comprender los tipos de datos, podrá organizarlos y almacenarlos. Además, también puede eliminar la base de datos que no sea tan relevante para sus empleados y su organización.

2. Clasifique los datos de sus empleados

Es importante categorizar sus datos para organizarlos y ordenarlos fácilmente. Puede utilizar múltiples métricas para categorizar datos como información personal, datos de asistencia, detalles de nómina, etc. La categorización de diferentes tipos de datos le permite acceder rápidamente a los datos y ahorrar un tiempo valioso que de otro modo se perdería buscando archivos dispersos.

3. Limite el acceso a los datos de los empleados

Ciertos tipos de datos de los empleados, como los registros médicos, son confidenciales y solo una persona autorizada puede acceder a ellos. Por ese motivo, es necesario crear una estructura adecuada para definir quién puede acceder a estos datos.

En ese caso, puede utilizar el software HRMS para establecer las contraseñas e implementar métodos de autenticación multifactor para la protección de datos.

4. Remodelar los métodos de manejo de datos

Para remodelar sus métodos o técnicas de manejo de datos, primero debe aclarar las leyes y regulaciones existentes relacionadas con el manejo de datos de los empleados. Después de eso, puede evaluar sus métodos de manejo de datos e identificar si es necesario modificarlos o no.

Una vez evaluado, puede realizar cambios en sus métodos de manejo de datos, como cambiar los permisos basados ​​en roles, realizar evaluaciones periódicas de riesgos para los datos, implementar planes de respuesta a incidentes, etc.

5. Incorporar un software de gestión de bases de datos de empleados

Mantener los registros de datos del empleado manualmente puede provocar errores en los datos y aumentar las posibilidades de robo de datos. Con la ayuda del software de gestión de datos, puede registrar y rastrear automáticamente los datos de todos los empleados en un solo lugar. Esto facilita el acceso a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

6. Cifre los datos de los empleados

Las violaciones de datos pueden ocurrir en cualquier momento debido al aumento de los delitos cibernéticos, por lo que es importante que tome medidas efectivas para proteger sus datos. Para ello, puede cifrar los archivos de datos de sus empleados y asegurarse de que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ellos.

7. Capacite al personal para manejar los datos con cuidado

El equipo de recursos humanos y todos los miembros que acceden a los datos de los empleados deben recibir capacitación sobre las leyes aplicables, los resultados de las violaciones de datos y la mala gestión de los datos. Esto les ayudará a manejar de forma segura los datos de los empleados.

Además, mantenga al equipo actualizado sobre las leyes laborales vigentes para mantener el cumplimiento legal en su almacenamiento de datos.

8. Cree un plan de respuesta para la filtración de datos

Es importante desarrollar un plan integral de respuesta a incidentes para gestionar las violaciones de datos y los incidentes de seguridad de manera eficiente. Además, también garantizará que sus empleados sepan los pasos que deben seguir cuando se produzca una violación de datos.

9. Implementar medidas de seguridad cibernética

Para mantener los datos de sus empleados protegidos contra infracciones, puede utilizar un software de gestión de bases de datos de empleados. Con este software, puede implementar varias medidas de seguridad cibernética, como cifrado y firewalls, para mantener sus datos protegidos.

10. Mantener el cumplimiento de la privacidad de los datos

Mantenerse actualizado con las regulaciones de privacidad de datos como GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) es importante para garantizar que procese los datos de los empleados según las regulaciones requeridas.

El software de gestión de bases de datos de empleados ayuda a garantizar que sus datos cumplan con las regulaciones.

Tipos de datos para almacenar en un sistema de gestión de bases de datos de empleados

Un sistema de gestión de bases de datos de empleados sirve como depósito central para almacenar y gestionar toda la información importante de los empleados. Los datos específicos almacenados pueden variar según el tamaño de la organización, la industria y los requisitos legales.

Sin embargo, algunos tipos comunes de datos que normalmente se encuentran en un EDMS incluyen:

• Información de personal : Implica información básica sobre un empleado, como detalles del currículum, verificaciones de antecedentes, documentos de despido, registros de ascensos, etc.
• Información de nómina : los datos de nómina son confidenciales y se comparten de manera limitada. Puede incluir formularios W-4, formularios W-2, datos bancarios, solicitudes del prestamista para la verificación del empleado, etc.
• Información médica : este tipo de información incluye detalles de un empleado sobre pruebas de drogas, datos relacionados con la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA), datos de Covid-19, etc.
• Información demográfica : en los detalles demográficos, se registran datos como género, raza, edad, estado de discapacidad, origen étnico, etc. Estos datos solo deben recopilarse según sea necesario y le indicarán qué tipo de persona tiene en su fuerza laboral.
• Datos laborales : en este tipo de datos, la empresa mantiene un registro de las experiencias pasadas de un empleado, incentivos de contratación, acuerdos laborales, documentos legales, etc. Los datos laborales también incluyen políticas de licencia y datos bancarios de un empleado.
• Datos de desempeño : la mayoría de las organizaciones evalúan el desempeño de sus empleados de forma regular. Por lo tanto, almacenan datos de los empleados en función de varias métricas de recursos humanos para evaluar el desempeño y establecer un punto de referencia para el desempeño.

Consejos al manejar el conjunto de datos de los empleados

Mientras maneja el conjunto de datos de sus empleados, asegúrese de seguir las regulaciones y categorizar los datos de sus empleados de manera efectiva. También debe crear un plan de respuesta a incidentes para manejar casos de violación de datos.

Estos son los consejos a seguir mientras administras tus datos correctamente:

• Cumpla con las regulaciones de privacidad de datos relevantes durante la recopilación, el almacenamiento y el uso de datos.
• Evite recopilar información personal excesiva que no sea esencial para las funciones de recursos humanos.
• Realizar auditorías periódicas para reconocer inconsistencias o intentos de acceso no autorizados dentro del conjunto de datos.
• Implemente medidas de seguridad como controles de acceso, cifrado y copias de seguridad periódicas para salvaguardar la información confidencial de los empleados.
• Deseche los datos siguiendo el procedimiento de eliminación de datos adecuado para evitar cualquier fuga de datos.

Conclusión

Gestionar los datos de los empleados puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, al implementar un software de recursos humanos sólido, puede transformar este proceso en una experiencia fluida y eficiente. Con seguridad de datos mejorada, mantenimiento de registros precisos e información valiosa sobre los datos, puede tomar decisiones informadas para fomentar una fuerza laboral próspera y comprometida.

Gestión de bases de datos de empleados: preguntas frecuentes