为您的初创公司或小型企业选择生产力工具的 3 个因素

已发表: 2022-07-14

选择合适的生产力工具

没有人能比初创公司创始人和小企业主更了解持续实现最高生产力的重要性。因为对他们来说，每一天都是最后期限。但一天只能做这么多。此外，生活中除了工作之外，还有其他值得关注的事情。

根据最近的生产力调查：

意识到这一点，今天有无数的科技初创公司提供生产力工具，这些工具有望简化您的工作日并提高生产力，而不会导致信息过载。如果您正在阅读本文，您很可能已经在使用生产力工具，但意识到该工具或应用程序并没有真正提高您的生产力。

相反，该工具以其相当不直观、设计不佳和令人沮丧的界面降低了您的工作效率。换句话说，如果你必须用力使用该工具，那么该工具并不是真正的“工具”，而是更令人头疼的问题。

对多个生产力应用程序感到沮丧 资料来源：Hubspot，Death by 1000 Apps

事实上，数字工作场所研究表明，56% 的员工发现在不同应用程序中搜索信息具有破坏性。它打断了思想的流动并导致浪费时间。

那你怎么办呢？有这么多任务要同时处理，不使用任何工具或应用程序来管理这一切可能不是最好的主意。此外，提高生产力和业务效率甚至可能是一个主观问题。对某人提高生产力有效的方法可能对您无效。

因此，在您决定为您的企业或初创公司选择生产力工具之前，您应该考虑以下三个重要因素。

简单

只有易于使用的生产力工具才能提高您的生产力。具有无数功能的精美工具起初可能看起来很诱人，但它们通常具有非常糟糕的用户体验，这反过来又会降低生产力。

这是一个证明良好用户体验重要性的示例：

一名正在接受化疗的年轻女子死于并发症，因为值班护士无法导航该程序的复杂界面，该程序旨在跟踪患者的治疗情况。

看一下程序截图就可以明白发生了什么：

复杂的生产力工具没有生产力

忘记生产力吧，没有直观的用户体验实际上会付出生命的代价。因此，使用的简单性应该是决定工具时要考虑的首要因素之一。

显然，虽然该工具需要易于使用，但它还必须满足您的所有功能要求。同一项研究（上文引用）发现，69% 的员工每天浪费长达一个小时在应用程序之间导航。

因此，如果您可以减少使用的工具数量，并且如果可能的话，最好使用一个工具来满足您的所有要求。在决定选择一个时，请记住其中包括设置提醒、实时协作、与其他应用程序集成和任务管理等基本功能。

也就是说，请确保您不要选择一个挤满了您无用的功能的工具。

关于上述一点，协作值得特别关注，因为在不同的地理位置工作已不再罕见。确保该工具具有即时消息功能。语音和视频通话功能将是一个额外的好处。

在试用期间彻底评估该工具，以了解其直观性和功能性能。在为您的企业或创业公司决定使用工具之前，请花点时间并一丝不苟。

几个月后切换到另一个新的生产力工具并不容易，因为您的团队最终习惯了一个（无论该工具的好坏）。

看板是一个日本概念，专注于优化工作场所的生产力。基于此，有称为看板的软件生产力工具。它们允许用户通过将任务分成简单和复杂过程的颜色编码通道来可视化他们的工作流程。

使用看板方法的一个显着好处是它允许您建立清晰的任务层次结构。传统的待办事项应用程序在优先考虑和详细说明您的待办事项时可能会有所不足。

当我们谈论看板时，Trello 是首先想到的许多生产力工具。您可能以前听说过它，因为它以其简洁的界面和卡片式布局普及了看板概念。

基本上，它允许您以结构化待办事项列表的形式可视化团队的工作流程。它有助于将复杂的任务以卡片的形式分解成更小的块。学习曲线实际上是零，任务管理再简单不过了。

此外，Trello 的免费计划拥有您的小型企业可能需要的所有基本功能。但是，对于具有复杂需求的大型企业和团队而言，Trello 的基本功能却不尽如人意。如果您正在寻找一个不仅仅只是跟踪任务的看板应用程序，例如即时消息传递、设置提醒、客户关系管理，那么您需要寻找功能更丰富、简约且易于使用的替代方案。

同样，对某人有用的东西可能对你不起作用。即使市场上有无数的工具可供选择，也完全有可能没有一个适合您的需求。

在这种情况下，使用简单的电子表格来管理您的所有任务、与团队成员协作以及跟踪截止日期是您最好的选择。或者，使用老式的纸笔也可以。

实现最高生产力的答案非常简单：使用任何能让您和您的团队保持正轨的东西。仅仅因为您的竞争对手正在使用昂贵的、复杂的生产力工具并不意味着您必须这样做。只要您的团队不浪费时间弄清楚该工具的工作原理，或者对其性能/缺乏功能感到沮丧，您选择的任何工具都可以。

Shyamal Parikh 是 SmartTask 的创始人，这是一种在线工作管理工具，通过明确谁在何时做什么来帮助团队提高工作效率。 Parikh 喜欢研究和分享有利于团队生产力的策略。