Nove migliori pratiche essenziali per il monitoraggio delle spese delle piccole imprese

Le spese sono un dato di fatto. Come dice il proverbio: “Bisogna speculare per accumulare”.

Ma come puoi essere sicuro che, in un dato momento, stai guadagnando più di quanto spendi?

Le spese di una piccola impresa possono accumularsi rapidamente e, se non le monitori attentamente, potresti subire un brutto shock quando controlli il tuo budget.

Quindi, è importante tenere d’occhio dove e quando spendi i tuoi soldi.

Tuttavia, il monitoraggio delle spese delle piccole imprese non deve essere un compito ingrato. Con gli strumenti e le tecniche giusti, è facile seguire, valutare e gestire.

Ecco nove best practice collaudate per aiutarti.

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• Nove migliori pratiche per il monitoraggio delle spese delle piccole imprese

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In che modo le piccole imprese traggono vantaggio da un monitoraggio efficace delle spese

Ci sono molti vantaggi nel monitorare efficacemente le spese. Eccone solo alcuni.

• Ti aiuta a gestire il flusso di cassa in modo più efficiente.
• Fornisce una visione più approfondita dei tuoi modelli di spesa.
• Ti mostra dove puoi risparmiare denaro e dove puoi permetterti di spendere un po’ di più.
• Ti aiuta a stabilire budget realistici.
• È ottimo per le previsioni aziendali.
• Aiuta con le detrazioni fiscali.
• È importante per la conformità.
• Rende molti processi contabili molto più semplici.

Nove migliori pratiche per il monitoraggio delle spese delle piccole imprese

1. Scegli un sistema in base alle dimensioni e ai requisiti della tua azienda
2. Definisci categorie chiare pertinenti alle tue operazioni aziendali
3. Mantenere una registrazione coerente e tempestiva delle spese
4. Integra il monitoraggio delle spese con il software di contabilità
5. Valutare regolarmente le spese per trovare opportunità di risparmio sui costi
6. Istruire i dipendenti sulle politiche e sulle procedure di monitoraggio delle spese
7. Stabilire un sistema centralizzato per tutti i documenti relativi alle spese
8. Garantire l'accessibilità e la scalabilità delle soluzioni di monitoraggio delle spese
9. Proteggi i dati sensibili sulle spese con misure di accesso sicure

Quindi, passiamo all'ovvio passo successivo.

Ora che sai perché è importante, ecco nove dei modi migliori per tenere traccia in modo efficiente delle spese aziendali.

1. Scegli un sistema in base alle dimensioni e ai requisiti della tua azienda

Quando si tratta delle tendenze finanziarie del 2024 , scoprirai che hai solo l'imbarazzo della scelta per quanto riguarda i processi automatizzati, come il monitoraggio delle spese e i sistemi di previsione.

Ce ne sono molti là fuori, tutti offrono qualcosa di leggermente diverso.

Quindi, non limitarti a optare per il primo sistema che trovi. Prenditi il ​​tuo tempo, fai le tue ricerche e trovane uno adatto alle tue esigenze.

Uno dei modi migliori per farlo è assicurarti di avere una conoscenza approfondita della tua situazione e delle tue esigenze.

Pensa in particolare alle dimensioni della tua attività e all'entità delle tue spese operative.

Ad esempio, una PMI probabilmente non ha bisogno di uno strumento che consenta di aggiungere centinaia di nuovi utenti al sistema a un costo contenuto, ma potrebbe trarre vantaggio dall'automazione per contribuire a ridurre il carico di lavoro di un piccolo dipartimento finanziario, o che si espanderà man mano che l' impresa cresce .

Nel frattempo, un’azienda più grande potrebbe non doversi preoccupare tanto dei costi di abbonamento ma potrebbe trovare vantaggioso l’accesso remoto.

2. Definisci categorie chiare pertinenti alle tue operazioni aziendali

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Più sei organizzato, più facile sarà tenere traccia delle spese aziendali.

Quindi, ordina i costi più comuni in categorie chiaramente definite.

Per assicurarti che ogni spesa sia ragionevole, allinea queste categorie alle tue operazioni aziendali.

Ad esempio, se gestisci un'azienda di formazione, le categorie di spesa potrebbero includere:

• Stazionario
• Spese di viaggio (questo potrebbe essere suddiviso in cose come carburante, biglietti per i trasporti pubblici, corse in taxi, ecc.)
• Alloggio (per corsi residenziali)
• Rinfreschi
• Tecnologia didattica
• Software didattico
• Utilità
• Affitto dei locali

…e così via.

Qualsiasi cosa al di fuori di queste categorie potrebbe ragionevolmente essere considerata una spesa irragionevole .

Ad esempio, se qualcuno tentasse di presentare un reclamo per un'auto nuova e questa non rientrasse in nessuna delle categorie "Viaggi", la direzione verrebbe avvisata e potrebbe quindi contattare il richiedente per stabilire se il reclamo fosse giustificato o meno.

3. Mantenere una registrazione coerente e tempestiva delle spese

Una registrazione coerente e tempestiva delle spese è fondamentale per una gestione efficiente del flusso di cassa , ma non è sempre facile.

Se una spesa è inaspettata o stai spendendo in un'emergenza, potresti essere troppo preoccupato per inserire immediatamente questi costi nel tuo sistema.

Questo è il motivo per cui può essere utile utilizzare una varietà di strumenti di automazione e monitoraggio.

Ciò può aiutarti a garantire che tutte le tue spese vengano registrate automaticamente e rendere più semplice la revisione delle spese e delle attività precedenti.

Ad esempio, un buon software di gestione degli ordini può automatizzare gran parte del processo di registrazione e semplificare il monitoraggio del tuo inventario.

A sua volta, questo ti aiuterà a tenere traccia automaticamente delle tue spese e dei tuoi ordini, oltre a fornire informazioni dettagliate in caso di incongruenze.

4. Integra il monitoraggio delle spese con il software di contabilità

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Integrando il tuo software di monitoraggio e contabilità delle spese, puoi risparmiare un'enorme quantità di tempo.

Alla fine tutte le spese devono passare attraverso i conti, quindi perché non integrare le due cose fin dall'inizio?

In questo modo, puoi sincronizzare immediatamente le tue spese con i tuoi conti.

Ciò contribuirà a mantenerli completamente aggiornati, il che aiuta con la gestione del flusso di cassa, le tasse e altro ancora.

Soprattutto, evita al tuo dipartimento finanziario di dover inserire manualmente tutte le spese aziendali.

5. Valutare regolarmente le spese per trovare opportunità di risparmio sui costi

Le spese possono essere insidiose.

Spendere un po’ qua e un po’ là può comportare un grosso drenaggio del budget e causare seri problemi di flusso di cassa.

Pertanto, è importante non solo tenere d'occhio le proprie spese, ma valutarle regolarmente per trovare opportunità di risparmio sui costi e ridurre le spese aziendali .

Ad esempio, potresti esaminare le tue spese e scoprire che stai pagando molto per l'indennità di carburante dei tuoi dipendenti.

Si potrebbe ridurre questo costo incoraggiando il car pooling per i membri del personale che vivono vicini, implementando un’iniziativa di ciclo-lavoro o consentendo maggiori opportunità di lavoro a distanza.

Anche in questo caso, la tecnologia e gli strumenti giusti sono cruciali.

Un buon software di gestione del flusso di cassa per piccole imprese non solo mostrerà a colpo d'occhio la situazione delle tue spese, ma potrà evidenziare dove stai spendendo più della media e evidenziare i modelli nel tuo ciclo di spesa.

6. Istruire i dipendenti sulle politiche e sulle procedure di monitoraggio delle spese

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L'errore umano o l'incomprensione rappresentano uno dei maggiori ostacoli al monitoraggio efficiente delle spese delle piccole imprese.

Le persone potrebbero dimenticare di inserire le spese, inserirle in modo errato o trattenere le richieste per mesi prima di inviarle tutte in una volta (sconvolgendo il tuo attento sistema di gestione del flusso di cassa).

Per questo motivo, è importante che tutti comprendano le politiche e le procedure di monitoraggio delle spese.

Spiega ai tuoi dipendenti:

• Come tieni traccia delle spese
• Lo scopo delle vostre politiche e procedure
• Come inserire le spese
• Il termine per i reclami
• Come funziona il software
• Con chi parlare in caso di problemi di spesa

E così via.

7. Stabilire un sistema centralizzato per tutti i documenti relativi alle spese

La tenuta dei registri è essenziale per monitorare le spese e pagare le tasse.

Un sistema centrale per tutti i documenti di spesa della tua piccola impresa renderà la gestione più semplice ed efficiente.

Non dovrai più saltare da una piattaforma all'altra alla ricerca di un particolare documento o transazione.

Non sarà più necessario trasferire manualmente i dati da una piattaforma all'altra.

Invece, tutto può essere trovato in un unico posto.

Naturalmente, non tutte le piattaforme di spesa fanno tutto ciò di cui hai bisogno.

In questi casi, è una buona idea cercare una soluzione che si integri con altri strumenti e piattaforme, in modo che i dati si sincronizzino automaticamente da questi al sistema centrale.

8. Garantire l'accessibilità e la scalabilità delle soluzioni di monitoraggio delle spese

Abbiamo parlato dell'importanza che i dipendenti comprendano le politiche e le procedure relative alle spese.

Ma affinché possano utilizzare correttamente gli strumenti di monitoraggio delle spese, è necessario che siano accessibili.

Scegli un software di monitoraggio delle spese che sia abbastanza semplice da poter essere utilizzato dai membri del personale.

Anche le funzionalità di accessibilità sono importanti.

Se alcuni membri del tuo team non possono utilizzare i tuoi strumenti di monitoraggio delle spese perché non sono sufficientemente accessibili, hai un problema, quindi rendilo una priorità.

Anche la scalabilità è importante. Vuoi assicurarti che il tuo sistema di monitoraggio delle spese possa crescere insieme alla tua attività e assumere utenti e carichi di lavoro aggiuntivi come e quando necessario.

Ergo, cerca un sistema scalabile con cui puoi restare anche in futuro.

9. Proteggi i dati sensibili sulle spese con misure di accesso sicure

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Inutile dire che i dati sulle spese sono altamente sensibili. È quindi importante proteggerlo.

La sicurezza e le violazioni dei dati non solo possono danneggiare le tue finanze e compromettere la privacy, ma ti mettono dalla parte sbagliata delle normative sulla protezione dei dati, il che può avere gravi conseguenze legali.

Quando scegli strumenti e piattaforme per il monitoraggio delle spese, cerca soluzioni in grado di far fronte a qualsiasi sfida di sicurezza informatica che la tua azienda potrebbe affrontare.

Aggiorna le tue funzionalità di sicurezza il più frequentemente possibile e non aver mai paura di contattare l'assistenza in caso di dubbi.

Qualsiasi azienda rispettabile farà della sicurezza una priorità e sarà felice di eseguire controlli, implementare aggiornamenti e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere al riguardo.

Ottieni il giusto monitoraggio delle spese delle piccole imprese

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Un monitoraggio efficiente delle spese per le piccole imprese può fare una grande differenza per il flusso di cassa, i profitti e persino il carico di lavoro, quindi è importante farlo bene.

Con il software corretto, la formazione e solide politiche e procedure di monitoraggio delle spese, puoi ottenere il controllo dei costi della tua piccola impresa e raccogliere i frutti di una gestione del flusso di cassa veramente efficiente.

I buoni strumenti digitali possono cambiare le regole del gioco per quasi ogni aspetto della tua attività e il monitoraggio delle spese non è diverso.

Fai le tue ricerche e non dovresti avere problemi a trovare un software affidabile che possa rendere questo processo più semplice, più efficiente e più sicuro.