Jak skutecznie obsługiwać zamówienia zakupu w sklepach eCommerce

Zamówienie zakupu należy utworzyć za każdym razem, gdy sprzedawca nabywa produkty do sprzedaży przez swoją firmę detaliczną. Mimo że ten rodzaj dokumentu jest łatwy do przeoczenia w przypadku długoterminowych dostawców, nadal ma wiele zalet dla firm detalicznych, ponieważ pozwala detalistom kontrolować zapasy i wydatki. Dlatego ten artykuł pozwoli Ci dobrze zrozumieć zamówienia zakupu i jak skutecznie je obsługiwać w sklepach eCommerce.

1. Co to jest zamówienie zakupu?

Źródło obrazu

Zamówienie zakupu lub PO uważa się za prawnie wiążący dokument stworzony przez kupującego, a następnie przedstawiony sprzedającemu. Podobnie jak „koszyk” w sklepie internetowym podczas zakupów online , zamówienie zakupu jest listą tego, co chcesz kupić. Podaje jednak szczegółowo ilość lub rodzaje produktów potrzebnych kupującym, informacje o płatnościach oraz szczegóły dostawy.

2. Znaczenie efektywnego zarządzania zamówieniami zakupu

Źródło obrazu

Zamówienie zakupu to nie tylko prawnie wiążący dokument między Tobą a Twoimi dostawcami, ale także niezbędny dokument do śledzenia zapasów i usprawnienia operacji finansowych. Wielu sprzedawców ustala punkt odniesienia dla swoich sklepów, aby zarządzać łańcuchem dostaw z najwyższym priorytetem. Podczas gdy nadwyżka zapasów znacznie zmniejszy Twoje konto kapitału obrotowego, brak zapasów uniemożliwi potencjalnym klientom kupowanie Twoich produktów. Co więcej, PO zapewni przegląd wszystkich dostawców, z którymi współpracujesz, i pomoże wybrać najlepszych dostawców o najlepszej cenie i jakości produktu.

3. Jak obsługiwać zamówienia zakupu

3.1. Określ jasne wytyczne i etapy PO

Źródło obrazu

Po pierwsze, efektywne zarządzanie zamówieniami zakupu zaczyna się od określenia wytycznych i etapów zamówienia. Te zasady i procesy zakupowe muszą być jasne i konkretne, aby pracownicy mogli je zrozumieć. Ponieważ Twój zespół będzie dokonywał zakupów w imieniu menedżera, wytyczne muszą być spójne, aby uniknąć błędów lub nieporozumień w przyszłości.

Ważną informacją, którą należy zawrzeć w przewodniku, jest proces zatwierdzania PO, przykłady scenariuszy zakupowych lub wybór dostawcy. Są to niezbędne rzeczy, aby zapewnić, że Twoje sklepy eCommerce będą miały płynne przetwarzanie zamówień.

3.2. Często przeglądaj proces zamówienia

Źródło obrazu

Częste przeglądanie procesu PO jest kluczowe, zwłaszcza gdy w zadaniach zakupowych uczestniczy wielu pracowników z różnych obszarów funkcjonalnych. Musisz zebrać informacje zwrotne z każdego działu, takiego jak magazyn czy zespół sprzedaży. Ta akcja pomoże Ci wskazać problemy w procesie zamówienia i odpowiednio je skorygować.

Sprzedawcy mogą uzyskać informacje zwrotne z opinii swoich klientów, gdy pracują bezpośrednio z nimi, co może dać im najlepsze pomysły na ulepszenie zarządzania zamówieniami. Poza tym możesz regularnie przeprowadzać audyty i kontrolę jakości. Powinieneś zachować te zapisy do późniejszych audytów. Jeśli trzymasz je razem z jednym zakupem, kierownicy magazynu mogą uzyskać wszystkie cenne informacje i przegląd wszystkich artykułów.

Możesz skorzystać z poniższej listy kontrolnej, aby przejrzeć swój PO:

• Nazwa firmy,
• Data PO,
• Warunki sprzedaży,
• adres rozliczeniowy, odbiorca i adres dostawy,
• wyszczególnione opłaty,
• Podpis i nazwisko kupującego.

3.3. Zbuduj bazę dostawców

Źródło obrazu

Każdy sprzedawca powinien prowadzić ewidencję wszystkich dostawców, od których kupował w przeszłości. Dokumenty te muszą zawierać przynajmniej ich dane kontaktowe i warunki płatności. Jeśli dostawcy skończą się niektóre produkty, których potrzebuje Twoja firma, możesz od razu wybrać innego dostawcę jako alternatywę. Dostępna baza danych pozwoli wszystkim w Twojej firmie zaoszczędzić dużo czasu na wybór dostawcy, ponieważ jest to jedna z najważniejszych korzyści płynących z zakupu oprogramowania do składania zamówień dla Twoich sklepów.

3.4. Zautomatyzuj przetwarzanie zamówień zakupu

Źródło obrazu

Zamówienia zakupu powinny być zawsze terminowo wysyłane do dostawców, ponieważ wyjaśniają one warunki umowy i zabezpieczają Twój biznes. Jeśli napotkasz opóźnienie w dostarczeniu tych dokumentów, musisz z szacunkiem poinformować swojego partnera na czas.

Aby ograniczyć możliwość opóźnień w wysyłaniu PO do dostawców, handlowcy mogą zautomatyzować przetwarzanie zamówienia. Zaoszczędzisz czas i wysiłek, automatyzując zamówienia za pomocą systemu POS lub MSI. Dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu zamówień zawsze będziesz wiedział, kiedy uzupełnić produkty i ile potrzebujesz. Systemy te zapewniają również potężne narzędzia wspierające Twoje zadania zakupowe, takie jak:

• Automatyczne tworzenie zamówień zakupu po osiągnięciu określonego progu,
• Realizacja dostaw wewnętrznych międzymagazynowych,
• Tworzenie zamówienia cyklicznego,
• Organizowanie i przechowywanie dokumentów związanych z zakupami,
• Śledzenie statusu i etapów zamówienia.

Jednak czasami mogą się zdarzyć błędy lub pomyłki i marnować pieniądze sprzedawców. W związku z tym posiadanie procesu zatwierdzania PO powstrzyma handlowców przed niewłaściwym zarządzaniem finansami i zapasami. Wdrożenie procesu zamówienia zakupu zapewni, że nie będziesz miał duplikatów zamówień lub dodatkowych zapasów, których Twoja firma nie potrzebuje, co pomoże Ci skutecznie zarządzać zamówieniami zakupu, zapobiegnie nieprofesjonalizmowi wobec dostawców i zapewni, że zawsze masz wystarczający zapas do realizacji zamówień klientów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o preferencjach klientów bezpośrednio ze swojej witryny, aby lepiej im służyć, możesz łatwo utworzyć wyskakujący formularz i zapytać ich.

Czytaj dalej: 3 przydatne wskazówki dotyczące korzystania z wyskakujących okienek bez szkody dla SEO

3.5. Zarządzaj personelem zakupów

Źródło obrazu

Załóżmy, że w przyszłości chcesz mieć punkt sprzedaży (POS) lub system inwentaryzacji z wielu źródeł (MSI) dla swoich sklepów eCommerce. W takim przypadku przypisanie odpowiednich uprawnień pracownikom ma kluczowe znaczenie, ponieważ będą oni bezpośrednio zarządzać zamówieniami zakupu. Jest to szczególnie przydatne, gdy dostawca chce zapytać o status zamówienia zakupu lub informacje o dostawie, a pracownicy mogą udzielić im prawidłowej i szybkiej odpowiedzi.

Podsumowując

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci lepiej zrozumieć zamówienia i cenne wskazówki, jak skuteczniej radzić sobie z zakupami w Twoim sklepie eCommerce. Wdrożenie powyższych wskazówek pozwoli Ci zaoszczędzić czas w zarządzaniu, efektywnie współpracować z dostawcami, a co ważniejsze, zapewni odpowiedni zapas we właściwym czasie, aby sprzedać i zwiększyć sprzedaż. Właściwe oprogramowanie do obsługi zamówień zautomatyzuje i uprości wszystkie procesy oraz sprawi, że zadania zakupowe staną się dziecinnie proste. Musisz przeanalizować swoje potrzeby biznesowe i budżet na oprogramowanie i wybrać zaufanego partnera.