小型企业费用跟踪的九个基本最佳实践

费用是商业事实。 俗话说“投机才能积累”。

但是，您如何确定在任何特定时刻您的收入都超过支出呢？

小型企业的开支可能会迅速增加，如果您不仔细跟踪它们，那么在检查预算时您可能会感到震惊。

因此，密切关注您花钱的地点和时间非常重要。

不过，小型企业的费用跟踪并不一定是一件苦差事。 有了正确的工具和技术，就可以轻松遵循、评估和管理。

以下九种经过尝试和测试的最佳实践可以为您提供帮助。

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• 小型企业费用跟踪的九个最佳实践

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小型企业如何从有效的费用跟踪中受益

有效的费用跟踪有很多好处。 这里只是其中的一些。

• 它可以帮助您更有效地管理现金流。
• 它可以更深入地了解您的支出模式。
• 它向您展示了哪些地方可以省钱，哪些地方可以多花点钱。
• 它可以帮助您设定切合实际的预算。
• 这对于业务预测非常有用。
• 它有助于减税。
• 这对于合规性很重要。
• 它使许多会计流程变得更加简单。

小型企业费用跟踪的九个最佳实践

1. 根据您的业务规模和要求选择系统
2. 定义与您的业务运营相关的明确类别
3. 保持一致和及时的费用记录
4. 将费用跟踪与会计软件集成
5. 定期评估费用以寻找节省成本的机会
6. 对员工进行费用跟踪政策和程序方面的教育
7. 建立所有费用相关文件的集中系统
8. 确保费用跟踪解决方案的可访问性和可扩展性
9. 通过安全访问措施保护敏感费用数据

那么，下一步就很明显了。

现在您知道为什么它很重要了，这里有九种有效跟踪业务支出的最佳方法。

1.根据您的业务规模和需求选择系统

当谈到2024 年财务趋势时，您会发现在自动化流程（例如费用跟踪和预测系统）方面您有太多的选择。

那里有很多，所有提供的东西都略有不同。

因此，不要只选择您找到的第一个系统。 花点时间，进行研究，然后找到一款适合您需求的产品。

做到这一点的最佳方法之一是确保您彻底了解自己的情况和要求。

特别考虑您的业务规模和费用运营规模。

例如，中小企业可能不需要一种工具，可以让您以低成本向系统添加数百个新用户，但它可以从自动化中受益，以帮助减少小型财务部门的工作量，或者将规模扩大到业务增长。

与此同时，规模较大的企业可能不必太担心订阅成本，但可能会发现远程访问具有优势。

2. 定义与您的业务运营相关的明确类别

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您越有条理，您就越容易发现它可以跟踪您的业务支出。

因此，将最常见的成本分为明确定义的类别。

为确保每项费用合理，请将这些类别与您的业务运营保持一致。

例如，如果您经营一家培训公司，您的费用类别可能包括：

• 静止的
• 旅行费用（这可以细分为燃料、公共交通票、出租车等）
• 住宿（住宿课程）
• 茶点
• 教学技术
• 教学软件
• 公用事业
• 场地租金

…等等。

这些类别之外的任何费用都可以合理地被视为不合理费用。

例如，如果有人试图索赔一辆新车，而这不属于您的任何“旅行”类别，管理层就会收到警报，然后可以联系索赔人以确定索赔是否合理。

3.保持一致和及时的费用记录

一致且及时地记录费用对于高效的现金流管理至关重要，但这并不总是那么容易。

如果一笔费用是意外的，或者您在紧急情况下支出，您可能会因为太忙而无法立即将这些费用输入您的系统。

这就是为什么使用各种自动化和跟踪工具会很有用。

这有助于确保自动记录您的所有费用，并更轻松地查看以前的费用和活动。

例如，良好的订单管理软件可以自动执行大部分记录过程，并轻松跟踪您的库存。

反过来，这将帮助您自动跟踪您的费用和订单，并在出现任何不一致时提供详细信息。

4. 将费用跟踪与会计软件集成

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通过集成您的费用跟踪和会计软件，您可以节省大量时间。

所有的费用最终都要经过账户，那么为什么不从一开始就把两者整合起来呢？

通过这样做，您可以立即将您的支出与您的帐户同步。

这将有助于让他们完全了解最新情况，从而有助于现金流管理、税收等。

最重要的是，它使您的财务部门无需手动输入所有业务费用。

5.定期评估费用以寻找节省成本的机会

费用可能是隐秘的。

这里花一点，那里花一点，可能会消耗大量预算，并导致严重的现金流问题。

因此，不仅要密切关注您的开支，还要定期对其进行评估，以找到节省成本的机会并削减业务开支，这一点很重要。

例如，您可能会查看自己的开支，发现自己为员工燃油津贴支付了很多钱。

您可以通过鼓励住得很近的员工拼车、实施骑车上班计划或提供更多远程工作机会来削减这一成本。

同样，正确的技术和工具在这里至关重要。

好的小型企业现金流管理软件不仅可以一目了然地显示您的支出情况，还可以突出显示您的支出高于平均水平，并指出支出周期的模式。

6. 对员工进行费用跟踪政策和程序方面的教育

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人为错误或误解是高效小型企业费用跟踪的最大障碍之一。

人们可能会忘记输入费用、错误地输入费用，或者在一次提交所有费用之前保留几个月的索赔（打乱您谨慎的现金流管理系统）。

因此，每个人都了解您的费用跟踪政策和程序非常重要。

向您的员工解释：

• 您如何跟踪费用
• 您的政策和程序的目的
• 如何输入费用
• 索赔时限
• 软件如何工作
• 与谁讨论费用问题

等等。

7. 建立所有费用相关文件的集中系统

记录保存对于监控费用和纳税至关重要。

所有小型企业费用文件的中央系统将使管理变得更简单、更高效。

不再需要在平台之间跳转来寻找特定的文档或交易。

不再需要手动将数据从一个平台传输到另一平台。

相反，一切都可以在一个地方找到。

当然，并非所有费用平台都能满足您的所有需求。

在这种情况下，最好寻找一种与其他工具和平台集成的解决方案，以便数据自动从这些工具和平台同步到您的中央系统。

8. 确保费用跟踪解决方案的可访问性和可扩展性

我们已经谈到了员工了解您的费用政策和程序的重要性。

但为了让他们正确使用费用跟踪工具，它们需要易于访问。

选择员工易于掌握的费用跟踪软件。

辅助功能也很重要。

如果您团队中的某些成员因为访问不够方便而无法使用您的费用跟踪工具，那么您就遇到了问题，因此请将此作为优先事项。

可扩展性也很重要。 您希望确保您的费用跟踪系统可以随着您的业务的增长而增长，并在需要时承担额外的用户和工作负载。

因此，寻找一个可以在未来长期使用的可扩展系统。

9. 通过安全访问措施保护敏感费用数据

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不用说，费用数据非常敏感。 因此，保护​​它非常重要。

安全和数据泄露不仅会损害您的财务并损害隐私，还会使您违反数据保护法规，从而可能产生严重的法律后果。

在选择费用跟踪工具和平台时，寻找能够应对您的企业可能面临的任何网络安全挑战的解决方案。

尽可能频繁地更新您的安全功能，如果您有疑问，请不要害怕联系支持人员。

任何信誉良好的公司都会将安全放在首位，并且很乐意进行检查、实施升级并回答您可能有的任何问题。

正确跟踪小型企业费用

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小型企业的高效费用跟踪可以对您的现金流、利润甚至工作量产生重大影响，因此正确执行非常重要。

借助正确的软件、培训以及可靠的费用跟踪政策和程序，您可以控制小型企业成本并获得真正高效的现金流管理的回报。

好的数字工具几乎可以改变您业务的各个方面，费用跟踪也不例外。

进行研究后，您应该可以轻松找到信誉良好的软件，使此过程更轻松、更高效、更安全。