คู่มือการเริ่มต้นใช้งานคุณลักษณะ Zoho CRM
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-27
หากคุณสนใจในการขาย มีความสามารถพิเศษในการขายทุกอย่างให้กับผู้คน หรือทำงานในแผนกขายของบริษัท คุณจะระบุได้ว่ามีความปรารถนาที่จะเป็นตัวแทนขายที่ชาญฉลาดในที่ทำงาน
การชนะเกมการขายนั้นเกี่ยวข้องกับการใช้ระบบ CRM ที่ดีอย่างเต็มศักยภาพ ตัวอย่างเช่น ด้วยคุณสมบัติ Zoho CRM การขายของคุณสามารถทำโดยอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์ ทำให้คุณมุ่งเน้นไปที่การโต้ตอบกับลูกค้าและการปิดการขาย
ในบล็อกนี้ เราจะเห็นคุณสมบัติของ Zoho CRM ที่สามารถช่วยคุณในการเป็นตัวแทนขายที่มีประสิทธิภาพซึ่งรู้วิธีรับมือ กับความสัมพันธ์กับลูกค้า และก้าวไปข้างหน้าหนึ่งก้าว อ่านต่อเพื่อดูและทำความเข้าใจคุณลักษณะเหล่านี้ทีละรายการ
ใช้การรวม Zoho Mail
การขายมีส่วนเกี่ยวข้องกับการพร้อมท์กับลูกค้าเป็นอย่างมาก ในกรณีที่คุณเป็นตัวแทนขาย คุณไม่สามารถพลาดอีเมลสำคัญจากลูกค้าได้ ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอ่านอีเมลทั้งหมดและตอบกลับพร้อมกัน
อย่างไรก็ตาม ในตอนเย็น คุณตระหนักว่าคุณละเลยอีเมลสำคัญจากลูกค้าเป้าหมายที่ร้อนแรง สาเหตุที่เป็นไปได้เบื้องหลังอาจเป็นกล่องจดหมายที่รกและมีอีเมลจำนวนมาก การพลาดอีเมลสำคัญนี้อาจไม่ได้ตั้งใจ แต่ความจริงก็คือในฐานะตัวแทนฝ่ายขาย คุณไม่สามารถซื้อของแบบนี้สำหรับธุรกิจของคุณได้
เป็นสิ่งสำคัญสำหรับตัวแทนฝ่ายขายที่จะต้องดูแลลูกค้าเป้าหมายทั้งหมดโดยเร็วที่สุด และสำหรับการดำเนินการเดียวกันนี้ จำเป็นต้องมีการกรองมุมมองอีเมลผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทั้งหมด การ ผสานรวม Zoho CRM ที่ใช้บ่อยที่สุดที่ เรียกว่า Mail Magnet ช่วยให้คุณไม่เพียงแค่รับอีเมลเท่านั้น แต่ยังได้รับมุมมองที่กรองแล้วสำหรับอีเมลของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณด้วย
ด้วยการรวมอีเมลนี้ คุณจะไม่ต้องคอยตรวจสอบอีเมลตลอดเวลา ทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมลจากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณจะได้รับการแจ้งเตือนโดยไอคอนอีเมลที่ปรากฏขึ้นบนหน้าแรกของ Zoho CRM โปรดจำไว้ว่า MailMagnet จะใช้ได้กับ Zoho Mail Integration เท่านั้น ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ขอให้ที่ปรึกษา Zoho เปิดใช้งานและกำหนดค่าบัญชีอีเมลด้วย Zoho CRM
จัดระเบียบอีเมลตามลำดับความสำคัญในการขาย
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องจำไว้ในขณะที่ติดต่อกับลูกค้าคืออีเมลล่าสุดไม่ได้สำคัญที่สุดเสมอไป หากลูกค้าเป้าหมายส่งอีเมลถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์หรือกำลังเจรจาราคาสินค้า จะต้องเข้าถึงอีเมลเหล่านี้ได้ทันที ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและความพยายามอย่างมาก
เป็นเรื่องปกติที่คุณจะจัดกิจกรรมการขายตามไปป์ไลน์และระดับที่แต่ละดีลอยู่ สิ่งที่น่าสังเกตคือคุณสามารถจัดระเบียบอีเมลของคุณในลักษณะเดียวกันได้เช่นเดียวกับการใช้ คุณสมบัติ Zoho CRM เมื่อใช้ SalesInbox คุณจะสามารถเข้าถึงคอลัมน์ ตัวกรอง โฟลเดอร์ และคอลัมน์ที่สามารถแสดงลำดับความสำคัญในการขายของคุณ และช่วยให้คุณอยู่ที่ด้านบนสุดของอีเมลที่สำคัญ
SalesInbox ทำงานอย่างชาญฉลาดโดยจัดระเบียบอีเมลทั้งหมดตามวิธีที่คุณตั้งค่า CRM ของคุณ แม้ว่าไคลเอนต์อีเมลทั่วไปจะอนุญาตให้คุณกรองอีเมลตามที่อยู่ของผู้ส่ง แต่ SalesInbox ช่วยให้คุณกรองอีเมลตามที่อยู่อีเมลของผู้ส่งและพารามิเตอร์การขายได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าที่เสนอข้อเสนอให้คุณมากกว่า 1 แสนล้าน ก็สามารถระบุได้ด้วยชื่อ Top Leads การใช้ SalesInbox ช่วยให้คุณสร้างโฟลเดอร์จำนวนมากและแสดงโฟลเดอร์เหล่านั้นที่ด้านข้างของโฟลเดอร์ที่คุณมี
เมื่อใช้ SalesInbox คุณยังสามารถสร้างลูกค้าเป้าหมายในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และทำงานกับข้อมูลที่เป็นประโยชน์
ติดตามกิจกรรมของลูกค้า
สำหรับตัวแทนฝ่ายขายทั้งหมด สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งในการรับประกันความสำเร็จในการขายคือการตรงต่อเวลา SalesSignals แจ้งให้คุณทราบทันทีเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณจะรู้ด้วยว่าลูกค้าเป้าหมายที่คุณไล่ตามได้เปิดอีเมลของคุณหรือไม่ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณทันทีที่เปิดอีเมล
พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้จากช่องทางต่างๆ พวกเขาสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ กรอกแบบสำรวจ เพิ่มตั๋วสนับสนุน และโพสต์บนโซเชียลมีเดียของคุณ เพื่อปรับปรุง ความสัมพันธ์กับลูกค้า คุณจะต้องมีความสม่ำเสมอและรวดเร็ว การใช้ SalesSignal ช่วยให้คุณติดตามกิจกรรมของลูกค้าทั้งหมดโดยแสดงอย่างเป็นระเบียบ
SalesSignal จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อลีดของคุณส่งอีเมล เปิดอีเมลที่คุณส่ง คลิกลิงก์ในอีเมล หรือเมื่ออีเมลถูกตีกลับ นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับแจ้งเมื่อได้รับสายที่ไม่ได้รับ การกรอกแบบสำรวจ ตั๋วใหม่ ความคิดเห็น และการตอบกลับ ได้รับแชทที่ไม่ได้รับ หรือตั๋วสนับสนุนเกินกำหนดหรือเลื่อนระดับ
ใช้ประโยชน์จากโซเชียลมีเดียเพื่อรับลูกค้าเป้าหมาย
ในฐานะตัวแทนขาย คุณต้องตระหนักถึงความสนใจที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ ประเภทของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่พวกเขากำลังมองหา และสิ่งที่พวกเขาชอบและไม่ชอบคืออะไร เช่นเดียวกับคนส่วนใหญ่ในโลก ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณใช้โซเชียลมีเดียและโพสต์เป็นประจำ ในกระบวนการนี้ บางคนอาจกำลังพูดถึงโอกาสที่พวกเขาใช้ ผู้มีอิทธิพลในการตัดสินใจ และผลิตภัณฑ์และบริการที่พวกเขาต้องการใช้
การเป็นตัวแทนขายที่ชาญฉลาด คุณต้องแปลงทุกการชอบ การแชร์ต่อ หรือความคิดเห็นที่มาจากผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าให้เป็นสินทรัพย์ คุณสามารถแปลงการสนทนาทางโซเชียลมีเดียเป็นลูกค้าเป้าหมายที่ดำเนินการได้ด้วยระบบอัตโนมัติการสร้างลูกค้าเป้าหมายผ่านเวิร์กโฟลว์ สิ่งที่คุณต้องทำคือกำหนดค่าช่องทางโซเชียลมีเดียของคุณอย่างเหมาะสม
ในกรณีที่มีคนแท็กคำตอบขององค์กรของคุณในโพสต์โซเชียลมีเดีย คุณสามารถเพิ่มบุคคลนี้เป็นลูกค้าเป้าหมายและมอบหมายลูกค้าเป้าหมายให้กับตัวแทนฝ่ายขาย เมื่อใดก็ตามที่มีคนส่งข้อความถึงคุณบนโซเชียลมีเดียหรือแสดงความคิดเห็นในโพสต์ของคุณ คุณสามารถเพิ่มบุคคลนั้นเป็นผู้ติดต่อของคุณและมอบหมายผู้ติดต่อนี้ให้กับตัวแทนขายรายอื่นได้
ปรับแต่งเทมเพลต
ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายทุกคนไม่ชอบการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง มีบางครั้งที่เสียเวลาทั้งวันไปกับการพิมพ์อีเมลในขณะที่เหลือเวลาเพียงเล็กน้อยเพื่อทำสิ่งที่คุณได้รับการว่าจ้างจริงๆ และนั่นก็เป็นการขาย เทมเพลตอีเมลเป็นหนึ่งใน คุณสมบัติของ Zoho CRM ที่สามารถช่วยในการกำจัดสิ่งนี้
คุณสามารถปรับแต่งอีเมลสำหรับทุกกิจกรรมและส่งอีเมลเหล่านี้ไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ารายบุคคล นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งอีเมลจำนวนมากไปยังรายชื่อลูกค้าเป้าหมายได้ หากคุณนำเข้าลีดจากการวิจัยตลาดและต้องการมีส่วนร่วมกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณสามารถส่งอีเมลขอบคุณได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกรายชื่อลูกค้าเป้าหมายและส่งอีเมลจำนวนมาก
ในการปรับแต่งเทมเพลต คุณต้องออกแบบเทมเพลตโดยใช้ข้อความ รูปภาพ และตาราง ผสานฟิลด์เข้ากับเทมเพลตของคุณ และเพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายให้กับเทมเพลต
ติดตามประสิทธิภาพของอีเมล
คุณยังสามารถตรวจสอบการทำงานของอีเมลของคุณได้ จำไว้ว่าคุณจะไม่สามารถส่งอีเมลที่ดีขึ้นได้ในกรณีที่คุณไม่รู้ว่าอีเมลเหล่านี้ทำงานเป็นอย่างไร ดังนั้น ตัวแทนขายที่ชาญฉลาดจะต้องสามารถส่งอีเมลที่มีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่องซึ่งสามารถดึงดูดความสนใจของผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า ทำให้พวกเขาอ่านและตอบกลับได้เช่นกัน
มีข้อมูลเชิงลึกอันชาญฉลาดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเทมเพลต และด้วยการใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ คุณจะสามารถเข้าใกล้การเขียนเนื้อหาที่ดีขึ้นได้ ข้อมูลเชิงลึกของอีเมลยังช่วยให้คุณได้รับรายงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนเกี่ยวกับอัตราการเปิด การคลิก และอัตราการตีกลับของอีเมลอีกด้วย แดชบอร์ดสามารถบอกได้ว่าเทมเพลตอีเมลใดมีอัตราการเปิดและคลิกที่ดีที่สุด
โปรดทราบว่าคุณสามารถใช้เทมเพลตที่มีอัตราการเปิดสูงสุด อัปเดตเนื้อหาที่มีอยู่ และสร้างเทมเพลตใหม่ได้เช่นกัน ในกรณีที่เทมเพลตอีเมลที่คุณส่ง แสดงว่างานของคุณเสร็จสิ้น
ทำกิจกรรมการขายระหว่างเดินทาง
ตัวแทนฝ่ายขายทำงานตลอดเวลาในขณะเดียวกันก็เป็นส่วนหนึ่งของการประชุมลูกค้า งานกิจกรรม และการประชุม ในขณะที่จัดการการประชุมจำนวนมากพร้อมกัน จะต้องมีบางสิ่งที่สะดวกในการอัปเดตกิจกรรม ทำให้ทีมมีข้อมูลตรงกัน และทำสิ่งสำคัญในขณะเดินทาง ฟีเจอร์ Zoho CRM ช่วยแก้ปัญหานี้โดยเข้ามาในกระเป๋าของคุณ
ด้วย Zoho CRM Mobile คุณสามารถเพิ่มลีด สร้างงาน รับการแจ้งเตือนทางอีเมล ค้นหาลูกค้า ฯลฯ คุณสามารถค้นหาผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าทั้งหมดที่อยู่ใกล้คุณได้โดยใช้ Map View และค้นหาลีด ผู้ติดต่อ และผู้มีแนวโน้มในพื้นที่ใดก็ได้ในขณะที่จัดกำหนดการประชุมในการเดินทางของคุณ คุณสามารถเข้าสู่ระบบการเยี่ยมชมทั้งหมดของคุณ เพื่อให้ทีมของคุณทราบเกี่ยวกับสถานที่ทั้งหมดที่คุณเคยเยี่ยมชม
นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกสิ่งที่ได้รับจากการประชุมล่าสุดกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความยาวๆ คุณสามารถบันทึกเสียงเมื่อคุณกำลังเดินและขับรถ เชื่อมโยงไฟล์เสียงกับบันทึก และดาวน์โหลดเพื่อใช้อ้างอิง
ใช้ AI-Based Sales Assistant 
ในฐานะตัวแทนฝ่ายขาย คุณไม่ควรปล่อยให้หลายสายไม่ได้รับสาย มีวิธีการที่ชาญฉลาดที่เรียกว่า Zia ซึ่งเป็นผู้ช่วยฝ่ายขายที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ซึ่งจะแสดงการแจ้งเตือนที่แจ้งให้คุณทราบหากลีด ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า หรือลูกค้าของคุณเปิดและตอบกลับอีเมลของคุณ
ผู้ช่วยนี้จะคอยติดตามเวลาที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ามีส่วนร่วมในการสำรวจและโพสต์บนโซเชียลมีเดีย และจากข้อมูลนี้ จะบอกเวลาที่ถูกต้องในการเข้าถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า หากคุณทราบเวลาที่ดีที่สุดในการติดต่อกับลูกค้าของคุณ คุณจะสามารถได้รับการตอบกลับเพิ่มเติมจากพวกเขาและในเวลาที่เหมาะสม
การดำเนินการอัตโนมัติ
ในฐานะตัวแทนฝ่ายขาย คุณจะต้องปฏิบัติตามชุดการดำเนินการที่กำหนดไว้ในขณะที่ติดต่อกับลูกค้าเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเป้าหมายในการติดต่อลูกค้าเป้าหมาย 40 รายต่อวัน และได้รับสาย 30 สาย คุณสามารถฝากอีเมลหรือแม้แต่ข้อความเสียงสำหรับลูกค้าเป้าหมายอีก 10 ราย
หลังจากที่คุณทำกิจกรรมประจำวันเสร็จสิ้น คุณจะอัปเดตงานที่ทำเสร็จแล้ว อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องทำตามขั้นตอนที่คล้ายกันด้วยตนเอง เนื่องจากคุณสามารถทำให้การดำเนินการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยมาโคร สิ่งที่คุณต้องทำคือเพียงแค่เลือกเรคคอร์ดและเรียกใช้แมโครเพื่อให้งานที่ซ้ำกันได้รับการดูแลโดยอัตโนมัติ
คุณลักษณะ Zoho CRM ทราบดีว่าส่วนใหญ่ของวันของคุณมีชุดของการดำเนินการตามปกติ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ระบบจะแจ้งคำแนะนำให้คุณเรียกใช้มาโครโดยอัตโนมัติ หากคุณโทรหาลูกค้าเป้าหมาย ให้ส่งอีเมลติดตามผลและสร้างงาน จากนั้น Zia สามารถแนะนำรายการการดำเนินการเดียวกันกับมาโครในครั้งต่อไป สิ่งที่คุณต้องทำคือเรียกใช้มาโครหากตรงกับความต้องการของคุณ
ใช้มุมมอง CRM สำหรับกิจกรรม
วันทำงานของตัวแทนฝ่ายขายเต็มไปด้วยกิจกรรมและกิจกรรมมากมายที่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การเยี่ยมชมผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า การสาธิต การสร้างงานเพื่อโทรหาผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า หรือติดตามผลกับลูกค้าหลังจากเยี่ยมชมเว็บไซต์ คำถามหลักคือตัวแทนขายจะทราบได้อย่างไรว่างานใดต้องมาก่อนเป็นอันดับแรก
มุมมอง CRM สำหรับกิจกรรมช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมการขายทั้งหมดโดยพร้อมใช้งานสำหรับงาน การเรียก และกิจกรรมในโมดูลกิจกรรม อินเทอร์เฟซใช้มุมมองที่ให้คุณวางแผนว่าใครควรได้รับการติดตามในวันนั้น มุมมองนี้แบ่งออกเป็นประเภทที่เรียกว่าลูกค้า รวมถึงงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เปิดดีล รวมถึงงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงในไปป์ไลน์ ลูกค้าเป้าหมาย รวมถึงงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อ และอื่นๆ รวมถึงเรกคอร์ดอื่นๆ ทั้งหมด
ปรับปรุงด้วยการแท็ก
คุณจะต้องมีตัวระบุพิเศษที่เชื่อมโยงกับเรคคอร์ด CRM ของคุณ ซึ่งสามารถช่วยคุณค้นหา จัดเรียง จัดหมวดหมู่ กรอง และแบ่งกลุ่มเรคคอร์ดได้อย่างมีประสิทธิภาพ แท็กสามารถช่วยคุณในการจัดลำดับความสำคัญของระเบียนทั้งหมดและติดต่อกับพวกเขาได้อย่างชัดเจน หากคุณมีลีดในบัญชีของคุณที่ต้องได้รับความสำคัญสูง คุณสามารถแท็กลีดเหล่านี้ว่าสำคัญและกรองทั้งหมดได้อย่างง่ายดายจากลีดอื่นๆ ในบัญชี Zoho CRM
บทสรุป
หากคุณใช้คุณสมบัติที่น่าทึ่งทั้งหมดของ Zoho CRM ที่ระบุไว้ข้างต้น คุณจะเห็นว่าประสิทธิภาพการทำงานของคุณนั้นสูงมาก คุณสามารถใช้ Zoho CRM เพื่อเพิ่มศักยภาพของคุณในฐานะตัวแทนฝ่ายขายได้ แต่คุณจำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติทั้งหมดที่มีให้
หากคุณต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติมในการใช้งาน Zoho CRM คุณสามารถ ติดต่อ กับที่ปรึกษา Zoho ผู้เชี่ยวชาญของเราได้ พวกเขามาพร้อมกับประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนานซึ่งสามารถนำพวกเขาไปสู่การเพิ่มศักยภาพของคุณ
