Cum să găzduiești un eveniment virtual de succes: de la invitație la urmărire

Cu toții am participat la nenumărate întâlniri Zoom în acest moment. Adăugarea unui eveniment virtual pe listă poate părea o încăoîntâlnire virtuală de văzut. Buuuuuuuul.

Începeți tendința și reimaginați-vă ce poate și ar trebui să fie un eveniment virtual! Puteți încă să oferiți sentimentul de rețea, implicare și educație care înainte se obținea doar prin participarea la un eveniment în persoană.

Pentru a realiza cu adevărat cel mai bun eveniment virtual posibil, trebuie să luați semnele distinctive ale unui eveniment în persoană și să le scalați la spațiul digital.

Cum să găzduiești un eveniment virtual de succes

Poate suna puțin descurajantă la început, dar am împărțit procesul în activități mai mici, de la planificare până la execuție, pentru a vă ajuta să reușiți.

1. Trimite o invitație
2. Hrăniți-vă înscrierile
3. Pregătește-te pentru evenimentul tău
4. Găsiți platforma de găzduire potrivită
5. Urmărire cu participanții

Să ne aruncăm în detalii pentru fiecare pas și să te pregătim să găzduiești un eveniment virtual de succes!

1. Trimite o invitație memorabilă

Invitația este primul punct de contact pentru potențialii participanți la eveniment. O invitație captivantă și distractivă este mai atractivă decât simpla postare a unui link de înscriere pe un site web sau pe rețelele sociale.

Cheia este să faci o invitație la un eveniment distractivă, reală, imediat informațională și personală. Invitați persoane după nume (dacă aveți o listă cunoscută ca noi folosind CRM-ul HubSpot) și promovați evenimentul de marcă cu un design consistent și captivant.

Oferă destinatarilor un anumit context și valoare în fiecare invitație. Adăugarea de informații cheie arată imediat publicului țintă că aveți informații de împărtășit și creează o oarecare anunț pentru a-i interesa pe oameni. Amintiți-vă, participanții nu vor obține în mod virtual întregul domeniu de aplicare al mărcii unei companii, dar o invitație eficientă este primul pas pentru creșterea gradului de conștientizare și familiarizare a mărcii.

Deși trăim în lumea digitală a „acum”, invitațiile la evenimente virtuale ar trebui trimise cu săptămâni în avans. Faceți evenimentul dvs. unul pe care participanții nu vor să-l rateze prin promovarea:

• Vorbitori cheie sau invitați
• Noi abilități de învățat
• Oportunități de creare de rețele
• Tendințe ale industriei sau ale clienților
• Swag!

Deci, când este cel mai bun moment pentru a începe să trimiteți invitații? În mod obișnuit, există o creștere a înregistrării pentru un eveniment cu 2-3 săptămâni înainte de dată. Cu alte cuvinte, promoțiile și invitațiile sunt cele mai eficiente în această perioadă . Concentrați-vă eforturile de marketing câteva săptămâni pentru a maximiza participarea.

Există sute de moduri de a partaja detaliile evenimentului virtual, dar este esențial ca invitațiile să ofere toate detaliile necesare într-un singur loc.

Creați o pagină de destinație care oferă numele evenimentului, data, cum să accesați evenimentul, un CTA pentru înscriere și orice alte informații necesare, cum ar fi o agendă sau preț, dacă este cazul. Odată ce pagina de destinație este creată, trimiteți invitații prin:

• Reclame. Extindeți acoperirea unui brand pe platformele în care publicul este deja activ pentru a răspândi cuvântul despre eveniment, unde să găsiți detalii și cum să vă înscrieți.
• Rețelele de socializare. Creați grafice cu numărătoare inversă, povești Instagram sau teasere video pentru a genera interes cu un link către pagina de destinație.
• E-mail. Rugați-vă echipa să trimită mai multe invitații personale către rețeaua lor pentru a dezvolta relațiile existente și pentru a construi relații.

2. Hrăniți înscrierile

Lista de înscrieri este în creștere - da! Fiți atenți și mențineți acele înscrieri angajate pentru a vă asigura că apar pentru a participa la eveniment. Dacă nu continuați să hrăniți și să mențineți implicați persoanele care s-au înscris, este posibil să aveți un număr mai mic decât era anticipat odată ce evenimentul în sine este live.

Marketingul prin e-mail este una dintre cele mai bune modalități de a rămâne în fața înscrierilor pentru a adăuga valoare evenimentului și a crește rata de participare. Trimite e-mailuri care demonstrează valoarea evenimentului și generează entuziasm de a participa. Sau accesați marketingul FOMO. Detalii de picurare precum anunțul unui nou difuzor sau un nou segment au fost adăugate din cauza cererii populare, pentru a crește în continuare ratele de înscriere.

Dacă companiile au buget, un pachet swag pentru înscrieri este o tendință emergentă de a implica participanții și de a le oferi sentimentul familiar de a participa la un eveniment. Dacă coordonați un eveniment cu un buget mai mic, luați în considerare un parteneriat cu un sponsor pentru a crea articole în comun pentru a conecta participanții, pentru a genera noutăți și pentru a crește gradul de cunoaștere generală a mărcii înainte și după eveniment.

3. Pregătiți-vă pentru eveniment

Creați un hashtag și prezentați planificarea și pregătirea din culise pentru a implica participanții. Pe măsură ce data se apropie, încurajați participanții să participe pe rețelele sociale cu hashtag-ul, răspunzând cu pregătirile lor pentru eveniment și cât de entuziasmați sunt de a participa.

Planificați-vă ce este mai rău, dar sperați la ce este mai bun. Creați un plan de asistență tehnică și aveți conținut de rezervă în cazul în care un vorbitor sau o gazdă întâmpină probleme. Asigurați-vă că există un plan de depanare tehnic la care să se refere participanții dacă întâmpină ei înșiși probleme. Un asistență prin chat sau un membru al echipei dedicat pentru asistență tehnică este o soluție bună pentru a vă asigura că evenimentul se desfășoară fără probleme.

4. Gazdă pe platforma potrivită

Asigurați-vă că alegeți cea mai bună platformă video care corespunde bugetului, care are cel mai bun serviciu de streaming, capabilități pentru evenimente și funcții de raportare. Setați KPI pentru evenimentele virtuale pentru a măsura rentabilitatea investiției și utilizați funcții de urmărire pentru a obține cele mai bune informații despre participanți.

Salvați sau înregistrați elemente cheie ale evenimentului pentru a le împărtăși participanților și neprezentări ulterior pentru a crea o resursă utilă și a continua conversația.

5. Urmărire cu participanții

Evenimentul nu s-a încheiat complet după ce gazda se deconectează. Este necesară o strategie de urmărire pentru a se asigura că participanții au o experiență completă.

• Trimite un email. Furnizați diapozitivele sau transcrierea evenimentului plus orice resurse menționate. Includeți un sondaj pentru a obține feedback direct de la participanți pentru a îmbunătăți ulterior alte evenimente.
• Postați pe rețelele de socializare. Postați imagini, citate sau videoclipuri scurte de la eveniment pentru a continua conversația.
• Blog. Scrieți despre cum au decurs lucrurile și cum a decurs găzduirea unui eveniment virtual. Includeți sfaturi pe care alte persoane să le folosească dacă doresc să găzduiască un eveniment virtual; ați putea deveni un lider de gândire în industrie. Încurajați participanții să scrie despre ceea ce au învățat pe site-ul lor sau dacă ați creat o conexiune puternică, cereți-le să scrie pentru site-ul dvs.

Planifică din timp pentru a reuși în spațiul virtual al evenimentelor

Uau, au fost multe! Un eveniment virtual de succes necesită mult timp, energie și planificare. Fiecare detaliu, de la invitație până la urmărire, contează atunci când se creează un eveniment virtual, astfel încât mărcile și participanții să profite la maximum de el.

Acordați câteva minute pentru a discuta cu echipa dvs. pentru a vorbi despre cum au decurs lucrurile, despre ce să îmbunătățiți data viitoare și să oferiți un raport despre analize. Învățați din implicare pentru a vă înțelege mai bine publicul și pentru a lua decizii informate pentru evenimentele virtuale care vor merge mai departe.