您的销售团队无法使用电子表格 CRM 做的事情

我想为那些使用电子表格作为 CRM 的可怜的销售经理默哀片刻。 这些是圆孔中的方形钉子商人，在获得客户详细信息时手动记录它们，被最大单元限制所阻碍，并且由于某些笨蛋同事错误地隐藏了该列而丢失了有价值的数据。

当然，我们可以给他们一些回旋余地……鉴于他们是一家小企业； 他们才刚刚开始。 但最终会有一段时间你必须开始问自己问题。

就像，我今天早上醒来问自己是否应该刮胡子。 考虑到我刚开始一份新工作，5点钟的影子还好吗？ 鉴于我是亚洲人，我什至可以长出 5 点钟的影子吗？

我问自己，因为我在乎。

如果您，销售经理，关心您的团队……您会问自己，电子表格是否真的是 CRM 的合适替代品。

在本文中，我将解决这个非常重要的问题。 如果您坚持下去，我将对第一个问题发表意见，而第二个问题的答案是……不太可能。 因此，让我们深入了解电子表格 CRM 系统究竟是如何阻碍您公司的销售业绩的。

关于重复数据的小故事

有一次，我之前访问过的二手车经销商的销售人员联系了我，以查看一些汽车。 在陈列室里，我们聊了几个小时，从天气到他竞选州参议员的愿望。

好人，当我回到家时，他甚至打电话给我“克莱门特？ 是鲁迪，记得我们前几天谈过吗？ ” 在我被另一半从谈话中拉出来之前，我绝对印象深刻。 我有家务要做。

接下来的一周，在我每两个月洗一次袜子的时候，我完全忘记了买车……直到我接到另一个电话……

“嘿，这是[名称已编辑]汽车经销商。 ”

“啊！ 一定是鲁迪…… ”我心想，“……也许他对我有好处？ ”

“这是水泥吗？ ”

水泥？ 和普通硅酸盐水泥一样，用来制造混凝土？

我惊呆了; 满目疮痍。

可以肯定地说，我从来没有最终从他们那里买过车。

我想说的是……通过使用电子表格作为您的 CRM 工具，您将承担巨大的风险。 很明显，鲁迪在某个地方不小心输入了我的名字两次，一次是“克莱门特”，另一次是“水泥”。 否则，他肯定会记得我们愉快的聊天。 顺便问一下，谁叫水泥？

将电子表格用作 CRM 的最常见问题之一是销售代表输入重复信息。 他们可能会两次或多次输入相同的名字——甚至每次都略有不同而没有注意到。 从那里开始，一切都失控了。 不同的销售经理联系同一个人两次，或将客户误认为是其他人； 不管怎样，你看起来像个小丑。

您将失去对电子表格的信任，并求助于手动检查每个客户数据的每个参数以确保它们是唯一的。 这将是一团糟。 这只是众多可能的情况之一！

后来我听说鲁迪从未进入参议院。 好吧，如果他没有意识将 CRM 用于他的业务……

您不能交叉引用客户详细信息

您将无法在电子表格中轻松交叉引用交易、联系人或公司。

在 CRM 中，您可以为这些事物中的每一个创建相关记录。 例如，在公司记录中，您将拥有与公司相关联的所有人员，以及您之前与之交流过的人员。 在交易记录中，您将拥有与特定交易相关的所有人员。 您需要的一切都为您制定好了。

假设您一直在与潜在客户的某人通信，但有一天她的宠物蚂蚁死了（对不起，我太爱狗了）并请了几天假来康复。 你不知道发生了什么，但她已经停止回应，你需要联系公司的某个人。

使用 CRM，您可以直接进入公司的记录并查找您在公司内的其他联系人。 砰，问题解决了！

了解 CRM 如何帮助 SaaS 企业获取和留住客户

您将没有更改数据的审计跟踪

使用电子表格 CRM，您将没有更改数据的审计跟踪。 “最后一次编辑是克莱门特 10 分钟前”告诉我们是谁，但更新了什么？ 也许克莱门特是一个心怀不满的工人并且搞砸了一些事情。 或者他在观看我们的 YouTube 视频时无意中删除了一些重要数据。 你会很难发现。

有了专门的 CRM 平台，您就不会有这样的问题。 可以跟踪所有更改。 这甚至可以让您的销售人员保持警觉并更仔细地输入数据，尽管我们仍然建议您定期维护数据的准确性和相关性。

在此屏幕截图中，您可以看到在此客户记录右侧的“时间轴”选项卡下如何记录所有更改 - “姓氏”、“地区”、“活动”等。 我们还可以查看谁进行了更改以及每次更改的时间。

无法匹配导致他们的电子邮件反应

在使用电子表格组织和存储客户数据时，您肯定会使用单独的电子邮件营销工具与您的客户沟通、批量发送冷外展活动以及向潜在客户发送促销活动。

使用这样的单独系统，您将无法将潜在客户的反应与您发送的电子邮件活动相匹配，从而帮助您计划后续活动，将它们移到漏斗中或以其他方式决定进一步的销售方法。

您需要手动检查所有这些反应（您的电子邮件是否被打开、点击或回复）并在电子表格中做笔记。 尴尬！ 就像和妈妈一起去俱乐部一样！

如果您使用具有可靠电子邮件营销功能的 CRM 系统，您将看到这些反应在您的 CRM 记录的核心部分轻描淡写。

此外，您可以使用对您的电子邮件活动的常见答案或反应来细分您的联系人，使用新信息大规模更新他们的记录，并根据您的潜在客户的行为计划任何未来的通信。

等等，你的销售团队到底在做什么？

您将无法了解您的销售团队正在做什么。 即使您和您的团队已经为您的电子邮件例程设置了一个很好的自动化系统，上周有多少电子邮件发送给每个客户或潜在客户？ 如果您使用电子表格，最好现在就开始计数。

您的销售代表已将全部精力投入到销售宣传中，并为潜在客户提供了精彩的演示。 但是做了多少这样的演示呢？ 到底是谁？ 钱是白来的吗？ 我们也会免费得到我们的小鸡吗？

当然，您将无法使用电子表格跟踪每个销售代表的赢/输率。 您将很难确定谁达到了他们的目标以及谁需要在背后轻轻一踢。 NetHunt CRM 中的团队活动报告如下所示：

谁想要不准确的销售报告？

您将无法获得可靠的销售报告或准确的销售预测。 根据您销售的行业或地点，对数据进行细分以进行准确预测几乎是不可能的。您的销售活动报告将无处不在。

为什么？ 想想看。 电子表格不是为了做这种事情而设计的。 也许你可以通过练习从他们身上挤出一些东西，也许你甚至会变得有点像样。 我相信你现在可以谷歌它并倾注说明。 甚至是高级的。 是的，我们实际上已经告诉过您如何操作，以便您自己体验。

但是你为什么要在这方面变得有能力呢？

您有一个 Gmail、Facebook Messenger 和 LinkedIn 可集成的 CRM 平台等着为您完成所有这些繁重的工作。 专注于需要您和您的专业知识的事情 - 更新更能与您的受众产生共鸣的电子邮件内容、谈判交易折扣或建立客户关系，这些事情最终会带来价值！

CRM 报告非常棒（准确地说，非常棒），因为它是自动的且包罗万象的。 您可以将所有业务数据保存在这样的 CRM 中，并通过单击按钮从该数据自动生成报告。 非常适合所有销售主管。

这是您公司几乎每个部门在 CRM 中构建的报告列表。

客户数据库不安全？ 吞咽！

您的电子表格数据库不安全！

即使您将文档访问权限限制为“仅查看”，也可以像这样复制或下载它。 你不想最终把肇事者一路追到香港，只是让他们在两天后在 7,136 公里外突然出现。 相信我。

如果 Ed 最终成为竞争对手，从技术上讲，他可以将您的整个数据库随身携带！

如果您的某个文件夹中有任何私人信息，比如说，关于某笔交易的价值，入门级销售代表不应该了解这些信息，您可能需要为此创建一个单独的文档，以保持其私密性. 过于复杂！

电子邮件也是如此。 如果您的线程中有多个人，则很难将与金钱相关的电子邮件保密。 使用电子表格，您必须创建另一个线程来讨论预算，多么不方便。 使用 CRM，您可以通过将某些人标记为“私人”来简单地将其排除在访问敏感电子邮件之外。

使用电子表格，您也无法向您的团队提供详细的用户权限。 使用 CRM，您可以设置特定角色，例如“管理员”、“经理”、“仅计费”、“只读”以及任何您想要的角色，每个角色都可以从详细的清单中定制一组权限。 它不会像“查看”、“评论”和“编辑”那样简陋。

我想跟踪和自动化！

最后，很难跟踪即将到来的行动项目，例如后续行动或需要完成的任务。 电子表格将如何向您发送通知以查看您的下一个客户？ 你说可以吗？ 当然可以，但是您需要像计算机专家这样坐在我旁边的人来完成工作。 他已经为你想出了更好的东西……

如果您只有 20 个客户，您会记得接下来要做什么（可能还在推动它）。 但是如果你有成百上千的客户呢？

借助 CRM 平台，您可以大规模自动化销售流程。

您在上面看到的是“欢迎电子邮件”序列。 当潜在客户填写 Web 表单时，他们会直接进入您的 CRM 平台。 工作流程会创建一条新记录（此处为“联系人中”），然后同时发送一封预先模板化的电子邮件。 等待三天后，它会发送另一封预先模板化的电子邮件，邀请该联系人参加销售对话。 工作流程完成。

中小型企业销售自动化手册| 网猎

此可下载资源是用于自动化销售流程的完整手册，其中包含适用于您的 CRM 系统的触发器、操作和现成的销售流程序列

NetHunt CRM瓦莱丽·卡科夫金娜

对不起，我不得不问你这么多问题。 但他们肯定帮助您证明了您对继续使用电子表格 CRM 的疑虑吗？ 也许最后一个成功了？

不要犹豫，从与 Gmail 集成的最佳 CRM 系统中进行选择，以便在 Google 生态系统中继续运行，同时拥有更多功能。

好的，我现在就停下来。

回到我最初的问题，我会自己剃光头。 虽然当我在下颚和脸颊上涂抹足够的威士忌以长出漂亮的胡须时，我会更新我的建议。 很可能是杰克丹尼尔的，所以它闻起来也很甜。