تعرف على الفرق: أمر الشراء (PO) وقسيمة التعبئة والفاتورة
نشرت: 2023-05-11
بالنسبة لتجار التجزئة وبائعي التجارة الإلكترونية ، فإن معرفة الفرق بين أمر الشراء وإيصال التعبئة والفاتورة أمر بالغ الأهمية للعمليات الفعالة.
يبدأ بعملية الشراء. بعد كل شيء ، لا يمكنك بيع ما ليس لديك!
بين الطلب والشحن والاستلام ، هناك منحنى تعليمي يجب على البائعين التغلب عليه ليكونوا ناجحين. الإفصاح الكامل: قول هذا أسهل من فعله.
ومع ذلك ، من خلال إجراء البحث وبعض التجارب القديمة الجيدة والخطأ ، يمكنك أن تصبح محترفًا في أي وقت من الأوقات.
يجب أن يتعلم البائعون كيفية الشراء بكفاءة ومعرفة ما يصلح لأعمالهم. يجب أن يساعد هذا المنشور في تخفيف أي مخاوف قد تكون لديك بشأن عملية الشراء من خلال مراجعة أساسيات أوامر الشراء والفواتير وإيصالات التعبئة.
ما هو أمر الشراء؟
أمر الشراء (PO) هو طلب إرسال من المشتري إلى البائع. يحتوي هذا المستند على تفاصيل حول نوع وكمية العناصر التي يتم طلبها.
كما ستحدد أسعار الشراء التي تم الاتفاق عليها وشروط الدفع.
يستخدم المشترون أوامر الشراء للتأكد من أن المنتجات التي تصل هي بالفعل المنتجات التي طلبوها.
منذ إدخال أوامر الشراء في صناعات البيع بالتجزئة ، أصبحت عملية الشراء أكثر كفاءة وتسمح بتتبع أفضل للمخزون والدفع.
لتقديم طلب شراء ، يستخدم المشتري نظامًا برمجيًا إلكترونيًا يسمح بتتبع أفضل وتقديم إلكتروني للموردين.
توفر أوامر الشراء التفاصيل الضرورية التي يستخدمها البائعون والمشترين للاحتفاظ ببيانات دقيقة عن المبيعات أو المشتريات السابقة.
طلب الشراء يشمل:
- رقم أمر الشراء
- تاريخ الشحن
- عنوان وصول الفواتير
- عنوان الشحن
- الأصناف والكميات والسعر المطلوب
- شروط
مثال على أمر الشراء:
إذا كنت بحاجة إلى قوالب أوامر الشراء ، فإليك بعض الأماكن التي يمكنك العثور فيها على قوالب مجانية لأوامر الشراء:
- مختبر القوالب
- ورقة ذكية
- القوالب القانونية
يمكن لبرنامج إدارة المخزون ، SkuVault ، إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا بناءً على مستويات التجديد المحددة مسبقًا وسحب معلومات الاتصال بالبائع مباشرةً إلى قوالب أوامر الشراء. يمكن أن يوفر هذا قدرًا كبيرًا من الوقت.
لماذا أمر الشراء مهم؟
بمجرد أن يصدر المشترون أمر شراء ويقبله البائع ، يصبح المستند الأساسي للبيع.
يوفر أمر الشراء وعدًا بالدفع ، بناءً على شروط الاتفاقية من المشتري. هذا يمنح البائعين الثقة لتوفير البضائع.
كجزء من اتفاقية المبيعات الشاملة ، يمكن أن يكون عقدًا ملزمًا بين الطرفين يخفف من مخاطر البائع ويوفر بعض الحماية القانونية في حالة تخلف المشتري عن السداد.
رقم أمر الشراء مفيد بشكل خاص للتتبع. يمكن للبائعين استخدام أوامر الشراء لمطابقة الشحنات مع عمليات الشراء باستخدام أرقام أوامر الشراء. تتضمن أوامر الشراء أيضًا معلومات المشتري والبائع للمساعدة في تسهيل التوفيق بين جميع الأطراف.
قم بتطبيق نظام IMS لاكتساب قدر أكبر من التحكم في المخزون ، وسفك أقل تكلفة.
ما هي الفاتورة؟
يعد البائع الفاتورة للمشتري بعد أن يقدم المشتري أمر الشراء.
الفاتورة هي مستند غير قابل للتداول . هذا يعني أن البائع يقبل الشروط ويوافق على توفير السلع أو الخدمات المطلوبة ولكنه ليس على استعداد لإجراء أي تغييرات أو التفاوض على الشروط.
تحتاج أن تبدأ من البداية؟ راجع دليلنا حول كيفية إنشاء فاتورة .
بينما يتم إصدار أمر الشراء من قبل المشتري ، يتم إصدار الفاتورة للطرف البائع. تحدد كلا من المشترين والبائعين ويجب أن تشير إلى أمر الشراء.
يصف - ويحدد - العناصر التي يتم بيعها ، ويعرض تاريخ الشحن ، وتكاليف الوحدة وأي خصومات مطبقة ، وأوقات التسليم ، وشروط الدفع. قد تتضمن أيضًا معلومات حول الشحن وطريقة النقل.
مثال على الفاتورة:
إذا كنت بحاجة إلى قوالب فواتير ، فإليك بعض الأماكن التي يمكنك العثور فيها على قوالب مجانية للفواتير:
- الصفحة الرئيسية للفاتورة
- فاتورة بسيطة
- منشئ الفاتورة
قد يعمل قالب الفاتورة المجاني مع العمليات الصغيرة جدًا التي تحتاج في بعض الأحيان فقط إلى إنشاء الفواتير.
إذا كنت تريد شيئًا أكثر بساطة ، يمكنك إنشاء فواتير تلقائيًا من SkuVault والتي يمكن أن تكون جزءًا من تتبع المخزون من خلال عملية الانتقاء والتعبئة والشحن .
توفر الفواتير وأوامر الشراء العديد من نفس التفاصيل. هذا أمر منطقي لأن الفاتورة تعمل بمثابة فاتورة لأمر طلب الدفع.
على هذا النحو ، من المهم جدًا أن يحتوي كلا المستندين على نفس المعلومات بحيث يمكن لكل طرف مطابقة أوامر الشراء والفواتير للتأكد من دقتها.
ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟
يتمثل الاختلاف الأساسي بين أمر الشراء والفاتورة في الغرض من المستندات والتفاصيل الفنية الموجودة في أمر الشراء والتي لم يتم تضمينها في الفاتورة.
بالنسبة للبائعين ، تعمل الفاتورة كطريقة مهذبة لمطالبة المشترين بالأموال المستحقة عليهم مقابل المنتجات التي قاموا بتسليمها. الفواتير هي تذكير ودي بأن البضائع التي تم تسليمها لم يتم سداد ثمنها بعد. مثل طرق الفوترة الأخرى ، تسمح الفواتير أحيانًا بتمديد المدفوعات.
عادة ما تستخدم الشركات الفواتير فقط في معاملات B2B. تعتبر معاملة البضائع بين الشركات أكثر مصداقية من مبيعات B2C ، لذلك فإن البائعين واثقون من أنهم سيتلقون المدفوعات عندما يتمكن المشترون من إجرائها.
كمورد لتجار التجزئة أو شركات التجارة الإلكترونية ، عادة ما يتم بيع البضائع بسعر مرتفع من قبل المشتري. يؤدي هذا إلى إنشاء تدفق نقدي يمنح البائعين الأصليين مزيدًا من الثقة في أنهم سيحصلون على أموال.
لماذا الفاتورة مهمة؟
الفواتير مهمة للبائعين كطريقة للحصول على المدفوعات في الوقت المحدد.
من خلال مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء ، فإنه يسمح بإجراء معاملة أكثر سلاسة. في جوهره ، فإنه يغلق الحلقة بين الطلب وطلب السداد.
توفر الفواتير أيضًا دليلًا على تسليم المنتجات أو الخدمات. هذا يدل على أن البائع قد التزم بشروط الاتفاقية ويثبت حق البائع في السداد . إذا لم يدفع المشتري ، فإنه يقدم دليلًا إضافيًا على أن البائع قد استوفى الطلب.
من وجهة نظر محاسبية ، تسجل الفاتورة المعاملة كحسابات مستحقة القبض حتى يتم سداد جميع الديون.
ما هي قسيمة التعبئة؟
قسيمة التعبئة هي مستند شحن يأتي مع طلب داخل عبوة الشحن أو مدسوس داخل كيس شحن مرفق بالحزمة.
يشار إليها أحيانًا باسم بوليصة الشحن أو قائمة التعبئة أو قائمة الشحن - تفصل قسيمة التعبئة تفاصيل المنتج بحيث يمكن للمستلم التأكد من تطابق العناصر الموجودة في الشحنة مع ما طلبوه.
ما الفرق بين إيصال التعبئة والفاتورة؟
يتم إرسال كل من الفواتير وإيصالات التعبئة إلى المشترين من البائعين ، لكنهم يخدمون أغراضًا مختلفة تمامًا. تستخدم جميع الشركات الفواتير ، ولكن لا تستخدم جميع الشركات قسائم التعبئة.
على سبيل المثال ، لا تستخدم الشركات القائمة على الخدمات قسائم التعبئة لسبب واضح جدًا: فهي لا تبيع المنتجات. بدلاً من ذلك ، يقومون فقط بإصدار الفواتير.
قسائم التعبئة مطلوبة فقط إذا كانت هناك منتجات يتم شحنها واستلامها للبيع.
هناك اختلاف آخر بين الفاتورة وإيصال التعبئة وهو من يتلقى المستندات.
إذا كنت أنت من يرسل هذه المستندات ، فمن المهم أن تضع في اعتبارك من الذي يجب أن يتسلمها. يجب إرسال الفاتورة إلى الشخص المسؤول عن السداد.قد يكون هذا قسم المحاسبة ، على سبيل المثال.
سيتم إرسال إيصال التعبئة إلى القسم الذي يتلقى الأصناف حتى يتمكنوا من تسجيل البضائع الواردة.في بعض الحالات ، قد يكون هذا هو نفس الشخص ولكن من المرجح أن يكون ذلك في مناطق مختلفة من العمل ، خاصة في المستودعات أو العمليات واسعة النطاق.
في العالم الحقيقي ، كان هناك الكثير من المشاكل مع الشركات الناشئة أو في العلاقات الجديدة عندما تم إرسال قسائم التعبئة والفواتير إلى الشخص الخطأ.
يجب أن تتضمن كل شحنة قسيمة تعبئة. سيتم تخصيص التفاصيل الموجودة على قسائم التعبئة بناءً على الأعمال التجارية والبضائع المباعة.
يجب أن يسرد المستند تاريخ الطلب والمنتجات المضمنة في الأمر وكمية كل منتج. اعتمادًا على النشاط التجاري ، قد يتم أيضًا تضمين وزن المنتج. مثل هذه التفاصيل مهمة للعديد من المشترين الذين يستخدمون قسيمة التعبئة كدليل عند تفريغ طلباتهم.
مثال على قسيمة التعبئة
فيما يلي مثال على شكل قسيمة التعبئة النموذجية والتفاصيل التي تحتوي عليها:
إذا كنت بحاجة إلى قوالب قسائم التعبئة ، فإليك بعض الأماكن التي يمكنك العثور فيها على قوالب مجانية لقسائم التعبئة:
- أرشيف القالب
- مايكروسوفت أوفيس
- فاتورة بيري
إذا كنت تقوم بعمل منخفض الحجم ، فقد تعمل هذه القوالب المجانية من أجلك.
لمزيد من الأعمال القوية أو عمليات المستودعات ، ستحتاج إلى إنشاء قسائم تعبئة باستخدام نظام إدارة المخزون ، مثل SkuVault ، لأتمتة قوائم الاختيار التي يمكن أن تتضاعف مثل قسائم التعبئة أو استخدام تخطي التعبئة التي تم إنشاؤها بواسطة برنامج الشحن الخاص بك.
يتكامل SkuVault مع جميع حلول الشحن الشائعة ، بما في ذلك ShipStation و ReadyCloud و ShipRush و ShipWorks و Temando.
لماذا قسيمة التعبئة مهمة؟
قسائم التعبئة مهمة لعدة أسباب.
بالنسبة للبائعين ، توفر قسائم التعبئة عددًا دقيقًا للعناصر التي يتم شحنها. يمكن أن تكون بمثابة فحص أثناء مرحلة مراقبة الجودة للوفاء بالطلبات للتأكد من خروج العناصر الصحيحة والكميات الصحيحة من الباب.
بالنسبة للمشترين ، تعمل قسائم التعبئة بنفس الطريقة من نهايتها للتأكد من تطابق البضائع المستلمة مع ما تقوله قسائم التعبئة.
من المهم اكتشاف أي تناقضات قبل مغادرة منشأة البائع.
من خلال تحديد محتويات العبوة بوضوح ، يمكن للشخص الذي يستلمها التحقق من العناصر مقابل القائمة. أفضل وقت للمشترين للتعرف على أي مشاكل تتعلق بالطلبات الواردة هو عند وصولهم لأول مرة.
بينما يجب أن يحتفظ كل من المشترين والبائعين بالفواتير لتسجيلها ، بمجرد استلام البضائع وفحصها ، لم تعد هناك حاجة إلى قسائم التعبئة.
أوامر الشراء مقابل إيصال التعبئة مقابل الفاتورة - كيف تعمل
تخدم أوامر الشراء والفواتير وإيصالات التعبئة أغراضًا مختلفة ، لكنها تعمل معًا. يفوز كل من المشترين والبائعين عند تنفيذ هذه المعاملات بشكل صحيح.
يحقق البائع ربحًا من المشتري ، ويحقق المشتري بدوره ربحًا من عملائه ، الذين يشترون المنتج في النهاية. بفضل أوامر الشراء والفواتير وإيصالات التعبئة ، تتم هذه العملية بسلاسة وكفاءة.
مثال من العالم الحقيقي
دعنا نلقي نظرة على مثال واقعي لكيفية عمل عملية الشراء بأكملها من البداية إلى النهاية وكيف تعمل هذه المستندات معًا:
- إنشاء أمر الشراء: ينخفض مخزون الشركة "أ" لأحد منتجاتها الأكثر مبيعًا.إنهم بحاجة إلى إعادة الترتيب للحفاظ على تدفق المبيعات. تنشئ الشركة "أ" أمر شراء بالكمية والمتطلبات المحددة للمنتج. يتم تسليم أمر الشراء هذا إلى المورد ، الشركة ب.
- تم استلام أمر الشراء : تستلم الشركة "ب" أمر الشراء وتؤكد قدرتها على تزويد المنتج بالمواصفات المطلوبة.
- تم شحن الطلب : تقوم الشركة "ب" بعد ذلك بشحن المنتجات إلى المشتري وتتضمن إيصال تعبئة.يرسلون أيضًا فاتورة تطلب سداد قيمة البضائع التي تم تسليمها.
- تم استلام الطلب : تستخدم الشركة "أ" إيصال التعبئة للتأكد من صحة الأمر وإحالة أمر الشراء وإيصال التعبئة والفاتورة إلى مراجع ترافقية للتأكد من اتفاقهم جميعًا.بمجرد ترتيب كل شيء ، تتم معالجة الفاتورة للدفع.
- تم تسجيل الطلب : بعد قبول البضائع في المخزون ، ستقوم الشركة "أ" بإدخال هذه المعلومات في نظام إدارة المخزون للحفاظ على دقة السجلات.
تعتبر الشركة "أ" مشترًا في هذا السيناريو ، ولكنها قد تصبح أيضًا بائعًا. عندما يشتري المستهلك لاحقًا منتجًا من الشركة "أ" ، ستنشئ هذه الشركة قسيمة التعبئة الخاصة بها لإرسالها مع المنتج (المنتجات).
قبل الشحن ، ستؤكد الشركة "أ" أنها تقوم بشحن العنصر (العناصر) الصحيحة عن طريق مقارنة إيصال التعبئة بأمر الشراء. هذه الخطوة وحدها تتجنب أي احتمال لأن تؤدي المعاملة إلى سوء الشحن.
ثم تقوم الشركة "أ" بشحن المنتج للعميل مع قسيمة التعبئة. بمجرد استلام العميل للمنتج ، سيستخدم قسيمة التعبئة لتأكيد عملية الشراء.
يمكن إجراء عملية الشراء والبيع بأكملها يدويًا باستخدام جداول البيانات أو مستندات Word ، ولكنها عرضة للخطأ ويصعب تتبعها.
باستخدام برنامج إدارة المخزون والمستودعات SkuVault ، يمكنك إدارة العملية بالكامل بشكل أكثر موثوقية من البداية إلى النهاية . يمكنك توفير الوقت عن طريق أتمتة العمليات والتأكد من دقة جرد المخزون خلال عملية البيع والشراء بأكملها.
أسئلة شائعة حول أوامر الشراء وإيصالات التعبئة والفواتير
فيما يلي بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا حول أوامر الشراء وإيصالات التعبئة والفواتير.
هل توجد أنواع مختلفة من أوامر الشراء؟
نعم. سيقبل الموردون أوامر الشراء القياسية ، مثل تلك التي تم إنشاؤها بواسطة SkuVault ، ولكن قد تكون هناك أوقات تريد فيها استخدام أوامر الشراء المختلفة لأغراض محددة ، مثل:
- العقد : أوامر شراء العقد هي لفترة محددة.قد يكون لديك ، على سبيل المثال ، أمر شراء لمورد يكون جيدًا لمدة عام. قد تختلف تفاصيل الطلبات والأطر الزمنية المحددة.
- شامل : تُستخدم أوامر الشراء الشاملة أحيانًا لطلب عناصر محددة بدون جدول تسليم أو لإنشاء "حساب مفتوح" لإعادة الطلب وفقًا لجدول منتظم أو غير منتظم حسب الحاجة.
- مخطط : تُستخدم أوامر الشراء المخططة عندما تكون العناصر والكميات والسعر معروفة ولكن تواريخ التسليم غير متوقعة.
ما الفرق بين الفاتورة والفاتورة؟
بينما يميل الناس إلى استخدام "الفاتورة" و "الفاتورة" بالتبادل ، فإن لديهم معاني مختلفة.
الفاتورة عبارة عن قائمة مبسطة وتطلب عمومًا الدفع الفوري - مثل ما تحصل عليه بعد تناول الطعام في المطعم. الفاتورة عبارة عن تحليل أكثر تفصيلاً للسلع أو الخدمات التي طلبتها وتحدد شروط الدفع والالتزامات.
ما الفرق بين فاتورة المبيعات والإيصال؟
الفاتورة هي طلب للدفع. الإيصال هو دليل على إجراء الدفع.
ما هو البيان؟
يتم إصدار فاتورة كطلب دفع بناءً على شحنات محددة أو بضائع مسلمة.
يتم إصدار بيان كموجز لجميع الرسوم المستحقة كجزء من عملية التحصيل.
عادةً ما يتم إرسال الفواتير عند شحن البضائع أو تسليمها. عادةً ما يتم إرسال الكشوف شهريًا كتذكير بجميع الفواتير غير المدفوعة وأنشطة الحساب.
ما هو الفرق بين قسيمة التعبئة وبوليصة الشحن؟
بوليصة الشحن (BOL) هي مستند ينقل ملكية العناصر من البائعين إلى المشترين. BOL هو مستند قانوني يعمل بمثابة تأكيد على تسليم شحنة شحن.
يوضح إيصال التعبئة البضائع الفعلية التي يتم تسليمها في الشحنة.
ما هو أمر الشراء الشامل؟
أمر الشراء الشامل هو نوع من الاتفاقات طويلة الأجل بين المشتري والمورد ، حيث يوافق المشتري على شراء كمية معينة من المنتجات أو الخدمات من المورد خلال فترة محددة.
يمكن أن يكون هذا النوع من الترتيب مفيدًا لكلا الطرفين ، لأنه يبسط عملية الشراء ويوفر للمورد تدفقًا ثابتًا يمكن التنبؤ به من الطلبات.
خاتمة
عند تشغيل عمل أو مستودع ، من المهم جدًا معرفة الاختلافات والأدوار التي تلعبها هذه المستندات في عملية الشراء.
يمكن أن يكون الشراء من أجل شركة عملية مرهقة للبعض. قد يكون تعلم كيفية تقديم الطلبات واستلامها بشكل صحيح أمرًا صعبًا ، خاصة إذا لم تكن قد قمت بذلك من قبل.
ومع ذلك ، فهو شيء يجب عليك ببساطة أن تتعلم القيام به بشكل صحيح ، وبمجرد أن تتعطل ، يمكن أن يكون الشراء عملية سلسة وسلسة.
تذكر هذه الأساسيات وتحكم في عملك.