Cómo manejar pedidos de compra de manera efectiva en tiendas de comercio electrónico

Se debe crear una orden de compra cada vez que un comerciante adquiere productos para que los venda su empresa minorista. Aunque este tipo de documento es fácil de pasar por alto con los proveedores a largo plazo, todavía tiene muchas ventajas para las empresas minoristas porque les permite mantener el inventario y los gastos bajo control. Es por eso que este artículo le brindará una buena comprensión de las órdenes de compra y cómo manejarlas de manera efectiva en sus tiendas de comercio electrónico.

1. ¿Qué es una orden de compra?

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Una orden de compra o PO se considera un documento legalmente vinculante creado por un comprador y luego presentado al vendedor. Al igual que un "carrito" en una tienda en línea cuando compra en línea , una orden de compra es una lista de lo que desea comprar. Sin embargo, proporcionará en detalle la cantidad o tipos de productos que los compradores necesitan, la información de pago y los detalles de entrega.

2. Importancia de gestionar eficazmente las órdenes de compra

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Una orden de compra no solo es un documento legalmente vinculante entre usted y sus proveedores, sino también un documento esencial para realizar un seguimiento de su inventario y mejorar las operaciones financieras. Muchos minoristas establecen un punto de referencia para que sus tiendas administren su cadena de suministro con la máxima prioridad. Si bien el exceso de existencias reducirá considerablemente su cuenta de capital de trabajo, la falta de existencias impedirá que sus clientes potenciales compren sus productos. Además, PO le brindará una descripción general de todos los proveedores con los que ha estado trabajando y lo ayudará a seleccionar los mejores proveedores con el mejor precio y calidad de producto.

3. Cómo manejar las órdenes de compra

3.1. Especifique pautas y etapas claras de orden de compra

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En primer lugar, la gestión eficaz de órdenes de compra comienza con la especificación de las pautas y etapas de la orden de compra. Estas políticas y procesos de compra deben ser claros y específicos para que su personal los entienda. Como su equipo realizará compras en nombre del gerente, las pautas deben ser coherentes para evitar errores o confusiones en el futuro.

La información importante que debe incluir en la guía es el proceso de aprobación de las órdenes de compra, ejemplos de escenarios de compra o selección de proveedores. Estas son las cosas esenciales para garantizar que sus tiendas de comercio electrónico tengan un procesamiento de pedidos de compra sin problemas.

3.2. Revisar con frecuencia el proceso de orden de compra

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Revisar el proceso de PO con frecuencia es crucial, especialmente cuando hay muchos empleados de diferentes áreas funcionales participando en las tareas de compra. Debe recibir comentarios de cada departamento, como el almacén o el equipo de ventas. Esta acción lo ayudará a señalar los problemas en el proceso de la orden de compra y ajustarlos oportunamente.

Los comerciantes pueden obtener retroalimentación de las opiniones de sus clientes cuando trabajan directamente con ellos, quienes pueden brindarles las mejores ideas para mejorar la gestión de sus órdenes de compra. Además, puede realizar auditorías y controles de calidad con regularidad. Debe conservar estos registros para auditorías posteriores. Si mantiene estos relacionados con una compra juntos, los gerentes de su almacén pueden obtener toda la información valiosa y una descripción general de todos los artículos.

Puede seguir esta lista de verificación a continuación para revisar su orden de compra:

• Nombre de empresa,
• Fecha de la orden de compra,
• Condiciones de venta,
• Dirección de facturación, de venta y de envío,
• cargos detallados,
• Firma y nombre del comprador.

3.3. Construir base de datos de proveedores

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Cada minorista debe mantener registros de todos los proveedores a los que ha comprado en el pasado. Estos registros deben incluir al menos sus datos de contacto y condiciones de pago. Si un proveedor se queda sin algunos de los productos que su empresa necesita, puede elegir instantáneamente otro proveedor como alternativa. Una base de datos accesible ahorrará mucho tiempo para que todos en su negocio elijan un proveedor porque este es uno de los beneficios más significativos del software de órdenes de compra para sus tiendas.

3.4. Automatice el procesamiento de órdenes de compra

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Las órdenes de compra siempre deben enviarse a los proveedores de manera oportuna porque explican los términos del acuerdo y protegen su negocio. Si enfrenta un retraso en la entrega de estos documentos, debe informar a su pareja respetuosamente a tiempo.

Para limitar la posibilidad de retrasos en el envío de órdenes de compra a los proveedores, los comerciantes pueden automatizar el procesamiento de las órdenes de compra. Ahorrará tiempo y esfuerzo al automatizar sus órdenes de compra con un sistema POS o MSI. Gracias al procesamiento automatizado de órdenes de compra, siempre sabrá cuándo reponer productos y cuántos artículos necesita. Estos sistemas también brindan herramientas poderosas para respaldar sus tareas de compras, tales como:

• Creación automática de órdenes de compra cuando se alcanza un cierto umbral,
• Implementación de entregas internas entre almacenes,
• Crear un pedido recurrente,
• Organizar y almacenar documentos relacionados con la compra,
• Seguimiento del estado y etapas del pedido.

Sin embargo, a veces pueden ocurrir errores o equivocaciones y desperdiciar el dinero de los minoristas. Por lo tanto, tener un proceso de aprobación de orden de compra evitará que los comerciantes realicen una mala gestión financiera y de inventario. La implementación del proceso de orden de compra asegurará que no tenga pedidos duplicados o existencias adicionales que su negocio no necesita, lo que lo ayudará a administrar sus órdenes de compra de manera efectiva, evitará que sea poco profesional con los proveedores y garantizará que siempre tenga inventario suficiente para cumplir con los pedidos de los clientes.

Si desea obtener más información sobre las preferencias de los clientes directamente desde su sitio web para brindarles un mejor servicio, puede crear fácilmente un formulario emergente y preguntarles.

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3.5. Administrar personal de compras.

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Suponga que desea tener un punto de venta (POS) o un sistema de inventario de múltiples fuentes (MSI) para sus tiendas de comercio electrónico en el futuro. En ese caso, la asignación de los permisos correctos para los miembros de su personal es fundamental porque ellos gestionarán directamente las órdenes de compra. Esto es especialmente útil cuando su proveedor desea solicitar el estado de su orden de compra o la información de entrega, y su personal puede darle la respuesta correcta y rápida.

Para resumir

Esperamos que este artículo lo haya ayudado a comprender más sobre las órdenes de compra y los valiosos consejos para manejar las compras en su tienda de comercio electrónico de manera más efectiva. La implementación de los consejos anteriores le ahorrará tiempo en la gestión, trabajará con sus proveedores de manera efectiva y, lo que es más importante, garantizará el stock adecuado en el momento adecuado para vender y aumentar las ventas. El software de orden de compra correcto automatizará y simplificará todos los procesos y convertirá las tareas de adquisición en un abrir y cerrar de ojos. Debe analizar las necesidades de su negocio y el presupuesto para el software y elegir un socio de confianza.