Cara Menangani Pesanan Pembelian Secara Efektif Di Toko eCommerce

Pesanan pembelian perlu dibuat setiap kali pedagang memperoleh produk untuk dijual oleh perusahaan ritel mereka. Meskipun jenis dokumen ini mudah diabaikan oleh pemasok jangka panjang, dokumen ini masih memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan ritel karena memungkinkan pengecer untuk mengendalikan persediaan dan pengeluaran. Itulah sebabnya artikel ini akan memberi Anda pemahaman yang baik tentang pesanan pembelian dan cara menanganinya secara efektif di toko eCommerce Anda.

1. Apa itu pesanan pembelian?

Sumber gambar

Pesanan pembelian atau PO dianggap sebagai dokumen yang mengikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli dan kemudian disajikan kepada penjual. Seperti "kereta" di toko online saat Anda berbelanja online , pesanan pembelian adalah daftar apa yang ingin Anda beli. Namun, ia akan memberikan secara rinci jumlah atau jenis produk yang dibutuhkan pembeli, informasi pembayaran, serta rincian pengiriman.

2. Pentingnya mengelola pesanan pembelian secara efektif

Sumber gambar

Pesanan pembelian tidak hanya dokumen yang mengikat secara hukum antara Anda dan pemasok Anda, tetapi juga dokumen penting untuk melacak inventaris Anda dan meningkatkan operasi keuangan. Banyak pengecer menetapkan tolok ukur untuk toko mereka untuk mengelola rantai pasokan mereka dengan prioritas utama. Sementara kelebihan stok akan sangat mengurangi akun modal kerja Anda, kehabisan stok akan menghentikan calon pelanggan Anda untuk membeli produk Anda. Selain itu, PO akan memberi Anda gambaran umum tentang semua pemasok yang telah bekerja sama dengan Anda dan membantu Anda memilih pemasok terbaik dengan harga dan kualitas produk terbaik.

3. Bagaimana menangani pesanan pembelian

3.1. Tentukan pedoman dan tahapan PO yang jelas

Sumber gambar

Pertama, manajemen pesanan pembelian yang efektif dimulai dengan menentukan pedoman dan tahapan PO. Kebijakan dan proses pembelian ini harus jelas dan spesifik untuk dipahami oleh staf Anda. Karena tim Anda akan melakukan pembelian atas nama manajer, pedoman harus konsisten untuk mencegah kesalahan atau kebingungan di masa mendatang.

Informasi penting yang harus Anda sertakan dalam panduan ini adalah proses persetujuan PO, contoh skenario pembelian, atau pemilihan pemasok. Ini adalah hal-hal penting untuk memastikan toko eCommerce Anda memiliki pemrosesan pesanan pembelian yang lancar.

3.2. Sering meninjau proses PO

Sumber gambar

Meninjau proses PO sering sangat penting, terutama ketika ada banyak karyawan dari area fungsional yang berbeda yang mengambil bagian dalam tugas pembelian. Anda perlu mengambil umpan balik dari setiap departemen, seperti gudang atau tim penjualan. Tindakan ini akan membantu Anda menunjukkan masalah dalam proses pesanan pembelian dan menyesuaikannya tepat waktu.

Pedagang bisa mendapatkan umpan balik dari pendapat pelanggan mereka ketika mereka bekerja secara langsung dengan mereka, yang mungkin memberi mereka ide terbaik untuk meningkatkan manajemen pesanan pembelian mereka. Selain itu, Anda dapat melakukan audit dan kontrol kualitas secara berkala. Anda harus menyimpan catatan ini untuk audit selanjutnya. Jika Anda menyimpan ini terkait dengan satu pembelian bersama-sama, manajer gudang Anda bisa mendapatkan semua informasi berharga dan gambaran umum dari semua item.

Anda dapat mengikuti daftar periksa di bawah ini untuk meninjau PO Anda:

• Nama Perusahaan,
• Tanggal PO,
• Syarat penjualan,
• Alamat tagih ke, dijual ke, dan kirim ke,
• Biaya yang diperinci,
• Tanda tangan dan nama pembeli.

3.3. Bangun basis data pemasok

Sumber gambar

Setiap pengecer harus menyimpan catatan semua pemasok yang mereka beli di masa lalu. Catatan ini harus menyertakan setidaknya detail kontak dan persyaratan pembayaran mereka. Jika pemasok kehabisan beberapa produk kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat langsung memilih pemasok lain sebagai alternatif. Basis data yang dapat diakses akan menghemat banyak waktu bagi semua orang di bisnis Anda untuk memilih pemasok karena ini adalah salah satu manfaat paling signifikan dari perangkat lunak pesanan pembelian untuk toko Anda.

3.4. Otomatiskan pemrosesan pesanan pembelian

Sumber gambar

Pesanan pembelian harus selalu dikirim ke pemasok tepat waktu karena mereka menjelaskan persyaratan perjanjian dan melindungi bisnis Anda. Jika Anda menghadapi keterlambatan dalam mengirimkan dokumen-dokumen ini, Anda perlu memberi tahu pasangan Anda dengan hormat tepat waktu.

Untuk membatasi kemungkinan keterlambatan pengiriman PO ke pemasok, pedagang dapat mengotomatiskan pemrosesan pesanan pembelian. Anda akan menghemat waktu dan tenaga dengan mengotomatiskan pesanan pembelian Anda dengan sistem POS atau MSI. Berkat pemrosesan PO otomatis, Anda akan selalu tahu kapan harus mengisi kembali produk dan berapa banyak barang yang Anda butuhkan. Sistem ini juga menyediakan alat canggih untuk mendukung tugas pembelian Anda, seperti:

• Secara otomatis membuat pesanan pembelian ketika ambang batas tertentu tercapai,
• Menerapkan pengiriman internal lintas gudang,
• Membuat pesanan berulang,
• Mengatur dan menyimpan dokumen terkait pembelian,
• Melacak status dan tahapan pesanan.

Namun, kesalahan atau kesalahan terkadang bisa terjadi dan membuang-buang uang pengecer. Oleh karena itu, memiliki proses persetujuan PO akan menghentikan pedagang dari salah urus keuangan dan inventaris. Menerapkan proses PO akan memastikan bahwa Anda tidak pergi dengan pesanan duplikat atau stok tambahan yang tidak dibutuhkan bisnis Anda, yang akan membantu Anda mengelola pesanan pembelian secara efektif, mencegah Anda bersikap tidak profesional kepada pemasok, dan memastikan Anda selalu memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang preferensi pelanggan langsung dari situs web Anda untuk melayani mereka dengan lebih baik, Anda dapat dengan mudah membuat formulir sembulan dan menanyakannya.

Bacaan lebih lanjut: 3 Tips Berguna untuk Menggunakan Pop-up Tanpa Merusak SEO Anda

3.5. Kelola staf pembelian

Sumber gambar

Misalkan Anda ingin memiliki sistem point of sale (POS) atau multi-source inventory (MSI) untuk toko eCommerce Anda di masa mendatang. Dalam hal ini, memberikan izin yang benar untuk anggota staf Anda sangat penting karena mereka akan langsung mengelola pesanan pembelian. Ini sangat berguna ketika pemasok Anda ingin menanyakan status PO atau informasi pengiriman mereka, dan staf Anda dapat memberikan jawabannya dengan benar dan segera.

Untuk menyimpulkan

Kami harap artikel ini membantu Anda lebih memahami tentang pesanan pembelian dan tips berharga untuk menangani pembelian di toko eCommerce Anda dengan lebih efektif. Menerapkan tips di atas akan menghemat waktu Anda dalam manajemen, bekerja dengan pemasok Anda secara efektif, dan, yang lebih penting, memastikan stok yang tepat pada waktu yang tepat untuk menjual dan meningkatkan penjualan. Perangkat lunak pesanan pembelian yang tepat akan mengotomatiskan dan menyederhanakan semua proses dan mengubah tugas pengadaan menjadi mudah. Anda perlu menganalisis kebutuhan dan anggaran bisnis Anda untuk perangkat lunak dan memilih mitra tepercaya.