Semnale roșii de care trebuie să fiți atenți atunci când alegeți un software CRM

Deci a sosit momentul să alegeți un software CRM; în fiecare an, din ce în ce mai multe organizații se bazează pe software-ul CRM, iar piața globală CRM este de așteptat să crească cu 245% până în 2028, ceea ce este o veste excelentă pentru tine, deoarece există o multitudine de opțiuni disponibile pentru tine. Cu toate acestea, există câteva semnale roșii de evitat atunci când alegeți software-ul CRM, pe care le vom analiza în acest articol - nu vă faceți griji, vă sprijinim! Pe parcursul acestui articol, vom presăra sfaturile experților pe această temă, astfel încât să înțelegeți mai bine la ce să fiți atenți.

Doar sincronizare e-mail

Atunci când alegeți un sistem CRM, trebuie să vă asigurați că acesta acceptă comunicarea pe mai multe canale, cum ar fi apeluri, chat-uri online și canale de social media - nu doar e-mail. Reprezentanții dvs. de vânzări ar trebui să fie capabili să adune cu ușurință toate conversațiile de pe mai multe canale și să le păstreze într-un singur loc.

Astfel, vei vedea informațiile despre client oriunde te-ai afla, în chat-ul de pe site, pe profilul tău LinkedIn, etc. Nu trebuie să verifici alt sistem pentru a obține detaliile despre client. Același lucru atunci când vă aflați în sistemul dvs. CRM, aveți întregul istoric al tuturor conversațiilor cu acest client sau client.

De asemenea, ajută la creșterea nivelului de servicii pentru clienți, deoarece indiferent de canalele pe care clienții dvs. vă adresează - știți deja totul despre ei. Nu este nevoie să puneți o mulțime de întrebări detaliate. Puteți sări rapid la întrebarea lor și să oferi asistență imediat.

„ În primul rând, cel mai important lucru pe care l-aș fi căutat când am comparat opțiuni a fost măsura în care se integrează ușor cu alte sisteme. De exemplu, petrecem mult timp atât în ​​aplicațiile de e-mail, cât și în CRM-ul nostru, iar multe sisteme au o integrare de e-mail foarte limitată, ceea ce obligă utilizatorii să petreacă prea mult timp comutând înainte și înapoi. ”

️ Will Schneider, WarehousingAndFulfillment

Nu trebuie să priviți departe, deoarece NetHunt oferă toate integrările menționate mai sus și acceptă comunicarea pe mai multe canale!

Fără automatizare a fluxului de lucru

Ei bine, aceasta este destul de evidentă, deoarece funcțiile de raportare a vânzărilor și automatizarea proceselor ale sistemului CRM sunt utilizate de 82% dintre organizații, conform unei analize recente. Aceasta înseamnă că acesta este un motiv predominant pentru care oamenii decid să opteze pentru un sistem CRM și, chiar dacă automatizarea nu este scopul tău inițial, ar trebui să iei în considerare totuși această funcționalitate.

Afacerea dvs. va crește, numărul de clienți va deveni mai mare și este posibil să doriți să utilizați automatizarea vânzărilor în viitor. Vă ajută să lucrați mai eficient cu clienții potențiali și cu clienții, menținând în același timp echipa dvs. extrem de eficientă și fericită. Cui îi plac sarcinile monotone?

Iată doar câteva sarcini care pot fi automatizate folosind un CRM:

• Setați urmăriri automate pentru a nu pierde niciodată un client potențial și pentru a crește ratele de conversie.
• Personalizarea și automatizarea e-mailurilor pentru a stabili conexiunea personală inițială și pentru a vă asigura că clienții dvs. primesc toate informațiile necesare la timp.
• Conduceți scorul pentru a clasa clienții potențiali pe o scară care reprezintă valoarea lor percepută și asigurați-vă că hrăniți eventualii cumpărători potențiali sau dați acel mic impuls cuiva care nu este tocmai pregătit să se angajeze.
• Automatizare pipeline pentru a muta clienții potențiali în întreaga conductă în funcție de acțiunile lor.
• Crearea sarcinilor atunci când este legată de schimbările în pipeline sau de extinderea clienților potențiali.
• Notificări pentru manageri să fie la curent atunci când ceva care merită atenție se întâmplă cu clientul potențial sau clientul.

Vom fi aici toată ziua, listând toate procesele care ar trebui automatizate; iată articolul nostru care evidențiază procesele pentru reprezentanții de vânzări și manageri care pot fi automatizate. Așadar, dacă sistemul pe care îl ai cu ochii nu oferă acest lucru, atunci este timpul să treci la NetHunt, pentru că aici avem automatizare din plin!

„Majoritatea sistemelor CRM învechite nu oferă multă automatizare, dacă este deloc. Dar ai nevoie de un sistem cu automatizare a fluxului de lucru dacă vrei să câștigi din a avea un CRM. Întreprinderile mai mici apreciază să aibă unul, deoarece oferă membrilor personalului mai mult timp pentru a face față altor dificultăți. În plus, este practic esențial pentru afacerile mai mari. Firmele mai mari pur și simplu nu ar putea gestiona datele clienților fără automatizarea proceselor. „

️ Lachlan de Crespigny, Revelo

Integrare limitată cu instrumente terțe

Departamentele dvs. ar putea folosi o mulțime de instrumente diferite și are sens ca toate aceste instrumente să fie unite într-un singur ecosistem. Vă oferă întreaga imagine a sănătății afacerii și elimină necesitatea de a agrega date din diverse instrumente și de a le analiza corect.

Instrumente de apelare la rece, sisteme de e-mail, instrumente de îmbogățire a datelor, automatizare de marketing, doar pentru a numi câteva – toate trebuie să fie conectate la inima afacerii dvs., un sistem CRM.

Chiar dacă sistemele CRM sunt de obicei integrate cu un număr solid de instrumente, este imposibil ca fiecare CRM să fie conectat direct la fiecare instrument de vânzări disponibil pe piață.

Atunci când alegeți un CRM, acordați atenție posibilității de a conecta alte instrumente prin servicii terțe, precum Zapier. În plus, Zapier este, de asemenea, un bun indicator al credibilității companiei, deoarece listează doar software-ul cu care merită să lucrezi.

„O regulă de bază bună este să vedeți dacă CRM-ul pe care îl aveți în vedere este listat pe Zapier, cel mai popular conector de sistem. Dacă nu este listat, cereți unui dezvoltator cu experiență să se uite sub capotă pentru a identifica orice limitări în API-urile CRM.”

️ Kaitie Weaver, Helcim

Dacă această opțiune nu este disponibilă, puteți verifica dacă este posibil să faceți integrarea prin API-ul CRM. Vă rugăm să rețineți că va trebui să implicați un dezvoltator din partea dvs. pentru a lega câteva instrumente.

Fără acces în cloud

Există deja o tendință pentru echipele distribuite, iar COVID-19 tocmai a simplificat acest lucru. Din ce în ce mai mulți oameni au început să lucreze de la distanță și au nevoie de capacitatea de a accesa datele necesare în orice moment. Asigurați-vă că optați pentru un sistem CRM care oferă soluții bazate pe cloud.

În ciuda unora dintre avantajele soluțiilor on-premise, un sistem bazat pe web face posibil să rămâneți conectat de oriunde în lume. Când lucrați de acasă sau pe drum, CRM-urile bazate pe cloud pot fi salvatoare; aceste statistici arată că 94% dintre companii folosesc cel puțin o soluție cloud în compania lor și iată de ce:

• Preț mai mic
• Simplu de configurat
• Accesibil în orice moment sau locație cu efort minim
• Deoarece nu este găzduit local, nu necesită întreținere
• Actualizări frecvente

De asemenea, se dovedește a fi mai ieftin pentru companii să aibă un sistem CRM care este găzduit în cloud, deoarece nu trebuie să cumpere sau să închirieze servere dedicate, să angajeze administratori de sistem pentru a susține serverele, să actualizeze sistemul etc.

Astfel, cu CRM bazat pe cloud, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la procesele de afaceri, oriunde se află echipa dvs., ea poate lucra și poate contribui la succesul afacerii.

Personalizare limitată

Este esențial să ai un sistem CRM care să reflecte procesele afacerii tale, strategia de vânzări și marketing și activitățile de servicii pentru clienți.

Din acest motiv, vă recomandăm să utilizați un sistem care vă permite să vă configurați CRM-ul pentru a se potrivi proceselor pe care le-ați deja stabilit în compania dumneavoastră; să nu remodeleze procesele din cauza CRM-ului.

De exemplu, capacitatea de a edita foldere, de a adăuga sau de a elimina câmpurile necesare din înregistrarea clientului, de a personaliza canalul de vânzări și de a configura automatizarea și raportarea sunt toate caracteristicile esențiale ale unui sistem CRM.

Dacă aveți șapte etape în procesul dvs. de vânzare, ați dori ca acele etape să fie reflectate în conducta pe care o construiți într-un sistem CRM. Dacă un CRM nu este personalizabil și are doar 5 etape în curs, este posibil să nu fiți mulțumit de el. De ce? Va trebui să vă schimbați procesele și unele activități vor fi pur și simplu invizibile.

Alternativ, este posibil să nu aveți nevoie de întreaga listă de câmpuri de înregistrare, deoarece o cantitate mare de date nu este neapărat bună.

Trebuie să vă modificați procesele de lucru doar pentru a se potrivi unui sistem CRM pur și simplu nu merită bătaia de cap, mai ales pentru că multe sisteme CRM pun un preț suculent personalizării. Echipa va fi dificil să se adapteze la noul sistem și vor renunța să-l folosească. Pentru proprietarii de afaceri sau clienții potențiali va fi doar o pierdere de bani.

Prezență scăzută în rețelele sociale și recenzii

În ceea ce privește orice pe lumea asta, verificați înainte de a cumpăra. Sunt destul de sigur că știi asta, dar în cazul în care ești ca bunica mea care cumpără orice vede fără să cerceteze, lasă-mă să explic.

Dacă ai un ochi pe un sistem CRM care îndeplinește toate criteriile necesare, dar încerci să mergi pe pagina lor LinkedIn sau Twitter și fie este inexistent, fie lipsește clar atenția, nu este un semn bun. Un sistem CRM bun, ca orice altă afacere, își va actualiza continuu canalele de social media. Dacă nu au nimic de spus despre compania lor și despre progresul pe care îl înregistrează - gândiți-vă de două ori dacă doriți să vă încredeți datele sistemului astfel.

Un alt lucru este că ar trebui să puteți găsi cu ușurință recenzii despre furnizorul CRM; G2 este o sursă bună și de încredere pentru aceasta. NetHunt CRM este onorat să obțină un scor independent de 4,7 din 5 pe G2.

Puteți citi recenzii specifice pentru a vedea dacă oamenii recomandă acest tip de sistem CRM pentru companii ca a dvs. sau vor observa lipsa unor funcții critice pentru dvs. Nimeni nu poate descrie mai bine software-ul ca fiind utilizatori reali.

„Dacă întâlniți un sistem care pare a fi nou și are un preț scăzut, dar există puține sau deloc recenzii, aveți grijă. Infractorii cibernetici încearcă în mod constant să acceseze informațiile personale ale companiilor și ale clienților/clienților acestora, așa că atunci când vine vorba de alegerea unui software CRM, vrei să alegi unul care să fie de renume.”

️ Maria, Trade Show Labs

Lipsa de asistență și instruire pentru clienți

Este crucial să ai pe cineva la care să apelezi atunci când lucrurile merg prost cu orice tehnologie. În primul rând, verificați cât de mult suport oferă soluția dvs. CRM și cât ar costa să adăugați. Unele soluții CRM par ieftine, dar atunci când drumul devine dificil și afacerea dvs. necesită mai mult suport decât ceea ce este acoperit în contractul sau abonamentul dvs., s-ar putea să vă aflați într-o problemă.

Este destul de dificil să înțelegeți nivelul de asistență pentru clienți înainte de a deveni un client plătitor. Chiar dacă, în timp ce utilizați perioada de probă a CRM, contactați echipa de asistență pentru clienți prin mai multe canale pentru a înțelege dacă sunteți mulțumit de aceasta.

Ar trebui să fii atent la lucruri precum:

• Există o bază publică de cunoștințe disponibilă, cum ar fi videoclipuri YouTube, articole și întrebări și răspunsuri?
• Cât timp răspund?
• Calitatea răspunsurilor la solicitările dumneavoastră.
• Au un chatbot pe site-ul lor?
• Îți răspund prin alte canale?
• Lucruri mici, cum ar fi atunci când răspund, gramatica, stilul lor de comunicare este profesional?

„ Cel mai mare steag roșu atunci când alegeți un CRM este lipsa suportului tehnic pe care îl oferă. Un CRM trebuie să discute cu alte sisteme din afacerea dvs. și, uneori, veți avea nevoie de ajutor de la CRM cu privire la modul de conectare a sistemelor și ce să faceți atunci când sistemele se defectează. Schimbarea CRM-urilor este o sarcină instrumentală, așa că asigurați-vă că suportul este disponibil din prima zi .”

️ Felix Tim, Cercul de reparații

În ceea ce privește instruirea: unul dintre elementele cele mai critice ale implementării cu succes a CRM și adoptării echipei este formarea adecvată. Pentru ca toată lumea să folosească sistemul la întregul său potențial, acesta ar trebui să fie o experiență practică și continuă.

Costuri ascunse

Adesea, prețul este unul dintre factorii decisivi ai alegerii unui sistem CRM. Mai ales dacă ai o echipă mare. Cu cât o echipă este mai mare, cu atât numărul de licențe este mai mare și cu atât cheltuielile mai mari.

În același timp, prețul poate fi înșelător; în timp ce unele CRM-uri par să fie ieftine atunci când le verificați pagina de prețuri, prețul total ar putea fi diferit.

Unele sisteme vă taxează suplimentar pentru implementarea sistemului, furnizarea de asistență prin e-mail sau prin telefon și instruirea echipei, cu toate acestea, aceste numere nu sunt reflectate inițial pe pagina lor de prețuri.

De asemenea, unele dintre funcțiile esențiale ale unui sistem CRM se pot dovedi a fi un supliment special care are și un preț, de exemplu, formularele web. Unele sisteme CRM pot oferi această caracteristică la un preț suplimentar pentru orice plan. La NetHunt, este deja inclus în planurile Business/Advanced.

„Din experiența mea, unul dintre cele mai mari semnalări roșii este atunci când este dificil să obțineți prețul total pentru livrare de la furnizorul de sistem CRM (inclusiv costuri de configurare, integrare, training, onboarding etc.). Toate costurile asociate cu CRM ar trebui să fie disponibile în avans.”

️ Kelly Chan, Contabil Online

De asemenea, ar putea exista limitări severe pentru planurile mai ieftine; ca urmare, te vei trezi că plătești în exces, deoarece va trebui să treci la planuri mai avansate. Un sistem CRM poate oferi un număr limitat de înregistrări ale clienților pe care le creați sau poate limita numărul de automatizări pe care le puteți configura pe planuri mai mici. În cele din urmă, achiziționarea unui sistem CRM care părea mai costisitor la început se poate dovedi mai ieftin, deoarece include deja upgrade-urile necesare afacerii dvs.

Dacă sunteți o companie mai mare, aceasta poate merita investiția, dar dacă sunteți o organizație mai mică, poate pune mai multă presiune asupra finanțelor dvs. decât merită.

Securitate

Urmărirea informațiilor despre clienți este cea mai importantă parte a oricărui CRM. Drept urmare, alegerea unei soluții CRM care plasează securitatea în prim-plan și care respectă standardele de securitate înalte este esențială. Datorită prevalenței soluțiilor CRM găzduite în cloud în prezent, acestea sunt bine echipate pentru a vă proteja datele și pentru a identifica și a preveni potențialele atacuri cibernetice. Informațiile dvs. despre clienți sunt copiate frecvent și sunt protejate în siguranță. Cu CRM-ul potrivit, poți fi sigur că datele companiei tale sunt sigure și solide.

Acest lucru este deosebit de important pentru afacerile sensibile la date. Oricum, dacă aveți o scurgere de date, vă va distruge reputația și vă poate distruge marca.

Solicitați de la aceștia informații despre politicile și practicile de securitate a datelor ale furnizorului. Familiarizați-vă cu metodele folosite pentru a vă păstra și proteja datele în unitățile lor. Site-ul web al furnizorului este de obicei de unde veți obține aceste informații. Asigurați-vă că oferă criptare a datelor, un cloud virtual, malware, protecție împotriva spamului și compatibilitate cu GDPR.

„Securitatea este un alt factor critic de luat în considerare atunci când alegeți un sistem CRM. Datele dvs. CRM conțin informații sensibile despre clienții dvs., așa că este esențial ca sistemul pe care îl alegeți să aibă caracteristici de securitate solide. Căutați un sistem CRM care oferă autentificarea utilizatorilor, criptarea datelor și controlul accesului.”

️ Davin Joseph, Ace emailate

Concluzie

Pe piața CRM, veți găsi o mulțime de sisteme cu aspect atractiv, dar veți descoperi în curând că unele dintre ele nu-ți merită banii. Căutarea acestor semne de avertizare ar putea fi diferența dintre a economisi bani și a-i pierde. Nethunt CRM, pe de altă parte, nu are niciunul dintre aceste semnale roșii în perspectiva mea foarte „impărțială”, așa că de ce să nu-l folosești?