Manera de agilizar el proceso de incorporación de clientes dentro de una organización

Resumen: incorporación de nuevos clientes a una empresa basada en servicios, cuentas o suscripción. Para que puedan aprovechar al máximo sus ofertas mientras reducen la probabilidad de abandono y maximizan la satisfacción del cliente.

Dado que 'El cliente es el rey', traer al cliente "a bordo" es la idea central del proceso de incorporación. Comprender a los clientes y sus demandas es más importante que simplemente presentarles su producto o servicio.

¿Qué es la incorporación de clientes?

El proceso de incorporación de clientes tiene como objetivo proporcionar a sus clientes sus productos/servicios bajo los términos y condiciones predeterminados acordados por ellos. Esencialmente, es mantenerse al día con lo que prometiste y el cliente aceptó.

El proceso que implica presentar nuevos clientes a su negocio y explicarles cómo su producto o servicio pretende abordar su problema se conoce como incorporación de clientes.

El proceso de incorporación de clientes es una necesidad absoluta para los modelos de empresa basados ​​en cuentas, SaaS o suscripción. Aparte de eso, también es importante para compras únicas de alto valor, como un automóvil nuevo o cualquier pieza de tecnología.

Esto te ayuda:

• Educar a los clientes potenciales sobre qué, por qué y cómo usar sus ofertas de productos/servicios,
• Brinde al cliente una idea más clara de qué esperar de sus ofertas de productos o servicios, y
• Simplemente aborde todas las brechas entre la adquisición de clientes y su retención.

Cuando se consideran colectivamente, todos estos elementos ayudan a reducir la rotación, lo que permite que su equipo de incorporación se concentre más en expandir su base de usuarios.

Beneficios de la incorporación efectiva de clientes para una empresa

• Reduce la tasa de rotación de clientes: es menos probable que los clientes se sientan insatisfechos y cambien a sus competidores porque entienden completamente sus ofertas y resuenan bien con su servicio. Además, es más probable que reconozcan el valor de sus productos o servicios.
• Aumenta la satisfacción del cliente: un proceso de incorporación simple y agradable ayuda a las empresas a aumentar sus niveles de satisfacción del cliente. Y los clientes pueden ser retenidos fomentando la lealtad a largo plazo.
• Aumenta las referencias: cuando incorpora a sus clientes de manera efectiva; confían en ti, analizan el valor de tu producto y se sienten cómodos usándolo. Todas estas cosas son cruciales para determinar si deciden enviarle más negocios en forma de referencias.
• Mayor retención de clientes: al utilizar un proceso de incorporación efectivo, puede causar una impresión positiva en sus clientes desde el primer día y alentarlos a continuar usando sus productos y servicios.
• Mayor participación del cliente: un proceso de incorporación bien planificado lo ayudará a captar rápidamente el interés de su cliente. Aparte de eso, al brindar experiencias atractivas y soporte especializado, su equipo de incorporación puede persuadirlos fácilmente para que se involucren más profundamente con las ofertas.
• Soporte al cliente mejorado: las empresas que incorporan con éxito a nuevos clientes pueden obtener información crucial sobre sus necesidades o requisitos. Al hacer esto, las empresas pueden servir mejor a sus clientes y ayudarlos en el futuro.

Desafíos enfrentados en el proceso de incorporación de clientes

• Churn de clientes: si los clientes no ven el beneficio de su producto durante el proceso de incorporación, es dudoso que se queden con él y completen todo el proceso de incorporación.
• Búsqueda de datos de clientes: recopilar datos de clientes es una gran molestia cuando se trata de recopilar datos de clientes de diferentes medios. Muchas veces, los datos que están disponibles son falsos y conducen a una pérdida de tiempo.
• Llegar al POC (Punto de contacto) correcto: Otro problema importante en el proceso de incorporación es llegar a la persona adecuada para hacer la llamada. Sin saber a quién contactar antes de hacer una llamada, sería una pérdida de tiempo y energía.
• Adopción de características bajas: su capacidad para retener clientes depende de su interés continuo en sus productos. Por lo tanto, poner énfasis en características menos importantes durante la incorporación podría tener un efecto negativo en la aceptación del producto.
• Comprender los requisitos del cliente: comprender los puntos débiles de sus clientes puede ser un desafío cuando tiene poca visibilidad en el proceso de compra. Por lo tanto, los equipos multifuncionales deben tener acceso a los datos apropiados y saber cómo usarlos para entender por qué un consumidor se comportó de cierta manera.
• Tratar a todos sus clientes de la misma manera: diferentes clientes tienen diferentes niveles de requisitos de incorporación en función de su experiencia previa con un producto o servicio similar. Utilice métodos de incorporación personalizados para brindar a sus clientes una experiencia de incorporación distintiva que se adapte a sus requisitos.
• Equipos sobrecargados por consultas de clientes: el equipo de incorporación de clientes es crucial para ayudar a los clientes a encontrar soluciones a sus problemas. Sin embargo, a estos equipos en ocasiones les resulta difícil ayudar a todos los consumidores, especialmente durante los períodos de mayor volumen de incorporación de clientes.

¿Cómo se optimiza el flujo de trabajo/proceso en la incorporación?

Hay 3 formas en las que se puede simplificar el proceso de incorporación de su cliente. Éstas incluyen:

• Manual: aquí, todo se hace manualmente desde contactar al proveedor, crear el perfil del proveedor y otros (lo que incluye el registro del proveedor, la explicación de la intención, la firma del acuerdo (T&C), la lista de productos y la publicación del producto en su sitio web).
• Semiautomatizado: en este proceso, algunas de las tareas están automatizadas para acelerar el proceso. Sin embargo, muchas otras tareas se realizan manualmente. Por ejemplo, contactar a proveedores para que entiendan el proceso, resolver sus consultas, etc. Muchas organizaciones están siguiendo este procedimiento para incorporar a sus clientes.
• Automatizado: en este método, todo el proceso está automatizado y no requiere intervención humana. Esta todavía no es una solución viable para las organizaciones, ya que la incorporación de clientes está destinada a humanos y, por lo tanto, se requiere intervención humana para comprender sus necesidades y resolver sus consultas.

¿Qué pasa si la automatización se hace cargo del proceso de incorporación?

La automatización de incorporación de clientes ofrece a las organizaciones una amplia gama de beneficios, como:

• Ahorra tiempo y simplifica el papeleo: la incorporación manual es un proceso intensivo en papel que requiere que su personal de ventas examine y presente muchos documentos que los clientes deben completar.

Sin embargo, con la automatización, puede eliminar las operaciones en papel para crear flujos de trabajo sencillos y sin errores. Los formularios en línea que los clientes pueden completar y cerrar sesión se pueden guardar de forma segura y estar disponibles para su personal en cualquier momento.

• Mejore la experiencia del cliente: con la automatización de incorporación, es fácil proporcionar a sus clientes el conocimiento que necesitan para una transición sin problemas. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo que notifique automáticamente a sus clientes sobre sus políticas, términos y condiciones.
• Cumplimiento mejorado: el procedimiento de incorporación gira en torno al cumplimiento en varios aspectos. La automatización reduce considerablemente la posibilidad de pasar por alto cualquier detalle crucial y garantiza el cumplimiento total de la legislación estatal o federal.
• Menores costos de incorporación: la automatización del proceso de incorporación elimina las tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. Esto le permitiría a su equipo concentrarse en cosas de mayor valor.
• Acceso a información: puede ser un desafío recopilar datos y usarlos para brindar información útil cuando se utilizan técnicas de incorporación manual. Sin embargo, esto se puede simplificar automatizando el proceso de incorporación.

Como resultado, habría un aumento en la rendición de cuentas, se cometerían menos errores y la gerencia obtendría información crucial.

¿Qué es el software de incorporación de clientes?

El software de incorporación de clientes está diseñado para incorporar nuevos clientes y acelerar y mejorar el proceso de atraer nuevos clientes a una empresa basada en servicios, cuentas o suscripción.

Las soluciones efectivas de incorporación de clientes aseguran que los nuevos clientes puedan aprovechar al máximo su producto al tiempo que reducen la probabilidad de abandono y maximizan la satisfacción del cliente.

Anteriormente, la incorporación de clientes solía ser un proceso manual que requería mucha mano de obra y mucha coordinación entre varios departamentos dentro de una organización. Pero con el software de incorporación de clientes, las empresas han podido acelerar el proceso de incorporación.

Al automatizar tareas repetitivas y proporcionar módulos personalizados, este software alivia la carga de su equipo, lo que les permite concentrarse en actividades más estratégicas e impactantes.

¿Cómo ayuda el software de incorporación de clientes en la incorporación?

• El software de incorporación de clientes simplifica el proceso general de incorporación y reduce el esfuerzo de su equipo de éxito del cliente.
• Aparte de eso, las tareas extensas asociadas con la incorporación se pueden completar en un orden específico, lo que le permite realizar un seguimiento de la finalización de cada actividad.
• Ayuda a automatizar sus tareas repetitivas para un proceso más eficiente. Esto ayuda a ahorrar tiempo y reduce la posibilidad de error humano.
• En general, su personal podrá dedicar más tiempo a construir una relación positiva con sus clientes y brindar una experiencia de incorporación personalizada.

Cosas a considerar antes de elegir un software de incorporación de clientes para su organización

Desde el momento en que un consumidor se suscribe a su producto, es fundamental interactuar con él. Y la mejor manera de hacerlo es a través de un excelente procedimiento de incorporación de clientes. Para garantizar experiencias de cliente sobresalientes, debe concentrarse en ciertas funcionalidades imprescindibles en el software de incorporación de clientes.

• Informes/Análisis: la toma de decisiones basadas en datos está garantizada por análisis integrales, que incluyen todas las métricas, KPI y otros datos relacionados con el cliente. Sin embargo, los informes oportunos necesarios para tomar tales decisiones son igualmente importantes. Por lo tanto, asegúrese de que su software de incorporación de clientes le proporcione informes y análisis completos.
• Tablero: el software de incorporación debe tener un tablero configurable para asegurarse de que todos sus datos críticos se reflejen en una ubicación para ayudarlo a tomar decisiones relacionadas con el negocio.
• Actualizaciones oportunas y mejoras continuas: también debe verificar si su software de incorporación recibe actualizaciones y mejoras periódicas del producto. Esto garantiza que el software se mantenga al día con los cambios tanto en la tecnología como en los patrones y comportamientos de los usuarios.
• Centralización de datos: asegúrese de que todos sus datos, incluida la información del cliente, las propuestas, las facturas y otros datos pertinentes a la cuenta del cliente, se almacenen en un solo lugar. Toda la información relacionada con la facturación debe estar accesible al instante para quienes la necesiten.

Pensamientos finales

Cuando se trata de operar un modelo de empresa basado en servicios, SaaS, suscripciones o cuentas, el procedimiento para incorporar nuevos clientes puede ser un camino fácil hacia el éxito o un obstáculo que ralentiza el crecimiento.

Además de sentar las bases para una relación sólida con el cliente, una excelente experiencia de incorporación es esencial para retener a los clientes y garantizar el éxito a largo plazo. Un proceso de incorporación deficiente, por otro lado, podría provocar la pérdida de clientes y dañar su marca.

Por lo tanto, se vuelve importante suavizar todo el proceso de incorporación, ya sea que sea una empresa nueva o una empresa establecida. Debe hacer uso de tecnologías de incorporación de clientes potentes e innovadoras para mejorar su proceso de incorporación.

Este software ofrece una gama de funciones diseñadas para mejorar todo el viaje del cliente y aumentar la satisfacción general del cliente.