Ce que votre équipe de vente ne peut pas faire avec un tableur CRM

J'aimerais prendre un moment de silence pour ces pauvres directeurs des ventes qui utilisent un tableur comme CRM. Ce sont les marchands à chevilles carrées dans des trous ronds, enregistrant manuellement les détails des clients au fur et à mesure qu'ils les obtiennent, étant retenus par la limite maximale de cellules et manquant des données précieuses parce qu'un collègue bozo a caché cette colonne par erreur.

Bien sûr, nous pouvons leur accorder une certaine marge de manœuvre… étant donné qu'il s'agit d'une petite entreprise; ils ne font que commencer. Mais finalement il arrive un moment où il faut commencer à se poser des questions.

Comme, je me suis réveillé ce matin en me demandant si je devais me raser. Est-ce que l'ombre de 5 heures est correcte, étant donné que je viens de commencer un nouveau travail ? Puis-je même faire pousser une ombre à 5 heures… étant donné que je suis asiatique ?

Je me demande parce que je m'en soucie.

Si vous, responsable commercial, vous souciez un tant soit peu de votre équipe... vous vous demanderiez si un tableur est vraiment un substitut convenable au CRM.

Dans cet article, je vais aborder cette question très importante. Je donnerai mon avis sur la première question si vous restez dans les parages et la réponse à la seconde est... peu probable. Voyons donc comment les systèmes de tableur CRM peuvent entraver les performances de vente de votre entreprise.

Une petite histoire sur les données en double

J'ai été contacté une fois par un vendeur d'un concessionnaire de voitures d'occasion que j'avais déjà visité pour regarder certaines voitures. Au showroom, nous avons discuté pendant des heures de tout, de la météo à ses aspirations à se présenter au Sénat.

Un gars sympa, il m'a même rappelé quand je suis rentré « Clément ? C'est Rudy, tu te souviens qu'on a parlé l'autre jour ? « J'étais définitivement impressionné jusqu'à ce que mon autre moitié me retire de la conversation. J'avais des corvées à faire.

La semaine suivante, alors que je faisais mon lavage de chaussettes bimensuel, j'avais complètement oublié d'acheter une voiture... jusqu'à ce que je reçoive un autre appel...

" Hé, c'est [ nom expurgé ] concessionnaire automobile. ”

" Ah ! Ça doit être Rudy... » Je me suis dit : « ... Peut-être qu'il a une bonne affaire pour moi ? ”

« C'est du ciment ? ”

Ciment? Comme dans le ciment Portland ordinaire, utilisé pour fabriquer du béton ?

J'étais choqué; dévasté.

Sûr de dire que je n'ai jamais fini par acheter une voiture chez eux.

Ce que j'essaie de dire, c'est... qu'en utilisant une feuille de calcul comme outil CRM, vous prenez un risque énorme. Rudy avait évidemment accidentellement entré mon nom deux fois quelque part, une fois comme « Clément » et une autre comme « Cement ». Sinon, il se serait sûrement souvenu de notre belle conversation. Au fait, qui s'appelle même Cement ?

L'un des problèmes les plus courants liés à l'utilisation de feuilles de calcul en tant que CRM est que les commerciaux saisissent des informations en double. Ils peuvent taper le même nom deux fois ou plus - même légèrement différemment à chaque fois sans s'en apercevoir. A partir de là, tout devient incontrôlable. Différents directeurs des ventes contactent la même personne deux fois ou confondent un client avec quelqu'un d'autre ; de toute façon, tu ressembles à un clown.

Vous perdrez confiance dans la feuille de calcul et devrez vérifier manuellement chaque paramètre des données de chaque client pour vous assurer qu'elles sont uniques. Ce sera un gâchis complet. Et ce n'est qu'un des nombreux scénarios possibles !

J'ai appris plus tard que Rudy n'avait jamais été élu au Sénat. Eh bien, s'il n'avait pas le bon sens d'utiliser un CRM pour son entreprise…

Vous ne pouvez pas recouper les détails du client

Vous ne pourrez pas facilement croiser des offres, des contacts ou des entreprises dans les feuilles de calcul.

Dans CRM, vous pouvez créer des enregistrements associés pour chacun de ces éléments. Dans un enregistrement d'entreprise, par exemple, vous aurez toutes les personnes associées à une entreprise et les personnes avec lesquelles vous avez communiqué auparavant. Dans un enregistrement de transaction, vous aurez toutes les personnes liées à une transaction particulière. Tout ce dont vous avez besoin est tracé pour vous.

Disons que vous avez été en correspondance avec quelqu'un chez un client potentiel, mais qu'un jour sa fourmi est morte (je suis désolé, j'aime trop les chiens) et a pris quelques jours de congé pour récupérer. Vous ne savez pas ce qui s'est passé, mais elle ne répond plus et vous devez contacter quelqu'un de l'entreprise.

Avec un CRM, vous pouvez simplement accéder directement aux dossiers de l'entreprise et rechercher d'autres contacts que vous avez au sein de l'entreprise. Bam, problème résolu !

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Vous n'aurez aucune piste d'audit pour les données modifiées

Avec un tableur CRM, vous n'aurez aucune piste d'audit pour les données modifiées. "La dernière édition date d'il y a 10 minutes par Clément" nous dit qui, mais qu'est-ce qui a même été mis à jour ? Clément est peut-être un travailleur mécontent et a gâché quelque chose. Ou il a effacé sans le savoir certaines données essentielles en regardant nos vidéos YouTube. Vous aurez du mal à le savoir.

Avec une plateforme CRM dédiée, vous n'aurez pas ce genre de problème. Tous les changements peuvent être suivis. Cela peut même avoir l'avantage supplémentaire de garder vos vendeurs sur leurs gardes et de saisir les données avec plus de soin, même si nous vous conseillons tout de même de maintenir régulièrement l'exactitude et la pertinence de vos données.

Dans cette capture d'écran, vous pouvez voir comment sous l'onglet « Chronologie » à droite de ce dossier client, il y a un historique de toutes les modifications apportées - « Nom de famille », « Région », « Activité », etc. Nous pouvons également voir qui a effectué les modifications et quand chaque modification a été effectuée.

Incapacité à faire correspondre les prospects à leurs réactions par e-mail

Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour organiser et stocker les données des clients, vous utiliserez certainement un outil de marketing par e-mail distinct pour communiquer avec vos clients, envoyer des campagnes de sensibilisation à froid en masse et envoyer des campagnes promotionnelles à des clients potentiels.

Avec des systèmes séparés comme celui-ci, il vous sera impossible de faire correspondre les réactions de vos prospects aux campagnes par e-mail que vous envoyez, afin de vous aider à planifier des campagnes de suivi, à les déplacer vers le bas de l'entonnoir ou à décider autrement de nouvelles ventes. approches.

Vous devrez vérifier manuellement toutes ces réactions (si vos e-mails ont été ouverts, cliqués ou répondus) et prendre des notes dans vos feuilles de calcul. Gênant! Comme visiter un club avec votre maman!

Si vous utilisez un système CRM doté d'une solide fonctionnalité de marketing par e-mail, vous verrez ces réactions en plein cœur de vos enregistrements CRM.

De plus, vous pouvez utiliser des réponses ou des réactions courantes à vos campagnes par e-mail pour segmenter vos contacts, mettre à jour en masse leurs enregistrements avec de nouvelles informations et planifier toute communication future en fonction du comportement de vos prospects.

Attendez, que fait vraiment votre équipe de vente ?

Vous n'aurez aucune visibilité sur ce que fait votre équipe de vente. Même si vous et votre équipe avez mis en place un joli système automatisé pour vos routines d'e-mails, combien d'e-mails ont été envoyés à chaque client ou client potentiel la semaine dernière ? Vous feriez mieux de commencer à compter maintenant si vous utilisez une feuille de calcul.

Vos commerciaux ont tout mis en œuvre pour les argumentaires de vente et ont donné des démonstrations fantastiques aux clients potentiels. Mais combien de telles démos ont été réalisées ? Et à qui exactement ? Était-ce de l'argent pour rien ? Aurons-nous aussi nos poussins gratuitement?

Et bien sûr, vous ne pourrez pas suivre le ratio gain/perte de chacun de vos commerciaux avec un tableur. Vous aurez plus de mal à déterminer qui atteint ses objectifs et qui a besoin d'un léger coup de pied dans le dos. Voici à quoi ressemble un rapport d'activité d'équipe dans NetHunt CRM :

Qui veut des rapports de ventes inexacts ?

Vous n'obtiendrez pas de rapports de ventes fiables ni de prévisions de ventes précises. Il sera presque impossible de segmenter les données, pour des prévisions précises, basées sur les industries ou les lieux où vous vendez. Votre rapport d'activité de vente sera partout.

Pourquoi? Pensez-y. Les feuilles de calcul n'ont pas été conçues pour faire ce genre de choses. Peut-être que vous seriez capable d'en tirer quelque chose avec de la pratique, peut-être même que vous deviendriez à moitié décent. Je suis sûr que vous pouvez le rechercher sur Google dès maintenant et lire les instructions. Même les plus avancés. Oui, nous vous avons en fait expliqué comment le faire afin que vous puissiez en faire l'expérience par vous-même.

Mais pourquoi voudriez-vous devenir compétent dans ce domaine ?

Vous disposez d'une plateforme CRM intégrable à Gmail, Facebook Messenger et LinkedIn prête à faire tout ce gros travail pour vous. Restez concentré sur les choses qui ont besoin de vous et de votre expertise - mettre à jour le contenu des e-mails qui résonne mieux avec votre public, négocier des remises ou établir des relations avec les clients, ce qui apporte de la valeur en fin de compte !

Le reporting CRM est formidable (fantastique, pour être précis) car il est automatique et complet. Vous pouvez conserver toutes vos données commerciales dans un tel CRM et générer automatiquement des rapports à partir de ces données en un clic. Parfait pour tous vos cadres commerciaux.

Voici la liste des rapports à intégrer dans un CRM pour presque tous les départements de votre entreprise.

Base de données clients non sécurisée ? Gorgée!

Votre base de données de feuilles de calcul n'est pas sécurisée !

Il peut être copié ou téléchargé comme ça, même si vous limitez l'accès au document à "Afficher uniquement". Vous ne voulez pas finir par poursuivre l'agresseur jusqu'à Hong Kong, seulement pour qu'il apparaisse à 7 136 km deux jours plus tard. Fais-moi confiance.

Si Ed se retrouve chez un concurrent, il pourrait techniquement apporter toute votre base de données avec lui !

Si vous avez des informations privées dans l'un de vos dossiers, disons, concernant la valeur d'une certaine affaire dont les commerciaux débutants ne devraient pas avoir connaissance, vous devrez peut-être créer un document séparé pour cela juste pour le garder privé . Trop compliqué !

C'est la même histoire avec les e-mails. Si vous avez plusieurs personnes dans votre fil, il sera difficile de garder confidentiels les e-mails liés à l'argent. Avec une feuille de calcul, vous devrez créer un autre fil juste pour discuter des budgets, comme c'est gênant. Avec un CRM, vous pouvez simplement exclure certaines personnes de l'accès aux e-mails sensibles en les marquant comme "Privé".

Avec une feuille de calcul, vous ne pourrez pas non plus fournir d'autorisations utilisateur détaillées à votre équipe. Avec un CRM, vous pouvez définir des rôles spécifiques tels que "Admin", "Manager", "Facturation uniquement", "Lecture seule" et tout ce que vous voulez, chacun avec un ensemble d'autorisations sur mesure à partir d'une liste de contrôle détaillée. Ce ne sera pas aussi rudimentaire que "Afficher", "Commentaire" et "Modifier".

Je veux suivre et automatiser !

Enfin, il sera difficile de suivre les éléments d'action à venir tels que les suivis ou les tâches à effectuer. Comment une feuille de calcul va-t-elle vous envoyer une alerte pour voir votre prochain client ? Ça peut, dites-vous ? Bien sûr, mais vous auriez besoin de quelqu'un comme le génie de l'informatique assis à côté de moi pour faire le travail. Et il a déjà trouvé quelque chose de bien meilleur pour vous…

Vous vous souviendrez de ce que vous devez faire ensuite si vous n'avez que 20 clients (peut-être encore le poussez-vous). Mais si vous avez des centaines et des milliers de clients ?

Avec une plateforme CRM, vous pouvez automatiser votre processus de vente, à grande échelle.

Ce que vous voyez ci-dessus est une séquence « e-mail de bienvenue ». Lorsqu'un prospect remplit un formulaire Web, il atterrit directement sur votre plateforme CRM. Le flux de travail crée un nouvel enregistrement ("Dans les contacts" ici), puis envoie un e-mail pré-modèle en même temps. Après avoir attendu trois jours, il envoie un autre e-mail prédéfini invitant ce contact à une conversation commerciale. Le flux de travail est terminé.

Manuel d'automatisation des ventes pour les petites et moyennes entreprises | NetHunt

Cette ressource téléchargeable est un playbook complet pour automatiser les processus de vente, avec des déclencheurs, des actions et des séquences de processus de vente prêtes à l'emploi pour votre système CRM

NetHunt CRMValérie Kakovkina

Je suis désolé d'avoir dû vous poser tant de questions. Mais ils vous ont sûrement aidé à justifier vos doutes tenaces quant à la poursuite des CRM de tableur ? Peut-être que ce dernier a fait l'affaire ?

N'hésitez plus et choisissez parmi les meilleurs systèmes CRM intégrés à Gmail pour continuer à fonctionner dans l'écosystème Google tout en ayant beaucoup plus de fonctionnalités.

OK, je vais arrêter maintenant.

Pour en revenir à ma question initiale, j'irais moi-même avec le look rasé de près. Bien que je mettrai à jour mes conseils lorsque j'aurai frotté suffisamment de whisky sur mes mâchoires inférieures et mes joues pour faire pousser une belle barbe. Très probablement un Jack Daniel's, donc ça sent bon aussi.