วิธีจัดการคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพบนร้านค้าอีคอมเมิร์ซ

จำเป็นต้องสร้างใบสั่งซื้อทุกครั้งที่ผู้ค้าได้รับผลิตภัณฑ์สำหรับบริษัทค้าปลีกของตนเพื่อขาย แม้ว่าเอกสารประเภทนี้จะมองข้ามได้ง่ายกับซัพพลายเออร์ระยะยาว แต่ก็ยังมีข้อดีมากมายสำหรับบริษัทค้าปลีก เนื่องจากช่วยให้ผู้ค้าปลีกสามารถควบคุมสินค้าคงคลังและค่าใช้จ่ายได้ นั่นคือเหตุผลที่บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจคำสั่งซื้อและวิธีจัดการคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพในร้านอีคอมเมิร์ซของคุณ

1. ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ที่มาของภาพ

ใบสั่งซื้อหรือ PO ถือเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายที่ผู้ซื้อสร้างขึ้นและนำเสนอต่อผู้ขาย เช่นเดียวกับ "รถเข็น" ในร้านค้าออนไลน์เมื่อคุณ ซื้อของออนไลน์ ใบสั่งซื้อคือรายการของสิ่งที่คุณต้องการซื้อ อย่างไรก็ตามจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับปริมาณหรือประเภทของสินค้าที่ผู้ซื้อต้องการ ข้อมูลการชำระเงิน ตลอดจนรายละเอียดการจัดส่ง

2. ความสำคัญของการจัดการคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มาของภาพ

ใบสั่งซื้อไม่เพียงแต่เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างคุณและซัพพลายเออร์ของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นเอกสารสำคัญในการติดตามสินค้าคงคลังและปรับปรุงการดำเนินงานด้านการเงินอีกด้วย ผู้ค้าปลีกหลายรายตั้งเกณฑ์มาตรฐานสำหรับร้านค้าของตนเพื่อจัดการซัพพลายเชนของตนด้วยลำดับความสำคัญสูงสุด ในขณะที่สต็อกส่วนเกินจะช่วยลดบัญชีเงินทุนหมุนเวียนของคุณได้มาก แต่สินค้าที่หมดสต็อกจะหยุดผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไม่ให้ซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณ นอกจากนี้ PO จะให้ภาพรวมของซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่คุณทำงานด้วย และช่วยคุณเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดด้วยราคาและคุณภาพผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุด

3. วิธีจัดการคำสั่งซื้อ

3.1. ระบุแนวทางและขั้นตอน PO ที่ชัดเจน

ที่มาของภาพ

ประการแรก การจัดการใบสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการระบุแนวทางและขั้นตอนของใบสั่งซื้อ นโยบายและกระบวนการจัดซื้อเหล่านี้ต้องชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพื่อให้พนักงานของคุณเข้าใจ เนื่องจากทีมของคุณจะทำการซื้อในนามของผู้จัดการ แนวทางปฏิบัติจะต้องสอดคล้องกันเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดหรือความสับสนในอนาคต

ข้อมูลสำคัญที่คุณควรรวมไว้ในคู่มือนี้คือกระบวนการอนุมัติใบสั่งซื้อ ตัวอย่างสถานการณ์การจัดซื้อ หรือการเลือกซัพพลายเออร์ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณจะดำเนินการคำสั่งซื้อที่ราบรื่น

3.2. ทบทวนกระบวนการ PO บ่อยๆ

ที่มาของภาพ

การตรวจสอบกระบวนการ PO บ่อยๆ เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีพนักงานจำนวนมากจากส่วนหน้าที่ต่างๆ ที่มีส่วนร่วมในงานจัดซื้อ คุณต้องรับคำติชมจากแต่ละแผนก เช่น คลังสินค้าหรือทีมขาย การดำเนินการนี้จะช่วยให้คุณชี้ให้เห็นปัญหาในกระบวนการใบสั่งซื้อและปรับเปลี่ยนได้ทันท่วงที

ผู้ค้าสามารถรับคำ ติชมจากความคิดเห็นของลูกค้า เมื่อพวกเขาทำงานโดยตรงกับพวกเขา ซึ่งอาจให้แนวคิดที่ดีที่สุดแก่พวกเขาในการปรับปรุงการจัดการใบสั่งซื้อของพวกเขา นอกจากนี้ คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบและควบคุมคุณภาพอย่างสม่ำเสมอ คุณควรเก็บบันทึกเหล่านี้ไว้สำหรับการตรวจสอบในภายหลัง หากคุณเก็บสิ่งเหล่านี้ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อเพียงครั้งเดียว ผู้จัดการคลังสินค้าของคุณจะได้รับข้อมูลที่มีค่าทั้งหมดและภาพรวมของรายการทั้งหมด

คุณสามารถทำตามรายการตรวจสอบด้านล่างเพื่อตรวจสอบ PO ของคุณ:

• ชื่อ บริษัท,
• วันที่ PO,
• เงื่อนไขในการขาย,
• ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน ขายและจัดส่งไปยัง
• ค่าใช้จ่ายแยกรายการ
• ลายเซ็นและชื่อผู้ซื้อ

3.3. สร้างฐานข้อมูลซัพพลายเออร์

ที่มาของภาพ

ผู้ค้าปลีกทุกรายควรเก็บบันทึกซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่พวกเขาเคยซื้อในอดีต บันทึกเหล่านี้ต้องมีรายละเอียดการติดต่อและเงื่อนไขการชำระเงินเป็นอย่างน้อย หากซัพพลายเออร์ไม่มีผลิตภัณฑ์บางอย่างที่ธุรกิจของคุณต้องการ คุณสามารถเลือกซัพพลายเออร์รายอื่นแทนได้ทันที ฐานข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้จะช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับทุกคนในธุรกิจของคุณในการเลือกซัพพลายเออร์ เนื่องจากนี่เป็นหนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของ ซอฟต์แวร์การสั่งซื้อ สำหรับร้านค้าของคุณ

3.4. ประมวลผลใบสั่งซื้ออัตโนมัติ

ที่มาของภาพ

ใบสั่งซื้อควรถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์อย่างทันท่วงทีเพราะจะอธิบายเงื่อนไขข้อตกลงและปกป้องธุรกิจของคุณ หากคุณต้องเผชิญกับความล่าช้าในการส่งเอกสารเหล่านี้ คุณต้องแจ้งให้คู่ของคุณทราบตรงเวลา

เพื่อจำกัดความเป็นไปได้ของความล่าช้าในการส่ง PO ไปยังซัพพลายเออร์ ผู้ค้าสามารถทำการประมวลผลใบสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติ คุณจะประหยัดเวลาและความพยายามด้วยการทำให้ใบสั่งซื้อของคุณเป็นแบบอัตโนมัติด้วยระบบ POS หรือ MSI ด้วยการประมวลผล PO แบบอัตโนมัติ คุณจะรู้เสมอว่าต้องเติมสินค้าเมื่อใดและต้องการสินค้ากี่ชิ้น ระบบเหล่านี้ยังมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อสนับสนุนงานจัดซื้อของคุณ เช่น:

• สร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติเมื่อถึงเกณฑ์ที่กำหนด
• การดำเนินการจัดส่งภายในคลังสินค้าข้ามคลังสินค้า
• การสร้างคำสั่งซื้อที่เกิดซ้ำ
• การจัดและจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจัดซื้อ
• ติดตามสถานะและขั้นตอนของคำสั่งซื้อ

อย่างไรก็ตาม บางครั้งข้อผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้และเสียเงินของผู้ค้าปลีก ดังนั้นการมีกระบวนการอนุมัติ PO จะหยุดผู้ค้าจากการจัดการทางการเงินและสินค้าคงคลังที่ผิดพลาด การดำเนินการตามขั้นตอน PO จะทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ไปกับคำสั่งซื้อซ้ำหรือสต๊อกสินค้าเพิ่มเติมที่ธุรกิจของคุณไม่ต้องการ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการใบสั่งซื้อของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันไม่ให้คุณไม่เป็นมืออาชีพกับซัพพลายเออร์ และให้แน่ใจว่าคุณมีเสมอ สินค้าคงคลังเพียงพอเพื่อตอบสนองคำสั่งซื้อของลูกค้า

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความชอบของลูกค้าโดยตรงจากเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้บริการได้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถ สร้างฟอร์มป๊อปอัป และถามพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

อ่านเพิ่มเติม: 3 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับการใช้ป๊อปอัปโดยไม่ทำร้าย SEO ของคุณ

3.5. บริหารจัดการพนักงานจัดซื้อ

ที่มาของภาพ

สมมติว่าคุณต้องการมีระบบขายหน้าร้าน (POS) หรือระบบสินค้าคงคลังหลายแหล่ง (MSI) สำหรับร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณในอนาคต ในกรณีดังกล่าว การให้สิทธิ์ที่ถูกต้องแก่พนักงานเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากพวกเขาจะจัดการใบสั่งซื้อโดยตรง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อซัพพลายเออร์ของคุณต้องการขอสถานะ PO หรือข้อมูลการจัดส่ง และพนักงานของคุณสามารถให้คำตอบได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

สรุป

เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับใบสั่งซื้อและเคล็ดลับอันมีค่าในการจัดการการซื้อที่ร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้คำแนะนำข้างต้นจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการจัดการ ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และที่สำคัญกว่านั้นคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสต็อกสินค้าที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมเพื่อขายและเพิ่มยอดขาย ซอฟต์แวร์ใบสั่งซื้อที่เหมาะสมจะทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติและทำให้ง่ายขึ้น และเปลี่ยนงานจัดซื้อให้เป็นเรื่องง่าย คุณต้องวิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจและงบประมาณสำหรับซอฟต์แวร์ของคุณ และเลือกพันธมิตรที่เชื่อถือได้