Bezproblemowo digitalizuj i zarządzaj danymi pracowników dzięki oprogramowaniu HR

Specjaliści ds. zasobów ludzkich mają do czynienia z wieloma danymi pracowników związanymi z rekrutacją, wdrażaniem, wynikami, rozwojem kariery, szczegółami ubezpieczenia i tak dalej. Prawidłowa obsługa wszystkich tych typów danych nie jest łatwym zadaniem.

Co więcej, tego typu dane mają charakter wrażliwy, a nieuprawniony dostęp do nich może zagrażać integralności Twoich pracowników. Dlatego ważne jest, aby skutecznie zarządzać danymi swoich pracowników, aby były bezpieczne i łatwo dostępne w razie potrzeby.

W tym artykule dowiesz się więcej o zarządzaniu bazą danych pracowników i niezbędnych sposobach, które mogą pomóc Ci w zarządzaniu danymi Twoich pracowników.

Czym jest Zarządzanie Danymi Pracowników?

Zarządzanie bazą danych pracowników obejmuje systematyczne organizowanie, przechowywanie i utrzymywanie informacji związanych z pracownikami w organizacji. Obejmuje to różne aspekty, takie jak dane osobowe, historia zatrudnienia, zapisy wyników, informacje o płacach, rejestracja świadczeń i certyfikaty szkoleniowe.

Korzyści z zarządzania bazą danych pracowników

Utrzymywanie aktualnej bazy danych pracowników może zapewnić wiele korzyści, takich jak automatyzacja wprowadzania danych, identyfikacja potencjalnych problemów z danymi pracowników, zachowanie zgodności z przepisami itp.

Przyjrzyjmy się jeszcze kilku zaletom zarządzania bazą danych pracowników.

• Efektywne prowadzenie dokumentacji : umożliwia zorganizowane przechowywanie informacji o pracownikach, takich jak dane kontaktowe, historia zatrudnienia i oceny wyników.
• Usprawnione procesy HR : Dostęp do scentralizowanych danych upraszcza zadania, takie jak przetwarzanie list płac, zarządzanie urlopami i przeglądy wyników, zwiększając efektywność HR.
• Zgodność i wymagania prawne : pomaga zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy i regulacjami poprzez prowadzenie dokładnej dokumentacji umów pracowniczych, certyfikatów i szkoleń.
• Lepsza komunikacja : ułatwia skuteczną komunikację wewnątrz organizacji poprzez dostarczanie aktualnych informacji kontaktowych i umożliwianie ukierunkowanej komunikacji w przypadku ogłoszeń lub aktualizacji zasad.
• Zwiększone bezpieczeństwo : Kontrola dostępu i środki szyfrowania chronią wrażliwe dane pracowników, zmniejszając ryzyko nieautoryzowanego dostępu lub naruszenia bezpieczeństwa danych.
• Zarządzanie wydajnością : umożliwia śledzenie wskaźników wydajności pracowników, ułatwiając ocenę wydajności, wyznaczanie celów i planowanie rozwoju kariery.

10 sposobów na cyfryzację i inteligentne zarządzanie bazą danych pracowników

Aby efektywnie zarządzać bazą danych pracowników, możesz kategoryzować dane pracowników i szyfrować je ze względów bezpieczeństwa. Co więcej, może zaistnieć potrzeba przeformułowania strategii przetwarzania danych, aby zarządzać przepływem danych pracowników w organizacji.

Oto najlepsze sposoby, jakie możesz rozważyć w przypadku digitalizacji bazy danych pracowników i zarządzania nią:

1. Regularnie uzyskuj dostęp do swoich danych i je kontroluj

Uważnie korzystaj z danych przechowywanych w Twoim dziale HR. Musisz upewnić się, jakiego rodzaju dane posiadasz i jak istotne są one dla Twojej organizacji. Rozumiejąc typy danych, będziesz w stanie je organizować i przechowywać. Co więcej, możesz także usunąć bazę danych, która nie jest tak istotna dla Twoich pracowników i organizacji.

2. Kategoryzuj dane swoich pracowników

Ważne jest, aby kategoryzować dane, aby łatwo je porządkować i sortować. Do kategoryzowania danych, takich jak dane osobowe, dane dotyczące frekwencji, szczegóły płac itp., można używać wielu wskaźników. Kategoryzacja różnych typów danych umożliwia szybki dostęp do danych i pozwala zaoszczędzić cenny czas, który w przeciwnym razie zostałby zmarnowany na wyszukiwanie rozproszonych plików.

3. Ogranicz dostęp do danych pracowników

Niektóre rodzaje danych pracowników, np. dokumentacja medyczna, są poufne i dostęp do nich ma wyłącznie upoważniona osoba. Z tego powodu należy stworzyć odpowiednią strukturę określającą, kto może uzyskać dostęp do tych danych.

W takim przypadku możesz użyć oprogramowania HRMS do ustawienia haseł i wdrożenia metod uwierzytelniania wieloskładnikowego w celu ochrony danych.

4. Zmień sposób przetwarzania danych

Aby zmienić metody lub techniki przetwarzania danych, należy najpierw uzyskać jasność co do istniejących przepisów i regulacji dotyczących przetwarzania danych pracowników. Następnie możesz ocenić swoje metody przetwarzania danych i określić, czy wymagają one modyfikacji, czy nie.

Po dokonaniu oceny możesz wprowadzić zmiany w metodach przetwarzania danych, takie jak zmiana uprawnień opartych na rolach, przeprowadzanie regularnych ocen ryzyka dla danych, wdrażanie planów reagowania na incydenty itp.

5. Zainstaluj oprogramowanie do zarządzania bazą danych pracowników

Ręczne prowadzenie rejestrów danych pracownika może prowadzić do błędów w danych i zwiększać ryzyko kradzieży danych. Za pomocą oprogramowania do zarządzania danymi możesz automatycznie rejestrować i śledzić dane wszystkich pracowników w jednym miejscu. Ułatwia to dostęp do danych z dowolnego miejsca i o każdej porze.

6. Szyfruj dane pracowników

Naruszenie bezpieczeństwa danych może nastąpić w dowolnym momencie ze względu na wzrost liczby cyberprzestępstw, dlatego ważne jest, aby podjąć skuteczne środki w celu ochrony swoich danych. W tym celu możesz zaszyfrować pliki danych swojego pracownika i mieć pewność, że dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni użytkownicy.

7. Przeszkol personel, aby ostrożnie obchodził się z danymi

Zespół HR i wszyscy członkowie uzyskujący dostęp do danych pracownika powinni zostać przeszkoleni w zakresie obowiązujących przepisów, skutków naruszeń danych i złego zarządzania danymi. Pomoże im to bezpiecznie obchodzić się z danymi pracowników.

Ponadto informuj zespół na bieżąco o obowiązujących przepisach prawa pracy, aby zachować zgodność z prawem w zakresie przechowywania danych.

8. Stwórz plan reagowania na naruszenie danych

Aby skutecznie zarządzać naruszeniami danych i incydentami związanymi z bezpieczeństwem, ważne jest opracowanie kompleksowego planu reagowania na incydenty. Co więcej, zapewni to również, że Twoi pracownicy będą znać kroki, jakie muszą wykonać w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych.

9. Wdrażaj środki bezpieczeństwa cybernetycznego

Aby chronić dane swoich pracowników przed naruszeniami, możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania bazą danych pracowników. Dzięki temu oprogramowaniu możesz wdrożyć różne środki bezpieczeństwa cybernetycznego, takie jak szyfrowanie i zapory ogniowe, aby chronić swoje dane.

10. Przestrzegaj zasad ochrony prywatności danych

Bycie na bieżąco z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i CCPA (kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów), jest ważne, aby mieć pewność, że przetwarzasz dane pracowników zgodnie z wymaganymi przepisami.

Oprogramowanie do zarządzania bazą danych pracowników pomaga zadbać o to, aby Twoje dane były zgodne z przepisami.

Rodzaje danych przechowywanych w systemie zarządzania bazą danych pracowników

System zarządzania bazą danych pracowników służy jako centralne repozytorium do przechowywania i zarządzania wszystkimi ważnymi informacjami o pracownikach. Konkretne przechowywane dane mogą się różnić w zależności od wielkości organizacji, branży i wymagań prawnych.

Jednakże niektóre typowe typy danych zwykle spotykane w EDMS obejmują:

• Informacje o personelu : obejmują podstawowe informacje o pracowniku, takie jak szczegóły CV, weryfikacje przeszłości, dokumenty dotyczące rozwiązania umowy o pracę, informacje o awansach itp.
• Informacje płacowe : Dane płacowe są wrażliwe i udostępniane w ograniczony sposób. Może zawierać formularze W-4, formularze W-2, dane bankowe, prośby pożyczkodawcy o weryfikację pracownika itp.
• Informacje medyczne : ten rodzaj informacji obejmuje dane pracownika dotyczące testów narkotykowych, dane związane z ustawą o urlopie rodzinnym i medycznym (FMLA), dane dotyczące Covid-19 itp.
• Informacje demograficzne : w ramach szczegółów demograficznych rejestrowane są dane takie jak płeć, rasa, wiek, stopień niepełnosprawności, pochodzenie etniczne itp. Dane te powinny być gromadzone wyłącznie w razie potrzeby i informują Cię, jakiego rodzaju osoby zatrudniasz.
• Dane dotyczące zatrudnienia : W tym typie danych firma prowadzi rejestr przeszłych doświadczeń pracownika, zachęt do zatrudnienia, umów o pracę, dokumentów prawnych itp. Dane dotyczące zatrudnienia obejmują również zasady urlopów i dane bankowe pracownika.
• Dane dotyczące wyników : Większość organizacji regularnie ocenia wyniki swoich pracowników. Dlatego przechowują dane pracowników w oparciu o różne wskaźniki HR, aby ocenić wydajność i ustalić punkt odniesienia dla wydajności.

Wskazówki dotyczące obsługi zbioru danych pracowników

Obsługując zbiór danych pracownika, pamiętaj o przestrzeganiu przepisów i skutecznej kategoryzacji danych pracownika. Powinieneś także stworzyć plan reagowania na incydenty, aby poradzić sobie z przypadkami naruszenia bezpieczeństwa danych.

Oto wskazówki, których należy przestrzegać podczas prawidłowego zarządzania danymi:

• Podczas gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania danych należy przestrzegać odpowiednich przepisów dotyczących ochrony danych.
• Unikaj gromadzenia nadmiernych danych osobowych, które nie są niezbędne do wykonywania funkcji HR.
• Przeprowadzaj okresowe audyty w celu wykrycia niespójności lub prób nieautoryzowanego dostępu w zbiorze danych.
• Wdrażaj środki bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu, szyfrowanie i regularne tworzenie kopii zapasowych, aby chronić wrażliwe dane pracowników.
• Pozbądź się danych, postępując zgodnie z odpowiednią procedurą usuwania danych, aby zapobiec wyciekowi danych.

Wniosek

Zarządzanie danymi pracowników może być zadaniem złożonym i czasochłonnym. Jednak wdrażając solidne oprogramowanie HR, możesz przekształcić ten proces w płynne i wydajne doświadczenie. Dzięki zwiększonemu bezpieczeństwu danych, dokładnemu prowadzeniu rejestrów i cennym wglądom w dane możesz podejmować świadome decyzje, aby wspierać dobrze prosperujący i zaangażowany personel.

Zarządzanie bazą danych pracowników: często zadawane pytania