Banderas rojas a tener en cuenta al elegir un software de CRM

Así que ha llegado el momento de elegir un software de CRM; cada año, más y más organizaciones confían en el software de CRM, y se espera que el mercado global de CRM crezca un 245 % para 2028, lo cual es una gran noticia para usted porque hay una gran cantidad de opciones disponibles para usted. Sin embargo, hay algunas señales de alerta que debe evitar al elegir un software de CRM, que veremos en este artículo. No se preocupe, ¡lo respaldamos! A lo largo de este artículo, rociaremos los consejos de los expertos sobre este tema para que comprenda mejor qué debe tener en cuenta.

Solo sincronización de correo electrónico

Al elegir un sistema CRM, debe asegurarse de que sea compatible con la comunicación multicanal, como llamadas, chats en línea y canales de redes sociales, no solo por correo electrónico. Sus representantes de ventas deberían poder recopilar fácilmente todas las conversaciones de múltiples canales y mantenerlas en un solo lugar.

De esta forma, verás la información del cliente estés donde estés, en el chat de la web, en tu perfil de LinkedIn, etc. No tienes que consultar otro sistema para obtener los datos del cliente. Lo mismo cuando está en su sistema CRM, tiene el historial completo de todas las conversaciones con este cliente potencial o cliente en particular.

También ayuda a aumentar el nivel de servicio al cliente porque, independientemente de los canales en los que sus clientes se comuniquen con usted, ya sabe todo sobre ellos. No hay necesidad de hacer muchas preguntas detalladas. Puede saltar rápidamente a su pregunta y brindar asistencia de inmediato.

“ Primero, lo más importante que habría tenido en cuenta al comparar opciones era hasta qué punto se integraba fácilmente con otros sistemas. Como ejemplo, pasamos mucho tiempo tanto en las aplicaciones de correo electrónico como en nuestro CRM, y muchos sistemas tienen una integración de correo electrónico muy limitada que obliga a los usuarios a pasar demasiado tiempo alternando. ”

️ Will Schneider, Almacenamiento y Cumplimiento

¡No tiene que mirar a lo largo y ancho porque NetHunt ofrece todas las integraciones mencionadas anteriormente y admite la comunicación multicanal!

Sin automatización del flujo de trabajo

Bueno, esto es bastante obvio ya que las funciones de automatización de procesos e informes de ventas del sistema CRM son utilizadas por el 82% de las organizaciones, según un análisis reciente. Esto significa que esa es una razón frecuente por la que las personas deciden optar por un sistema CRM, e incluso si la automatización no es su objetivo inicial, aún debe considerar esta funcionalidad.

Su negocio crecerá, la cantidad de clientes aumentará y es posible que desee utilizar la automatización de ventas en el futuro. Ayuda a trabajar con clientes potenciales y clientes de manera más efectiva mientras mantiene a su equipo altamente efectivo y feliz. ¿A quién le gustan las tareas monótonas?

Aquí hay algunas tareas que se pueden automatizar usando un CRM:

• Establezca seguimientos automáticos para nunca perder un cliente potencial y aumentar las tasas de conversión.
• Personalización y automatización del correo electrónico para establecer la conexión personal inicial y garantizar que sus clientes obtengan toda la información necesaria a tiempo.
• Lead Scoring para clasificar a los prospectos en una escala que represente su valor percibido, y asegúrese de nutrir a los compradores potenciales o dar ese pequeño empujón a alguien que aún no está listo para comprometerse.
• Automatización de canalización para mover clientes potenciales a lo largo de la canalización en función de sus acciones.
• Creación de tareas cuando está relacionada con cambios en la tubería o alcance de clientes potenciales.
• Notificaciones para que los gerentes estén informados cuando sucede algo digno de atención con el cliente potencial o el cliente.

Estaremos aquí todo el día enumerando todos los procesos que deben automatizarse; aquí está nuestro artículo que destaca los procesos para representantes de ventas y gerentes que se pueden automatizar. Entonces, si el sistema en el que está interesado no ofrece esto, entonces es hora de cambiar a NetHunt, ¡porque aquí tenemos automatización en abundancia!

“La mayoría de los sistemas de CRM obsoletos no ofrecen mucha automatización, si es que ofrecen alguna. Pero necesita un sistema con automatización del flujo de trabajo si quiere beneficiarse de tener un CRM. Las empresas más pequeñas aprecian tener uno, ya que les da a los miembros del personal más tiempo para lidiar con otras dificultades. Además, es prácticamente esencial para las empresas más grandes. Las empresas más grandes simplemente no podrían manejar los datos de los clientes sin la automatización de procesos. “

️ Lachlan de Crespigny, Revelo

Integración limitada con herramientas de terceros

Sus departamentos pueden usar un montón de herramientas diferentes, y tiene sentido que todas esas herramientas estén unidas en un solo ecosistema. Le brinda una imagen completa de la salud del negocio y elimina la necesidad de agregar datos de varias herramientas y analizarlos correctamente.

Las herramientas de llamadas en frío, los sistemas de correo electrónico, las herramientas de enriquecimiento de datos, la automatización de marketing, solo por nombrar algunas, deben estar conectadas al corazón de su negocio, un sistema CRM.

Aunque los sistemas de CRM suelen estar integrados con una gran cantidad de herramientas, es imposible que cada CRM esté conectado directamente con todas las herramientas de ventas disponibles en el mercado.

Al elegir un CRM, preste atención a la posibilidad de conectar otras herramientas a través de servicios de terceros, como Zapier. Además, Zapier también es un buen indicador de la confiabilidad de la empresa, ya que solo enumera el software con el que vale la pena trabajar.

“Una buena regla general es ver si el CRM que está considerando está incluido en Zapier, el conector de sistema más popular. Si no está en la lista, haga que un desarrollador experimentado mire debajo del capó para identificar cualquier limitación en las API de CRM”.

️ Kaitie Weaver, Helcim

Si esta opción no está disponible, puede verificar si es posible realizar la integración a través de la API de CRM. Por favor, tenga en cuenta que necesitará involucrar a un desarrollador de su lado para vincular algunas herramientas.

Sin acceso en la nube

Ya existe una tendencia para los equipos distribuidos, y COVID-19 acaba de simplificarlo. Cada vez más personas han comenzado a trabajar de forma remota y necesitan la capacidad de acceder a los datos necesarios en un momento dado. Asegúrese de optar por un sistema CRM que ofrezca soluciones basadas en la nube.

A pesar de algunas de las ventajas de las soluciones locales, un sistema basado en la web permite mantenerse conectado desde cualquier parte del mundo. Cuando se trabaja desde casa o de viaje, los CRM basados ​​en la nube pueden ser un salvavidas; estas estadísticas demuestran que el 94% de las empresas utilizan al menos una solución en la nube en su empresa y he aquí por qué:

• Etiqueta de precio más bajo
• Fácil de configurar
• Accesible en cualquier momento o lugar con el mínimo esfuerzo
• Debido a que no está alojado localmente, no requiere mantenimiento.
• Actualizaciones frecuentes

También resulta más económico para las empresas tener un sistema de CRM alojado en la nube, ya que no necesitan comprar o alquilar servidores dedicados, contratar administradores de sistemas para dar soporte a los servidores, actualizar el sistema, etc.

Por lo tanto, con CRM basado en la nube no tiene que preocuparse por los procesos comerciales, donde sea que se encuentre su equipo, pueden trabajar y contribuir al éxito comercial.

Personalización limitada

Es esencial contar con un sistema de CRM que refleje los procesos de su negocio, la estrategia de ventas y marketing y las actividades de servicio al cliente.

Por eso, te recomendamos optar por un sistema que te permita configurar tu CRM para que se ajuste a los procesos que ya tienes establecidos en tu empresa; no remodelar los procesos debido al CRM.

Por ejemplo, la capacidad de editar carpetas, agregar o eliminar campos necesarios del registro del cliente, personalizar su flujo de ventas y configurar la automatización y la generación de informes son características esenciales en un sistema de CRM.

Si tiene siete etapas en su proceso de ventas, le gustaría que esas etapas se reflejen en la canalización que crea en un sistema de CRM. Si un CRM no es personalizable y tiene solo 5 etapas en proceso, es posible que no esté satisfecho con él. ¿Por qué? Tendrá que cambiar sus procesos y algunas actividades simplemente serán invisibles.

Alternativamente, es posible que no necesite la lista completa de campos de registro porque una gran cantidad de datos no es necesariamente buena.

Tener que modificar sus procesos de trabajo simplemente para adaptarlos a un sistema de CRM simplemente no vale la pena, especialmente porque muchos sistemas de CRM le ponen un precio jugoso a la personalización. Al equipo le costará adaptarse al nuevo sistema y dejarán de usarlo. Para los propietarios de negocios o los clientes potenciales de ventas, será solo una pérdida de dinero.

Baja presencia y reseñas en redes sociales

Como para cualquier cosa en este mundo, consulte antes de comprar. Estoy bastante seguro de que lo sabes, pero en caso de que seas como mi abuela que compra todo lo que ve sin investigarlo, déjame explicarte.

Si tiene un ojo en un sistema CRM que cumple con todos los criterios necesarios, pero intenta ir a su página de LinkedIn o Twitter, y no existe o claramente le falta atención, eso no es una buena señal. Un buen sistema de CRM, como cualquier otro negocio, actualizará continuamente sus canales de redes sociales. Si no tienen nada que decir sobre su empresa y el progreso que realizan, piénselo dos veces si desea confiar sus datos al sistema de esta manera.

Otra cosa es que debería poder encontrar reseñas sobre el proveedor de CRM fácilmente; G2 es una fuente buena y confiable para esto. NetHunt CRM tiene el honor de obtener una puntuación independiente de 4,7 sobre 5 en G2.

Puede leer reseñas específicas para ver si las personas recomiendan este tipo de sistema CRM para empresas como la suya, o detectarán la falta de funciones críticas para usted. Nadie puede describir mejor el software como sus usuarios reales.

“Si se encuentra con un sistema que parece ser nuevo y tiene un precio bajo, pero hay pocas o ninguna revisión, tenga cuidado. Los ciberdelincuentes intentan constantemente acceder a la información personal de las empresas y sus clientes, por lo que cuando se trata de elegir un software de CRM, debe elegir uno que tenga buena reputación”.

️ María, laboratorios de ferias comerciales

Falta de atención al cliente y capacitación.

Tener a alguien a quien acudir cuando las cosas van mal con cualquier tecnología es crucial. Primero, verifique cuánto soporte ofrece su solución de CRM y cuánto costaría agregarla. Algunas soluciones de CRM parecen baratas, pero cuando el camino se pone difícil y su negocio requiere más soporte del que está cubierto en su contrato o suscripción, es posible que se encuentre en un aprieto.

Es bastante difícil comprender el nivel de atención al cliente antes de convertirse en un cliente que paga. Aunque, mientras usa el período de prueba de CRM, comuníquese con el equipo de atención al cliente a través de múltiples canales para saber si está satisfecho con él.

Debes estar atento a cosas como:

• ¿Existe una base de conocimiento pública disponible, como videos de YouTube, artículos y preguntas y respuestas?
• ¿Cuánto tiempo responden?
• La calidad de las respuestas a sus solicitudes.
• ¿Tienen un chatbot en su sitio web?
• ¿Te responden por otros canales?
• Pequeñas cosas como cuando responden, ¿su gramática, su estilo de comunicación es profesional?

“ La mayor señal de alerta al elegir un CRM es la falta de soporte técnico que brindan. Un CRM necesita hablar con otros sistemas en su negocio y, a veces, necesitará ayuda de su CRM sobre cómo conectar los sistemas y qué hacer cuando los sistemas fallan. Cambiar los CRM es una tarea fundamental, así que asegúrese de que el soporte esté allí desde el primer día ”.

️ Felix Tim, Círculo de Reparación

En cuanto a la capacitación: uno de los elementos más críticos de una implementación exitosa de CRM y la adopción del equipo es la capacitación adecuada. Para que todos utilicen el sistema en todo su potencial, debe ser una experiencia práctica continua.

Costos ocultos

A menudo, el precio es uno de los factores decisivos a la hora de elegir un sistema CRM. Sobre todo si tienes un gran equipo. A mayor equipo, mayor cantidad de licencias y mayores gastos.

Al mismo tiempo, el precio puede ser engañoso; Si bien algunos CRM parecen ser económicos cuando revisa su página de precios, el precio total puede ser diferente.

Algunos sistemas le cobran adicionalmente por implementar el sistema, brindar soporte por correo electrónico o teléfono y capacitar a su equipo; sin embargo, esos números no se reflejan inicialmente en su página de precios.

Además, algunas de las funciones esenciales de un sistema de CRM pueden convertirse en un complemento especial que también tiene un precio, por ejemplo, los formularios web. Algunos sistemas de CRM pueden ofrecer esta función a un precio adicional para cualquier plan. En NetHunt, ya está incluido en los planes Business/Advanced.

“Desde mi experiencia, una de las mayores señales de alerta es cuando es difícil obtener el precio total de la entrega del proveedor del sistema CRM (incluidos los costos de configuración, integración, capacitación, incorporación, etc.). Todos los costos asociados con el CRM deben estar disponibles por adelantado”.

️ Kelly Chan, contadora en línea

También puede haber limitaciones severas en los planes más baratos; como resultado, pagará de más, ya que tendrá que actualizarse a planes más avanzados. Un sistema CRM puede ofrecer una cantidad limitada de registros de clientes que usted crea o limitar la cantidad de automatizaciones que puede configurar en planes inferiores. Con el tiempo, la compra de un sistema de CRM que parecía más costoso al principio puede resultar más económico, ya que incluye las actualizaciones que requiere su empresa.

Si es una empresa más grande, puede valer la pena la inversión, pero si es una organización más pequeña, puede ejercer más presión sobre sus finanzas de lo que vale.

Seguridad

Hacer un seguimiento de la información del cliente es la parte más importante de cualquier CRM. Como resultado, es fundamental elegir una solución de CRM que coloque la seguridad en primer plano y cumpla con los estándares de alta seguridad. Debido a la prevalencia de las soluciones de CRM alojadas en la nube en estos días, están bien equipadas para proteger sus datos e identificar y prevenir posibles ataques cibernéticos. La información de sus clientes se respalda con frecuencia y se protege de forma segura. Con el CRM adecuado, puede estar seguro de que los datos de su empresa están sanos y salvos.

Esto es especialmente importante para las empresas sensibles a los datos. De todos modos, si tiene una fuga de datos, arruinará su reputación y puede destruir su marca.

Solicite información sobre las políticas y prácticas de seguridad de datos del proveedor. Familiarícese con los métodos utilizados para conservar y proteger sus datos en sus instalaciones. El sitio web del proveedor suele ser donde obtendrá esta información. Asegúrese de que proporcionen cifrado de datos, una nube virtual, malware, protección contra spam y compatibilidad con GDPR.

“La seguridad es otro factor crítico a considerar al elegir un sistema CRM. Sus datos de CRM contienen información confidencial sobre sus clientes, por lo que es esencial que el sistema que elija tenga funciones de seguridad sólidas. Busque un sistema CRM que ofrezca autenticación de usuarios, encriptación de datos y control de acceso”.

️ Davin Joseph, pines de esmalte

Conclusión

En el mercado de CRM, encontrará muchos sistemas atractivos, pero pronto descubrirá que algunos de ellos no valen su dinero. Buscar estas señales de advertencia podría ser la diferencia entre ahorrar dinero y perderlo. Nethunt CRM, por otro lado, no tiene ninguna de estas banderas rojas en mi perspectiva muy 'imparcial', entonces, ¿por qué no usarlo?