Cara Menghentikan Rapat Dewan Anda Dari Lubang Tikus
Diterbitkan: 2019-04-14Tentukan apa tujuan pertemuan Anda
Buat agenda dengan item dan waktu yang sangat spesifik yang terkait dengannya
Belajarlah untuk mengidentifikasi karakter yang membawa Anda ke lubang tikus
Kita semua pernah berada dalam pertemuan yang keluar jalur — tenggelam dalam pepatah “lubang tikus”, di mana penyelamatan terasa mustahil. Bagaimana hal itu terjadi? Dan bagaimana Anda bisa menghindarinya?
Dalam posting terakhir saya, saya menulis tentang persiapan dewan sebelum rapat dan sejujurnya, ini dapat diterapkan untuk semua jenis rapat. Sederhananya:
- Tentukan apa tujuan pertemuan Anda
- Buat agenda dengan item dan waktu yang sangat spesifik yang terkait dengannya
- Menghasilkan "pra-baca" yang didistribusikan setidaknya 72 jam sebelum pertemuan (keuangan, analisis strategis, pembingkaian keputusan kunci yang ingin Anda buat)
- Dan yang penting lakukan "panggilan awal" singkat dengan setiap anggota dewan untuk memandu mereka melalui apa yang Anda pikirkan dan tanyakan apakah ada sesuatu yang super kritis dalam pikirannya yang tidak Anda rencanakan untuk diliput.
Kebersihan papan yang baik adalah Anda harus membagikan agenda tercetak di setiap kursi dengan waktu untuk setiap topik yang dialokasikan. Anda diperbolehkan untuk menyimpang tetapi jika Anda melakukannya pastikan itu adalah pilihan sadar.
Jika Anda melakukan semua hal ini sebelumnya, Anda telah mengurangi kemungkinan jatuh ke lubang tikus secara substansial. Tapi itu masih terjadi. Berikut adalah karakter yang membawa Anda ke sana:
“Pedagang Detail”
Beberapa orang hanya ingin mengajukan 55 pertanyaan dan memahami setiap detail terakhir. Mereka tidak memiliki rasa "bukaan" yang kuat dari tanggung jawab mereka. Jika mereka memikirkannya, mereka akan menyadari bahwa mengajukan 55 pertanyaan adalah membuang-buang waktu setiap anggota dewan dan mereka mungkin tidak bermaksud melakukannya — itu adalah sifat alami mereka.
Cara yang bagus untuk berurusan dengan "pedagang detail" adalah dengan mengatakan, "ini adalah pertanyaan bagus, bagaimana jika saya memasukkan pin ke dalamnya dan Anda dan saya berkumpul setelah pertemuan dan saya dapat memandu Anda melalui detailnya. Ini adalah pertanyaan yang bagus. Saya hanya khawatir kita mungkin tidak lolos dari agenda.” Kebanyakan orang yang baik hati mendapatkan petunjuk yang sangat sopan — terutama jika Anda memiliki reputasi untuk benar-benar menindaklanjuti.
“Nelly Negatif”
Ini adalah orang-orang yang mau tidak mau menemukan kesalahan dengan apa pun yang Anda hadirkan. Anda mungkin memiliki 5 tanda yang benar-benar positif tetapi pikirannya terprogram untuk menemukan satu hal yang tidak berjalan dengan baik. Jika hal itu benar-benar lebih penting daripada yang lain — cukup adil. Tetapi jika itu hanya membuat Anda keluar untuk membuat perasaan negatif terasa menyenangkan — tugas Anda sebagai CEO untuk menghentikannya.
“Orang Senior yang Terganggu”
Kita semua pernah bergabung dengan investor super senior atau eksekutif dari perusahaan yang tidak membaca materi sebelumnya atau menggunakan ponsel mereka sehingga mereka melewatkan inti pembicaraan. Mereka menanyakan 101 pertanyaan yang ada di dek atau mereka bertanya tentang topik yang sudah Anda bahas.
Direkomendasikan untukmu:
Pengusaha Tidak Dapat Menciptakan Startup yang Berkelanjutan dan Skalabel Melalui 'Jugaad': Cit...
Bagaimana Metaverse Akan Mengubah Industri Otomotif India
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Startup India Mengambil Jalan Pintas Dalam Mengejar Pendanaan
Dengar, itu terjadi. Sebagai sesama anggota dewan, saya berusaha untuk tidak terlalu marah. Tapi apa yang membuat saya gila adalah ketika CEO melayani perilaku buruk ini dengan menghabiskan waktu berharga melalui informasi yang sudah tersedia. Ini tidak menghormati waktu orang-orang yang melakukan pra-baca dan pra-panggilan.
Jika seseorang tidak memperhatikan, saya mungkin akan menjawab kembali pertanyaannya terlebih dahulu untuk bersikap sopan. Jika itu berlanjut, saya akan kembali ke, “kita membahas poin itu sedikit lebih awal. Jika tidak apa-apa dengan Anda, saya benar-benar ingin melanjutkan, tetapi saya membuat catatan untuk kembali ke sana di akhir pertemuan dan memastikan Anda mendapatkan jawabannya.” (dan benar-benar menuliskannya sehingga mereka melihatnya)
Direktur ADD
Ini dekat dan saya sayangi karena ini, yah, saya! Saya tidak bisa menahannya. Terkadang saya terganggu oleh apa yang Anda bicarakan dan benar-benar ingin mengajukan pertanyaan tentang sesuatu yang tidak ada dalam agenda. Saya tidak bermaksud melakukannya dan jika saya mendapatkan sikat lembut kembali saya akan dengan senang hati berkata, “oh, ya, Anda benar. Saya minta maaf.
Mari kita bahas itu nanti.” Masalah dengan ADD Director adalah bahwa kita benar-benar tidak dapat menahan diri untuk menanyakan apa pun yang kita inginkan. Definisi seseorang dengan ADD adalah seseorang yang memiliki masalah "kontrol impuls". Selamatkan kami dari diri kami sendiri. Jawab pertanyaan satu baris dengan sopan tetapi jangan biarkan kami membuat Anda keluar jalur.
Sekutu
Inilah yang paling Anda butuhkan. Anda membutuhkan sekutu. Anda memerlukan anggota dewan non-eksekutif yang merupakan orang penting Anda untuk membantu menjaga agar rapat tetap pada jalurnya. Ini adalah orang yang akan melangkah ketika Anda tidak bisa. Miliki kata kode sehingga mereka tahu kapan harus membantu.
Ini adalah orang yang mengatakan, “Steve. Pertanyaan Anda bagus dan saya juga punya beberapa pertanyaan serupa. Saya melihat Mary mencoba untuk tetap pada agenda dan saya pikir ini adalah agenda yang kita semua sepakati. Apakah Anda keberatan jika kami hanya mencatat topik itu dan mencoba membahasnya kembali di akhir pertemuan? Saya benar-benar minta maaf, tetapi saya tidak punya waktu untuk berlari dan saya khawatir ini akan membuat kita keluar jalur.” Saya orang ini.
Saya melakukannya tanpa diminta. ADD saya sudah disiapkan untuk menjadi sangat kesal ketika rapat membuang waktu saya. Saya mulai berjuang secara mental untuk memperhatikan karena saya menjadi terganggu oleh fakta bahwa kita sedang membicarakan sesuatu yang sama sekali tidak strategis dan di luar agenda.
Jelas, jika itu pertanyaan bagus dan debat yang layak dan perlu dibahas — saya ikut. Tapi kebanyakan itu hanya minat hewan peliharaan seseorang untuk dibicarakan dan dibicarakan dan dibicarakan dan itu di luar topik. Seorang CEO yang baik menemukan sekutu dan mendapat bantuan agar rapat tidak gagal.
Dalam Kulit Kacang
Alasan sebagian besar rapat yang berakhir di lubang tikus adalah karena Anda memiliki salah satu pola dasar di atas yang membuat rapat keluar jalur. Seringkali mereka melakukannya dengan niat baik dan bersedia berperilaku ketika diminta. Terlalu banyak CEO melihatnya sebagai tanggung jawab mereka untuk menjawab setiap pertanyaan yang diajukan, apakah sesuai dengan agenda atau tidak.
Masalah dengan ini adalah bahwa keduanya tidak menghargai waktu setiap anggota dewan lainnya DAN mengurangi waktu dewan harus berfungsi secara produktif sebagai sebuah kelompok. Dan masalahnya adalah sebagian besar anggota dewan lebih suka menggigit bibir daripada berbicara menentang pemborosan waktu
[Postingan oleh Mark Suster ini muncul pertama kali di kedua sisi perangkat lunak dan telah direproduksi dengan izin.]