Nikt nie może docenić znaczenia konsekwentnego osiągania maksymalnej produktywności lepiej niż założyciele startupów i właściciele małych firm. Bo dla nich każdy dzień to termin. Ale w ciągu jednego dnia można zrobić tylko tyle. Poza tym są w życiu inne sprawy niż praca, którymi warto się zająć.

Według niedawnego badania produktywności:

• 72 procent właścicieli małych firm czuje się dość przytłoczonych swoimi rolami i obowiązkami,
• 39 procent uważa, że ​​znalezienie papierkowej roboty jest dla nich największym marnowaniem czasu, a
• 56 procent uważa, że ​​komunikacja jest kluczem do zwiększenia ich produktywności.
  
  

Zdając sobie z tego sprawę, istnieje dziś niezliczona ilość startupów technologicznych, które oferują narzędzia zwiększające produktywność, które obiecują uprościć dzień pracy i zwiększyć produktywność bez powodowania przeciążenia informacjami. A jeśli to czytasz, prawdopodobnie używasz już narzędzia zwiększającego produktywność, ale zdajesz sobie sprawę, że narzędzie lub aplikacja tak naprawdę nie zwiększa Twojej produktywności.

Wręcz przeciwnie, narzędzie zmniejsza wydajność dzięki dość nieintuicyjnemu, źle zaprojektowanemu i frustrującemu interfejsowi. Innymi słowy, jeśli musisz na siłę poruszać się po tym narzędziu, to narzędzie nie jest tak naprawdę „narzędziem”, ale raczej bólem głowy.

Źródło: Hubspot, Death by 1000 Apps

W rzeczywistości badania dotyczące cyfrowego miejsca pracy wskazują, że 56 procent pracowników uważa wyszukiwanie informacji w różnych aplikacjach za uciążliwe. Przerywa strumień myśli i prowadzi do straconego czasu.

Co wtedy robisz? Przy tak wielu zadaniach do żonglowania na raz, nieużywanie żadnego narzędzia ani aplikacji do zarządzania tym wszystkim prawdopodobnie nie jest najlepszym pomysłem. Co więcej, zwiększenie produktywności i efektywności biznesowej może być nawet kwestią subiektywną. To, co działa na kogoś, zwiększając jego produktywność, może nie działać dla Ciebie.

Tak więc, zanim zdecydujesz się na narzędzie zwiększające produktywność dla swojej firmy lub startupu, oto trzy ważne czynniki, które powinieneś wziąć pod uwagę.

3 czynniki w wyborze narzędzia zwiększającego produktywność dla start-upu lub małej firmy

Prostota

Narzędzie zwiększające produktywność zwiększy Twoją produktywność tylko wtedy, gdy będzie łatwe w użyciu. Fantazyjne narzędzia z mnóstwem funkcji mogą początkowo wyglądać kusząco, ale często mają bardzo złe wrażenia użytkownika, co z kolei obniża produktywność.

Oto przykład dowodzący, jak ważne jest dobre doświadczenie użytkownika:

Młoda kobieta poddawana chemioterapii zmarła z powodu powikłań, ponieważ pielęgniarki dyżurujące nie były w stanie poruszać się po skomplikowanym interfejsie programu, który został zaprojektowany w celu śledzenia leczenia pacjentki.

Możesz zrozumieć, co się stało, gdy spojrzysz na zrzut ekranu programu:

Zapomnij o produktywności, brak intuicyjnej obsługi może kosztować życie. Dlatego prostota użytkowania powinna być jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia.

Funkcjonalność

Oczywiście, chociaż narzędzie musi być łatwe w użyciu, musi również spełniać wszystkie Twoje wymagania funkcjonalne. To samo badanie (cytowane powyżej) wykazało, że 69% pracowników marnuje nawet godzinę dziennie na nawigowanie między aplikacjami.

Dlatego najlepiej, jeśli możesz zmniejszyć liczbę używanych narzędzi i jeśli to możliwe, mieć jedno narzędzie, które spełni wszystkie Twoje wymagania. Decydując się na jeden, pamiętaj, że zawiera podstawowe funkcje, takie jak ustawianie przypomnień, współpraca w czasie rzeczywistym, integracja z innymi aplikacjami i zarządzanie zadaniami.

To powiedziawszy, upewnij się, że nie wybierasz narzędzia wypełnionego funkcjami, których nie potrzebujesz.

Współpraca

W odniesieniu do powyższego punktu na szczególną uwagę zasługuje współpraca, ponieważ praca z różnych lokalizacji geograficznych nie jest już rzadkością. Upewnij się, że narzędzie ma funkcję wiadomości błyskawicznych. Dodatkowym bonusem byłyby funkcje połączeń głosowych i wideo.

Dokładnie oceń narzędzie w okresie próbnym, aby poznać jego intuicyjność i funkcjonalność. Nie spiesz się i bądź skrupulatny, zanim zdecydujesz się na narzędzie dla swojej firmy lub startupu.

Przejście na inne nowe narzędzie zwiększające produktywność po kilku miesiącach nie będzie łatwe, gdy Twój zespół (zespoły) w końcu się do niego przyzwyczai (bez względu na to, jak dobre lub złe jest to narzędzie).

Pojęcie Kanban

Kanban to japońska koncepcja skoncentrowana na optymalizacji produktywności w miejscu pracy. Na tej podstawie istnieją narzędzia zwiększające produktywność oprogramowania znane jako tablice Kanban. Umożliwiają użytkownikom wizualizację ich przepływu pracy, dzieląc zadania na oznaczone kolorami pasy dla prostych i złożonych procesów.

Jedną z istotnych korzyści wynikających z zastosowania metodologii tablicy Kanban jest to, że pozwala ona na ustalenie jasnej hierarchii zadań. Tradycyjne aplikacje do zrobienia mogą nie spełniać wymagań, jeśli chodzi o ustalanie priorytetów i wyszczególnianie listy rzeczy do zrobienia.

A kiedy mówimy o tablicach Kanban, Trello jest pierwszym z wielu narzędzi zwiększających produktywność, które przychodzą na myśl. Prawdopodobnie słyszałeś o tym wcześniej, ponieważ spopularyzował koncepcję tablicy Kanban z jej szczupłym interfejsem i układem w stylu karty.

Zasadniczo umożliwia wizualizację przepływu pracy zespołu w postaci uporządkowanych list zadań do wykonania. Pomaga rozbić złożone zadanie na mniejsze części w postaci kart. Krzywa uczenia się wynosi dosłownie zero, a zarządzanie zadaniami nie może być prostsze.

Co więcej, bezpłatny abonament Trello oferuje wszystkie niezbędne funkcje, których może potrzebować Twoja mała firma. Jednak podstawowe funkcje Trello są niewystarczające dla większych firm i zespołów o złożonych wymaganiach. Jeśli szukasz aplikacji Kanban, która nie tylko śledzi zadania, takie jak wiadomości błyskawiczne, ustawianie przypomnień, zarządzanie relacjami z klientami, musisz poszukać alternatyw, które są bardziej bogate w funkcje, a jednocześnie minimalistyczne i intuicyjne w użyciu.

Twoja ostatnia deska ratunku

Ponownie, to, co działa dla kogoś, może nie działać dla ciebie. I nawet przy niezliczonej liczbie dostępnych na rynku narzędzi, jest całkiem możliwe, że żadne z nich nie odpowiada Twoim potrzebom.

W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest użycie prostego arkusza kalkulacyjnego do zarządzania wszystkimi zadaniami, współpracy z członkami zespołu i śledzenia terminów. Albo pisanie na papierze ze starej szkoły też może się udać.

Odpowiedź na osiągnięcie maksymalnej produktywności jest dość prosta: użyj wszystkiego, co utrzyma Ciebie i Twój zespół na dobrej drodze. To, że twoi konkurenci używają drogiego, skomplikowanego narzędzia zwiększającego produktywność, nie oznacza, że ​​musisz zrobić to samo. Tak długo, jak Twój zespół nie marnuje czasu na zastanawianie się, jak działa narzędzie, lub nie denerwuje się jego wydajnością / brakiem funkcji, każde wybrane narzędzie jest w porządku.

Shyamal Parikh jest założycielem SmartTask, narzędzia do zarządzania pracą online, które pomaga zespołom być bardziej produktywnym dzięki jasnemu określeniu, kto i kiedy robi. Parikh ma skłonność do badania i dzielenia się strategiami, które korzystnie wpływają na produktywność zespołu.