Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi — od czego zacząć?

Od dawna uznawany za niezbędny w świecie opartym na danych, zarządzanie danymi nigdy nie było łatwe zarówno dla dużych, jak i małych organizacji.

Obecnie złożoność związana z wdrażaniem najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi jest większa niż kiedykolwiek.

Dane, zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane, przybywają w coraz większych ilościach z mnożących się źródeł, które mają być przechowywane i przetwarzane na wielu platformach. Rozrastają się punkty integracji wraz z liczbą mandatów regulacyjnych.

Nawet małe firmy muszą radzić sobie z dziesiątkami nieudokumentowanych źródeł danych i silosów danych, nie wspominając o słabej jakości danych lub horrorze związanym z identyfikacją płaskich plików unoszących się w sieci z wrażliwymi danymi w środku.

W tle cofnęła się dojrzałość inicjatyw związanych z zarządzaniem danymi. Według regularnych ankiet Quest wśród respondentów z branży IT i branży, mniej niż 15% firm w pełni wdrożyło program zarządzania danymi w 2020 r., czyli o połowę mniej niż w poprzednim badaniu. Powołując się na „zrozumienie właściwego podejścia do zarządzania danymi” jako główne wyzwanie, organizacje ponownie analizują swoje strategie, aby sprawdzić, czy rzeczywiście stosują najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi.

W tym artykule przyjrzymy się, w jaki sposób wiodące firmy opanowują najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi, aby wyeliminować koszty w swoim ekosystemie danych i wykorzystać zaawansowane rozwiązania do analizy danych w celu uzyskania nowych źródeł przychodów. Zanurkować.

Co to jest zarządzanie danymi?

Zarządzanie danymi to praktyka organizowania procesów, standardów i obowiązków, aby umożliwić firmie poznanie, gdzie znajdują się jej dane, w jaki sposób są wykorzystywane, czy są chronione i jak w pełni spełniają kryteria jakości danych (dokładność, kompletność, wiarygodność, trafność, i terminowość). Opisuje, kto może podjąć jakie działania, z jakimi informacjami, kiedy, w jakich okolicznościach i przy użyciu jakich metod.

Wdrażając najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi, organizacje zmniejszają zagrożenia prywatności i bezpieczeństwa, poprawiają reagowanie na wymagania regulacyjne oraz umożliwiają bardziej zaawansowaną analizę danych i inicjatywy związane z nauką o danych.

Celem zarządzania danymi jest zarządzanie danymi jako zasobem strategicznym.

Aby zapewnić powodzenie programu zarządzania danymi, ważne jest również, aby zrozumieć, czym zarządzanie danymi nie jest:

• Zarządzanie danymi to nie zarządzanie danymi. Zarządzanie danymi, choć realizowane w ramach zarządzania danymi, jest tylko jednym — choć centralnym — elementem strategii zarządzania danymi. Ten ostatni jest terminem nadrzędnym obejmującym 10 dziedzin wiedzy, w tym architekturę danych, modelowanie danych, przechowywanie i eksploatację danych, bezpieczeństwo i prywatność danych, integrację i funkcjonalność danych, zarządzanie dokumentami, zarządzanie danymi podstawowymi, magazynowanie danych i BI oraz zarządzanie metadanymi (odkryj więcej o strategiach zarządzania danymi tutaj).
• Zarządzanie danymi to coś więcej niż zarządzanie danymi podstawowymi (MDM). Podobnie jak w przypadku najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi, MDM odgrywa również kluczową rolę w zapewnianiu użytkownikom dostępu do tych samych aktualnych i kompletnych zbiorów danych, ale MDM kontroluje tylko dane podstawowe, tj. kluczowe dane biznesowe organizacji dotyczące klientów, produktów, dostawców, lokalizacji itp. .
• Zarządzanie danymi to coś więcej niż zarządzanie metadanymi. Zarządzanie metadanymi skupia się wokół katalogów danych, które wykorzystują metadane (dane opisujące dane) w celu dostarczenia przeszukiwalnego spisu zasobów danych firmy. Katalogowanie danych było głównym celem inicjatyw związanych z zarządzaniem danymi na początku ich działalności i nadal jest sprzedawane jako odpowiedź na zarządzanie danymi, ale tak nie jest. W katalogach danych brakuje wielu podstawowych funkcji zarządzania danymi, takich jak śledzenie pochodzenia lub sprawdzanie jakości danych.
• Zarządzanie danymi to coś więcej niż zarządzanie danymi. Zarządzanie danymi dotyczy sposobu podejmowania decyzji oraz tego, jak ludzie i procesy mają się zachowywać w odniesieniu do danych. Zarządzanie danymi to praktyczne wykonywanie inicjatyw związanych z zarządzaniem danymi na co dzień (więcej informacji poniżej).

Jakie są kluczowe czynniki biznesowe stojące za zarządzaniem danymi?

Po przyjęciu unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2016 r. i masowych naruszeniach danych w różnych sektorach w 2018 r. bezpieczeństwo stało się kluczowym czynnikiem motywującym organizacje do przyjęcia najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi. Jednak w ostatnich latach punkt ciężkości nieco się przesunął.

Według specjalistów ds. zarządzania danymi biorących udział w ankiecie Zaloni z 2022 r. dzisiejsze inwestycje w zarządzanie danymi wynikają przede wszystkim z wysiłków na rzecz poprawy jakości danych (74%) i uzyskania szybszego wglądu w analizę danych/BI (57%). W raporcie State of Data Governance and Empowerment Report z 2022 r. opublikowanym przez ESG i Quest Software, 41% respondentów oceniło jakość danych jako główny czynnik stosowania najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi, w porównaniu z 37%, którzy wymienili „poprawę bezpieczeństwa danych”.

Z jednej strony coraz więcej organizacji chce demokratyzować dostęp do wysokiej jakości danych, aby podejmować lepsze decyzje.

Z drugiej strony postępy w rozwiązaniach do uczenia maszynowego podsyciły zainteresowanie potencjałem generowania przychodów dzięki Big Data, który jest teraz z powodzeniem wykorzystywany do wywierania wpływu na biznes. Ten trend jest szczególnie silny wśród firm zorientowanych na klienta, które walczą o jak najszybsze uzyskanie nowych informacji, aby zachować konkurencyjność.

W jaki sposób wiodące organizacje wdrażają najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi?

Zarządzanie danymi jest uciążliwe. Należy to zaakceptować od samego początku. Jest jeden duży problem, który sprawia, że ​​zarządzanie danymi jest niezwykle trudne. Przede wszystkim wymaga zmiany sposobu myślenia. Podobnie jak w przypadku wdrażania DevOps, ludzie i procesy są na pierwszym miejscu. Narzędzia są ostatnie.

Wprowadzanie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi wymaga wiele wysiłku, ponieważ konieczne jest wprowadzenie reguł i procedur dotyczących dostępu do danych, spójności i wykorzystania nowych źródeł danych. Oznacza to organizowanie wielu spotkań z interesariuszami, a nie wykonywanie prac czysto technicznych.

Drugim największym wyzwaniem jest znalezienie optymalnej równowagi. Promując najlepsze praktyki w zakresie zarządzania danymi, musisz zapewnić użytkownikom biznesowym odpowiedni poziom elastyczności, który będzie wystarczający do eksploracji danych, ale niewystarczający do zepsucia.

Bez względu na to, jak trudne, frustrujące lub kosztowne jest zarządzanie danymi, jest to coś, z czym każda organizacja musi sobie w końcu poradzić, jeśli chce być oparta na danych.

Opierając się na bogatym doświadczeniu ITRex w zakresie danych, zebraliśmy kilka przydatnych wskazówek, jak rozpocząć korzystanie z najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi. Wskoczyć.

1. Identyfikacja najbardziej bolesnych problemów dla biznesu

Pierwszym krokiem byłaby ocena gotowości organizacji do zarządzania danymi, aby odkryć problemy, które powstrzymują firmę. Musisz ustalić ich priorytety i zbudować plan wysokiego poziomu, aby obejść priorytetowe przypadki użycia. Firmy na początku swojej podróży do zarządzania danymi zazwyczaj zatrudniają zewnętrznego konsultanta do wykonania tej pracy (napisz do nas, jeśli potrzebujesz doświadczonego konsultanta ds. danych).

Na przykład możesz nawet zacząć budować z frustracji swojego dyrektora finansowego z powodu różnych finansów, które otrzymują za ten sam okres historyczny, za każdym razem, gdy o nie proszą. Innym bolesnym problemem firmy może być niewydajny proces biznesowy służący do wykrywania przestarzałych transakcji, bezsensowne generowanie raportów lub zamknięte systemy blokujące ważne dane przed użytkownikami, którzy potrzebują ich szybko do prognozowania wzorców.

Zidentyfikowanie szybkich korzyści płynących z wprowadzenia najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi i wyznaczenia określonych punktów odniesienia zapewni kompas i pomoże w kolejnym kroku (patrz poniżej).

2. Otrzymywanie wpisowego

Zarządzanie danymi musi zaczynać się od góry, aby zapewnić przejrzystość i wzmocnienie roli, dlatego kluczowe znaczenie ma zaangażowanie kadry kierowniczej.

Ta część będzie trudna, ponieważ zarządzanie danymi rzadko jest postrzegane jako centrum zysku.

Samo powiedzenie zarządowi, że chcesz poprawić jakość danych, nie wystarczy. Potrzebujesz jasno zdefiniowanego uzasadnienia biznesowego zbudowanego wokół problemów zidentyfikowanych w pierwszym kroku. Ten przypadek powinien obiecywać tworzenie wartości.

Zasadniczo należy powiązać inicjatywę najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi z przychodami utraconymi z powodu złych danych i wynikających z nich błędów biznesowych lub przepracowanych godzin pracy (np. przez zespoły zajmujące się wyszukiwaniem, opracowywaniem lub udostępnianiem danych). Możesz również przytoczyć kosztowne ryzyko niezgodności z przepisami lub zwiększenia wydatków na przechowywanie danych.

Patrząc dalej w przyszłość, możesz również mieć przed sobą ciężką walkę o wpisowe z różnych działów. Twój program może być oznaczony jako biurokracja spowalniająca procesy. Możesz też mieć do czynienia ze sfrustrowanymi użytkownikami wymagającymi nieograniczonego dostępu do wszystkiego, na co nie pozwalają Twoje zasady.

Uzyskanie poparcia z całej organizacji ma kluczowe znaczenie dla inicjatywy zarządzania danymi. Więc szlifuj swoje umiejętności opowiadania historii.

3. Definiowanie ról

Chociaż każda organizacja może inaczej skonfigurować swoją strukturę zarządzania danymi, najczęściej zaangażowani są interesariusze:

• Chief Data Officer: Jest to scentralizowana rola odpowiedzialna przede wszystkim za definiowanie zasad, standardów i reguł dotyczących najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi, przy jednoczesnym upewnianiu się, że są one przestrzegane we wszystkich projektach dotyczących danych. Rolę tę może pełnić starszy administrator danych lub dyrektor ds. informacji, który często jest postrzegany jako idealnie dopasowany.
• Komitet Sterujący: Zespół ten jest często tworzony w obrębie kierownictwa wyższego szczebla i obejmuje osoby z kierownictwa. Steruje strategią zarządzania z określonymi wynikami dostosowanymi do potrzeb biznesowych, definiuje domeny danych, wyznacza liderów, zatwierdza finansowanie inicjatyw i nadzoruje postęp.
• Właściciele danych: są to zazwyczaj menedżerowie wyższego szczebla lub szefowie działów przypisani do odpowiedzialności za określoną domenę danych oprócz ich podstawowej roli. Ich zadania obejmują zatwierdzanie definicji danych, przeglądanie działań związanych z zarządzaniem danymi podstawowymi, rozwiązywanie problemów z danymi oraz dostarczanie komitetowi sterującemu danych wejściowych.
• Administratorzy danych: Ich głównym obowiązkiem jest poświadczanie jakości danych poprzez zapewnienie prawidłowego skatalogowania danych, zidentyfikowanie krytycznych elementów danych, udokumentowanie pochodzenia danych, ustalenie priorytetów zbiorów danych według wpływu oraz przestrzeganie standardów jakości danych. Przeprowadzają kontrole jakości, profilują źródła danych, wdrażają aktualizacje zabezpieczeń i analiz, a czasami działają w imieniu właścicieli danych zatwierdzających żądania dostępu.

Jasna definicja ról i obowiązków to podstawowa część najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi. Jeśli nikt ich nie posiada, nikt nie będzie dbał o osiąganie rezultatów.

4. Robienie ciężkiego podnoszenia

Zarządzanie danymi nie jest projektem jednorazowym. Jest to program ciągły, a stosowanie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi to ciągły, powtarzalny proces. Proces ten obejmuje złożone czynności techniczne, w tym:

• Ustalanie i egzekwowanie zasad: Te działania przypominające przepisy prawne koncentrują się na definiowaniu, egzekwowaniu i ponownej ocenie zasad, procedur, standardów i architektury danych korporacyjnych, które poprowadzą organizację do pożądanego stanu w przyszłości. Obejmują wszystkie etapy cyklu życia danych, od tworzenia danych do ich pozyskiwania, integralności, bezpieczeństwa, jakości i użytkowania.
• Ustanowienie jednego źródła prawdy: w tym celu firmy tworzą zarówno glosariusz biznesowy, jak i słownik danych. Słowniczek biznesowy to lista terminów biznesowych wraz z ich definicjami wykorzystywanych w codziennej działalności organizacji. Jest opracowywany we współpracy ze wszystkimi działami biznesowymi, aby zapewnić, że wszyscy używają tego samego języka. Słowniki danych zawierają szczegółowe definicje i opisy samych danych lub metadanych, które mogą obejmować typ danych, rozmiar, wartości domyślne, ograniczenia itp. Oba są kluczowe dla zapewnienia, że ​​firma podejmuje decyzje na podstawie tych samych danych.
• Wybór narzędzi: Zasadniczo zarządzanie danymi nie jest problemem, który można rozwiązać za pomocą technologii, ale ważne jest, aby zautomatyzować jak najwięcej, aby zaoszczędzić czas i zasoby. Istnieją narzędzia wspierające ten proces, w tym rozwiązania typu open source, które mogą pomóc w odkrywaniu danych, profilowaniu, selekcji, klasyfikowaniu danych wrażliwych, wizualizacji pochodzenia, dostarczaniu zintegrowanych glosariuszy biznesowych i słowników danych lub generowaniu pomiarów jakości danych.

Aby zapewnić płynne i skuteczne przyjęcie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi, wiodące organizacje przy projektowaniu modeli operacyjnych stosują również dwie strategie:

• Utrzymują systemy tak proste, jak to tylko możliwe. Często oznacza to scentralizowanie zarządzania technologią, projektowanie prostej architektury oraz utrzymywanie mniejszej liczby pulpitów nawigacyjnych i wskaźników KPI w celu łatwego skupienia się i spójności. Nie ograniczają również nadmiernie wykorzystania danych, jakkolwiek może to być kuszące. Tworzenie skomplikowanej sieci uprawnień, aby zapewnić każdemu dostęp dokładnie do danych, których potrzebują, jest mylące i opóźnia wartość biznesową.
• Mierzą postępy za pomocą wskaźników. Celem jest nie tylko pokazanie wartości dodanej najlepszych praktyk zarządzania danymi w celu przeciwdziałania oporowi, ale także zapewnienie ciągłej poprawy. Przykładowe metryki mogą obejmować wkład w cele biznesowe, redukcję ryzyka, wydajność operacyjną, wykorzystanie odpowiednich narzędzi lub zgodność ze standardami i procedurami.

5. Angażowanie użytkowników

Powodzenie programu zarządzania danymi to odpowiedzialność całej firmy. Ostatecznie zależy to od tego, jak użytkownicy końcowi są świadomi danych, potrafią czytać i są podekscytowani udostępnianiem danych.

Aby pracownicy zrozumieli wartość danych wysokiej jakości, wiodące organizacje oferują regularne szkolenia. Jeśli sprzedawca wprowadzający klienta musi wypełnić dziesiątki niezrozumiałych dla siebie pól tabeli, dlaczego miałby zależeć mu na prawidłowym wprowadzeniu tych danych? Musisz edukować użytkowników o wartości najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi, które nie zawsze są dla nich namacalne. Jednocześnie powinieneś również pokazać, jak przestrzeganie zasad może poprawić ich wyniki osobiste i biznesowe.

Liderzy nadzoru nad danymi również stosują różne zachęty. Takie interwencje obejmują nagrody za trzymanie się standardów jakości danych lub demonstrowanie nowych przypadków użycia, wraz z karą za błędy wykryte podczas okresowego audytu.

Ustaw jasne procesy zarządzania danymi i kup do nich wszystkich użytkowników. Opanowanie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania danymi nie jest łatwe, ale Twoja organizacja może odnieść sukces.

Skontaktuj się z naszymi konsultantami ds. danych, jeśli utkniesz w swojej inicjatywie. Ułatwiają zarządzanie danymi.

Pierwotnie opublikowany na https://itrexgroup.com 7 października 2022 r.