営業チームがスプレッドシートCRMでできないこと

公開: 2021-10-11

スプレッドシートをCRMとして使用している貧しい営業マネージャーのために、黙祷をしたいと思います。 これらは、四角い穴の商人であり、クライアントの詳細を取得時に手動でログに記録し、最大セル制限によって抑制され、一部のbozoの同僚が誤ってその列を非表示にしたため、貴重なデータが欠落しています。

確かに、私たちは彼らにいくらかの余裕を与えることができます…彼らが中小企業であることを考えると。彼らはまだ始まったばかりです。しかし、最終的には、自分自身に質問し始めなければならない時が来ます。

まるで、今朝起きて、剃るべきかどうか自問しました。私が新しい仕事を始めたばかりであることを考えると、5時の影は大丈夫ですか？私がアジア人だとしたら、5時の影を成長させることさえできますか？

気になるので自問します。

セールスマネージャーであるあなたがチームのことをまったく気にかけているのなら...スプレッドシートが本当にCRMの代わりに適しているかどうかを自問してみてください。

この記事では、この非常に重要な質問に対処します。あなたが固執し、2番目の質問への答えが...ありそうもない場合、私は最初の質問について私の意見を述べます。それでは、スプレッドシートCRMシステムが会社の販売実績をどのように妨げる可能性があるかを詳しく見ていきましょう。

重複データについての短編小説

以前訪れた中古車販売店の販売員から車を見に連絡があったことがあります。ショールームでは、天気から州上院議員に立候補するという彼の願望まで、何時間もおしゃべりをしました。

いいやつ、私が家に帰ったとき、彼は「クレメント？ ルディです、先日話したのを覚えていますか？ 残りの半分で会話から引き離されるまで、私は間違いなく感銘を受けました。家事がありました。

翌週、隔月で靴下を洗っているうちに、車を買うのをすっかり忘れてしまいました…また電話がかかるまで…

「ねえ、これは[名前が編集された]自動車販売店です。 」

「ああ！ ルディに違いない… 」と私は思いました。 」

「これはセメントですか？ 」

セメント？通常のポルトランドセメントのように、コンクリートを作るために使用されますか？

私は衝撃を受けた; 荒廃した。

言うまでもなく、私は彼らから車を買うことになったことがありません。

私が言おうとしているのは...スプレッドシートをCRMツールとして使用することで、大きなリスクを冒しているということです。ルディは明らかに、誤って私の名前をどこかに2回入力しました。1回は「クレメント」、もう1回は「セメント」です。そうでなければ、きっと彼は私たちの素敵なチャットを覚えていただろう。ちなみに、セメントという名前もありますか？

スプレッドシートをCRMとして使用する際の最も一般的な問題の1つは、営業担当者が重複した情報を入力することです。同じ名前を2回以上入力する場合があります。気付かないうちに毎回少しずつ異なる場合もあります。そこから、それはすべて制御不能になります。異なる営業マネージャーが同じ人に2回連絡したり、顧客を他の人と間違えたりします。いずれにせよ、あなたはピエロのように見えます。

スプレッドシートへの信頼を失い、各顧客のデータのすべてのパラメーターを手動でチェックして、それらが一意であることを確認することになります。それは完全な混乱になります。そして、これは考えられる多くのシナリオの1つにすぎません。

私は後でルディが上院に決してそれをしなかったと聞きました。ええと、もし彼が彼のビジネスにCRMを使う意味がなかったら…

クライアントの詳細を相互参照することはできません

スプレッドシート内で取引、連絡先、または会社を簡単に相互参照することはできません。

CRMでは、これらのそれぞれに関連するレコードを作成できます。たとえば、会社のレコードには、会社に関連付けられているすべての人と、以前に連絡を取り合った人が含まれます。取引記録には、特定の取引に関連するすべての人が含まれます。 必要なものはすべてあなたのために計画されています。

あなたが潜在的なクライアントの誰かと連絡を取り合っていたとしましょう。ある日、彼女のペットの蟻が亡くなり（すみません、私は犬が大好きです）、回復するために数日休みました。何が起こったのかわかりませんが、彼女は応答を停止しているので、会社の誰かを捕まえる必要があります。

CRMを使用すると、会社の記録に直接アクセスして、会社内にある他の連絡先を探すことができます。バム、問題は解決しました！

...そしてあなたは顧客の文脈を持っています

CRM内の顧客コンテキストとは、すべてのクライアントデータがCRMレコードに関連付けられており、ボタンをクリックするだけでアクセスできることを意味します。受信メール、ライブチャットの会話、LinkedInデータ、Webフォームの送信などは、完全なコンテキストのレコードに自動的に追加されます。これは、サポートチームが問題を迅速に修正する場合、営業チームがクライアントを知り、情報に基づいた会話を行う場合、およびマーケティングが対象者をよりよく理解する場合に特に役立ちます。

CRMがSaaSビジネスが顧客を獲得して維持するのにどのように役立つかを確認してください右矢印

変更されたデータの監査証跡はありません

スプレッドシートCRMを使用すると、変更されたデータの監査証跡がなくなります。「最後の編集はクレメントによる10分前でした」とは誰なのかを教えてくれますが、何が更新されたのでしょうか。おそらくクレメントは不満を持った労働者であり、何かを台無しにしています。または、YouTubeビデオを見ているときに、彼は無意識のうちにいくつかの重要なデータを一掃しました。あなたは見つけるのに苦労するでしょう。

専用のCRMプラットフォームがあれば、このような問題は発生しません。すべての変更を追跡できます。これには、営業担当者の注意を引き付け、データをより慎重に入力するという追加の利点もありますが、データの正確性と関連性を定期的に維持することをお勧めします。

このスクリーンショットでは、このクライアントレコードの右側にある[タイムライン]タブで、「姓」、「地域」、「アクティビティ」など、行われたすべての変更の履歴がどのように表示されるかを確認できます。また、誰が変更を加えたのか、各変更がいつ行われたのかを確認することもできます。

一致しないと、メールの反応につながります

スプレッドシートを使用して顧客データを整理および保存している間は、別の電子メールマーケティングツールを使用して、顧客とのコミュニケーション、コールドアウトリーチキャンペーンの一括送信、およびプロモーションキャンペーンの潜在的な顧客への送信を確実に行うことになります。

このような個別のシステムでは、リードの反応を送信するメールキャンペーンに一致させることは不可能であり、フォローアップキャンペーンの計画、目標到達プロセスの進行、またはその他の方法でさらなる販売を決定するのに役立ちます。アプローチ。

これらすべての反応（メールが開かれたか、クリックされたか、返信されたか）を手動で確認し、スプレッドシートにメモをとる必要があります。恥ずかしい！お母さんと一緒にクラブを訪ねるような！

確かな電子メールマーケティング機能を備えたCRMシステムを使用している場合は、これらの反応がCRMレコードの中心にあることがわかります。

さらに、メールキャンペーンに対する一般的な回答や反応を使用して、連絡先をセグメント化し、新しい情報でレコードを一括更新し、リードの行動に基づいて将来のコミュニケーションを計画することができます。

待って、あなたの営業チームは本当に何をしているのですか？

営業チームが何をしているのかを把握することはできません。あなたとあなたのチームがあなたの電子メールルーチンのための素晴らしい自動化システムをセットアップしたとしても、先週、各顧客または潜在的な顧客に何通の電子メールが送信されましたか？スプレッドシートを使用している場合は、今すぐカウントを開始することをお勧めします。

あなたの営業担当者はすべてを売り込みに投入し、見込み客に素晴らしいデモを提供しました。しかし、そのようなデモはいくつ行われましたか？そして、正確には誰に？それは無料のお金でしたか？ひよこも無料で手に入れますか？

もちろん、スプレッドシートを使用して各営業担当の勝敗率を追跡することはできません。誰が目標を達成しているのか、誰が裏側をやさしく蹴り上げる必要があるのかを判断するのは難しいでしょう。 NetHuntCRMでのチームアクティビティレポートは次のようになります。

不正確な販売レポートが必要なのは誰ですか？

信頼できる売上報告や正確な売上予測は得られません。販売する業界や場所に基づいて、正確な予測のためにデータをセグメント化することはほぼ不可能です。販売活動レポートはいたるところにあります。

なんで？考えてみてください。スプレッドシートは、この種のことを行うために作成されたものではありません。たぶん、あなたは練習でそれらから何かを絞り出すことができるでしょう、たぶんあなたはそれで半分まともになるでしょう。今すぐGoogleで検索して、手順を確認してください。高度なものでも。はい、実際にそれを行う方法を説明したので、実際に体験することができます。

しかし、なぜあなたはこれで有能になりたいのですか？

Gmail、Facebook Messenger、LinkedInと統合可能なCRMプラットフォームがあり、このような手間のかかる作業をすべて待っています。あなたとあなたの専門知識を必要とするものに集中してください-あなたの聴衆とよりよく共鳴する電子メールコンテンツを更新する、取引割引を交渉する、または顧客関係を構築する、それらは一日の終わりに価値をもたらすものです！

CRMレポートは、自動ですべてを網羅しているため、優れています（正確には素晴らしい）。このようなCRMにすべてのビジネスデータを保持し、ボタンをクリックするだけでそのデータからレポートを自動生成できます。そこにいるすべてのセールスエグゼクティブに最適です。

これは、会社のほぼすべての部門のCRMに組み込むレポートのリストです。

安全でない顧客データベース？ゴクゴク！

スプレッドシートデータベースは安全ではありません！

ドキュメントへのアクセスを「表示のみ」に制限している場合でも、そのようにコピーまたはダウンロードできます。犯人を香港まで追いかけたくはありません。2日後に7,136km離れたところに現れただけです。私を信じて。

エドが競合他社にたどり着いた場合、彼は技術的にあなたのデータベース全体を彼と一緒に持ってくることができます！

フォルダーの1つに個人情報がある場合、たとえば、エントリーレベルの営業担当者が知らないはずの特定の取引の価値に関して、それを非公開にするためだけに、このための別のドキュメントを作成する必要がある場合があります。。非常に複雑です！

メールでも同じです。スレッドに複数の人がいる場合、金銭関連の電子メールを非公開にするのは困難になります。スプレッドシートを使用すると、予算について話し合うためだけに別のスレッドを作成する必要がありますが、これは非常に不便です。 CRMを使用すると、特定の人を「プライベート」としてマークすることで、機密性の高い電子メールにアクセスできないようにすることができます。

スプレッドシートを使用すると、チームに詳細なユーザー権限を提供することもできなくなります。 CRMを使用すると、「管理者」、「マネージャー」、「請求専用」、「読み取り専用」などの特定の役割を設定できます。それぞれの役割には、詳細なチェックリストからカスタマイズされた一連の権限があります。「表示」、「コメント」、「編集」ほど初歩的なものではありません。

追跡して自動化したい！

最後に、フォローアップや実行する必要のあるタスクなど、今後のアクションアイテムを追跡することは困難です。スプレッドシートは、次のクライアントを確認するためのアラートをどのように送信しますか？それはできますか？もちろんですが、仕事をこなすには、私の隣に座っているコンピューターのような人が必要です。そして、彼はすでにあなたにとってはるかに良いものを考え出している…

クライアントが20しかない場合は、次に何をしなければならないかを覚えています（まだプッシュしている可能性があります）。しかし、何百、何千ものクライアントがいる場合はどうでしょうか。

CRMプラットフォームを使用すると、販売プロセスを大規模に自動化できます。

上に表示されているのは、「ウェルカムメール」シーケンスです。リードがWebフォームに入力すると、CRMプラットフォームに直接到達します。ワークフローは新しいレコード（ここでは「連絡先」）を作成し、同時に事前にテンプレート化された電子メールを送信します。 3日間待った後、この連絡先を営業会話に招待する別の事前にテンプレート化された電子メールを送信します。 ワークフローが終了しました。

たくさんの質問をしなければならなかったのが残念です。しかし、確かに彼らは、スプレッドシートCRMを継続することについてのあなたのしつこい疑問を正当化するのに役立ちましたか？たぶん、この最後のものがトリックをしましたか？

これ以上躊躇せず、Gmailと統合された最高のCRMシステムから選択して、Googleエコシステムで動作し、さらに多くの機能を備えています。

OK、もうやめます。

元の質問に戻ると、私は自分自身をきれいに剃った顔で行きます。下顎と頬にウイスキーを十分にこすりつけて、素敵なあごひげを生やしたときにアドバイスを更新します。おそらくジャックダニエルのものなので、それも甘いにおいがします。