วิธีตั้งค่าการส่งข้อความอัตโนมัติบน Instagram สำหรับฝ่ายบริการลูกค้า

สำหรับเจ้าของธุรกิจหลายราย กล่องข้อความโดยตรงของ Instagram (DM) ของ Instagram นั้นเหมือนกับ Wild West มีการส่งข้อความมากกว่า 400 ล้านข้อความถึงธุรกิจบนแพลตฟอร์มทุกวัน ทว่าการสนทนาอย่างต่อเนื่องกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ายังคงติดอยู่ระหว่างการตอบกลับด้วยอีโมจิแบบสุ่มต่อเรื่องราวของคุณ ทำให้ยากต่อการติดตามว่าคุณตอบกลับใครไปแล้ว และใครที่ยังคงรอคำตอบอยู่

ระบบตอบรับอัตโนมัติของ Instagram ทำงานนั้นออกจากมือคุณ ช่วยให้คุณมีพื้นที่หายใจเพื่อรวบรวมการตอบสนองที่รอบคอบ โดยไม่ทำให้ผู้ติดตามของคุณรู้สึกว่าถูกละเลยในระหว่างนี้

คู่มือนี้แชร์วิธีตั้งค่าการส่งข้อความอัตโนมัติบน Instagram พร้อมเคล็ดลับโบนัสเกี่ยวกับการสนทนาอัตโนมัติที่คุณมีผ่านแพลตฟอร์ม

เหตุใดการสนับสนุนลูกค้าจึงสำคัญบน Instagram

การสอบถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และการสนับสนุนลูกค้าเป็นเหตุผลหลักสำหรับผู้ติดตามในการโต้ตอบกับธุรกิจผ่าน Instagram DM แต่พวกเขาไม่เต็มใจที่จะรอ: ข้อมูลแสดงให้เห็นว่าลูกค้า 90% คิดว่าการตอบสนองทันทีมีความสำคัญมากเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับการบริการลูกค้า นั่นหมายถึง 10 นาทีหรือน้อยกว่านั้น

เมื่อคุณกำลังสร้างบัญชี Instagram ผู้ติดตามมากขึ้นจะเท่ากับ DM ที่มากขึ้น เป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลามากในการตอบสนองต่อแต่ละคนแบบเรียลไทม์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกิจกรรมอื่นๆ เช่น การสร้างเนื้อหา การค้นคว้าเกี่ยวกับผู้ชมของคุณ และการติดตามความสำเร็จ ใช้เวลาหลายชั่วโมงในสัปดาห์ของคุณ

ด้วยการตอบกลับอัตโนมัติบน Instagram ธุรกิจของคุณสามารถ:

• ชี้ผู้คนไปที่หน้าผลิตภัณฑ์ ปริมาณการส่งข้อความระหว่างผู้ใช้กับธุรกิจบน Instagram เป็นโอกาสที่ดีในการแสดงสินค้าขายดีของคุณ แก้ไขระบบตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram เพื่อเปลี่ยนเส้นทางผู้คนในขณะที่รอการตอบกลับ
• ตอบคำถามที่พบบ่อย จำกัดเวลาที่ทีมสนับสนุนลูกค้า Instagram ของคุณใช้ในการตอบคำถามซ้ำ ๆ โดยครอบคลุมไว้ในระบบตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram ซึ่งอาจรวมถึงระยะเวลาในการจัดส่ง ความพร้อมใช้งานของผลิตภัณฑ์ หรือข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น
• โอนผู้ติดตามไปยังช่องทางการติดต่ออื่นๆ หาก Instagram DM ของคุณยากเกินกว่าจะควบคุมได้ และคุณต้องการส่งคำถามผ่านช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ให้อธิบายสิ่งนี้ในระบบตอบกลับอัตโนมัติของคุณ คุณสามารถพูดว่า: “ ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ! เราไม่ตอบกลับ DM ดังนั้นโปรดส่งอีเมล [ที่อยู่ของคุณ] เพื่อติดต่อกับทีมของเรา”

ระบบตอบกลับอัตโนมัติ Instagram ของ Footlocker อธิบายวิธีค้นหาสินค้าที่มีจำหน่ายและวันที่วางจำหน่าย

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน Instagram

พร้อมที่จะเริ่มให้การตอบกลับอัตโนมัติแก่ผู้ที่ DM บัญชี Instagram ของธุรกิจของคุณในทันทีแล้วหรือยัง วิธีกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน Instagram

1. เปลี่ยนเป็นบัญชีธุรกิจ

เฉพาะผู้ใช้ Instagram ที่มีบัญชีธุรกิจเท่านั้นที่สามารถเชื่อมต่อโปรไฟล์ของตนกับ Meta Business Suite ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ขับเคลื่อนระบบตอบรับอัตโนมัติทั้งใน Instagram และ Facebook ดังนั้น หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชี Instagram ของธุรกิจ:

1. เปิดบัญชีส่วนตัว.
2. ไปที่โปรไฟล์ของคุณแล้วกดไอคอนแฮมเบอร์เกอร์ที่มุมบนขวา
3. เปิด การตั้งค่า และเลือก บัญชี
4. คลิก เปลี่ยนเป็นบัญชีมืออาชีพ
5. เลือกโปรไฟล์ ธุรกิจ หรือ ผู้สร้าง (ทำงานด้วยระบบตอบรับอัตโนมัติ)

2. เชื่อมโยงบัญชี Instagram ของคุณกับ Meta Business Suite

ถัดไป ไปที่ Meta Business Suite (เดิมเรียกว่า Facebook Business Manager) และเชื่อมโยงบัญชี Instagram ของคุณ:

1. ไปที่โปรไฟล์ Instagram ของคุณและกดไอคอนแฮมเบอร์เกอร์ที่มุมบนขวา
2. ไปที่ การตั้งค่า และเลือก บัญชี
3. เลือก แชร์กับแอปอื่น
4. เลือก Facebook และป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณ
5. กลับไปที่การตั้งค่า Instagram ของคุณแล้วเลือก ความเป็นส่วนตัว
6. คลิก ข้อความ
7. สลับปุ่ม อนุญาตการเข้าถึงข้อความ เป็นเปิด

3. เปิดการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อบัญชี Instagram ของคุณเชื่อมโยงกับ Meta Business Suite แล้ว คุณสามารถเปิดใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติสำหรับทุกคนที่ส่ง DM ไปยังบัญชีของคุณ นี่คือวิธีการ:

1. เปิด Meta Business Suite
2. คลิก กล่องขาเข้า ในคอลัมน์ด้านซ้ายมือ
3. กด ตอบกลับอัตโนมัติ
4. เลือก อินสตา แกรม
5. เขียนตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
6. สลับปุ่ม ตอบกลับทันที เป็นเปิด
7. กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง

วิธีเขียนระบบตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram ที่ดี

ข้อความจริงที่เข้าสู่ระบบตอบรับอัตโนมัติอาจแตกต่างกันไปตามผู้ชมของคุณ แม้ว่าระบบตอบรับอัตโนมัติของ Instagram ที่ดีที่สุดจะตรงตามเกณฑ์นี้:

1. รับทราบข้อความของผู้ติดตาม และขอบคุณสำหรับความอดทน
2. มันตอบคำถาม (ถ้าเป็นไปได้) ธุรกิจส่วนใหญ่จะตอบคำถามที่พบบ่อยในการตอบกลับ
3. จะให้กรอบเวลา ว่าพวกเขาควรคาดหวังการรอคำตอบจากมนุษย์นานแค่ไหน

รับคุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติของ Instagram DM เพิ่มเติมด้วย ManyChat

เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี หากคุณกำลังจัดการกับ DM ในปริมาณน้อย แต่เมื่อโปรไฟล์ของคุณเริ่มโตขึ้น และจำนวน DM ที่คุณติดต่อด้วยรู้สึกควบคุมไม่ได้ ให้ใช้ Instagram Automation โดย ManyChat เพื่อ:

• ปรับแต่งระบบตอบรับอัตโนมัติตามบริบท
• ส่งเสริม DM ด้วยการเริ่มต้นการสนทนา
• รวบรวมข้อมูลผู้ติดตามสำหรับการกำหนดเป้าหมายใหม่ในอนาคต
• เสนอแชทสดเป็นข้อมูลสำรอง

ปรับแต่งระบบตอบรับอัตโนมัติตามบริบท

เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram ให้การตอบกลับแบบเดียวกันกับทุกคนที่ DM บัญชีธุรกิจของคุณ ซึ่งทำให้ยากต่อการนำเสนอประสบการณ์ลูกค้าที่เป็นส่วนตัวซึ่งโน้มน้าวใจลูกค้า 80% ให้ตัดสินใจซื้อ

อย่างไรก็ตาม ด้วย Instagram Automation โดย ManyChat คุณสามารถปรับแต่งการตอบกลับอัตโนมัติที่ผู้ติดตามได้รับตามเนื้อหาของข้อความของพวกเขา ทริกเกอร์คำหลักจะรับสิ่งที่ DM ถาม ขั้นตอนที่กำหนดเองจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับคำถามของพวกเขา แทนที่จะเป็น "ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ!" ทั่วไป การตอบสนอง.

ลองดูตัวอย่างนี้ เมื่อผู้ใช้ส่ง DM ที่มีคำว่า "ebook" เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติจะตอบกลับด้วยข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึง ผู้ติดตามจะเข้าสู่การสนทนาอัตโนมัติ ซึ่งรวบรวมที่อยู่อีเมลของพวกเขาเพื่อแลกกับ ebook (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง)

ส่งเสริม DM ด้วยการเริ่มต้นการสนทนา

เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram ใช้งานได้เมื่อผู้ติดตามเริ่มการสนทนากับบัญชีธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่มีโอกาสดีที่ผู้คนจะหลีกเลี่ยงการเริ่มการสนทนาหากพวกเขาไม่แน่ใจว่าจะพูดอย่างไร นั่นอาจหมายความว่าคุณกำลังทิ้งเงินไว้บนโต๊ะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาถามคำถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

ช่วยผู้ติดตามเริ่มต้น DM ด้วยฟีเจอร์ Conversation Starters แสดงตัวเลือกด้านล่างและกำหนดค่าระบบตอบรับอัตโนมัติแบบกำหนดเองตามบริบทของ DM ด้วย ManyChat:

• สนใจขาย
• รับความช่วยเหลือในการซื้อ
• เกณฑ์การจัดส่งฟรี
• เรียกดูแคตตาล็อกสินค้า

รวบรวมข้อมูลผู้ติดตามสำหรับการกำหนดเป้าหมายใหม่ในอนาคต

ก่อนหน้านี้ เรากล่าวว่าระบบอัตโนมัติของ Instagram มีความสามารถในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดตามของคุณ นั่นทำให้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างรายชื่ออีเมลของคุณและมีส่วนร่วมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้านอกแอพ Instagram

ในการกำหนดค่าเครื่องมือตอบกลับอัตโนมัตินี้ ใช้ทริกเกอร์คำหลักเพื่อกำหนดว่าเมื่อใดที่คุณต้องการขอที่อยู่อีเมลของผู้ติดตาม พวกเขาสามารถตอบกลับด้วยข้อมูลโดยตรงในการสนทนา DM ของ Instagram (ตรงข้ามกับหน้า Landing Page ภายนอก) ManyChat จะป้อนข้อมูลนั้นผ่านไปยัง CRM ซึ่งคุณสามารถซิงค์กับแพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล เช่น Klaviyo หรือ MailChimp พูดคุยเกี่ยวกับการทำให้ประสบการณ์การช็อปปิ้งที่เป็นส่วนตัวง่ายขึ้น

เสนอแชทสดเป็นข้อมูลสำรอง

การทำให้ Instagram DM เป็นอัตโนมัติไม่ได้ทำให้งานทั้งหมดหมดไปจากมือคุณ ปฏิบัติเหมือนเป็นตัวกรองเพื่อขจัดบทสนทนาที่ไม่ต้องการการแทรกแซงของมนุษย์ จะช่วยให้ทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่คำถามที่ต้องการคำตอบที่เป็นส่วนตัว

ManyChat ทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้นโดยติดแท็ก Instagram DMs ที่ยังไม่ได้แก้ไข CRM จะแจ้งเตือนทีมสนับสนุนลูกค้าเมื่อผู้ติดตามเลือกปุ่ม "พูดคุยกับบุคคลจริง" เพียงกลับเข้าสู่การสนทนาและเลือกตำแหน่งที่ระบบตอบรับอัตโนมัติทิ้งไว้

อย่าปล่อยให้ผู้ติดตาม Instagram อยู่ในเซ่อ

ไม่สำคัญหรอกว่าคุณมีผู้ติดตามกี่คน เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติของ Instagram เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงความขอบคุณสำหรับผู้ใช้ Instagram ที่ DM บัญชีของคุณ รับรู้คำถามของพวกเขา และระบุกรอบเวลาโดยประมาณสำหรับการตอบกลับ แม้ว่าอาจถึงเวลาที่ต้องอัปเกรดประสบการณ์ที่คุณมอบให้กับลูกค้าเมื่อ DM ของคุณมีมากเกินกว่าจะรับมือได้

มอบประสบการณ์ลูกค้าที่เป็นส่วนตัวแก่ผู้ติดตาม Instagram ของคุณที่พวกเขาสมควรได้รับด้วย Instagram Automation โดย ManyChat ไม่เพียงแต่พวกเขาจะได้รับคำตอบตามเวลาจริงที่ช่วยในการสืบค้น แต่คุณยังสามารถรวบรวมข้อมูลลูกค้าที่มีค่าเพื่อใช้สำหรับการกำหนดเป้าหมายใหม่ เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่า Instagram จะกลายเป็นช่องทางการขายอันดับต้นๆ สำหรับธุรกิจของคุณ

จัดการ DM บน Instagram ของคุณด้วย ManyChat