Guía para comenzar con las funciones de Zoho CRM

Si está interesado en las ventas, tiene una habilidad especial para vender absolutamente cualquier cosa a la gente o trabaja en el departamento de ventas de una empresa, entonces se identificaría con tener ese deseo de ser un representante de ventas inteligente en el trabajo.

Ganar el juego de ventas tiene mucho que ver con el uso de un buen sistema de CRM en todo su potencial. Por ejemplo, con las funciones de Zoho CRM , sus ventas se pueden automatizar por completo, lo que le permite concentrarse por completo en la interacción con el cliente y cerrar tratos.

En este blog, veremos las características de Zoho CRM que pueden ayudarlo a convertirse en un representante de ventas eficiente que sabe cómo mejorar las relaciones con los clientes y estar un paso adelante. Siga leyendo para ver y comprender estas características una tras otra.

Usar la integración de Zoho Mail

Las ventas tienen mucho que ver con ser puntual con los clientes. En caso de que sea un representante de ventas, no puede permitirse el lujo de perderse un correo electrónico importante de un cliente. Imaginemos que está revisando todos sus correos electrónicos y respondiéndolos simultáneamente.

Sin embargo, por la noche se da cuenta de que ignoró un correo electrónico importante de un cliente potencial. Ahora, la razón probable detrás de esto podría ser una bandeja de entrada desordenada con muchos correos electrónicos. Perderse este importante correo electrónico puede no ser intencional, pero el hecho es que, como representante de ventas, no puede permitirse algo como esto para su negocio.

Es importante que el representante de ventas atienda a todos los clientes potenciales lo antes posible y, para hacer lo mismo, debe haber una vista filtrada de todos los correos electrónicos de los clientes potenciales. Una de las integraciones de Zoho CRM más utilizadas, llamada Mail Magnet, le permite no solo recibir correos electrónicos, sino también obtener una vista filtrada de los correos electrónicos de sus clientes potenciales.

Con esta integración de correo electrónico, no necesitará seguir revisando los correos electrónicos todo el tiempo. Cada vez que reciba un correo electrónico de un cliente potencial, se le notificará mediante el icono de correo que aparece justo en la página de inicio de Zoho CRM. Recuerde que MailMagnet estará disponible solo con la integración de Zoho Mail, así que asegúrese de pedirle a su asesor de Zoho que lo habilite y configure la cuenta de correo electrónico con Zoho CRM.

Organice los correos electrónicos según las prioridades de ventas

Otra cosa importante para recordar al tratar con los clientes es que el correo electrónico más reciente no siempre es el más importante. Si un cliente potencial ha enviado un correo electrónico preguntando sobre el precio de un producto o negociando el precio de un producto, entonces estos correos electrónicos deben estar accesibles de inmediato. Esto puede ahorrar tiempo y esfuerzo considerables.

Es natural que organice las actividades de ventas en función de la canalización y el nivel en el que se encuentra cada acuerdo. Lo notable es que también puede organizar sus correos electrónicos de manera similar con el uso de las funciones de Zoho CRM . Con SalesInbox, puede acceder a columnas, filtros, carpetas y columnas que pueden mostrar sus prioridades de ventas y permitirle mantenerse al tanto de los correos electrónicos importantes.

SalesInbox funciona de manera inteligente al organizar todos los correos electrónicos de acuerdo con la forma en que configuró su CRM. Aunque los clientes de correo electrónico regulares le permiten filtrar correos electrónicos según la dirección de un remitente, SalesInbox le permite filtrar correos electrónicos según la dirección de correo electrónico del remitente y los parámetros de ventas.

Por ejemplo, si recibe correos electrónicos de clientes que le ofrecen ofertas de más de 1 lakh, eso se puede especificar con el nombre Top Leads. El uso de SalesInbox le permite crear muchas carpetas y también las muestra justo al lado de las carpetas que tiene.

Con SalesInbox, también puede automatizar la creación de clientes potenciales en su bandeja de entrada, recibir recordatorios automáticos y trabajar con información útil.

Supervisar las actividades de los clientes

Para todos los representantes de ventas, uno de los aspectos más críticos para asegurar el éxito de las ventas será el tiempo. SalesSignals le da una notificación inmediata sobre lo que están haciendo los prospectos. También sabrá si el cliente potencial que ha estado persiguiendo ha abierto su correo electrónico o no. Se le enviará una alerta tan pronto como se abra el correo electrónico.

Siempre tenga en cuenta que los clientes potenciales y los clientes pueden comunicarse con usted desde diferentes canales. Pueden visitar su sitio web, completar encuestas, generar tickets de soporte y publicar en sus redes sociales. Para mejorar las relaciones con los clientes , tendrás que ser constante y puntual. El uso de SalesSignal lo ayuda a rastrear todas las actividades de los clientes mostrándolas de manera organizada.

SalesSignal le dará un aviso cuando sus clientes potenciales le envíen un correo electrónico, abran el correo electrónico enviado por usted, hagan clic en los enlaces del correo electrónico o cuando el correo electrónico sea devuelto. También se le notificará cuando se reciban llamadas perdidas, se llenen encuestas, se reciban nuevos tickets, comentarios y respuestas, se reciban chats perdidos o los tickets de soporte estén vencidos o escalados.

Aproveche las redes sociales para obtener clientes potenciales

Como representante de ventas, debe estar al tanto de todo lo que le interesa a sus prospectos, el tipo de productos o servicios que están buscando y cuáles son sus gustos y disgustos. Al igual que la mayoría de las personas en el mundo, sus clientes potenciales usan las redes sociales y también publican regularmente. En este proceso, algunos de ellos también pueden estar hablando sobre los prospectos que están utilizando, sus influenciadores en la toma de decisiones y los productos y servicios que desean utilizar.

Al ser un representante de ventas inteligente, debe convertir cada me gusta, compartir o comentario proveniente de sus prospectos en un activo. Puede convertir de manera efectiva las conversaciones de las redes sociales en clientes potenciales procesables mediante la automatización de la generación de clientes potenciales a través de un flujo de trabajo. Todo lo que tienes que hacer es configurar tu canal de redes sociales correctamente.

En caso de que alguien etiquete las respuestas de su organización a sus publicaciones en las redes sociales, puede agregar a esta persona como cliente potencial y asignar el cliente potencial a un representante de ventas. Cada vez que alguien le envíe un mensaje en las redes sociales o comente sus publicaciones, también puede agregar a esa persona como su contacto y asignar este contacto a otro representante de ventas.

Personalizar plantillas

A todos los profesionales de ventas no les gusta la entrada manual de datos. Hay momentos en que se desperdician días completos escribiendo correos electrónicos y dejando solo un poco de tiempo para hacer aquello para lo que realmente lo contrataron y eso es vender. Las plantillas de correo electrónico son una de las funciones de Zoho CRM que pueden ayudar a deshacerse de esto.

Puede personalizar los correos electrónicos para cada actividad y enviar estos correos electrónicos a clientes potenciales individuales. Además, también puede enviar correos electrónicos masivos a una lista de clientes potenciales. Si ha importado clientes potenciales de estudios de mercado y desea atraer clientes potenciales, puede enviar correos electrónicos de agradecimiento. Todo lo que tienes que hacer es elegir la lista de clientes potenciales y enviar un correo electrónico masivo.

Para personalizar las plantillas, debe diseñar su plantilla con la ayuda de texto, imágenes y tablas; combine campos en su plantilla y agregue encabezados y pies de página a las plantillas.

Seguimiento del rendimiento del correo electrónico

También puede controlar el rendimiento de sus correos electrónicos. Recuerde que no podrá enviar mejores correos electrónicos en caso de que no sepa cómo han funcionado. Por lo tanto, un representante de ventas inteligente debe poder enviar constantemente correos electrónicos atractivos que puedan captar la atención de los clientes potenciales, hacer que lean y respondan también.

Hay información inteligente disponible sobre el rendimiento de las plantillas y, al usar esta información, puede acercarse a escribir mejor contenido. La información de correo electrónico también puede brindarle informes diarios, semanales y mensuales sobre las tasas de apertura, clic y rebote de los correos electrónicos. Los paneles pueden indicar qué plantillas de correo electrónico tienen las mejores tasas de apertura y de clics.

Tenga en cuenta que puede usar las plantillas que tienen las tasas de apertura más altas, actualizar el contenido existente y crear nuevas plantillas también. En caso de que la plantilla de correo electrónico que ha estado enviando, su trabajo haya terminado.

Actividades de ventas completas sobre la marcha

Los representantes de ventas trabajan todo el tiempo y también forman parte de las reuniones, eventos y conferencias de los clientes. Al administrar tantas reuniones en total, debe haber algo útil para actualizar las actividades, mantener al equipo sincronizado y hacer cosas importantes sobre la marcha. Las características de Zoho CRM resuelven este problema al entrar en su bolsillo.

Con Zoho CRM Mobile, puede agregar clientes potenciales, crear tareas, recibir notificaciones por correo electrónico, encontrar clientes, etc. Puede ubicar a todos los clientes potenciales cerca de usted usando Map View y ubicar clientes potenciales, contactos y clientes potenciales en cualquier área mientras programa reuniones en su viaje. Puede iniciar sesión en todas sus visitas para que su equipo conozca todos los lugares que ha visitado.

Además, también puede registrar sus conclusiones de una reunión reciente con un cliente de manera efectiva. No hay necesidad de escribir notas largas, simplemente puede grabar las notas de voz mientras camina y conduce, asociar los archivos de audio con los registros y descargarlos como referencia.

Usar asistente de ventas basado en IA

Como representante de ventas, no debe dejar que múltiples llamadas queden sin respuesta. Existe un enfoque inteligente llamado Zia, un asistente de ventas basado en inteligencia artificial que le muestra las notificaciones que le permiten saber si sus clientes potenciales, prospectos o clientes se han abierto y respondido a sus correos electrónicos.

Este asistente realiza un seguimiento del momento en que los prospectos participan en encuestas y publicaciones en las redes sociales y, en función de esta información, le indica el momento correcto para comunicarse con el prospecto. Si conoce el mejor momento para ponerse en contacto con sus clientes, podrá obtener más respuestas de ellos y en el momento adecuado.

Automatizar acciones

Como representante de ventas, seguirá un conjunto fijo de acciones mientras contacta a los clientes potenciales. Por ejemplo, si tiene el objetivo de comunicarse con 40 clientes potenciales por día y se responden 30 de sus llamadas, entonces puede dejar un correo electrónico o incluso un mensaje de voz para los otros diez clientes potenciales.

Después de completar sus actividades diarias, actualizará las tareas realizadas. Sin embargo, no es necesario seguir manualmente una rutina similar porque puede automatizar estas acciones con macros. Todo lo que tiene que hacer es elegir los registros y ejecutar la macro para que las tareas repetitivas se realicen automáticamente.

Las funciones de Zoho CRM saben que una gran parte de su día incluye un conjunto regular de acciones, por lo que le sugiere automáticamente que ejecute una macro. Si llama a un cliente potencial, le envía un correo electrónico de seguimiento y crea una tarea, entonces Zia puede sugerir la misma lista de acciones como una macro la próxima vez. Todo lo que necesita hacer es ejecutar la macro si se adapta a sus necesidades.

Usar la vista de CRM para actividades

La jornada laboral de un representante de ventas está llena de múltiples eventos y actividades que pueden ser cualquier cosa, desde visitar un cliente potencial, demostraciones, crear tareas para llamar a un cliente potencial o hacer un seguimiento de los clientes después de visitar un sitio web. La pregunta principal es ¿cómo puede un representante de ventas saber qué tarea se debe realizar primero en prioridad?

La Vista de actividades de CRM le permite priorizar todas las actividades de ventas al estar disponible para tareas, llamadas y eventos en el módulo Actividades. La interfaz utiliza una vista que le permite planificar a quién se debe hacer un seguimiento ese día. Esta vista se divide en las categorías llamadas Clientes que incluyen todas las tareas asociadas con los clientes; Negocios abiertos, incluidas todas las tareas asociadas con los negocios en curso, Clientes potenciales, incluidas todas las tareas asociadas con clientes potenciales y contactos, y Otros, incluidos todos los demás registros.

Optimice con el etiquetado

Necesitará identificadores especiales asociados con sus registros de CRM que puedan ayudarlo a buscar, ordenar, categorizar, filtrar y también segmentar los registros de manera efectiva. Las etiquetas pueden ayudarlo a priorizar claramente todos los registros y también a contactarlos. Si tiene algunos clientes potenciales en su cuenta a los que se les debe dar alta prioridad, puede etiquetarlos como importantes y también filtrarlos fácilmente de otros clientes potenciales en la cuenta de Zoho CRM.

Conclusión

Si utiliza todas las características sorprendentes de Zoho CRM que se enumeran anteriormente, verá que su productividad aumenta considerablemente. Zoho CRM se puede utilizar para maximizar su potencial como representante de ventas, pero para eso necesita tener conocimiento de todas las funciones que ofrece.

Si necesita más ayuda en la implementación de Zoho CRM, puede ponerse en contacto con nuestros consultores expertos de Zoho. Vienen con años de experiencia que pueden llevarlos a ayudarlo a maximizar su potencial.