Digitalisasi & Kelola Data Karyawan Secara Lancar dengan Perangkat Lunak HR

Profesional sumber daya manusia menangani banyak data karyawan terkait rekrutmen, orientasi, kinerja, pengembangan karier, detail asuransi, dan sebagainya. Menangani semua tipe data ini dengan benar bukanlah tugas yang mudah.

Selain itu, tipe data ini bersifat sensitif dan akses tidak sah terhadap data tersebut dapat membahayakan integritas karyawan Anda. Oleh karena itu, penting untuk mengelola data karyawan Anda secara efektif agar tetap aman dan mudah tersedia saat diperlukan.

Pada artikel ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang manajemen database karyawan dan cara-cara penting yang dapat membantu Anda dalam menangani data karyawan Anda.

Apa itu Manajemen Data Karyawan?

Manajemen basis data karyawan melibatkan pengorganisasian sistematis, penyimpanan, dan pemeliharaan informasi yang berkaitan dengan karyawan dalam suatu organisasi. Ini mencakup berbagai aspek seperti rincian pribadi, riwayat pekerjaan, catatan kinerja, informasi penggajian, pendaftaran tunjangan, dan sertifikasi pelatihan.

Manfaat Manajemen Database Karyawan

Mempertahankan basis data karyawan yang terkini dapat memberi Anda banyak manfaat seperti mengotomatiskan entri data, mengidentifikasi potensi masalah dengan data karyawan, tetap mematuhi peraturan, dll.

Mari kita lihat beberapa manfaat mengelola database karyawan.

• Penyimpanan Catatan yang Efisien : Memungkinkan penyimpanan informasi karyawan yang terorganisir seperti rincian kontak, riwayat pekerjaan, dan evaluasi kinerja.
• Proses SDM yang Disederhanakan : Akses ke data terpusat menyederhanakan tugas-tugas seperti pemrosesan penggajian, manajemen cuti, dan tinjauan kinerja, sehingga meningkatkan efisiensi SDM.
• Persyaratan Kepatuhan dan Hukum : Membantu memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan dengan memelihara catatan kontrak, sertifikasi, dan pelatihan karyawan yang akurat.
• Peningkatan Komunikasi : Memfasilitasi komunikasi yang efektif dalam organisasi dengan menyediakan informasi kontak terkini dan memungkinkan komunikasi yang ditargetkan untuk pengumuman atau pembaruan kebijakan.
• Keamanan yang Ditingkatkan : Kontrol akses dan tindakan enkripsi melindungi data sensitif karyawan, mengurangi risiko akses tidak sah atau pelanggaran data.
• Manajemen Kinerja : Memungkinkan pelacakan metrik kinerja karyawan, memfasilitasi tinjauan kinerja, penetapan tujuan, dan perencanaan pengembangan karier.

10 Cara Mendigitalkan dan Mengelola Database Karyawan dengan Cerdas

Untuk mengelola database karyawan Anda secara efisien, Anda dapat mengategorikan data karyawan Anda dan mengenkripsinya demi keamanan. Selain itu, Anda juga perlu merumuskan kembali strategi penanganan data untuk mengelola aliran data karyawan di organisasi Anda.

Berikut adalah cara terbaik yang dapat Anda pertimbangkan untuk mendigitalkan dan mengelola database karyawan Anda:

1. Akses dan Audit Data Anda Secara Teratur

Akses data yang disimpan di departemen SDM Anda dengan hati-hati. Anda harus memastikan jenis data apa yang Anda miliki dan seberapa relevan data tersebut bagi organisasi Anda. Dengan memahami tipe data, Anda akan dapat mengatur dan menyimpannya. Selain itu, Anda juga dapat menghapus database yang tidak begitu relevan dengan karyawan dan organisasi Anda.

2. Kategorikan Data Karyawan Anda

Penting untuk mengkategorikan data Anda agar mudah mengatur dan mengurutkannya. Anda dapat menggunakan beberapa metrik untuk mengkategorikan data seperti info pribadi, data kehadiran, detail penggajian, dll. Mengkategorikan tipe data yang berbeda memungkinkan Anda mengakses data dengan cepat dan menghemat waktu berharga yang seharusnya terbuang sia-sia untuk mencari file yang tersebar.

3. Batasi Akses Data Karyawan

Jenis data karyawan tertentu seperti rekam medis bersifat rahasia dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang. Oleh karena itu, Anda perlu membuat struktur yang tepat untuk menentukan siapa yang dapat mengakses data ini.

Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan perangkat lunak HRMS untuk memasukkan kata sandi dan menerapkan metode autentikasi multifaktor untuk perlindungan data.

4. Membentuk Kembali Metode Penanganan Data

Untuk membentuk kembali metode atau teknik penanganan data Anda, Anda perlu terlebih dahulu mendapatkan kejelasan mengenai undang-undang dan peraturan yang ada terkait dengan penanganan data karyawan. Setelah itu, Anda dapat mengevaluasi metode penanganan data Anda dan mengidentifikasi apakah metode tersebut perlu diubah atau tidak.

Setelah dievaluasi, Anda dapat membuat perubahan dalam metode penanganan data seperti mengubah izin berbasis peran, melakukan penilaian risiko rutin untuk data, menerapkan rencana respons insiden, dll.

5. Memasukkan Perangkat Lunak Manajemen Basis Data Karyawan

Menyimpan catatan data karyawan secara manual dapat menyebabkan kesalahan data dan meningkatkan kemungkinan pencurian data. Dengan bantuan software pengelolaan data, Anda dapat secara otomatis mencatat dan melacak seluruh data karyawan di satu tempat. Hal ini memudahkan untuk mengakses data dari mana saja dan kapan saja.

6. Enkripsi Data Karyawan

Pelanggaran data dapat terjadi kapan saja karena meningkatnya kejahatan dunia maya, jadi penting bagi Anda untuk mengambil tindakan efektif untuk melindungi data Anda. Untuk tujuan tersebut, Anda dapat mengenkripsi file data karyawan Anda, dan memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengaksesnya.

7. Melatih Staf untuk Menangani Data dengan Hati-hati

Tim SDM dan semua anggota yang mengakses data karyawan harus dilatih mengenai undang-undang yang berlaku, akibat pelanggaran data, dan pengelolaan data yang buruk. Ini akan membantu mereka menangani data karyawan dengan aman.

Selain itu, selalu berikan informasi terbaru kepada tim mengenai undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku untuk menjaga kepatuhan hukum pada penyimpanan data Anda.

8. Buat Rencana Respons terhadap Pelanggaran Data

Penting untuk mengembangkan rencana respons insiden yang komprehensif untuk mengelola pelanggaran data dan insiden keamanan secara efisien. Selain itu, ini juga akan memastikan bahwa karyawan Anda mengetahui langkah-langkah yang harus mereka ikuti ketika terjadi pelanggaran data.

9. Menerapkan Tindakan Keamanan Siber

Untuk menjaga data karyawan Anda terlindungi dari pelanggaran, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen basis data karyawan. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat menerapkan berbagai langkah keamanan siber seperti enkripsi dan firewall untuk menjaga data Anda tetap terlindungi.

10. Menjaga Kepatuhan Privasi Data

Selalu mengikuti perkembangan peraturan privasi data seperti GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) dan CCPA (Undang-Undang Privasi Konsumen California) penting untuk memastikan bahwa Anda memproses data karyawan sesuai peraturan yang disyaratkan.

Perangkat lunak manajemen basis data karyawan membantu memastikan bahwa data Anda tetap mematuhi peraturan.

Jenis Data untuk Disimpan dalam Sistem Manajemen Basis Data Karyawan

Sistem manajemen basis data karyawan berfungsi sebagai pusat penyimpanan untuk menyimpan dan mengelola semua informasi penting karyawan. Data spesifik yang disimpan dapat bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, industri, dan persyaratan hukum.

Namun, beberapa tipe data umum yang biasanya ditemukan di EDMS meliputi:

• Informasi Personalia : Ini melibatkan informasi dasar tentang seorang karyawan seperti rincian resume, pemeriksaan latar belakang, dokumen pemutusan hubungan kerja, catatan promosi, dll.
• Informasi Penggajian : Data penggajian bersifat sensitif dan dibagikan secara terbatas. Ini mungkin termasuk formulir W-4, formulir W-2, rincian bank, permintaan pemberi pinjaman untuk verifikasi karyawan, dll.
• Informasi Medis : Jenis informasi ini mencakup rincian karyawan tentang tes narkoba, data terkait Family and Medical Leave Act (FMLA), data Covid-19, dll.
• Informasi Demografi : Di bawah rincian demografi, data seperti jenis kelamin, ras, usia, status disabilitas, etnis, dll. dicatat. Data ini hanya boleh dikumpulkan sesuai kebutuhan dan akan memberi tahu Anda tipe orang seperti apa yang Anda miliki di dunia kerja Anda.
• Data Ketenagakerjaan : Dalam tipe data ini, perusahaan menyimpan catatan pengalaman masa lalu karyawan, insentif perekrutan, perjanjian kerja, dokumen hukum, dll. Data ketenagakerjaan juga mencakup kebijakan cuti dan rincian bank seorang karyawan.
• Data Kinerja : Sebagian besar organisasi mengevaluasi kinerja karyawannya secara teratur. Oleh karena itu, mereka menyimpan data karyawan berdasarkan berbagai metrik SDM untuk mengevaluasi kinerja dan menetapkan tolok ukur kinerja.

Tips Saat Menangani Dataset Karyawan

Saat menangani kumpulan data karyawan Anda, pastikan Anda mengikuti peraturan dan mengkategorikan data karyawan Anda secara efektif. Anda juga harus membuat rencana respons insiden untuk menangani kasus pelanggaran data.

Berikut tips yang harus diikuti saat Anda mengelola data dengan benar:

• Patuhi peraturan privasi data yang relevan selama pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan data.
• Hindari mengumpulkan informasi pribadi berlebihan yang tidak penting untuk fungsi SDM.
• Lakukan audit berkala untuk mengenali inkonsistensi atau upaya akses tidak sah dalam kumpulan data.
• Terapkan langkah-langkah keamanan seperti kontrol akses, enkripsi, dan pencadangan rutin untuk melindungi informasi sensitif karyawan.
• Buang data dengan mengikuti prosedur penghapusan data yang benar untuk mencegah kebocoran data.

Kesimpulan

Mengelola data karyawan dapat menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu. Namun, dengan menerapkan perangkat lunak HR yang kuat, Anda dapat mengubah proses ini menjadi pengalaman yang lancar dan efisien. Dengan keamanan data yang ditingkatkan, pencatatan yang akurat, dan wawasan data yang berharga, Anda dapat membuat keputusan yang tepat untuk mendorong tenaga kerja yang berkembang dan terlibat.

Manajemen Basis Data Karyawan: Pertanyaan yang Sering Diajukan