Come ospitare un evento virtuale di successo: dall'invito al follow-up

Abbiamo partecipato tutti a innumerevoli riunioni Zoom a questo punto. L'aggiunta di un evento virtuale all'elenco può sembrare l'ennesimariunione virtuale da sedersi e guardare. Booooooo.

Dai il via alla tendenza e reimmagina cosa può e dovrebbe essere un evento virtuale! Puoi ancora fornire il senso di networking, coinvolgimento e istruzione che prima si otteneva solo partecipando a un evento di persona.

Per realizzare davvero il miglior evento virtuale possibile, devi prendere le caratteristiche di un evento di persona e adattarle allo spazio digitale.

Come ospitare un evento virtuale di successo

All'inizio può sembrare un po' scoraggiante, ma ho suddiviso il processo in attività più piccole, dalla pianificazione all'esecuzione, per aiutarti ad avere successo.

1. Invia un invito
2. Coltiva le tue iscrizioni
3. Prepara il tuo evento
4. Trova la giusta piattaforma di hosting
5. Follow-up con i partecipanti

Entriamo nei dettagli per ogni passaggio e ti prepariamo a ospitare un evento virtuale di successo!

1. Invia un invito memorabile

L'invito è il primo punto di contatto per i potenziali partecipanti all'evento. Un invito coinvolgente e divertente è più attraente della semplice pubblicazione di un link di iscrizione su un sito Web o sui social media.

La chiave è rendere un invito a un evento divertente, reale, immediatamente informativo e di bell'aspetto. Invita le persone per nome (se disponi di un elenco noto come facciamo utilizzando il CRM di HubSpot) e promuovi l'evento di marca con un design coerente e accattivante.

Fornisci ai destinatari contesto e valore in ogni singolo invito. L'aggiunta di informazioni chiave mostra immediatamente al tuo pubblico di destinazione che hai approfondimenti da condividere e crea un certo fermento per attirare l'interesse delle persone. Ricorda, i partecipanti non otterranno virtualmente l'intero ambito del marchio di un'azienda, ma un invito efficace è il primo passo per aumentare la consapevolezza e la familiarità del marchio.

Sebbene viviamo nel mondo digitale di "adesso", gli inviti agli eventi virtuali dovrebbero essere inviati con settimane di anticipo. Rendi il tuo evento imperdibile per i partecipanti promuovendo:

• Relatori o ospiti chiave
• Nuove competenze da apprendere
• Opportunità di rete
• Tendenze del settore o dei clienti
• Malloppo, festone!

Quindi, qual è il momento migliore per iniziare a inviare inviti? In genere c'è un picco nella registrazione per un evento 2-3 settimane prima della data. In altre parole, le promozioni e gli inviti sono più efficaci durante questo periodo di tempo . Concentra i tuoi sforzi di marketing per alcune settimane per massimizzare la partecipazione.

Esistono centinaia di modi per condividere i dettagli dell'evento virtuale, ma è essenziale che gli inviti forniscano tutti i dettagli necessari in un unico posto.

Crea una pagina di destinazione che fornisca il nome dell'evento, la data, come accedere all'evento, un CTA per iscriversi e qualsiasi altra informazione necessaria come un ordine del giorno o un prezzo, se applicabile. Una volta creata la pagina di destinazione, invia gli inviti tramite:

• Annunci. Estendi la portata di un marchio su piattaforme in cui il pubblico è già attivo per spargere la voce sull'evento, dove trovare i dettagli e come iscriversi.
• Mezzi sociali. Crea grafici per il conto alla rovescia, storie di Instagram o teaser video per generare interesse con un collegamento alla pagina di destinazione.
• E-mail. Chiedi al tuo team di inviare inviti più personali alla propria rete per far crescere le relazioni esistenti e costruire rapporti.

2. Coltiva le iscrizioni

L'elenco delle iscrizioni sta crescendo - yay! Fai attenzione e mantieni impegnati gli iscritti per assicurarti che si presentino per partecipare all'evento. Se non continui a nutrire e mantenere impegnate le persone che si sono iscritte, potresti avere numeri inferiori a quelli previsti una volta che l'evento stesso sarà attivo.

L'email marketing è uno dei modi migliori per stare al passo con le iscrizioni per aggiungere valore all'evento e aumentare il tasso di partecipazione. Invia e-mail che dimostrano il valore dell'evento e genera entusiasmo per partecipare. Oppure, attingi al marketing FOMO. Dettagli gocciolanti come l'annuncio di un nuovo relatore o un nuovo segmento sono stati aggiunti a causa della grande richiesta, per aumentare ulteriormente i tassi di iscrizione.

Se le aziende hanno il budget, un pacchetto swag per le iscrizioni è una tendenza emergente per coinvolgere i partecipanti e dare loro la sensazione familiare di partecipare a un evento. Se stai coordinando un evento con un budget inferiore, prendi in considerazione la possibilità di collaborare con uno sponsor per co-brandizzare gli articoli per connettere i partecipanti, generare buzz e aumentare la consapevolezza generale del marchio prima e dopo l'evento.

3. Preparati per l'evento

Crea un hashtag e mostra dietro le quinte la pianificazione e la preparazione per coinvolgere i partecipanti. Man mano che la data si avvicina, incoraggia i partecipanti a partecipare sui social media con l'hashtag rispondendo con i loro preparativi per l'evento e quanto sono entusiasti di partecipare.

Pianifica il peggio, ma spera nel meglio. Crea un piano di supporto tecnico e disponi di contenuti di backup nel caso in cui un relatore o un host riscontri problemi. Assicurati che sia disponibile un piano tecnico per la risoluzione dei problemi a cui i partecipanti possono fare riferimento se riscontrano problemi. Un supporto via chat o un membro del team dedicato per il supporto tecnico è una buona soluzione per assicurarsi che l'evento si svolga senza intoppi.

4. Ospita sulla piattaforma giusta

Assicurati di scegliere la migliore piattaforma video che soddisfi il budget, abbia il miglior servizio di streaming, capacità di eventi e funzionalità di reportistica. Imposta i KPI per gli eventi virtuali per misurare il ROI e utilizza le funzionalità di tracciamento per ottenere le migliori informazioni sui partecipanti.

Salva o registra gli elementi chiave dell'evento da condividere con i partecipanti e le mancate presentazioni in seguito per creare una risorsa utile e continuare la conversazione.

5. Follow-up con i partecipanti

L'evento non è completamente finito dopo che l'host si è disconnesso. È necessaria una strategia di follow-up per garantire ai partecipanti un'esperienza a tutto tondo.

• Invia un'e-mail. Fornisci le diapositive o la trascrizione dell'evento oltre a qualsiasi risorsa citata. Includi un sondaggio per ottenere un feedback diretto dai partecipanti per migliorare altri eventi in seguito.
• Posta sui social. Pubblica immagini, citazioni o brevi video dell'evento per continuare la conversazione.
• Blog. Scrivi come sono andate le cose e come è andato l'hosting di un evento virtuale. Includere suggerimenti per altre persone da utilizzare se desiderano ospitare un evento virtuale; potresti diventare un leader di pensiero nel settore. Incoraggia i partecipanti a scrivere su ciò che hanno appreso sul loro sito web o se hai creato una forte connessione, chiedi loro di scrivere per il tuo sito web.

Pianifica in anticipo per avere successo nello spazio degli eventi virtuali

Accidenti, è stato molto! Un evento virtuale di successo richiede molto tempo, energia e pianificazione. Ogni dettaglio, dall'invito al follow-up, è importante quando si crea un evento virtuale in modo che i marchi e i partecipanti ne traggano il massimo vantaggio.

Dedica qualche minuto al debriefing con il tuo team per parlare di come sono andate le cose, cosa migliorare per la prossima volta e fornire un rapporto sull'analisi. Impara dal coinvolgimento per comprendere meglio il tuo pubblico e prendere decisioni informate per gli eventi virtuali in futuro.