Легко оцифровывайте и управляйте данными о сотрудниках с помощью программного обеспечения для управления персоналом

Специалисты по кадрам имеют дело с большим количеством данных о сотрудниках, связанных с наймом, адаптацией, производительностью, развитием карьеры, деталями страхования и так далее. Правильная обработка всех этих типов данных — непростая задача.

Более того, эти типы данных являются конфиденциальными по своей природе, и несанкционированный доступ к ним может поставить под угрозу неприкосновенность ваших сотрудников. Поэтому важно эффективно управлять данными вашего сотрудника, чтобы обеспечить их безопасность и легкость доступа в случае необходимости.

В этой статье вы узнаете больше об управлении базами данных сотрудников и необходимых способах, которые могут помочь вам в обработке данных ваших сотрудников.

Что такое управление данными сотрудников?

Управление базой данных сотрудников включает систематическую организацию, хранение и обслуживание информации, относящейся к сотрудникам внутри организации. Сюда входят различные аспекты, такие как личные данные, история трудоустройства, показатели эффективности, информация о заработной плате, получение льгот и сертификаты обучения.

Преимущества управления базой данных сотрудников

Поддержание актуальной базы данных ваших сотрудников может предоставить вам множество преимуществ, таких как автоматизация ввода данных, выявление потенциальных проблем с данными сотрудников, соблюдение нормативных требований и т. д.

Давайте посмотрим еще на некоторые преимущества управления базой данных сотрудников.

• Эффективное ведение учета : позволяет организовать хранение информации о сотрудниках, такой как контактные данные, история трудоустройства и оценки производительности.
• Оптимизированные процессы управления персоналом : доступ к централизованным данным упрощает такие задачи, как обработка заработной платы, управление отпусками и анализ производительности, повышая эффективность управления персоналом.
• Соответствие и юридические требования : помогает обеспечить соблюдение трудового законодательства и правил путем ведения точного учета контрактов, сертификатов и обучения сотрудников.
• Улучшенное общение : способствует эффективному общению внутри организации, предоставляя актуальную контактную информацию и обеспечивая целевую связь для объявлений или обновлений политики.
• Повышенная безопасность : меры контроля доступа и шифрования защищают конфиденциальные данные сотрудников, снижая риск несанкционированного доступа или утечки данных.
• Управление производительностью : позволяет отслеживать показатели производительности сотрудников, облегчая анализ производительности, постановку целей и планирование развития карьеры.

10 способов разумно оцифровать базу данных сотрудников и управлять ею

Чтобы эффективно управлять базой данных вашего сотрудника, вы можете классифицировать данные вашего сотрудника и зашифровать их в целях безопасности. Более того, вам также может потребоваться переформулировать стратегии обработки данных, чтобы управлять потоком данных сотрудников в вашей организации.

Вот основные способы оцифровки базы данных вашего сотрудника и управления ею:

1. Регулярно получайте доступ к своим данным и проверяйте их.

Внимательно обращайтесь к данным, хранящимся в вашем отделе кадров. Вы должны выяснить, какие данные у вас есть и насколько они актуальны для вашей организации. Понимая типы данных, вы сможете их организовывать и хранить. Более того, вы также можете удалить базу данных, которая не так важна для ваших сотрудников и организации.

2. Классифицируйте данные о своих сотрудниках

Важно классифицировать данные, чтобы их можно было легко систематизировать и сортировать. Вы можете использовать несколько показателей для классификации данных, таких как личная информация, данные о посещаемости, данные о заработной плате и т. д. Классификация различных типов данных позволяет вам быстро получить доступ к данным и сэкономить драгоценное время, которое в противном случае было бы потрачено впустую на поиск разрозненных файлов.

3. Ограничьте доступ к данным сотрудников

Определенные типы данных о сотрудниках, такие как медицинские записи, являются конфиденциальными и доступны только уполномоченному лицу. По этой причине вам необходимо создать правильную структуру, чтобы определить, кто может получить доступ к этим данным.

В этом случае вы можете использовать программное обеспечение HRMS для ввода паролей и реализации методов многофакторной аутентификации для защиты данных.

4. Измените методы обработки данных

Чтобы изменить методы или методы обработки данных, вам необходимо сначала получить ясность в отношении существующих законов и правил, касающихся обработки данных сотрудниками. После этого вы сможете оценить свои методы обработки данных и определить, нужно ли их модифицировать или нет.

После оценки вы можете вносить изменения в методы обработки данных, например изменять разрешения на основе ролей, проводить регулярные оценки рисков для данных, реализовывать планы реагирования на инциденты и т. д.

5. Включите программное обеспечение для управления базами данных сотрудников.

Ведение записей данных сотрудников вручную может привести к ошибкам в данных и увеличить вероятность кражи данных. С помощью программного обеспечения для управления данными вы можете автоматически записывать и отслеживать данные всех сотрудников в одном месте. Это упрощает доступ к данным из любого места и в любое время.

6. Зашифруйте данные сотрудников

Утечка данных может произойти в любое время из-за роста киберпреступлений, поэтому важно принять эффективные меры для защиты ваших данных. Для этой цели вы можете зашифровать файлы данных вашего сотрудника и обеспечить доступ к ним только авторизованным пользователям.

7. Научите персонал осторожно обращаться с данными.

HR-команда и все члены, имеющие доступ к данным сотрудника, должны быть обучены действующему законодательству, последствиям утечки данных и плохому управлению данными. Это поможет им безопасно обращаться с данными сотрудников.

Кроме того, держите команду в курсе действующего трудового законодательства, чтобы обеспечить соблюдение законодательства в отношении хранения ваших данных.

8. Создайте план реагирования на утечку данных

Важно разработать комплексный план реагирования на инциденты для эффективного управления утечками данных и инцидентами безопасности. Более того, это также гарантирует, что ваши сотрудники знают, какие действия им необходимо предпринять в случае утечки данных.

9. Внедрить меры кибербезопасности

Чтобы защитить данные вашего сотрудника от взлома, вы можете использовать программное обеспечение для управления базами данных сотрудников. С помощью этого программного обеспечения вы можете реализовать различные меры кибербезопасности, такие как шифрование и брандмауэры, для защиты ваших данных.

10. Соблюдение требований конфиденциальности данных

Чтобы гарантировать, что вы обрабатываете данные сотрудников в соответствии с необходимыми правилами, важно быть в курсе правил конфиденциальности данных, таких как GDPR (Общие правила защиты данных) и CCPA (Калифорнийский закон о конфиденциальности потребителей) .

Программное обеспечение для управления базами данных сотрудников помогает обеспечить соответствие ваших данных нормативным требованиям.

Типы данных для хранения в системе управления базами данных сотрудников

Система управления базой данных сотрудников служит центральным хранилищем для хранения и управления всей важной информацией о сотрудниках. Конкретные хранимые данные могут различаться в зависимости от размера организации, отрасли и требований законодательства.

Однако некоторые распространенные типы данных, обычно встречающиеся в EDMS, включают:

• Информация о персонале : включает в себя базовую информацию о сотруднике, такую ​​как сведения о резюме, проверка анкетных данных, документы об увольнении, записи о продвижении по службе и т. д.
• Информация о заработной плате : данные о заработной плате являются конфиденциальными и передаются ограниченным образом. Он может включать формы W-4, формы W-2, банковские реквизиты, запросы кредиторов на проверку сотрудника и т. д.
• Медицинская информация : этот тип информации включает в себя данные сотрудника о тестах на наркотики, данные, связанные с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), данные Covid-19 и т. д.
• Демографическая информация . В разделе демографические данные записываются такие данные, как пол, раса, возраст, инвалидность, этническая принадлежность и т. д. Эти данные следует собирать только по мере необходимости, и они покажут вам, какой тип людей у ​​вас в штате.
• Данные о занятости : в этом типе данных компания ведет учет прошлого опыта сотрудника, стимулов при найме, трудовых договоров, юридических документов и т. д. Данные о занятости также включают политику отпусков и банковские реквизиты сотрудника.
• Данные о производительности : Большинство организаций регулярно оценивают производительность своих сотрудников. Поэтому они хранят данные о сотрудниках на основе различных показателей HR, чтобы оценить производительность и установить эталон производительности.

Советы по работе с набором данных о сотрудниках

При работе с набором данных вашего сотрудника обязательно соблюдайте правила и эффективно классифицируйте данные вашего сотрудника. Вам также следует создать план реагирования на инциденты для устранения случаев утечки данных.

Вот советы, которым следует следовать, чтобы правильно управлять своими данными:

• Соблюдайте соответствующие правила конфиденциальности данных во время сбора, хранения и использования данных.
• Избегайте сбора чрезмерной личной информации, которая не важна для функций отдела кадров.
• Проводите периодические проверки для выявления несоответствий или попыток несанкционированного доступа к набору данных.
• Внедрите меры безопасности, такие как контроль доступа, шифрование и регулярное резервное копирование, чтобы защитить конфиденциальную информацию сотрудников.
• Удалите данные, следуя надлежащей процедуре удаления данных, чтобы предотвратить утечку данных.

Заключение

Управление данными о сотрудниках может оказаться сложной и трудоемкой задачей. Однако, внедрив надежное программное обеспечение для управления персоналом, вы можете превратить этот процесс в плавный и эффективный. Благодаря улучшенной безопасности данных, точному ведению учета и ценному анализу данных вы можете принимать обоснованные решения, способствующие процветанию и заинтересованности сотрудников.

Управление базой данных сотрудников: часто задаваемые вопросы