Praktik Terbaik Tata Kelola Data — Mulai Dari Mana?

Sudah lama diakui sebagai suatu keharusan di dunia yang digerakkan oleh data, tata kelola data tidak pernah mudah bagi organisasi besar dan kecil.

Saat ini, kompleksitas yang terkait dengan penerapan praktik terbaik tata kelola data lebih besar dari sebelumnya.

Data, baik terstruktur maupun tidak terstruktur, tiba dalam volume yang meningkat dari sumber yang berkembang biak untuk disimpan dan diproses di berbagai platform. Poin-poin integrasi semakin meluas, seiring dengan banyaknya mandat regulasi.

Bahkan perusahaan kecil harus berurusan dengan lusinan sumber data dan silo data yang tidak terdokumentasi, belum lagi kualitas data yang buruk atau kengerian mengidentifikasi file datar yang mengambang di sekitar jaringan dengan data sensitif di dalamnya.

Di latar belakang, kematangan inisiatif tata kelola data telah mengalami kemunduran. Menurut survei reguler Quest terhadap responden TI dan lini bisnis, kurang dari 15% perusahaan yang sepenuhnya menerapkan program tata kelola data pada tahun 2020, setengah dari yang dilaporkan dalam penelitian sebelumnya. Mengutip “memahami pendekatan yang tepat untuk tata kelola data” sebagai tantangan utama, organisasi meninjau kembali strategi mereka untuk memeriksa apakah mereka memang mengikuti praktik terbaik untuk tata kelola data.

Dalam artikel ini, kami akan memeriksa bagaimana perusahaan terkemuka menguasai praktik terbaik untuk tata kelola data untuk menghilangkan biaya di seluruh ekosistem data mereka dan memanfaatkan solusi analitik data yang kuat untuk sumber pendapatan baru. Menyelam ke dalam.

Apa itu tata kelola data?

Tata kelola data adalah praktik pengorganisasian proses, standar, dan tanggung jawab untuk memungkinkan perusahaan mengetahui di mana datanya berada, bagaimana digunakan, apakah dilindungi, dan seberapa lengkap memenuhi kriteria kualitas data (akurasi, kelengkapan, keandalan, relevansi, dan ketepatan waktu). Ini menggambarkan siapa yang dapat mengambil tindakan apa dengan informasi apa, dan kapan, dalam keadaan apa, dan menggunakan metode apa.

Dengan menerapkan praktik terbaik untuk tata kelola data, organisasi mengurangi risiko privasi dan keamanan, meningkatkan respons terhadap persyaratan peraturan, dan memungkinkan analitik data dan inisiatif ilmu data yang lebih canggih.

Tujuan dari tata kelola data adalah untuk mengelola data sebagai aset strategis.

Untuk memastikan keberhasilan program tata kelola data, penting juga untuk memahami apa yang bukan tata kelola data:

• Tata kelola data bukanlah pengelolaan data. Meskipun dikejar sebagai bagian dari manajemen data, tata kelola data hanyalah satu — meskipun merupakan komponen utama — dari strategi manajemen data. Yang terakhir adalah istilah menyeluruh yang mencakup 10 domain pengetahuan, termasuk Arsitektur Data, Pemodelan Data, Penyimpanan & Operasi Data, Keamanan & Privasi Data, Integrasi & Operabilitas Data, Manajemen Dokumen, Manajemen Data Master, Pergudangan Data dan BI, dan Manajemen Metadata (penemuan) lebih lanjut tentang strategi manajemen data di sini).
• Tata kelola data lebih dari sekadar manajemen data master (MDM). Serupa dengan praktik terbaik tata kelola data, MDM juga memainkan peran kunci dalam memastikan akses pengguna ke kumpulan data terkini dan lengkap yang sama, tetapi MDM hanya mengontrol data master, yaitu, data bisnis utama organisasi tentang pelanggan, produk, pemasok, lokasi, dll. .
• Tata kelola data lebih dari sekadar manajemen metadata. Manajemen metadata berpusat di sekitar katalog data yang menggunakan metadata (data yang menjelaskan data) untuk mengirimkan inventaris yang dapat dicari dari aset data perusahaan. Katalogisasi data adalah fokus utama inisiatif tata kelola data di masa-masa awal mereka dan terus dipasarkan sebagai jawaban atas tata kelola data, tetapi ternyata tidak. Katalog data tidak memiliki banyak kemampuan tata kelola data yang penting, seperti penelusuran garis keturunan atau pemeriksaan kualitas data.
• Tata kelola data lebih dari sekadar pengelolaan data. Tata kelola data adalah tentang bagaimana keputusan dibuat dan bagaimana orang dan proses diharapkan berperilaku dalam kaitannya dengan data. Penatagunaan data adalah pelaksanaan langsung inisiatif tata kelola data setiap hari (baca selengkapnya di bawah).

Apa pendorong bisnis utama di balik tata kelola data?

Setelah adopsi Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) UE pada tahun 2016 dan pelanggaran data besar-besaran di seluruh sektor pada tahun 2018, keamanan menjadi motivator utama bagi organisasi untuk mengadopsi praktik terbaik untuk tata kelola data. Namun, fokusnya sedikit bergeser dalam beberapa tahun terakhir.

Menurut para profesional tata kelola data yang berpartisipasi dalam survei Zaloni tahun 2022, investasi saat ini dalam tata kelola data terutama didorong oleh upaya untuk meningkatkan kualitas data (74%) dan mendapatkan wawasan yang lebih cepat dari analisis data/BI (57%). Dalam Laporan Tata Kelola dan Pemberdayaan Data 2022 yang dirilis oleh ESG dan Quest Software, 41% responden menilai kualitas data sebagai pendorong utama untuk menerapkan praktik terbaik tata kelola data dibandingkan 37% yang mengutip “meningkatkan keamanan data.”

Di satu sisi, semakin banyak organisasi yang ingin mendemokratisasi akses ke data berkualitas untuk mendorong keputusan yang lebih baik.

Di sisi lain, kemajuan dalam solusi pembelajaran mesin telah memicu minat pada potensi penghasil pendapatan dari data besar yang sekarang berhasil dimanfaatkan untuk dampak bisnis. Tren ini sangat kuat di antara perusahaan yang berfokus pada pelanggan yang berjuang untuk mendapatkan wawasan baru secepat mungkin agar tetap kompetitif.

Bagaimana organisasi terkemuka menerapkan praktik terbaik untuk tata kelola data?

Tata kelola data sangat menyebalkan. Ini harus diterima sejak awal. Ada satu masalah besar yang membuat tata kelola data menjadi sangat sulit. Di atas segalanya, itu membutuhkan perubahan pola pikir. Mirip dengan implementasi DevOps, orang dan proses didahulukan. Alat datang terakhir.

Memperkenalkan praktik terbaik untuk tata kelola data membutuhkan banyak upaya karena Anda perlu menerapkan aturan dan prosedur seputar akses data, konsistensi, dan penggunaan sumber data baru. Ini berarti mengadakan banyak pertemuan dengan para pemangku kepentingan, daripada melakukan pekerjaan teknis semata.

Tantangan terbesar kedua adalah menemukan keseimbangan yang optimal. Saat mempromosikan praktik terbaik untuk tata kelola data, Anda perlu memberi pengguna bisnis tingkat fleksibilitas yang tepat yang akan cukup untuk menjelajahi data tetapi tidak cukup untuk mengacaukan segalanya.

Terlepas dari seberapa sulit, membuat frustrasi, atau mahalnya tata kelola data, itu adalah sesuatu yang harus dihadapi oleh organisasi mana pun pada akhirnya jika ingin menjadi berbasis data.

Berdasarkan pengalaman data ITRex yang luas, kami telah mengumpulkan beberapa tips berguna tentang cara memulai praktik terbaik tata kelola data. Menerjuni.

1. Mengidentifikasi masalah yang paling menyakitkan untuk bisnis

Langkah pertama adalah melakukan penilaian kesiapan tata kelola data organisasi untuk menemukan titik-titik sakit yang menghambat perusahaan. Anda perlu memprioritaskannya dan membuat rencana tingkat tinggi untuk mengatasi kasus penggunaan prioritas. Perusahaan pada awal perjalanan tata kelola data mereka biasanya menyewa konsultan eksternal untuk melakukan pekerjaan ini (hubungi kami, jika Anda memerlukan konsultan data yang berpengalaman).

Misalnya, Anda bahkan dapat mulai membangun dari frustrasi CFO Anda atas berbagai keuangan yang mereka dapatkan untuk periode bersejarah yang sama setiap kali mereka memintanya. Atau masalah menyakitkan perusahaan dapat berupa proses bisnis yang tidak efisien untuk menemukan transaksi yang sudah usang, atau pembuatan laporan yang tidak berarti, atau sistem tersembunyi yang mengunci data penting dari pengguna yang membutuhkannya dengan cepat untuk pola prakiraan.

Mengidentifikasi kemenangan cepat dalam memperkenalkan praktik terbaik tata kelola data dan menetapkan tolok ukur khusus akan memberi Anda kompas dan membantu Anda dengan langkah berikutnya (lihat di bawah).

2. Mendapatkan persetujuan

Tata kelola data harus dimulai dari atas untuk memastikan kejelasan peran dan pemberdayaan, jadi dukungan eksekutif adalah kuncinya.

Bagian ini akan sulit karena tata kelola data jarang dianggap sebagai pusat keuntungan.

Memberi tahu C-suite bahwa Anda ingin meningkatkan kualitas data saja tidak akan cukup. Anda memerlukan kasus bisnis yang terdefinisi dengan jelas yang dibangun di sekitar titik-titik nyeri yang diidentifikasi pada langkah pertama. Kasus ini harus menjanjikan penciptaan nilai.

Pada dasarnya, Anda harus menautkan inisiatif praktik terbaik tata kelola data Anda dengan pendapatan yang hilang karena data yang buruk dan menghasilkan kesalahan bisnis atau jam kerja yang dihabiskan (misalnya, oleh tim data yang menemukan, menyeleksi, atau mengaktifkan data). Anda juga dapat menyebutkan risiko mahal dari ketidakpatuhan terhadap peraturan atau peningkatan pengeluaran untuk penyimpanan data.

Melihat lebih jauh ke depan, Anda mungkin juga memiliki pertempuran yang sulit di depan Anda yang berjuang untuk mendapatkan dukungan dari berbagai departemen. Program Anda mungkin diberi label sebagai birokrasi yang memperlambat proses. Atau Anda mungkin harus berurusan dengan pengguna yang frustrasi yang menuntut akses tidak terbatas ke semua hal yang tidak diizinkan oleh kebijakan Anda.

Mendapatkan dukungan dari seluruh organisasi sangat penting untuk inisiatif tata kelola data Anda. Jadi, tingkatkan keterampilan mendongeng Anda.

3. Mendefinisikan peran

Meskipun setiap organisasi dapat mengatur struktur tata kelola datanya secara berbeda, ada pemangku kepentingan yang paling sering terlibat:

• Chief Data Officer: Ini adalah peran terpusat yang terutama bertanggung jawab untuk menentukan kebijakan, standar, dan aturan seputar praktik terbaik tata kelola data sambil memastikan mereka diikuti untuk semua proyek data. Peran ini dapat diambil oleh master data senior atau oleh chief information officer, yang sering dianggap sebagai orang yang cocok.
• Komite Pengarah: Tim ini sering dibentuk dalam manajemen senior dan termasuk individu C-suite. Ini mengarahkan strategi tata kelola dengan hasil spesifik yang selaras dengan kebutuhan bisnis, mendefinisikan domain data, menugaskan pemimpin, menyetujui pendanaan untuk inisiatif, dan mengawasi kemajuan.
• Pemilik Data: Ini biasanya adalah manajer senior atau kepala departemen yang ditugaskan untuk bertanggung jawab atas domain data tertentu selain peran utama mereka. Tugas mereka berkisar dari menyetujui definisi data hingga meninjau aktivitas pengelolaan data induk, menyelesaikan masalah data, dan memberikan masukan kepada komite pengarah.
• Data Stewards: Tanggung jawab utama mereka adalah untuk membuktikan kualitas data dengan memastikan data dikatalogkan dengan benar, elemen data penting diidentifikasi, garis keturunan data didokumentasikan, kumpulan data diprioritaskan berdasarkan dampak, dan standar kualitas data dipatuhi. Mereka menjalankan pemeriksaan kualitas, sumber data profil, menerapkan pembaruan keamanan dan analitik, dan terkadang bertindak atas nama pemilik data yang menyetujui permintaan akses.

Definisi yang jelas tentang peran dan tanggung jawab adalah bagian mendasar dari praktik terbaik untuk tata kelola data. Jika tidak ada yang memilikinya, maka tidak ada yang akan peduli untuk mencapai hasil.

4. Melakukan angkat berat

Tata kelola data bukanlah proyek satu kali. Ini adalah program berkelanjutan, dan menerapkan praktik terbaik tata kelola data adalah proses berulang yang berkelanjutan. Proses ini melibatkan kegiatan teknis yang kompleks, termasuk:

• Menetapkan dan menegakkan aturan: Kegiatan seperti legislatif ini berfokus pada pendefinisian, penegakan, dan evaluasi ulang kebijakan, prosedur, standar, dan arsitektur data perusahaan yang akan memandu organisasi ke keadaan yang diinginkan di masa depan. Mereka menjangkau semua tahap siklus hidup data, mulai dari pembuatan data hingga akuisisi, integritas, keamanan, kualitas, dan penggunaan.
• Menetapkan satu sumber kebenaran: Untuk ini, perusahaan membangun glosarium bisnis dan kamus data. Glosarium bisnis adalah daftar istilah bisnis dengan definisinya yang digunakan dalam aktivitas organisasi sehari-hari. Ini disusun bekerja sama dengan semua departemen bisnis untuk memastikan bahwa setiap orang menggunakan bahasa yang sama. Kamus data terdiri dari definisi dan deskripsi terperinci dari data itu sendiri, atau metadata, yang dapat berupa tipe data, ukuran, nilai default, batasan, dll. Keduanya adalah kunci untuk memastikan bahwa perusahaan membuat keputusan pada data yang sama.
• Memilih alat: Pada dasarnya, tata kelola data bukanlah masalah yang dapat diselesaikan melalui teknologi, tetapi penting untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin untuk menghemat waktu dan sumber daya. Ada alat untuk mendukung proses, termasuk solusi sumber terbuka, yang dapat membantu penemuan data, pembuatan profil, kurasi, klasifikasi data sensitif, visualisasi garis keturunan, penyediaan glosarium bisnis dan kamus data terintegrasi, atau menghasilkan pengukuran kualitas data.

Untuk membuat penerapan praktik terbaik tata kelola data lancar dan efisien, organisasi terkemuka juga mengikuti dua strategi saat merancang model operasi mereka:

• Mereka menjaga sistem sesederhana mungkin. Ini sering berarti memusatkan tata kelola teknologi, merancang arsitektur sederhana, dan menjaga lebih sedikit dasbor dan KPI untuk fokus dan konsistensi yang mudah. Mereka juga tidak terlalu membatasi penggunaan data, betapapun menggodanya itu. Membuat web izin yang rumit untuk memberi semua orang akses persis ke data yang mereka butuhkan membingungkan dan menunda nilai bisnis.
• Mereka mengukur kemajuan melalui metrik. Tujuannya tidak hanya untuk menampilkan nilai tambah oleh praktik terbaik tata kelola data untuk melawan resistensi, tetapi juga untuk memastikan ada perbaikan berkelanjutan. Metrik sampel dapat mencakup kontribusi terhadap tujuan bisnis, pengurangan risiko, efisiensi operasional, penggunaan alat yang relevan, atau kesesuaian dengan standar dan prosedur.

5. Melibatkan pengguna

Keberhasilan program tata kelola data merupakan tanggung jawab seluruh perusahaan. Ini pada akhirnya tergantung pada bagaimana pengguna akhir mengetahui data, melek — dan bersemangat tentang pengaktifan data.

Untuk membuat karyawan memahami nilai data berkualitas, organisasi terkemuka menawarkan pelatihan rutin. Jika wiraniaga yang mengorientasikan klien harus mengisi lusinan bidang tabel yang tidak mereka mengerti, mengapa mereka peduli memasukkan data ini dengan benar? Anda perlu mengedukasi pengguna tentang nilai praktik terbaik tata kelola data yang tidak selalu nyata bagi mereka. Pada saat yang sama, Anda juga harus menunjukkan bagaimana mematuhi aturan dapat meningkatkan hasil pribadi dan bisnis mereka.

Pemimpin tata kelola data juga menggunakan berbagai insentif. Intervensi tersebut termasuk penghargaan untuk tetap berpegang pada standar kualitas data atau menunjukkan kasus penggunaan baru, bersama dengan hukuman untuk kesalahan yang ditemukan dalam audit berkala.

Tetapkan proses tata kelola data yang jelas dan beli semua pengguna ke dalamnya. Menguasai praktik terbaik tata kelola data bukanlah hal yang mudah, tetapi organisasi Anda dapat berhasil.

Hubungi konsultan data kami jika Anda terjebak dengan inisiatif Anda. Mereka membuat tata kelola data menjadi mudah.

Awalnya diterbitkan di https://itrexgroup.com pada 7 Oktober 2022.