วิธีจัดกิจกรรมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ: จากการเชิญไปจนถึงการติดตามผล

เราทุกคนเคยเข้าร่วมการประชุม Zoom นับครั้งไม่ถ้วน ณ จุดนี้ การเพิ่มเหตุการณ์เสมือนจริงในรายการอาจดูเหมือนเป็นการประชุมเสมือนอีกครั้งหนึ่งที่ต้องนั่งดู สู้ๆ

เตะเทรนด์และจินตนาการใหม่ว่าเหตุการณ์เสมือนจริงสามารถและควรเป็นอย่างไร! คุณยังคงให้ความรู้สึกของการสร้างเครือข่าย การมีส่วนร่วม และการศึกษาที่เคยทำได้โดยการเข้าร่วมกิจกรรมด้วยตนเองเท่านั้น

ในการดึงเอาเหตุการณ์เสมือนจริงที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ออกมาอย่างแท้จริง คุณจะต้องนำจุดเด่นของเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวมาแสดง และปรับขนาดให้เป็นพื้นที่ดิจิทัล

วิธีจัดงานเสมือนจริงให้ประสบความสำเร็จ

อาจฟังดูน่ากลัวเล็กน้อยในตอนแรก แต่ฉันได้แบ่งกระบวนการออกเป็นกิจกรรมย่อยๆ ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการดำเนินการเพื่อช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ

1. ส่งคำเชิญ
2. ดูแลการลงทะเบียนของคุณ
3. เตรียมพร้อมสำหรับงานของคุณ
4. ค้นหาแพลตฟอร์มโฮสติ้งที่เหมาะสม
5. ติดตามผลกับผู้เข้าร่วม

มาดูรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนและเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการจัดงานเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ!

1. ส่งคำเชิญที่น่าจดจำ

คำเชิญเป็นจุดติดต่อแรกสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมที่คาดหวัง คำเชิญที่มีส่วนร่วมและสนุกสนานนั้นน่าดึงดูดใจมากกว่าการโพสต์ลิงก์ลงทะเบียนบนเว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดีย

กุญแจสำคัญคือการทำให้คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมเป็นเรื่องสนุก สมจริง ให้ข้อมูลทันที และมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว เชิญบุคคลด้วยชื่อ (หากคุณมีรายชื่อที่รู้จักเหมือนที่เราทำโดยใช้ CRM ของ HubSpot) และโปรโมตงานที่มีตราสินค้าด้วยการออกแบบที่สอดคล้องและมีส่วนร่วม

ให้บริบทและคุณค่าแก่ผู้รับในทุกคำเชิญ การเพิ่มข้อมูลสำคัญจะแสดงกลุ่มเป้าหมายของคุณทันทีว่าคุณมีข้อมูลเชิงลึกที่จะแบ่งปัน และสร้างกระแสเพื่อให้ผู้คนสนใจ โปรดจำไว้ว่าผู้เข้าร่วมจะไม่ได้รับขอบเขตทั้งหมดของแบรนด์ของบริษัทแบบเสมือนจริง แต่การเชิญที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนแรกในการเพิ่มการรับรู้แบรนด์และความคุ้นเคย

แม้ว่าเราจะอยู่ในโลกดิจิทัลของ "ปัจจุบัน" คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงควรถูกส่งล่วงหน้าหลายสัปดาห์ ทำให้งานของคุณมีผู้เข้าร่วมที่ไม่อยากพลาดด้วยการโปรโมต:

• วิทยากรหลักหรือแขกรับเชิญ
• ทักษะใหม่ที่จะเรียนรู้
• โอกาสในการสร้างเครือข่าย
• แนวโน้มของอุตสาหกรรมหรือลูกค้า
• ย้อย!

ดังนั้น เวลาที่ดีที่สุดที่จะเริ่มส่งคำเชิญคือเมื่อใด โดยปกติแล้วการลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมจะพุ่งสูงขึ้นในช่วง 2-3 สัปดาห์ก่อนวันดังกล่าว กล่าวอีกนัยหนึ่ง โปรโมชันและคำเชิญจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดในช่วงเวลา นี้ ใช้ความพยายามทางการตลาดของคุณในช่วงสองสามสัปดาห์เพื่อเพิ่มการเข้าร่วมให้สูงสุด

มีหลายร้อยวิธีในการแบ่งปันรายละเอียดกิจกรรมเสมือนจริง แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่คำเชิญจะต้องให้รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดในที่เดียว

สร้างหน้า Landing Page ที่ระบุชื่อกิจกรรม วันที่ วิธีเข้าถึงกิจกรรม CTA เพื่อลงทะเบียน และข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ เช่น กำหนดการหรือราคา หากมี เมื่อสร้างแลนดิ้งเพจแล้ว ให้ส่งคำเชิญผ่าน:

• โฆษณา ขยายการเข้าถึงของแบรนด์บนแพลตฟอร์มที่ผู้ชมมีความเคลื่อนไหวอยู่แล้วเพื่อกระจายข่าวสารเกี่ยวกับงาน แหล่งที่จะดูรายละเอียด และวิธีการลงทะเบียน
• สื่อสังคม. สร้างกราฟิกนับถอยหลัง เรื่องราวของ Instagram หรือทีเซอร์วิดีโอเพื่อสร้างความสนใจด้วยลิงก์ไปยังหน้า Landing Page
• อีเมล. ให้ทีมของคุณส่งคำเชิญส่วนตัวไปยังเครือข่ายของพวกเขาเพื่อขยายความสัมพันธ์ที่มีอยู่และสร้างสายสัมพันธ์

2. บำรุงลงทะเบียน

รายชื่อการสมัครเพิ่มขึ้น - เย้! โปรดใช้ความระมัดระวังและให้ผู้ลงทะเบียนมีส่วนร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปรากฏตัวเพื่อเข้าร่วมกิจกรรม หากคุณไม่ดูแลและรักษาผู้ที่ลงทะเบียนให้มีส่วนร่วมต่อไป คุณอาจมีจำนวนน้อยกว่าที่คาดไว้เมื่อกิจกรรมถ่ายทอดสด

การตลาดทางอีเมลเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะติดตามการสมัครเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับงานและเพิ่มอัตราการเข้าร่วม ส่งอีเมลที่แสดงให้เห็นถึงคุณค่าของงาน และสร้างความตื่นเต้นในการเข้าร่วม หรือแตะการตลาด FOMO รายละเอียดแบบหยด เช่น การประกาศวิทยากรใหม่ หรือกลุ่มใหม่ถูกเพิ่มเนื่องจากความต้องการที่ได้รับความนิยม เพื่อเพิ่มอัตราการลงทะเบียน

หากบริษัทมีงบประมาณ ชุดของขวัญสำหรับการลงทะเบียนเป็นเทรนด์ใหม่ที่จะดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุมและให้ความรู้สึกที่คุ้นเคยในการเข้าร่วมกิจกรรม หากต้องประสานงานกับงานอีเวนต์ด้วยงบประมาณที่น้อยกว่า ให้ลองร่วมมือกับสปอนเซอร์เพื่อร่วมสร้างแบรนด์สินค้าเพื่อเชื่อมต่อผู้ร่วมงาน สร้างความฮือฮา และเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์โดยรวมก่อนและหลังงาน

3. เตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์

สร้างแฮชแท็กและแสดงเบื้องหลังการวางแผนและการเตรียมพร้อมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม เมื่อใกล้ถึงวันดังกล่าว กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมบนโซเชียลมีเดียด้วยแฮชแท็กโดยตอบกลับด้วยการเตรียมตัวสำหรับกิจกรรมและความตื่นเต้นในการเข้าร่วมงาน

วางแผนสำหรับสิ่งที่เลวร้ายที่สุด แต่หวังว่าจะดีที่สุด สร้างแผนสนับสนุนด้านเทคนิค และมีเนื้อหาสำรองในกรณีที่ผู้พูดหรือโฮสต์มีปัญหา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแผนการแก้ไขปัญหาทางเทคนิคให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้อ้างอิงหากพบปัญหาด้วยตนเอง การสนับสนุนทางแชทหรือสมาชิกในทีมเฉพาะสำหรับการสนับสนุนด้านเทคนิคเป็นทางออกที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมดำเนินไปอย่างราบรื่น

4. โฮสต์บนแพลตฟอร์มที่เหมาะสม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกแพลตฟอร์มวิดีโอที่ดีที่สุดซึ่งตรงกับงบประมาณ มีบริการสตรีมมิ่งที่ดีที่สุด ความสามารถของกิจกรรม และคุณสมบัติการรายงาน กำหนด KPI สำหรับกิจกรรมเสมือนจริงเพื่อวัด ROI และใช้คุณลักษณะการติดตามเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่ดีที่สุดเกี่ยวกับผู้เข้าร่วม

บันทึกหรือบันทึกองค์ประกอบหลักของกิจกรรมเพื่อแบ่งปันกับผู้เข้าร่วมและไม่ปรากฏตัวในภายหลังเพื่อสร้างทรัพยากรที่มีประโยชน์และดำเนินการสนทนาต่อ

5. ติดตามผลกับผู้เข้าร่วม

เหตุการณ์ยังไม่จบลงอย่างสมบูรณ์หลังจากที่โฮสต์ออกจากระบบ จำเป็นต้องมีกลยุทธ์การติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีประสบการณ์รอบด้าน

• ส่งอีเมล์. จัดเตรียมสไลด์หรือการถอดเสียงสำหรับกิจกรรมพร้อมแหล่งข้อมูลใด ๆ ที่กล่าวถึง รวมแบบสำรวจเพื่อรับคำติชมโดยตรงจากผู้เข้าร่วมเพื่อปรับปรุงกิจกรรมอื่นๆ ในภายหลัง
• โพสต์บนโซเชียลมีเดีย โพสต์ภาพ คำพูด หรือวิดีโอสั้นๆ จากกิจกรรมเพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป
• บล็อก เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและการโฮสต์เหตุการณ์เสมือนจริง รวมเคล็ดลับสำหรับคนอื่นๆ เพื่อใช้หากต้องการจัดกิจกรรมเสมือนจริง คุณอาจกลายเป็นผู้นำทางความคิดในอุตสาหกรรม กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมเขียนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้บนเว็บไซต์ของพวกเขา หรือหากคุณได้สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นแล้ว ขอให้พวกเขาเขียนถึงเว็บไซต์ของคุณ

วางแผนล่วงหน้าเพื่อประสบความสำเร็จในพื้นที่จัดงานเสมือนจริง

ต๊าย มันเยอะมาก! กิจกรรมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จต้องใช้เวลา พลังงาน และการวางแผนอย่างมาก ทุกรายละเอียดตั้งแต่คำเชิญไปจนถึงการติดตามมีความสำคัญเมื่อสร้างกิจกรรมเสมือนจริง เพื่อให้แบรนด์และผู้เข้าร่วมประชุมได้รับประโยชน์สูงสุดจากกิจกรรมดังกล่าว

ใช้เวลาสองสามนาทีในการสรุปกับทีมของคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งที่ต้องปรับปรุงในครั้งต่อไป และให้รายงานเกี่ยวกับการวิเคราะห์ เรียนรู้จากการมีส่วนร่วมเพื่อทำความเข้าใจผู้ชมของคุณให้ดียิ่งขึ้นและตัดสินใจอย่างรอบรู้สำหรับกิจกรรมเสมือนจริงในอนาคต