Niemand kann besser einschätzen, wie wichtig es ist, konstant Spitzenproduktivität zu erreichen, als Startup-Gründer und Kleinunternehmer. Denn für sie ist jeder Tag eine Deadline. Aber es gibt nur so viel, was man an einem Tag tun kann. Außerdem gibt es neben der Arbeit noch andere Dinge im Leben, die es wert sind, erledigt zu werden.

Laut einer kürzlich durchgeführten Produktivitätsumfrage:

• 72 Prozent der Kleinunternehmer fühlen sich von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten ziemlich überfordert,
• 39 Prozent sind der Meinung, dass die Suche nach Papierkram ihre größte Zeitverschwendung ist, und
• 56 Prozent glauben, dass Kommunikation der Schlüssel zur Steigerung ihrer Produktivität ist.
  
  

In Anbetracht dessen gibt es heute unzählige Tech-Startups, die Produktivitätstools anbieten, die versprechen, Ihren Arbeitstag zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern, ohne eine Informationsüberlastung zu verursachen. Und wenn Sie dies lesen, verwenden Sie wahrscheinlich bereits ein Produktivitätstool, stellen aber fest, dass das Tool oder die App Ihre Produktivität nicht wirklich steigert.

Im Gegenteil, das Tool reduziert Ihre Produktivität mit seiner eher unintuitiven, schlecht gestalteten und frustrierenden Benutzeroberfläche. Mit anderen Worten, wenn Sie sich mit dem Tool gewaltsam zurechtfinden müssen, dann ist das Tool kein wirkliches „Tool“, sondern eher ein Kopfzerbrechen.

Quelle: Hubspot, Tod durch 1000 Apps

Tatsächlich zeigt die digitale Arbeitsplatzforschung, dass 56 Prozent der Arbeitnehmer die Suche nach Informationen in verschiedenen Apps als störend empfinden. Es unterbricht den Gedankenfluss und führt zu Zeitverschwendung.

Was machst du dann? Bei so vielen Aufgaben auf einmal ist es wahrscheinlich nicht die beste Idee, kein Tool oder keine App zu verwenden, um alles zu verwalten. Darüber hinaus kann die Steigerung von Produktivität und Unternehmenseffizienz sogar eine subjektive Angelegenheit sein. Was für jemanden funktioniert, um seine Produktivität zu steigern, funktioniert möglicherweise nicht für Sie.

Bevor Sie sich also für ein Produktivitätstool für Ihr Unternehmen oder Startup entscheiden, sollten Sie die folgenden drei wichtigen Faktoren berücksichtigen.

3 Faktoren bei der Auswahl eines Produktivitätstools für Ihr Startup oder kleines Unternehmen

Einfachheit

Ein Produktivitätstool steigert Ihre Produktivität nur dann, wenn es einfach zu bedienen ist. Ausgefallene Tools mit unzähligen Funktionen mögen auf den ersten Blick verlockend aussehen, haben aber oft eine sehr schlechte Benutzererfahrung, was wiederum die Produktivität senkt.

Hier ist ein Beispiel, das die Bedeutung einer guten Benutzererfahrung beweist:

Eine junge Frau, die sich einer Chemotherapie unterzog, starb an Komplikationen, weil die diensthabenden Krankenschwestern nicht in der Lage waren, durch die komplexe Benutzeroberfläche des Programms zu navigieren, das entwickelt wurde, um die Behandlungen des Patienten zu verfolgen.

Sie können verstehen, was passiert ist, wenn Sie sich den Screenshot des Programms ansehen:

Vergessen Sie die Produktivität, denn eine nicht intuitive Benutzererfahrung kann tatsächlich Leben kosten. Daher sollte die Benutzerfreundlichkeit einer der wichtigsten Faktoren sein, die bei der Entscheidung für ein Werkzeug zu berücksichtigen sind.

Funktionalität

Natürlich muss das Tool nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch alle Ihre funktionalen Anforderungen erfüllen. Die gleiche Studie (oben zitiert) ergab, dass 69 % der Arbeitnehmer bis zu einer Stunde am Tag mit dem Navigieren zwischen Apps verschwenden.

Daher ist es am besten, wenn Sie die Anzahl der von Ihnen verwendeten Tools reduzieren können und wenn möglich ein einziges Tool haben, das alle Ihre Anforderungen erfüllt. Denken Sie bei der Entscheidung für eine davon daran, dass grundlegende Funktionen wie das Festlegen von Erinnerungen, Zusammenarbeit in Echtzeit, Integration mit anderen Apps und Aufgabenverwaltung enthalten sind.

Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sich nicht für ein Tool entscheiden, das mit Funktionen vollgestopft ist, für die Sie keine Verwendung haben.

Zusammenarbeit

In Bezug auf den oben genannten Punkt verdient die Zusammenarbeit besondere Aufmerksamkeit, da das Arbeiten von verschiedenen geografischen Standorten aus keine Seltenheit mehr ist. Stellen Sie sicher, dass das Tool über eine Instant-Messaging-Funktion verfügt. Sprach- und Videoanruffunktionen wären ein zusätzlicher Bonus.

Bewerten Sie das Tool während der Testphase gründlich, um ein Gefühl für seine Intuitivität und funktionale Leistung zu bekommen. Nehmen Sie sich Zeit und gehen Sie sorgfältig vor, bevor Sie sich für ein Tool für Ihr Unternehmen oder Startup entscheiden.

Der Wechsel zu einem anderen neuen Produktivitätstool nach ein paar Monaten wird nicht einfach sein, wenn sich Ihr(e) Team(s) endlich daran gewöhnt haben (egal wie gut oder schlecht das Tool ist).

Das Kanban-Konzept

Kanban ist ein japanisches Konzept, das sich auf die Optimierung der Produktivität am Arbeitsplatz konzentriert. Darauf basierend gibt es Software-Produktivitätstools, die als Kanban-Boards bekannt sind. Sie ermöglichen Benutzern, ihren Arbeitsablauf zu visualisieren, indem sie Aufgaben für einfache und komplexe Prozesse in farbcodierte Bahnen aufteilen.

Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung der Kanban-Board-Methodik besteht darin, dass Sie damit eine klare Hierarchie Ihrer Aufgaben erstellen können. Herkömmliche To-Do-Apps können bei der Priorisierung und Detaillierung Ihrer To-Do-Liste zu kurz kommen.

Und wenn wir über Kanban-Boards sprechen, ist Trello das erste von vielen Produktivitätstools, die einem in den Sinn kommen. Sie haben wahrscheinlich schon einmal davon gehört, da es das Kanban-Board-Konzept mit seiner schlanken Benutzeroberfläche und einem Layout im Kartenstil populär gemacht hat.

Grundsätzlich ermöglicht es Ihnen, den Arbeitsablauf Ihres Teams in Form von strukturierten To-Do-Listen zu visualisieren. Es hilft, eine komplexe Aufgabe in kleinere Stücke in Form von Karten zu zerlegen. Die Lernkurve ist buchstäblich null und die Aufgabenverwaltung könnte einfacher nicht sein.

Darüber hinaus bietet der kostenlose Plan von Trello alle wesentlichen Funktionen, die Ihr kleines Unternehmen jemals benötigen könnte. Die grundlegenden Funktionen von Trello reichen jedoch für größere Unternehmen und Teams mit komplexen Anforderungen nicht aus. Wenn Sie nach einer Kanban-App suchen, die mehr kann als nur Aufgaben zu verfolgen, wie z. B. Instant Messaging, Erinnerungen einstellen, Kundenbeziehungsmanagement, dann müssen Sie nach Alternativen suchen, die funktionsreicher, aber dennoch minimalistisch und intuitiv zu bedienen sind.

Ihr letzter Ausweg

Auch hier gilt, was für jemanden funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie. Und selbst bei all der unzähligen Auswahl an Tools auf dem Markt ist es durchaus möglich, dass keines Ihren Anforderungen entspricht.

In diesem Fall ist es am besten, eine einfache Tabelle zu verwenden, um alle Ihre Aufgaben zu verwalten, mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und Fristen im Auge zu behalten. Oder es könnte auch funktionieren, Stift und Papier der alten Schule zu verwenden.

Die Antwort auf das Erreichen höchster Produktivität ist ganz einfach: Verwenden Sie alles, was Sie und Ihr Team auf Kurs hält. Nur weil Ihre Konkurrenten ein teures, ausgeklügeltes Produktivitätstool verwenden, heißt das nicht, dass Sie dasselbe tun müssen. Solange Ihr Team keine Zeit damit verschwendet, herauszufinden, wie das Tool funktioniert, oder von seiner Leistung/Mangel an Funktionen frustriert wird, ist jedes Tool, das Sie auswählen, in Ordnung.

Shyamal Parikh ist der Gründer von SmartTask, einem Online-Arbeitsmanagement-Tool, das Teams hilft, produktiver zu sein, indem es Klarheit darüber hat, wer was bis wann erledigt. Parikh hat eine Vorliebe für die Erforschung und Weitergabe von Strategien, die der Produktivität eines Teams zugute kommen.