Tidak ada yang bisa menghargai pentingnya mencapai produktivitas puncak secara konsisten lebih baik daripada pendiri startup dan pemilik usaha kecil. Karena bagi mereka, setiap hari adalah deadline. Tapi hanya ada begitu banyak yang bisa dilakukan dalam sehari. Selain itu, ada hal-hal lain dalam hidup selain pekerjaan yang patut diperhatikan.

Menurut survei produktivitas baru-baru ini:

• 72 persen pemilik usaha kecil merasa cukup kewalahan dengan peran dan tanggung jawab mereka,
• 39 persen merasa bahwa menemukan dokumen adalah pemborosan waktu terbesar mereka, dan
• 56 persen percaya bahwa komunikasi adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas mereka.
  
  

Menyadari hal ini, ada banyak startup teknologi saat ini yang menawarkan alat produktivitas yang menjanjikan untuk menyederhanakan hari kerja Anda dan meningkatkan produktivitas tanpa menyebabkan informasi yang berlebihan. Dan jika Anda membaca ini, kemungkinan Anda sudah menggunakan alat produktivitas tetapi menyadari bahwa alat atau aplikasi tersebut tidak benar-benar meningkatkan produktivitas Anda.

Sebaliknya, alat ini mengurangi produktivitas Anda dengan antarmuka yang agak tidak intuitif, dirancang dengan buruk, dan membuat frustrasi. Dengan kata lain, jika Anda harus memaksa kepala Anda berkeliling menggunakan alat tersebut, maka alat itu sebenarnya bukan "alat" tetapi lebih merupakan sakit kepala.

Sumber: Hubspot, Kematian 1000 Aplikasi

Faktanya, penelitian tempat kerja digital menunjukkan bahwa 56 persen pekerja merasa pencarian informasi di berbagai aplikasi mengganggu. Ini memecah aliran pikiran dan menyebabkan waktu terbuang.

Apa yang Anda lakukan? Dengan begitu banyak tugas yang harus diselesaikan sekaligus, tidak menggunakan alat atau aplikasi apa pun untuk mengelola semuanya mungkin bukan ide terbaik. Selain itu, peningkatan produktivitas dan efisiensi bisnis bahkan mungkin merupakan hal yang subjektif. Apa yang berhasil bagi seseorang dalam meningkatkan produktivitasnya mungkin tidak berhasil untuk Anda.

Jadi, sebelum Anda memutuskan alat produktivitas untuk bisnis atau startup Anda, berikut adalah tiga faktor penting yang harus Anda pertimbangkan.

3 Faktor dalam Memilih Alat Produktivitas untuk Startup atau Usaha Kecil Anda

Kesederhanaan

Alat produktivitas akan meningkatkan produktivitas Anda hanya jika mudah digunakan. Alat mewah dengan segudang fitur mungkin terlihat memikat pada awalnya, tetapi sering kali memiliki pengalaman pengguna yang sangat buruk yang pada gilirannya menurunkan produktivitas.

Berikut adalah contoh yang membuktikan pentingnya pengalaman pengguna yang baik:

Seorang wanita muda yang menjalani kemoterapi meninggal karena komplikasi karena perawat yang bertugas tidak dapat menavigasi antarmuka kompleks dari program yang dirancang untuk melacak perawatan pasien.

Anda dapat memahami apa yang terjadi ketika Anda melihat tangkapan layar program:

Lupakan produktivitas, tidak memiliki pengalaman pengguna yang intuitif dapat benar-benar mengorbankan nyawa. Dengan demikian, kesederhanaan penggunaan harus menjadi salah satu faktor utama yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan alat.

Kegunaan

Jelas, meskipun alat harus mudah digunakan, alat ini juga harus memenuhi semua persyaratan fungsional Anda. Penelitian yang sama (dikutip di atas) menemukan bahwa 69% pekerja membuang waktu hingga satu jam sehari untuk menavigasi antar aplikasi.

Jadi, yang terbaik adalah jika Anda dapat mengurangi jumlah alat yang Anda gunakan dan jika mungkin, memiliki satu alat yang melayani semua kebutuhan Anda. Saat memutuskan salah satunya, ingatlah bahwa fitur dasar seperti pengaturan pengingat, kolaborasi waktu nyata, integrasi dengan aplikasi lain, dan manajemen tugas disertakan.

Karena itu, pastikan Anda tidak memilih alat yang penuh dengan fitur yang tidak Anda gunakan.

Kolaborasi

Mengacu pada poin di atas, kolaborasi patut mendapat perhatian khusus karena bekerja dari lokasi geografis yang berbeda tidak jarang lagi. Pastikan alat tersebut memiliki fitur pesan instan. Fitur panggilan suara dan video akan menjadi bonus tambahan.

Evaluasi alat secara menyeluruh selama periode uji coba untuk merasakan intuisi dan kinerja fungsionalnya. Luangkan waktu Anda dan teliti sebelum memutuskan alat untuk bisnis atau startup Anda.

Beralih ke alat produktivitas baru lainnya setelah beberapa bulan tidak akan mudah ketika tim Anda akhirnya terbiasa dengan alat tersebut (tidak peduli seberapa bagus atau buruk alat tersebut).

Konsep Kanban

Kanban adalah konsep Jepang yang berfokus pada pengoptimalan produktivitas tempat kerja. Berdasarkan itu, ada alat produktivitas perangkat lunak yang dikenal sebagai papan Kanban. Mereka memungkinkan pengguna untuk memvisualisasikan alur kerja mereka dengan membagi tugas menjadi jalur kode warna untuk proses sederhana dan kompleks.

Salah satu manfaat signifikan dari penggunaan metodologi papan Kanban adalah memungkinkan Anda untuk menetapkan hierarki tugas Anda yang jelas. Aplikasi agenda tradisional mungkin gagal dalam memprioritaskan dan merinci daftar tugas Anda.

Dan ketika kita berbicara tentang papan Kanban, Trello adalah yang pertama dari banyak alat produktivitas yang terlintas dalam pikiran. Anda mungkin pernah mendengarnya sebelumnya karena telah mempopulerkan konsep papan Kanban dengan antarmuka ramping dan tata letak bergaya kartu.

Pada dasarnya, ini memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan alur kerja tim Anda dalam bentuk daftar tugas yang terstruktur. Ini membantu memecah tugas yang kompleks menjadi potongan-potongan kecil dalam bentuk kartu. Kurva pembelajaran benar-benar nol dan manajemen tugas tidak bisa lebih mudah lagi.

Terlebih lagi, paket gratis Trello menawarkan semua fitur penting yang dibutuhkan bisnis kecil Anda. Namun, fitur dasar Trello tidak cocok untuk bisnis dan tim yang lebih besar dengan persyaratan yang kompleks. Jika Anda mencari aplikasi Kanban yang melakukan lebih dari sekadar tugas pelacakan, seperti pesan instan, pengaturan pengingat, manajemen hubungan pelanggan, maka Anda perlu mencari alternatif yang lebih kaya fitur namun minimalis dan intuitif untuk digunakan.

Resor Terakhir Anda

Sekali lagi, apa yang berhasil untuk seseorang mungkin tidak berhasil untuk Anda. Dan bahkan dengan semua pilihan alat yang tak terhitung jumlahnya di pasar, sangat mungkin bahwa tidak ada satupun yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dalam hal ini, menggunakan spreadsheet sederhana untuk mengelola semua tugas Anda, berkolaborasi dengan anggota tim, dan melacak tenggat waktu adalah pilihan terbaik Anda. Atau, menggunakan pena-dan-kertas jadul mungkin juga berhasil.

Jawaban untuk mencapai produktivitas puncak cukup mudah: gunakan apa pun yang membuat Anda dan tim Anda tetap pada jalurnya. Hanya karena pesaing Anda menggunakan alat produktivitas yang mahal dan rumit, tidak berarti Anda harus melakukan hal yang sama. Selama tim Anda tidak membuang waktu untuk mencari tahu cara kerja alat, atau merasa frustrasi dengan kinerja/kurangnya fitur, alat apa pun yang Anda pilih akan baik-baik saja.

Shyamal Parikh adalah Pendiri SmartTask, alat manajemen kerja online yang membantu tim menjadi lebih produktif dengan kejelasan tentang siapa yang melakukan apa dan kapan. Parikh memiliki kegemaran untuk meneliti dan berbagi strategi yang menguntungkan produktivitas tim.