แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สำคัญเก้าประการสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็ก

ค่าใช้จ่ายเป็นข้อเท็จจริงของธุรกิจ ดังคำกล่าวที่ว่า “คุณต้องเก็งกำไรจึงจะสะสมได้”

แต่คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าในช่วงเวลาใดก็ตาม คุณกำลังทำเงินได้มากกว่าที่คุณใช้จ่ายไป?

ค่าใช้จ่าย ของธุรกิจขนาดเล็กอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และหากคุณไม่ติดตามอย่างระมัดระวัง คุณอาจประสบกับความตกใจครั้งใหญ่เมื่อคุณตรวจสอบงบประมาณของคุณ

ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องจับตาดูให้ดีว่าคุณจะใช้จ่ายที่ไหนและเมื่อไหร่

การติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่น่าเบื่อ ด้วยเครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม ทำให้ง่ายต่อการติดตาม ประเมิน และจัดการ

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้วเก้าข้อเพื่อช่วยเหลือคุณ

ข้ามไปที่:

• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเก้าประการสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็ก

แหล่งที่มา

ธุรกิจขนาดเล็กจะได้ประโยชน์จากการติดตามค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร

การติดตามค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพมีประโยชน์มากมาย นี่เป็นเพียงบางส่วนเท่านั้น

• ช่วยให้คุณ จัดการกระแสเงินสด ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• มันให้ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้นเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่ายของคุณ
• มันแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถประหยัดเงินได้ที่ไหนและคุณสามารถใช้จ่ายเพิ่มได้ที่ไหน
• ช่วยให้คุณกำหนดงบประมาณได้จริง
• เป็นการดีสำหรับการพยากรณ์ธุรกิจ
• ช่วยในการลดหย่อนภาษี
• เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการปฏิบัติตาม
• มันทำให้กระบวนการทางบัญชีหลายอย่างง่ายขึ้นมาก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเก้าประการสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็ก

1. เลือกระบบตามขนาดและความต้องการของธุรกิจของคุณ
2. กำหนดหมวดหมู่ที่ชัดเจนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ
3. รักษาการบันทึกค่าใช้จ่ายให้สม่ำเสมอและทันเวลา
4. ผสานรวมการติดตามค่าใช้จ่ายเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชี
5. ประเมินค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอเพื่อหาโอกาสในการประหยัดต้นทุน
6. ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนการติดตามค่าใช้จ่าย
7. สร้างระบบรวมศูนย์สำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายทั้งหมด
8. รับประกันการเข้าถึงและความสามารถในการปรับขนาดของโซลูชันการติดตามค่าใช้จ่าย
9. ปกป้องข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ละเอียดอ่อนด้วยมาตรการการเข้าถึงที่ปลอดภัย

สู่ขั้นต่อไปที่ชัดเจน

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าทำไมจึงสำคัญ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดเก้าวิธีในการติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

1. เลือกระบบตามขนาดและความต้องการของธุรกิจของคุณ

เมื่อพูดถึง แนวโน้มทางการเงินปี 2024 คุณจะพบว่าคุณมีทางเลือกมากมายเมื่อพูดถึงกระบวนการอัตโนมัติ เช่น ระบบการติดตามและคาดการณ์ค่าใช้จ่าย

มีมากมาย ทั้งหมดนี้นำเสนอสิ่งที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย

ดังนั้นอย่าเพิ่งเลือกระบบแรกที่คุณพบ ใช้เวลาของคุณ ค้นคว้าข้อมูล และเลือกสิ่งที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจสถานการณ์และข้อกำหนดของคุณอย่างถ่องแท้

คิดโดยเฉพาะเกี่ยวกับขนาดของธุรกิจของคุณและขนาดของการดำเนินการด้านค่าใช้จ่ายของคุณ

ตัวอย่างเช่น SME อาจไม่ต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ใหม่หลายร้อยรายเข้าสู่ระบบด้วยต้นทุนที่ต่ำ แต่อาจได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยลดภาระงานสำหรับแผนกการเงินขนาดเล็ก หรือที่จะปรับขนาดเป็น ธุรกิจเติบโตขึ้น

ในขณะเดียวกัน ธุรกิจขนาดใหญ่อาจไม่ต้องกังวลมากนักเกี่ยวกับค่าสมัครสมาชิก แต่อาจพบว่าการเข้าถึงระยะไกลมีข้อดี

2. กำหนดหมวดหมู่ที่ชัดเจนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ

แหล่งที่มา

ยิ่งคุณจัดระเบียบมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งติดตามค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

ดังนั้น จัดเรียงต้นทุนทั่วไปของคุณเป็นหมวดหมู่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

เพื่อให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายทุกอย่างสมเหตุสมผล ให้จัดหมวดหมู่เหล่านี้ให้สอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณเปิดบริษัทฝึกอบรม หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ของคุณอาจรวมถึง:

• เครื่องเขียน
• ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (อาจแบ่งย่อยเป็นค่าน้ำมัน ตั๋วรถสาธารณะ ค่าแท็กซี่ ฯลฯ)
• ที่พัก (สำหรับหลักสูตรที่อยู่อาศัย)
• เครื่องดื่ม
• การสอนเทคโนโลยี
• ซอฟต์แวร์การสอน
• สาธารณูปโภค
• ค่าเช่าอาคาร

…และอื่นๆ

สิ่งใดก็ตามที่อยู่นอกหมวดหมู่เหล่านี้อาจถือเป็นค่าใช้จ่าย ที่ไม่สมเหตุสมผล ได้อย่างสมเหตุสมผล

ตัวอย่างเช่น หากมีคนพยายามเคลมรถยนต์ใหม่ และสิ่งนี้ไม่อยู่ในหมวดหมู่ "การเดินทาง" ใดๆ ของคุณ ฝ่ายบริหารจะได้รับการแจ้งเตือน จากนั้นจะติดต่อผู้อ้างสิทธิ์เพื่อพิจารณาว่าการเคลมนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่

3. รักษาการบันทึกค่าใช้จ่ายให้สม่ำเสมอและทันเวลา

การบันทึกค่าใช้จ่ายที่สม่ำเสมอและทันเวลาเป็นสิ่งสำคัญต่อ การจัดการกระแสเงินสด อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป

หากค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด หรือคุณกำลังใช้จ่ายในกรณีฉุกเฉิน คุณอาจหมกมุ่นเกินกว่าจะป้อนค่าใช้จ่ายเหล่านี้เข้าสู่ระบบทันที

ด้วยเหตุนี้การใช้ระบบอัตโนมัติและเครื่องมือติดตามที่หลากหลายจึงมีประโยชน์

สิ่งนี้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ และช่วยให้ทบทวนค่าใช้จ่ายและกิจกรรมก่อนหน้านี้ได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การจัดการคำสั่งซื้อ ที่ดีสามารถทำให้กระบวนการบันทึกส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติ และช่วยให้ติดตามสินค้าคงคลังของคุณได้ง่าย

ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายและคำสั่งซื้อของคุณโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งให้ข้อมูลโดยละเอียดหากมีความไม่สอดคล้องกันเกิดขึ้น

4. บูรณาการการติดตามค่าใช้จ่ายกับซอฟต์แวร์บัญชี

แหล่งที่มา

ด้วยการรวมซอฟต์แวร์การติดตามค่าใช้จ่ายและบัญชีเข้าด้วยกัน คุณสามารถประหยัดเวลาได้มาก

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะต้องผ่านบัญชีในที่สุด แล้วทำไมไม่รวมทั้งสองอย่างตั้งแต่เริ่มต้นล่ะ

เมื่อทำเช่นนี้ คุณสามารถซิงค์ค่าใช้จ่ายของคุณกับบัญชีของคุณได้ทันที

ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอ ซึ่งช่วยในการจัดการกระแสเงินสด ภาษี และอื่นๆ อีกมากมาย

สิ่งที่ดีที่สุดคือช่วยให้แผนกการเงินของคุณไม่ต้องป้อนค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดด้วยตนเอง

5. ประเมินค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอเพื่อหาโอกาสในการประหยัดต้นทุน

ค่าใช้จ่ายอาจเป็นเรื่องร้ายกาจ

การใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยที่นี่อาจทำให้งบประมาณของคุณหมดไปอย่างมาก และทำให้เกิดปัญหากระแสเงินสดร้ายแรง

ดังนั้น สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ต้องจับตาดูค่าใช้จ่ายของคุณอย่างใกล้ชิด แต่ยังต้องประเมินค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอเพื่อค้นหาโอกาสในการประหยัดต้นทุนและ ลดค่าใช้จ่ายทาง ธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจตรวจดูค่าใช้จ่ายและพบว่าคุณจ่ายเงินค่าน้ำมันพนักงานเป็นจำนวนมาก

คุณสามารถลดต้นทุนนี้ได้โดยการสนับสนุนให้พนักงานที่อาศัยอยู่ใกล้กันใช้รถร่วมกัน ดำเนินโครงการริเริ่มแบบหมุนเวียนไปทำงาน หรือเปิดโอกาสให้ทำงานจากระยะไกลมากขึ้น

ขอย้ำอีกครั้งว่าเทคโนโลยีและเครื่องมือที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่นี่

ซอฟต์แวร์การจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจขนาดเล็ก ที่ดีไม่เพียงแสดงสถานการณ์ค่าใช้จ่ายของคุณได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังเน้นย้ำว่าคุณใช้จ่ายมากกว่าค่าเฉลี่ยตรงไหน และชี้ให้เห็นรูปแบบในวงจรค่าใช้จ่ายของคุณ

6. ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนการติดตามค่าใช้จ่าย

แหล่งที่มา

ข้อผิดพลาดของมนุษย์หรือความเข้าใจผิดเป็นหนึ่งในอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กที่มีประสิทธิภาพ

ผู้คนอาจลืมป้อนค่าใช้จ่าย ป้อนไม่ถูกต้อง หรือค้างอยู่กับการเรียกร้องเป็นเวลาหลายเดือนก่อนที่จะยื่นทั้งหมดในครั้งเดียว (ทำให้ระบบการจัดการกระแสเงินสดที่ระมัดระวังของคุณปั่นป่วน)

ด้วยเหตุนี้ ทุกคนจึงควรเข้าใจนโยบายและขั้นตอนการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ

อธิบายให้พนักงานของคุณฟัง:

• คุณติดตามค่าใช้จ่ายอย่างไร
• วัตถุประสงค์ของนโยบายและขั้นตอนของคุณ
• วิธีป้อนค่าใช้จ่าย
• กำหนดเวลาในการเรียกร้อง
• ซอฟต์แวร์ทำงานอย่างไร
• ใครจะพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาค่าใช้จ่าย

และอื่นๆ

7. สร้างระบบรวมศูนย์สำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายทั้งหมด

การเก็บบันทึก เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายและการชำระภาษี

ระบบส่วนกลางสำหรับเอกสารค่าใช้จ่ายของธุรกิจขนาดเล็กทั้งหมดของคุณจะทำให้การจัดการง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่ต้องข้ามไปมาระหว่างแพลตฟอร์มเพื่อค้นหาเอกสารหรือธุรกรรมเฉพาะอีกต่อไป

ไม่ต้องถ่ายโอนข้อมูลจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มด้วยตนเองอีกต่อไป

ทุกสิ่งสามารถพบได้ในที่เดียว

แน่นอนว่าไม่ใช่ว่าทุกแพลตฟอร์มค่าใช้จ่ายจะทำทุกอย่างที่คุณต้องการ

ในกรณีเช่นนี้ เป็นความคิดที่ดีที่จะค้นหาโซลูชันที่จะผสานรวมกับเครื่องมือและแพลตฟอร์มอื่นๆ เพื่อให้ข้อมูลซิงค์จากสิ่งเหล่านี้ไปยังระบบกลางของคุณโดยอัตโนมัติ

8. รับประกันการเข้าถึงและความสามารถในการปรับขนาดของโซลูชันการติดตามค่าใช้จ่าย

เราได้พูดถึงความสำคัญของพนักงานในการทำความเข้าใจนโยบายและขั้นตอนค่าใช้จ่ายของคุณ

แต่เพื่อให้ใช้เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง พวกเขาจำเป็นต้องเข้าถึงได้

เลือกซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่ายที่ง่ายเพียงพอให้พนักงานเข้าใจ

คุณสมบัติการเข้าถึงก็มีความสำคัญเช่นกัน

หากสมาชิกบางคนในทีมของคุณไม่สามารถใช้เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายได้เนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงได้เพียงพอ คุณจะประสบปัญหา ดังนั้น ให้ให้ความสำคัญเรื่องนี้เป็นอันดับแรก

ความสามารถในการขยายขนาดก็มีความสำคัญเช่นกัน คุณต้องการให้แน่ใจว่าระบบการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณสามารถ เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ และรับผู้ใช้และปริมาณงานเพิ่มเติมได้ตามต้องการ

ดังนั้น ให้มองหาระบบที่ปรับขนาดได้ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ได้ในอนาคต

9. ปกป้องข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ละเอียดอ่อนด้วยมาตรการการเข้าถึงที่ปลอดภัย

แหล่งที่มา

ดำเนินไปโดยไม่ได้บอกว่าข้อมูลค่าใช้จ่ายมีความละเอียดอ่อนสูง สิ่งสำคัญคือคุณต้องปกป้องมัน

การละเมิดความปลอดภัยและข้อมูล ไม่เพียงแต่สร้างความเสียหายให้กับการเงินของคุณและกระทบต่อความเป็นส่วนตัวเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณทำผิดกฎข้อบังคับในการปกป้องข้อมูล ซึ่งอาจส่งผลทางกฎหมายที่ร้ายแรงได้

เมื่อเลือกเครื่องมือและแพลตฟอร์มติดตามค่าใช้จ่าย ให้มองหาโซลูชันที่สามารถรับมือกับ ความท้าทายด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ ที่ธุรกิจของคุณอาจเผชิญ

อัปเดตคุณลักษณะด้านความปลอดภัยของคุณบ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และอย่ากลัวที่จะติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากคุณมีข้อกังวล

บริษัทที่มีชื่อเสียงจะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยเป็นอันดับแรก และยินดีดำเนินการตรวจสอบ ดำเนินการอัปเกรด และตอบทุกคำถามที่คุณอาจมีเกี่ยวกับเรื่องนี้

รับการติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอย่างถูกต้อง

แหล่งที่มา

การติดตามค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากให้กับกระแสเงินสด ผลกำไร และแม้กระทั่งปริมาณงานของคุณ ดังนั้น การทำให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ด้วยซอฟต์แวร์ที่ถูกต้อง การฝึกอบรม และนโยบายและขั้นตอนการติดตามค่าใช้จ่ายที่มั่นคง คุณสามารถควบคุมต้นทุนธุรกิจขนาดเล็กของคุณและเก็บเกี่ยวผลตอบแทนจากการจัดการกระแสเงินสดที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

เครื่องมือดิจิทัล ที่ดี สามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับธุรกิจของคุณได้เกือบทุกด้าน และการติดตามค่าใช้จ่ายก็ไม่ต่างกัน

ทำวิจัยของคุณ และคุณไม่น่าจะมีปัญหาในการค้นหาซอฟต์แวร์ที่มีชื่อเสียงที่สามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และปลอดภัยยิ่งขึ้น