如何阻止董事會會議陷入困境
已發表: 2019-04-14定義會議的目標是什麼
制定一個議程，其中包含非常具體的項目和與之相關的時間
學會識別讓你掉進老鼠洞的角色
我們都參加過偏離軌道的會議——陷入眾所周知的“老鼠洞”，從那裡救援感覺不可能。 它是如何發生的？ 你怎麼能避免呢？
在我的上一篇文章中，我寫了會議前的董事會準備，坦率地說，這可以應用於任何類型的會議。 簡單地說：
- 定義會議的目標是什麼
- 制定一個議程，其中包含非常具體的項目和與之相關的時間
- 製作一份“預讀”，在會議前至少 72 小時分發（財務、戰略分析、制定您想要做出的關鍵決策）
- 重要的是，與每位董事會成員進行簡短的“預先電話”，讓他們了解您的想法，並詢問他或她是否有任何您不打算涵蓋的超級關鍵問題
良好的董事會衛生是您應該在每個座位上分發打印的議程，並為每個分配的主題分配時間。 你可以偏離，但如果你這樣做，請確保這是一個有意識的選擇。
如果你提前做所有這些事情，你已經大大減少了掉進老鼠洞的機會。 但它仍然會發生。 以下是帶你去那裡的角色：
“細節商人”
有些人只是想問 55 個問題並了解每一個細節。 他們沒有強烈的責任感。 如果他們想一想，他們就會意識到提出 55 個問題是在浪費每個董事會成員的時間，而且他們可能並不是故意的——這只是他們的本性。
與“細節商人”打交道的一個好方法是說，“這些都是很好的問題，如果我在裡面放一個別針，你和我會後擠成一團，我可以帶你了解它的細節。 這些都是很好的問題。 我只是擔心我們可能無法通過議程。” 大多數好心人都會得到超級禮貌的暗示——尤其是如果你以實際跟進而聞名。
“消極的耐莉”
這些人會情不自禁地挑剔你呈現的任何東西。 您可能有 5 個非常積極的跡象，但他或她的頭腦很容易找到一件不順利的事情。 如果那件事真的比其他事情更重要 - 足夠公平。 但是，如果它只是為了讓消極的人感覺良好而把你趕出去——你作為 CEO 的工作就是阻止它。
“心煩意亂的資深人士”
我們都曾與來自公司的超級高級投資者或高管一起擔任董事會成員，他們沒有提前閱讀材料或在手機上，因此他們錯過了談話的基調。 他們會問甲板上的 101 個問題，或者他們會詢問您已經涵蓋的主題。
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聽著，它發生了。 作為董事會成員，我盡量不要太沮喪。 但讓我發瘋的是，當 CEO 花費寶貴的時間瀏覽已經可用的信息來迎合這種不良行為時。 這是對做預讀和預呼叫的人的時間的不尊重。
如果有人不注意，我可能會首先重新回答這個問題以保持禮貌。 如果它持續存在，我會回到“我們早些時候討論過這一點。 如果你沒問題，我真的很想繼續前進，但我會做一個筆記，以便在會議結束時回到它，並確保你得到答复。” （實際上把它寫下來讓他們看到）
ADD 主任
這對我來說很親近，因為這就是我！ 我沒辦法。 我有時會因為你在說什麼而分心，我真的很想問你一個關於不在議程上的問題。 我不是故意的，如果我得到一個溫柔的刷子，我會很高興地說，“哦，是的，你是對的。 對不起。
以後再說吧。” ADD Director 的問題在於，我們確實無法阻止自己問我們想要的任何東西。 有 ADD 的人的定義是有“衝動控制”問題的人。 拯救我們自己。 禮貌地回答任何單行問題，但不要讓我們讓您偏離正軌。
盟友
這是你最需要的。 你需要一個盟友。 您需要一位非執行董事會成員，他是您的重要人物，以幫助保持會議正常進行。 這個人會在你做不到的時候挺身而出。 有一個暗號，這樣他們就知道什麼時候可以提供幫助。
這就是說，“史蒂夫。 你的問題很好，我也有一些類似的問題。 我看到瑪麗試圖留在議程上，我認為這是我們都同意的議程。 您介意我們只記下該主題並在會議結束時嘗試回到該主題嗎？ 我真的很抱歉，但我只是沒有時間超越，我擔心這會讓我們偏離正軌。” 我就是這個人。
我沒有被問到就這樣做了。 當會議浪費我的時間時，我的 ADD 會非常惱火。 我開始在精神上難以集中註意力，因為我們正在談論一些完全非戰略性且超出議程的事情，這讓我分心了。
顯然，如果這是一個很好的問題和值得辯論的問題並且需要討論——我支持。但大多數情況下，談論、談論和談論只是某人的寵物興趣，而且它是題外話。 一位優秀的 CEO 會找到盟友並獲得幫助，以防止會議陷入困境。
簡而言之
大多數陷入鼠洞的會議最終會出現的原因是您有上述原型之一，他們使會議偏離軌道。 他們通常是出於好意，並且在被問到時願意表現出來。 太多的 CEO 認為他們有責任回答提出的每一個問題，無論是否與議程密切相關。
這樣做的問題在於，它既不尊重其他董事會成員的時間，又減少了董事會作為一個團隊高效運作的時間。 問題是大多數董事會成員寧願咬嘴唇也不願公開反對浪費時間
[Mark Suster 的這篇文章首先出現在 bothsidesofthetable 上，並經許可轉載。]