Sinais de alerta a serem observados ao escolher um software de CRM

Então chegou a hora de você escolher um software de CRM; a cada ano, mais e mais organizações confiam no software de CRM, e o mercado global de CRM deverá crescer 245% até 2028, o que é uma ótima notícia para você, pois há uma infinidade de opções disponíveis para você. No entanto, existem algumas bandeiras vermelhas a serem evitadas ao escolher um software de CRM, que abordaremos neste artigo - não se preocupe, nós o protegemos! Ao longo deste artigo, daremos conselhos de especialistas sobre esse tópico para que você entenda melhor o que procurar.

Apenas sincronização de e-mail

Ao escolher um sistema de CRM, você deve certificar-se de que ele suporta comunicação multicanal, como chamadas, bate-papos online e canais de mídia social - não apenas e-mail. Seus representantes de vendas devem ser capazes de reunir facilmente todas as conversas de vários canais e mantê-las em um só lugar.

Dessa forma, você verá as informações do cliente onde quer que esteja, no chat do site, no seu perfil do LinkedIn, etc. Você não precisa consultar outro sistema para obter os detalhes do cliente. A mesma coisa quando você está em seu sistema de CRM, você tem todo o histórico de todas as conversas com esse lead ou cliente em particular.

Também ajuda a aumentar o nível de atendimento ao cliente, pois independentemente dos canais que seus clientes chegam até você – você já sabe tudo sobre eles. Não há necessidade de fazer muitas perguntas detalhadas. Você pode pular rapidamente para a pergunta deles e fornecer a assistência imediatamente.

“ Em primeiro lugar, a coisa mais importante que eu teria observado ao comparar as opções era até que ponto ele se integrava facilmente a outros sistemas. Por exemplo, gastamos muito tempo em aplicativos de e-mail e em nosso CRM, e muitos sistemas têm integração de e-mail muito limitada que força os usuários a gastar muito tempo alternando entre si. ”

️ Will Schneider, Armazenagem e Cumprimento

Você não precisa procurar muito porque o NetHunt oferece todas as integrações mencionadas acima e suporta comunicação multicanal!

Sem automação de fluxo de trabalho

Bem, este é bastante óbvio, já que as funções de relatórios de vendas e automação de processos do sistema CRM são usadas por 82% das organizações, de acordo com uma análise recente. Isso significa que essa é uma razão predominante pela qual as pessoas decidem optar por um sistema de CRM e, mesmo que a automação não seja seu objetivo inicial, você ainda deve considerar essa funcionalidade.

Sua empresa crescerá, o número de clientes aumentará e talvez você queira usar a automação de vendas no futuro. Ajuda a trabalhar com leads e clientes de forma mais eficaz, mantendo sua equipe altamente eficaz e feliz. Quem gosta de tarefas monótonas?

Aqui estão apenas algumas tarefas que podem ser automatizadas usando um CRM:

• Defina acompanhamentos automáticos para nunca perder um lead e aumentar as taxas de conversão.
• Personalização e automação de e-mail para estabelecer a conexão pessoal inicial e garantir que seus clientes recebam todas as informações necessárias no prazo.
• Pontuação de leads para classificar os clientes em potencial em uma escala que represente seu valor percebido e certifique-se de nutrir qualquer comprador em potencial ou dar aquele pequeno empurrão para alguém que não está pronto para se comprometer.
• Automação de pipeline para mover leads por todo o pipeline com base em suas ações.
• Criação de tarefas relacionadas a alterações de pipeline ou divulgação de leads.
• Notificações para que os gerentes fiquem informados quando algo que valha a pena acontecer com o lead ou cliente.

Estaremos aqui o dia todo listando todos os processos que devem ser automatizados; aqui está nosso artigo que destaca os processos para representantes e gerentes de vendas que podem ser automatizados. Portanto, se o sistema em que você está de olho não oferece isso, é hora de mudar para o NetHunt, porque aqui temos automação em abundância!

“A maioria dos sistemas de CRM desatualizados não oferece muita automação, se é que oferece alguma. Mas você precisa de um sistema com automação de fluxo de trabalho se quiser ganhar com um CRM. As empresas menores apreciam ter um, pois dá aos funcionários mais tempo para lidar com outras dificuldades. Além disso, é praticamente essencial para empresas maiores. Empresas maiores simplesmente não conseguiam lidar com dados de clientes sem automação de processos. “

️ Lachlan de Crespigny, Revelo

Integração limitada com ferramentas de terceiros

Seus departamentos podem usar várias ferramentas diferentes, e faz sentido que todas essas ferramentas estejam unidas em um único ecossistema. Ele oferece a você uma visão geral da saúde dos negócios e elimina a necessidade de agregar dados de várias ferramentas e analisá-los corretamente.

Ferramentas de chamadas frias, sistemas de e-mail, ferramentas de enriquecimento de dados, automação de marketing, apenas para citar alguns – todos precisam estar conectados ao coração do seu negócio, um sistema de CRM.

Embora os sistemas de CRM sejam geralmente integrados a um número sólido de ferramentas, é impossível que cada CRM esteja diretamente conectado a todas as ferramentas de vendas disponíveis no mercado.

Ao escolher um CRM, fique atento à possibilidade de conectar outras ferramentas por meio de serviços de terceiros, como o Zapier. Além disso, o Zapier também é um bom indicador da confiabilidade da empresa, pois lista apenas softwares com os quais vale a pena trabalhar.

“Uma boa regra é verificar se o CRM que você está considerando está listado no Zapier, o conector de sistema mais popular. Se não estiver listado, peça a um desenvolvedor experiente para identificar quaisquer limitações nas APIs do CRM.”

️ Kaitie Weaver, Helcim

Caso esta opção não esteja disponível, você pode verificar se é possível fazer a integração através da API do CRM. Por favor, tenha em mente que você precisará envolver um desenvolvedor do seu lado para amarrar algumas ferramentas.

Sem acesso na nuvem

Já existe uma tendência para equipes distribuídas, e o COVID-19 apenas simplificou isso. Mais e mais pessoas começaram a trabalhar remotamente e precisam da capacidade de acessar os dados necessários a qualquer momento. Certifique-se de optar por um sistema de CRM que ofereça soluções baseadas em nuvem.

Apesar de algumas das vantagens das soluções on-premise, um sistema baseado na web possibilita a conexão de qualquer lugar do mundo. Ao trabalhar em casa ou em trânsito, os CRMs baseados em nuvem podem salvar vidas; essas estatísticas mostram que 94% das empresas usam pelo menos uma solução em nuvem em sua empresa e aqui está o porquê:

• Preço mais baixo
• Simples de configurar
• Acessível a qualquer hora ou local com o mínimo esforço
• Como não está hospedado localmente, não requer manutenção
• Atualizações frequentes

Também acaba sendo mais barato para as empresas ter um sistema de CRM hospedado na nuvem, pois não precisam comprar ou alugar servidores dedicados, contratar administradores de sistema para dar suporte aos servidores, atualizar o sistema etc.

Assim, com o CRM baseado em nuvem você não precisa se preocupar com os processos de negócios, onde quer que sua equipe esteja localizada, eles podem trabalhar e contribuir para o sucesso do negócio.

Personalização limitada

É essencial ter um sistema de CRM que reflita os processos de negócios, a estratégia de vendas e marketing e as atividades de atendimento ao cliente.

Por isso, recomendamos que você opte por um sistema que permita configurar seu CRM para se adequar aos processos que você já estabeleceu em sua empresa; não reformular processos por causa do CRM.

Por exemplo, a capacidade de editar pastas, adicionar ou remover campos necessários do registro do cliente, personalizar seu pipeline de vendas e configurar automação e relatórios são recursos essenciais em um sistema de CRM.

Se você tiver sete estágios em seu processo de vendas, gostaria que esses estágios fossem refletidos no pipeline que você cria em um sistema de CRM. Se um CRM não for personalizável e tiver apenas 5 estágios no pipeline, talvez você não fique satisfeito com ele. Por quê? Você terá que alterar seus processos e algumas atividades ficarão invisíveis.

Como alternativa, você pode não precisar de toda a lista de campos de registro porque uma grande quantidade de dados não é necessariamente boa.

Ter que alterar seus processos de trabalho puramente para se adequar a um sistema de CRM simplesmente não vale a pena, especialmente porque muitos sistemas de CRM colocam um preço suculento na personalização. Será difícil para a equipe se adaptar ao novo sistema, e eles vão desistir de usá-lo. Para proprietários de empresas ou leads de vendas, será apenas um desperdício de dinheiro.

Baixa presença de mídia social e comentários

Como para qualquer coisa neste mundo, verifique antes de comprar. Tenho certeza que você sabe disso, mas caso você seja como minha avó que compra qualquer coisa que vê sem pesquisar, deixe-me explicar.

Se você está de olho em um sistema de CRM que atende a todos os critérios necessários, mas tenta acessar a página do LinkedIn ou do Twitter e é inexistente ou claramente falta atenção, isso não é um bom sinal. Um bom sistema de CRM, como qualquer outro negócio, atualizará continuamente seus canais de mídia social. Se eles não têm nada a dizer sobre sua empresa e o progresso que fazem - pense duas vezes se quiser confiar seus dados ao sistema como este.

Outra coisa é que você deve encontrar facilmente avaliações sobre o fornecedor de CRM; G2 é uma fonte boa e confiável para isso. O NetHunt CRM tem a honra de obter uma pontuação independente de 4,7 em 5 no G2.

Você pode ler resenhas específicas para ver se as pessoas recomendam esse tipo de sistema de CRM para empresas como a sua, ou elas identificarão a falta de recursos críticos para você. Ninguém pode descrever melhor o software como seus usuários reais.

“Se você se deparar com um sistema que parece ser novo e tem um preço baixo, mas há pouca ou nenhuma revisão, tenha cuidado. Os cibercriminosos estão constantemente tentando acessar as informações pessoais das empresas e seus clientes/clientes, então, quando se trata de escolher um software de CRM, você deve escolher um que seja respeitável.”

️ Maria, Laboratórios de Feiras

Falta de suporte e treinamento ao cliente

Ter alguém a quem recorrer quando as coisas dão errado com qualquer tecnologia é crucial. Primeiro, verifique quanto suporte sua solução de CRM oferece e quanto custaria adicionar. Algumas soluções de CRM parecem baratas, mas quando o caminho fica difícil e sua empresa exige mais suporte do que o coberto em seu contrato ou assinatura, você pode se encontrar em apuros.

É muito difícil entender o nível de suporte ao cliente antes de se tornar um cliente pagante. Mesmo assim, ao usar o período de avaliação do CRM, entre em contato com a equipe de suporte ao cliente por meio de vários canais para entender se você está satisfeito com ele.

Você deve ficar de olho em coisas como:

• Existe uma base de conhecimento pública disponível, como vídeos do YouTube, artigos e perguntas e respostas?
• Quanto tempo eles respondem?
• A qualidade das respostas às suas solicitações.
• Eles têm um chatbot em seu site?
• Eles respondem a você através de outros canais?
• Pequenas coisas como quando eles respondem, é sua gramática, estilo de comunicação profissional?

“ A maior bandeira vermelha ao escolher um CRM é a falta de suporte técnico que eles fornecem. Um CRM precisa conversar com outros sistemas em sua empresa e, às vezes, você precisará de ajuda de seu CRM sobre como conectar os sistemas e o que fazer quando os sistemas ficarem inativos. Alterar os CRMs é uma tarefa fundamental, portanto, certifique-se de que o suporte esteja disponível desde o primeiro dia .”

️ Felix Tim, Reparar Círculo

Quanto ao treinamento: um dos elementos mais críticos de uma implementação bem-sucedida de CRM e adoção da equipe é o treinamento adequado. Para que todos usem o sistema em todo o seu potencial, deve ser uma experiência contínua e prática.

Despesas ocultas

Muitas vezes, o preço é um dos fatores decisivos na escolha de um sistema de CRM. Principalmente se você tiver uma equipe grande. Quanto maior a equipe, maior a quantidade de licenças e maiores as despesas.

Ao mesmo tempo, o preço pode enganar; enquanto alguns CRMs parecem ser baratos quando você verifica sua página de preços, o preço total pode ser diferente.

Alguns sistemas cobram adicionalmente por implementar o sistema, fornecer suporte por e-mail ou telefone e treinar sua equipe, no entanto, esses números não são inicialmente refletidos na página de preços.

Além disso, algumas das funções essenciais de um sistema de CRM podem se tornar um complemento especial que também tem um preço, por exemplo, formulários da web. Alguns sistemas de CRM podem oferecer esse recurso por um preço adicional para qualquer plano. Na NetHunt, já está incluído nos planos Business/Advanced.

“Pela minha experiência, uma das maiores bandeiras vermelhas é quando é difícil obter o preço total de entrega do fornecedor do sistema CRM (incluindo configuração, integração, treinamento, custos de integração, etc.). Todos os custos associados ao CRM devem estar disponíveis antecipadamente.”

️ Kelly Chan, Contadora Online

Também pode haver limitações severas em planos mais baratos; como resultado, você pagará a mais, pois terá que atualizar para planos mais avançados. Um sistema de CRM pode oferecer um número limitado de registros de clientes que você cria ou limitar o número de automações que você pode configurar em planos inferiores. Eventualmente, comprar um sistema de CRM que parecia mais caro no início pode sair mais barato, pois já inclui as atualizações que sua empresa exige.

Se você é uma empresa maior, isso pode valer a pena o investimento, mas se você é uma organização menor, pode colocar mais pressão sobre suas finanças do que vale a pena.

Segurança

Manter o controle das informações do cliente é a parte mais importante de qualquer CRM. Como resultado, é fundamental escolher uma solução de CRM que coloque a segurança em primeiro plano e esteja em conformidade com os padrões de alta segurança. Devido à prevalência de soluções de CRM hospedadas na nuvem atualmente, elas estão bem equipadas para proteger seus dados e identificar e evitar possíveis ataques cibernéticos. As informações de seus clientes são copiadas com frequência e protegidas com segurança. Com o CRM certo, você pode ter certeza de que os dados da sua empresa estão seguros e protegidos.

Isso é especialmente importante para empresas sensíveis a dados. De qualquer forma, se você tiver um vazamento de dados, isso arruinará sua reputação e poderá destruir sua marca.

Solicite informações sobre as políticas e práticas de segurança de dados do fornecedor. Familiarize-se com os métodos utilizados para manter e proteger seus dados em suas instalações. O site do fornecedor geralmente é onde você obtém essas informações. Certifique-se de que eles fornecem criptografia de dados, uma nuvem virtual, malware, proteção contra spam e compatibilidade com GDPR.

“A segurança é outro fator crítico a ser considerado ao escolher um sistema de CRM. Seus dados de CRM contêm informações confidenciais sobre seus clientes, portanto, é essencial que o sistema escolhido tenha recursos de segurança robustos. Procure um sistema de CRM que ofereça autenticação de usuários, criptografia de dados e controle de acesso.”

️ Davin Joseph, pinos de esmalte

Conclusão

No mercado de CRM, você encontrará muitos sistemas de aparência atraente, mas logo descobrirá que alguns deles não valem o seu dinheiro. Procurar esses sinais de alerta pode ser a diferença entre economizar dinheiro e perdê-lo. O Nethunt CRM, por outro lado, não tem nenhuma dessas bandeiras vermelhas na minha perspectiva muito 'imparcial', então por que não usá-lo?