Cara Mengatur Pesan Otomatis di Instagram untuk Dukungan Pelanggan

Bagi banyak pemilik bisnis, kotak masuk pesan langsung (DM) Instagram mereka seperti Wild West. Lebih dari 400 juta pesan dikirim ke bisnis di platform setiap hari. Namun percakapan yang sedang berlangsung dengan calon pelanggan terjebak di antara respons emoji acak ke cerita Anda, sehingga sulit untuk melacak siapa yang telah Anda balas—dan siapa yang masih menunggu tanggapan.

Autoresponder Instagram mengambil pekerjaan itu dari tangan Anda. Ini memberi Anda ruang bernapas untuk mengumpulkan respons yang bijaksana, tanpa membuat pengikut Anda merasa diabaikan sementara itu.

Panduan ini membagikan cara mengatur perpesanan otomatis di Instagram, dengan tip bonus untuk mengotomatiskan percakapan yang Anda lakukan melalui platform.

Mengapa dukungan pelanggan penting di Instagram?

Pertanyaan produk dan dukungan pelanggan adalah alasan utama pengikut berinteraksi dengan bisnis melalui DM Instagram. Tetapi mereka tidak mau menunggu: data menunjukkan bahwa 90% pelanggan menganggap tanggapan langsung sangat penting ketika mereka memiliki pertanyaan layanan pelanggan. Itu didefinisikan sebagai 10 menit atau kurang.

Saat Anda mengembangkan akun Instagram, lebih banyak pengikut sama dengan lebih banyak DM. Ini adalah proses yang memakan waktu untuk secara pribadi menanggapi masing-masing secara real-time, terutama ketika aktivitas lain—seperti membuat konten, meneliti audiens Anda, dan memantau kesuksesan—membutuhkan waktu berjam-jam dalam seminggu.

Dengan balasan otomatis di Instagram, bisnis Anda dapat:

• Arahkan orang ke halaman produk. Banyaknya pesan antar-pengguna di Instagram memberikan peluang besar untuk memamerkan produk terlaris Anda. Edit penjawab otomatis Instagram Anda untuk mengalihkan orang ke sana sementara mereka menunggu tanggapan.
• Jawab FAQ. Batasi waktu yang dihabiskan tim dukungan pelanggan Instagram Anda untuk menjawab pertanyaan berulang dengan menutupinya di penjawab otomatis Instagram Anda. Ini dapat mencakup rentang waktu pengiriman, ketersediaan produk, atau informasi tentang acara mendatang.
• Alihkan pengikut ke metode kontak lainnya. Jika DM Instagram Anda menjadi terlalu sulit untuk dikendalikan dan Anda lebih suka mengajukan pertanyaan melalui saluran komunikasi lain, jelaskan hal ini di penjawab otomatis Anda. Anda dapat mengatakan: “ Terima kasih atas pesan Anda! Kami tidak menanggapi DM, jadi silakan kirim email ke [alamat Anda] untuk menghubungi tim kami.”

Autoresponder Instagram Footlocker menjelaskan cara menemukan ketersediaan produk dan tanggal rilis.

Cara mengatur balasan otomatis di Instagram

Siap untuk mulai memberikan tanggapan langsung dan otomatis kepada orang-orang yang DM akun Instagram bisnis Anda? Berikut cara mengonfigurasi balasan otomatis di Instagram.

1. Beralih ke akun bisnis

Hanya pengguna Instagram dengan akun bisnis yang dapat menghubungkan profil mereka dengan Meta Business Suite—alat yang mendukung penjawab otomatis di Instagram dan Facebook. Jadi, jika Anda belum melakukannya, beralihlah ke akun Instagram bisnis:

1. Buka akun pribadi.
2. Buka profil Anda dan tekan ikon hamburger di sudut kanan atas.
3. Buka Pengaturan dan pilih Akun .
4. Klik Beralih ke akun Profesional .
5. Pilih profil bisnis atau kreator . (Baik bekerja dengan penjawab otomatis.)

2. Tautkan akun Instagram Anda dengan Meta Business Suite

Selanjutnya, buka Meta Business Suite (sebelumnya dikenal sebagai Facebook Business Manager) dan tautkan akun Instagram Anda:

1. Buka profil Instagram Anda dan tekan ikon hamburger di sudut kanan atas.
2. Buka Pengaturan dan pilih Akun.
3. Pilih Berbagi ke aplikasi lain .
4. Pilih Facebook dan masukkan informasi login Anda.
5. Kembali ke pengaturan Instagram Anda dan pilih Privasi .
6. Klik Pesan .
7. Alihkan tombol Izinkan akses ke pesan ke Aktif.

3. Aktifkan tanggapan otomatis

Sekarang setelah akun Instagram Anda ditautkan dengan Meta Business Suite, Anda dapat mengaktifkan penjawab otomatis untuk siapa saja yang mengirim DM ke akun Anda. Berikut cara melakukannya:

1. Buka Meta Business Suite.
2. Klik Kotak Masuk di kolom sebelah kiri.
3. Tekan Tanggapan Otomatis .
4. Pilih Instagram .
5. Tulis tanggapan otomatis Anda.
6. Alihkan tombol Balasan Instan ke Aktif.
7. Tekan Simpan perubahan .

Cara menulis autoresponder Instagram yang bagus

Pesan aktual yang masuk ke penjawab otomatis dapat bervariasi tergantung pada audiens Anda, meskipun penjawab otomatis Instagram terbaik memenuhi kriteria ini:

1. Ini mengakui pesan pengikut dan berterima kasih atas kesabaran mereka.
2. Ini menjawab pertanyaan (jika mungkin). Sebagian besar bisnis membahas FAQ di responden mereka.
3. Ini memberikan kerangka waktu berapa lama mereka harus menunggu jawaban manusia.

Dapatkan lebih banyak fitur otomatisasi DM Instagram dengan ManyChat

Alat penjawab otomatis Instagram sendiri adalah titik awal yang baik jika Anda berurusan dengan volume DM yang kecil. Tetapi begitu profil Anda mulai bertambah dan jumlah DM yang Anda tangani terasa tidak terkendali, gunakan Instagram Automation by ManyChat untuk:

• Sesuaikan penjawab otomatis berdasarkan konteks
• Dorong DM dengan pembuka percakapan
• Kumpulkan data pengikut untuk penargetan ulang di masa mendatang
• Tawarkan obrolan langsung sebagai cadangan

Sesuaikan penjawab otomatis berdasarkan konteks

Alat balasan otomatis Instagram memberikan respons yang sama kepada siapa pun yang mengirim DM ke akun bisnis Anda. Itu membuat sulit untuk memberikan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi yang memengaruhi 80% pelanggan untuk melakukan pembelian.

Namun, dengan Instagram Automation by ManyChat, Anda dapat menyesuaikan respons otomatis yang didapat pengikut, berdasarkan konten pesan mereka. Pemicu kata kunci menangkap apa yang diminta DM. Alur kustom kemudian mengirimkan balasan otomatis yang terkait dengan kueri mereka, bukan "Terima kasih atas pesan Anda!" tanggapan.

Lihatlah contoh ini. Saat pengguna mengirimkan DM yang berisi kata “ebook”, alat penjawab otomatis merespons dengan informasi tentang cara mengaksesnya. Pengikut kemudian memasuki percakapan otomatis, yang mengumpulkan alamat email mereka untuk ditukar dengan ebook. (Lebih lanjut tentang ini nanti.)

Dorong DM dengan pembuka percakapan

Alat respons otomatis Instagram hanya berfungsi saat pengikut memulai percakapan dengan akun bisnis Anda. Tetapi ada kemungkinan besar bahwa orang akan menghindari memulai percakapan jika mereka tidak yakin bagaimana mengatakannya. Itu bisa berarti Anda meninggalkan uang di atas meja—terutama jika mereka mengajukan pertanyaan tentang produk atau layanan Anda.

Bantu pengikut memulai DM dengan fitur Pemula Percakapan. Tampilkan opsi di bawah ini dan konfigurasikan penjawab otomatis khusus, berdasarkan konteks DM, dengan ManyChat:

• Tertarik dengan penjualan
• Dapatkan bantuan dengan pembelian
• Kriteria pengiriman gratis
• Telusuri katalog produk

Kumpulkan data pengikut untuk penargetan ulang di masa mendatang

Sebelumnya, kami menyebutkan bahwa otomatisasi Instagram memiliki kemampuan untuk mengumpulkan informasi tentang pengikut Anda. Itu menjadikannya cara yang luar biasa untuk membangun daftar email Anda dan terlibat dengan calon pelanggan di luar aplikasi Instagram.

Untuk mengonfigurasi alat penjawab otomatis ini, gunakan pemicu kata kunci untuk menentukan kapan Anda ingin menanyakan alamat email pengikut. Mereka dapat merespons dengan informasi mereka secara langsung dalam percakapan DM Instagram (sebagai lawan dari halaman arahan eksternal). ManyChat akan memasukkan data tersebut ke CRM, yang dapat Anda sinkronkan dengan platform pemasaran email seperti Klaviyo atau MailChimp. Bicara tentang membuat pengalaman belanja yang dipersonalisasi lebih mudah.

Tawarkan obrolan langsung sebagai cadangan

Mengotomatiskan DM Instagram Anda tidak menghilangkan seluruh tugas dari tangan Anda. Perlakukan itu seperti filter untuk menyingkirkan percakapan yang tidak memerlukan campur tangan manusia. Ini akan memberi tim dukungan pelanggan Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada pertanyaan yang membutuhkan respons yang dipersonalisasi.

ManyChat mempermudah ini dengan menandai DM Instagram yang belum terselesaikan. CRM memberi tahu tim dukungan pelanggan ketika seorang pengikut memilih tombol "Bicaralah dengan orang sungguhan". Cukup kembali ke percakapan dan lanjutkan di mana penjawab otomatis berhenti.

Jangan biarkan pengikut Instagram dalam kesulitan

Tidak peduli berapa banyak pengikut yang Anda miliki—alat balasan otomatis Instagram adalah cara yang fantastis untuk menunjukkan rasa terima kasih kepada pengguna Instagram yang mengirim DM ke akun Anda, mengenali pertanyaan mereka, dan memberikan perkiraan jangka waktu untuk tanggapan. Meskipun mungkin sudah waktunya untuk meningkatkan pengalaman yang Anda berikan kepada pelanggan ketika DM Anda menjadi terlalu berat untuk ditangani.

Berikan pengikut Instagram Anda pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi yang layak mereka dapatkan dengan Otomatisasi Instagram oleh ManyChat. Mereka tidak hanya akan mendapatkan tanggapan waktu nyata yang benar-benar membantu kueri mereka, tetapi Anda dapat mengumpulkan data pelanggan yang berharga untuk digunakan dalam penargetan ulang. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan Instagram menjadi saluran penjualan teratas untuk bisnis Anda.

Tangani DM Instagram Anda dengan ManyChat