小型企業費用追蹤的九個基本最佳實踐

費用是商業事實。 俗話說「投機才能累積」。

但是，您如何確定在任何特定時刻您的收入都超過支出？

小型企業的開支可能會迅速增加，如果您不仔細追蹤它們，那麼在檢查預算時您可能會感到震驚。

因此，密切注意您花錢的地點和時間非常重要。

不過，小型企業的費用追蹤不一定是一件苦差事。 有了正確的工具和技術，就可以輕鬆遵循、評估和管理。

以下九種經過嘗試和測試的最佳實踐可以為您提供幫助。

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• 小型企業費用追蹤的九個最佳實踐

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小型企業如何從有效的費用追蹤中受益

有效的費用追蹤有很多好處。 這裡只是其中的一些。

• 它可以幫助您更有效地管理現金流。
• 它可以更深入地了解您的支出模式。
• 它向您展示了哪些地方可以省錢，哪些地方可以多花點錢。
• 它可以幫助您設定切合實際的預算。
• 這對於業務預測非常有用。
• 它有助於減稅。
• 這對於合規性很重要。
• 它使許多會計流程變得更加簡單。

小型企業費用追蹤的九個最佳實踐

1. 根據您的業務規模和要求選擇系統
2. 定義與您的業務營運相關的明確類別
3. 保持一致和及時的費用記錄
4. 將費用追蹤與會計軟體集成
5. 定期評估費用以尋找節省成本的機會
6. 對員工進行費用追蹤政策和程序的教育
7. 建立所有費用相關文件的集中系統
8. 確保費用追蹤解決方案的可訪問性和可擴展性
9. 透過安全存取措施保護敏感費用數據

那麼，下一步就很明顯了。

現在您知道為什麼它很重要了，這裡有九種有效追蹤業務支出的最佳方法。

1.根據您的業務規模和需求選擇系統

當談到2024 年財務趨勢時，您會發現在自動化流程（例如費用追蹤和預測系統）方面您有太多的選擇。

那裡有很多，所有提供的東西都略有不同。

因此，不要只選擇您找到的第一個系統。 花點時間，進行研究，然後找到適合您需求的產品。

做到這一點的最佳方法之一是確保您徹底了解自己的情況和要求。

特別考慮您的業務規模和費用營運規模。

例如，中小企業可能不需要一種工具，可以讓您以低成本向系統添加數百個新用戶，但它可以從自動化中受益，以幫助減少小型財務部門的工作量，或將規模擴大到業務增長。

同時，規模較大的企業可能不必太擔心訂閱成本，但可能會發現遠端存取具有優勢。

2. 定義與您的業務營運相關的明確類別

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您越有條理，您就越容易發現它可以追蹤您的業務支出。

因此，將最常見的成本分為明確定義的類別。

為確保每項費用合理，請將這些類別與您的業務營運保持一致。

例如，如果您經營培訓公司，您的費用類別可能包括：

• 靜止的
• 旅行費用（這可以細分為燃料、公共交通票券、計程車等）
• 住宿（住宿課程）
• 茶點
• 教學技術
• 教學軟體
• 公用事業
• 場地租金

…等等。

這些類別之外的任何費用都可以合理地被視為不合理費用。

例如，如果有人試圖索賠一輛新車，而這不屬於您的任何「旅行」類別，管理層就會收到警報，然後可以聯繫索賠人以確定索賠是否合理。

3.保持一致和及時的費用記錄

一致且及時地記錄費用對於高效的現金流管理至關重要，但這並不總是那麼容易。

如果一筆費用是意外的，或者您在緊急情況下支出，您可能會因為太忙而無法立即將這些費用輸入您的系統。

這就是為什麼使用各種自動化和追蹤工具會很有用。

這有助於確保自動記錄您的所有費用，並更輕鬆地查看先前的費用和活動。

例如，良好的訂單管理軟體可以自動執行大部分記錄流程，並輕鬆追蹤您的庫存。

反過來，這將幫助您自動追蹤您的費用和訂單，並在出現任何不一致時提供詳細資訊。

4. 將費用追蹤與會計軟體集成

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透過整合您的費用追蹤和會計軟體，您可以節省大量時間。

所有的費用最終都要經過帳戶，那麼為什麼不從一開始就把兩者整合起來呢？

透過這樣做，您可以立即將您的支出與您的帳戶同步。

這將有助於讓他們完全了解最新情況，從而有助於現金流管理、稅收等。

最重要的是，它使您的財務部門無需手動輸入所有業務費用。

5.定期評估費用以尋找節省成本的機會

費用可能是隱密的。

這裡花一點，那裡花一點，可能會消耗大量預算，並導致嚴重的現金流問題。

因此，不僅要密切注意您的開支，還要定期對其進行評估，以找到節省成本的機會並削減業務開支，這一點很重要。

例如，您可能會查看自己的開支，發現自己為員工燃油津貼支付了很多錢。

您可以透過鼓勵住得很近的員工共乘、實施騎車上班計畫或提供更多遠距工作機會來削減這項成本。

同樣，正確的技術和工具在這裡至關重要。

好的小型企業現金流量管理軟體不僅可以一目了然地顯示您的支出情況，還可以突出顯示您的支出高於平均水平，並指出支出週期的模式。

6. 對員工進行費用追蹤政策和程序的教育

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人為錯誤或誤解是高效小型企業費用追蹤的最大障礙之一。

人們可能會忘記輸入費用、錯誤地輸入費用，或在一次提交所有費用之前保留幾個月的索賠（打亂您謹慎的現金流管理系統）。

因此，每個人都了解您的費用追蹤政策和程序非常重要。

向您的員工解釋：

• 您如何追蹤費用
• 您的政策和程序的目的
• 如何輸入費用
• 索賠時限
• 軟體如何運作
• 與誰討論費用問題

等等。

7. 建立所有費用相關文件的集中系統

記錄保存對於監控費用和納稅至關重要。

所有小型企業費用文件的中央系統將使管理更簡單、更有效率。

不再需要在平台之間跳轉來尋找特定的文件或交易。

不再需要手動將資料從一個平台傳輸到另一個平台。

相反，一切都可以在一個地方找到。

當然，並非所有費用平台都能滿足您的所有需求。

在這種情況下，最好尋找與其他工具和平台整合的解決方案，以便資料自動從這些工具和平台同步到您的中央系統。

8. 確保費用追蹤解決方案的可及性和可擴展性

我們已經談到了員工了解您的費用政策和程序的重要性。

但為了讓他們正確使用費用追蹤工具，它們需要易於存取。

選擇員工易於掌握的費用追蹤軟體。

輔助功能也很重要。

如果您團隊中的某些成員因為存取不夠方便而無法使用您的費用追蹤工具，那麼您就遇到了問題，因此請將此作為優先事項。

可擴展性也很重要。 您希望確保您的費用追蹤系統可以隨著您的業務的成長而成長，並在需要時承擔額外的用戶和工作負載。

因此，尋找一個可以在未來長期使用的可擴展系統。

9. 透過安全存取措施保護敏感費用數據

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不用說，費用數據非常敏感。 因此，保護它非常重要。

安全和資料外洩不僅會損害您的財務並損害隱私，還會使您違反資料保護法規，從​​而可能產生嚴重的法律後果。

在選擇費用追蹤工具和平台時，尋找能夠應對您的企業可能面臨的任何網路安全挑戰的解決方案。

盡可能頻繁地更新您的安全功能，如果您有疑問，請不要害怕聯繫支援人員。

任何信譽良好的公司都會將安全放在首位，並且很樂意進行檢查、實施升級並回答您可能有的任何問題。

正確追蹤小型企業費用

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小型企業的高效費用追蹤可以對您的現金流量、利潤甚至工作量產生重大影響，因此正確執行非常重要。

借助正確的軟體、培訓以及可靠的費用追蹤政策和程序，您可以控制小型企業成本並獲得真正高效的現金流管理的回報。

好的數位工具幾乎可以改變您業務的各個方面，費用追蹤也不例外。

進行研究後，您應該可以輕鬆找到信譽良好的軟體，使此過程更輕鬆、更有效率、更安全。